Выше мы упомянули деловой туризм. Так чем же он отличается от индустрии встреч? Дело в том, что эти явления существуют отдельно, имея некоторые точки пересечения. Как правило, когда говорят о деловом туризме, то подразумевают именно перемещения специалистов по миру с деловыми целями. И это совсем необязательно связано с организацией конгрессов и конференций. Это может быть выезд высококвалифицированных специалистов на производство для обучения местных рабочих, либо наоборот – отправка специалистов филиала для прохождения обучения в головном офисе организации, может быть командировка, business trip, специалистов компании для проведения переговоров с партнерами, поездка профессора для чтения лекции в Университете – вариантов множество. Когда аналитики оценивают объем рынка делового туризма, то учитывают обычно финансовые показатели, касающиеся продаж авиа- и жд билетов, обороты отелей, где останавливаются участники встреч – всё, что связано с перемещением и пребыванием. Более того, всегда вызывает вопрос – как отделить деловых туристов от обычных? Основным объективным показателем в случае с иностранными путешественниками является вид визы – деловая и туристическая. Но фактически, далеко не все оформляют деловую визу, так как она сложна в получении. А как быть в этой ситуации в оценке перемещений путешественников с деловыми целями в рамках одной страны, или в рамках Евросоюза? Безусловно, иногда используется анкетирование, но пока адекватность и репрезентативность данного метода в отношении делового туризма вызывает сомнения.
Часто встречается еще термин конгрессный туризм. Это термин, описывающий более узкое явление, нежели чем «деловой туризм». Под «конгрессным туризмом» понимают поездки, связанные с участием в деловых и научных мероприятиях: делегация или отдельный сотрудник компании, какого-либо предприятия направляется на конференцию или выставку в качестве участника, спикера.
Как мы видим, смешивать организацию мероприятий, деловой туризм и конгрессный туризм не очень правильно. Они имеют общие точки пересечения, например, когда компания организует встречу своих сотрудников (будь то конференция или семинар) за рубежом. В данном процессе есть составляющие и делового туризма, и организации мероприятия, но в то же время у этих двух направлений разные показатели, разные понятия, разные участники, разные цели и разные оценки. Таким образом, эти все эти термины описывают одни и те же процессы, но с точек зрения различных сторон.
Немного истории, или Откуда есть пошла индустрия встреч?
Люди всегда понимали, что для того, чтобы развивать свою деятельность, бизнес, науку – необходимо общаться, встречаться с теми, кто занимается чем-то похожим, важно искать партнеров, соратников, единомышленников, обмениваться опытом, предлагать результаты своего труда, узнавать о том, как и чем можно воспользоваться для того, чтобы становиться лучше, умнее, профессиональнее, успешнее, эффективнее. Как отдельная отрасль индустрия встреч стала формироваться в конце 19 века в Америке. Примерно тогда в результате научно-технического прогресса и активного развития коммерции возникла необходимость в обмене информацией в академических кругах, между бизнесменами. В 1896 году в Детройте, штат Мичиган, бизнесмены впервые наняли специалиста для организации своей встречи. В том же году, в том же Детройте было создано первое в мире конгрессное бюро – организация, которая призвана помогать людям, желающим провести какое-либо мероприятие. 1896 год считается официально годом появления на свет индустрии встреч.
В начале ХХ века прогресс продолжал свое триумфальное шествие по цивилизованной части нашей планеты. У специалистов стало появляться всё больше потребностей встречаться, обмениваться опытом, продавать результаты своего труда, тогда же начал расти спрос на профессиональные места проведения конференций, стали открываться конгрессные центры, люди увлеклись самим процессом подготовки деловых мероприятий. В середине 50-х-60х годов, когда участники рынка (конгрессные центры, специалисты по организации встреч, а впоследствии и целые города) почувствовали потребность в объединении своих усилий, стали формироваться профессиональные ассоциации, многие из которых ведут деятельность и по сей день. Наиболее крупные и известные – это Professional Convention Management Association (PCMA), Association Internationale des Palais de Congres (AIPC), International Congress and Convention Association (ICCA), European Federation of Conference Towns (EFCT). Первое конгрессное бюро в Европе – Венское конвенционное бюро – появилось в 1969 году и успешно работает сегодня. Подробнее об отраслевых международных профессиональных ассоциациях мы еще поговорим чуть позже. Безусловно, за сто с лишним лет произошло еще много событий в индустрии встреч. Если интересно углубиться в эту тему, то можно посетить сайты вышеперечисленных ассоциаций и изучить эту тему досконально.
Спрос на рынке встреч очень эластичен. Будучи кроссэкономическим явлением этот сегмент глобального рынка подвержен воздействию практически всех внешних факторов, существующих в мире – экономических, политико-правовых, научно-технических, социо-культурных.
Макроэкономический климат влияет на покупательскую способность инициаторов мероприятий, на выбор того или иного региона для проведения мероприятия. Стабильность экономической ситуации привлекает инициаторов встреч, так как это позволяет принимающему региону создать комфортную среду для проведения мероприятий (развитие инфраструктуры, стабильная работа поставщиков услуг, нет резких изменений цен). Уровень инфляции и курсы обмена валют также играют важную роль при выборе региона проведения конгресса, так как это напрямую влияет на количество денежных средств, которые необходимо будет потратить на проведение конгресса и на другие нужды участников в стране пребывания.
Колоссальный эффект на индустрию встреч оказывают и политико-правовые факторы: условия въезда в страну, визовая политика, особенности налогового законодательства, уровень поддержки отрасли федеральными и региональными властями, определение отрасли как приоритетной, создание условий и программ для ее развития, сопровождающееся финансированием, антимонопольное законодательство, внешняя политика государства.
Прогресс развития информационных технологий в мире сегодня колоссален. Эксперты едва успевают оценивать темпы его роста в различных отраслях. Индустрия встреч – зеркало этого прогресса. Наиболее ярко это проявляется в сегменте корпоративных и правительственных мероприятий. Научные конгрессы в общей массе более консервативны. Регулярные исследования подтверждают этот факт. Международные ассоциации активно используют технологии для продвижения своих мероприятий и коммуникаций с делегатами, внедряют интерактивные коммуникационные сервисы при проведении мероприятий, однако пока не в полной мере пользуются всеми информационными разработками.
Участники рынка, или Кто я? Где я? Зачем я здесь?
Любое мероприятие изначально имеет своих «родителей», организаторов – тех, кто придумал идею, определил стратегию, поставил цели, решил, каким оно должно быть, как и где проходить, какими силами должно быть подготовлено. Так и в семье происходит, можно провести забавную аналогию: задача матери – родить, любить и воспитать ребенка, задача отца – принимать важные решения в семье, руководить, передавать свой опыт, учить, сделать, как говорят, всё возможное, чтобы сын стал «настоящим мужчиной».
Вот и в семье, где рождается наша Конференция, происходят похожие процессы: инициатор мероприятия, его условная «мама» – рождает идею, представляет себе, с какими целями мероприятие проводится, для кого, каким оно должно стать, и каких результатов необходимо достичь. Оператор мероприятия, его «папа» – решает, как из «маминой» идеи вырастить зрелого человека – как идею мероприятия воплотить наилