Второй и третий разделы заполняются на основании технической документации на имущество. Здесь необходимо указать данные об общей площади (в квадратных метрах); количество этажей; общий строительный объем, включая подземную часть; площадь встроенных, встроенно-пристроенных и пристроенных помещений, а также количественные и качественные характеристики и особые примечания.
После заполнения основных реквизитов комиссия по приему-передаче подписывает окончательное заключение с приложением технической документации. Акт составляется в двух экземплярах, которые подписываются главным бухгалтером и членами комиссии, а затем передаются участникам приема-передачи.
Прием-передача объектов основных средств между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия их из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1б.
В соответствии с настоящим постановлением данная форма документа составляется в количестве не менее двух экземпляров на группу объектов основных средств (кроме зданий и сооружений), которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. К акту прилагается техническая документация, непосредственно относящаяся к данной группе объектов. В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности.
При заполнении раздела «Справочно» нужно указать информацию об участниках долевой собственности, а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
Документальное оформление основных средств при внутреннем перемещении
На каждом предприятии организуется внутренний учет движения основных средств. Для целей контроля за перемещением имущества оформляют накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств формы № ОС-2 (см. прил. 3).
Форма № ОС-2 применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка) в другой. Она выписывается сдатчиком в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств сдатчика, а третий экземпляр передается получателю.
К основным реквизитам накладной относятся:
1) наименование организации;
2) реквизиты сдатчика и получателя;
3) номер документа и дата его составления.
В накладной есть таблица для записи наименования объекта, даты его приобретения, инвентарного номера, количества и стоимости в денежном выражении. На основании накладной бухгалтер записывает сведения об объекте в инвентарную карточку учета объекта основных средств формы № ОС-6.
Во время эксплуатации имущества оно теряет свои первоначальные характеристики. В этом случае организации проводят ремонт, реконструкцию и модернизацию собственных и арендованных основных средств. На каждый объект составляют акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств формы № ОС-3 (прил. 4).
Учет приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств ведется с помощью указанного акта. Он включает в себя следующие сведения:
1) данные о состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию (наименование объекта, инвентарный номер, номер паспорта и заводской, восстановительная стоимость и фактический срок эксплуатации);
2) информацию о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией (наименование объекта основного средства, вид работы, затраты на демонтаж, стоимость выполненного объема работ по договору и фактическая, особые примечания);
3) стоимость объекта основного средства после реконструкции в денежном выражении.
Документ заверяется подписями членов приемочной комиссии.
В отдельных случаях документ подписывается лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации или структурного подразделения, которые проводили ремонт (реконструкцию, модернизацию).
На выполнение ремонта подрядными организациями также составляется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств в двух экземплярах. Один экземпляр остается в организации, другой подлежит передаче подрядной организации, которая проводила ряд операций по ремонту имущества. Данные акта служат источником информации для записи в инвентарной карточке учета объекта основных средств формы № ОС-6.
Для учета внутреннего движения основных средств в бухгалтерии применяются следующие формы документов:
1) инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6);
2) инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а);
3) инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).
В единственном экземпляре в бухгалтерии на каждый объект ведется инвентарная карточка учета объекта основных средств (прил. 5).
Инвентарная карточка является источником информации о наличии и движении основных средств и состоит из шести разделов.
В разделе 1 «Сведения об объекте основных средств на дату передачи» содержатся данные документа о вводе в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации и остаточная стоимость.
Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» содержит информацию о первоначальной стоимости и сроке полезного использования.
Если имущество в течение отчетного периода переоценивалось, то его стоимость изменилась.
В разделе 3 «Переоценка» указываются дата проведения переоценки, размер коэффициента и восстановительная стоимость в денежном выражении.
Раздел 4 «Сведения о приеме, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств». На основании данных документов форм № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-1б записывается информация о каждом перемещении объекта внутри предприятия, а также о проведении ремонта, реконструкции, модернизации, капитального ремонта, выбытии и списании. В результате проведения указанных работ первоначальная стоимость основных средств изменяется и отражается в разделе 5 «Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств».
В случае проведения ремонта организация осуществляет некоторые расходы, которые указываются в следующем разделе 6 «Затраты на ремонт» (вид ремонта, соответствующий документ и сумма затрат в рублях).
В инвентарной карточке также записывается краткая характеристика объекта основных средств (качественные и количественные характеристики). Подписывается карточка лицом, ответственным за хранение (например, бухгалтером).
На группу объектов основных средств заводится инвентарная карточка группового учета объектов основных средств формы № ОС-6а.
Карточка включает в себя наименование структурного подразделения и подпись материально ответственного лица (его табельный номер). Карточка группового учета служит источником информации о каждой группе объектов, дате их поступления, изменении стоимости в связи с проведением переоценки и дате выбытия из производства вследствие списания. В графе 10 указывается сумма начисленной амортизации с начала эксплуатации. Данный документ подписывается лицом, ответственным за ведение карточки, и заверяется печатью.
В бухгалтерском учете малых предприятий для учета наличия и движения собственного имущества используется инвентарная книга учета объектов основных средств формы № ОС-6б.
Инвентарная книга представляет собой таблицу со следующими графами: наименование объекта, его инвентарный номер, информация о поступлении (необходимо указать номер документа, дату принятия к бухгалтерскому учету, структурное подразделение и подпись ответственного лица); первоначальная стоимость, срок полезного использования и сумма начисленной амортизации (износа) в денежном выражении; остаточная стоимость, данные проводимой переоценки и внутреннего перемещения объекта, включая факты выбытия. Если объект выбывает из организации, то необходимо записать причину, указать ответственное лицо, наименование структурного подразделения, номер и дату документа.
Документальное оформление объектов основных средств при их списании
Списание различных основных средств вследствие выбытия осуществляется на основании следующих документов:
1) акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств), форма № ОС-4;
2) акта о списании автотранспортных средств, форма № ОС-4а;
3) акта о списании групп объектов основных средств, форма № ОС-4б.
В случае если имущество предприятия становится непригодным для дальнейшей эксплуатации, то оно подлежит немедленному списанию на основании акта формы № ОС-4 (прил. 6).
Акт на списание объекта основных средств (кроме автотранспортных) формы № ОС-4 содержит три раздела.
В разделе 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату списания» отражаются наименование объекта основных средств, инвентарный и заводской номера, даты выпуска и принятия к бухгалтерскому учету, фактический срок эксплуатации, первоначальная стоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету (либо восстановительная стоимость), остаточная стоимость в рублях и иные сведения.
В разделе 2 «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» объект, подлежащий списанию, должен иметь подробную характеристику, а именно: наличие принадлежностей и приспособлений и содержание драгоценных камней и металлов.
Раздел 3 «Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» заполняется на основании фактических затрат на демонтаж и иные работы, проводимые в целях списания основного средства. Оставшиеся материальные ценности после списания подлежат оприходованию и отражаются в этом же разделе.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Первый экземпляр хранится в бухгалтерии, а «второй подлежит передаче лицу, ответственному за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания», согласно настоящему постановлению. В графе 7 «Первоначальная стоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость» указывается восстановительная стоимость по объектам основных средств, которые переоценивались в течение отчетного периода, а по объектам основных средств, проходившим переоценку, записывается первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету. Сумма начисленного износа с начала эксплуатации должна быть приведена в графе 8 «Сумма начисленной амортизации (износа), руб.».
К акту прилагается перечень документов с заключением членов комиссии. Данные в акте формы № ОС-4 переносятся в книгу учета объектов основных средств формы № ОС-6.
На списание автотранспортных средств оформляют соответствующий акт формы № ОС-4а.
Акт состоит из пяти разделов.
В разделе 1 «Сведения о техническом состоянии автотранспортного средства» отражаются сведения о годе выпуска, дате ввода в эксплуатацию, принятие к бухгалтерскому учету, последнем капитальном ремонте, дате снятия с учета в ГИБДД; пробеге с начала эксплуатации и после последнего капитального ремонта в километрах.
В разделе «Сведения о стоимости автотранспортного средства на дату списания с бухгалтерского учета» отражается первоначальная стоимость на момент принятия к учету (или восстановительная стоимость), сумма начисленной амортизации и остаточная стоимость.
В разделе 3 «Краткая характеристика объекта основных средств» отражаются следующие сведения: номера технического паспорта, двигателя и шасси, грузоподъемность (вместимость), масса объекта по паспорту, размер содержания драгоценных камней.
В раздел 4 «Сведения о принятии к бухгалтерскому учету демонтированных основных деталей и узлов» входят наименование, единица измерения, количество и стоимость деталей и узлов в рублях. При необходимости указываются отдельные отметки.
В раздел 5 «Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» заносятся затраты на демонтаж и списание (вид работы, документ, корреспондирующие счета, фактическая сумма). Если после списании автотранспортных средств остались материальные ценности, то необходимо указать следующее: наименование материала, единицу измерения, количество, стоимость материальных ценностей и корреспондирующие счета.
Акт на списание автотранспортных средств составляется в двух экземплярах: один для бухгалтерии, другой, соответственно, лицу, ответственному за сохранность имущества. Для списания автотранспортных средств необходим документ, который подтверждает снятие с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации. В заключительной части документа выявляются результат от списания, выручка от реализации и ставится подпись главного бухгалтера. После списания основного средства в инвентарной книге (формы № ОС-6) записывается, что объект снят с учета и полностью списан с производства.
В некоторых случаях приходится списывать группы объектов основных средств. Для этих целей бухгалтерский учет предусматривает составление акта о списании групп объектов основных средств формы № 4б.
Акт содержит два раздела.
В раздел 1 «Сведения о состоянии объектов основных средств на дату списания» входят следующие сведения: наименование объекта основных средств, инвентарный номер, фактический срок службы, первоначальная (восстановительная) стоимость, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость, причина списания, данные о содержании драгоценных материалов (наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса материала).
Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материала отражаются в разделе 2 «Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств». Все материалы, поступившие от списания имущества, подлежит оприходованию с указанием номера документа и корреспондирующих счетов. Здесь же содержатся заключение комиссии, результаты списания, выручка от реализации. В инвентарной карточке учета имущества главным бухгалтером делается пометка о списании.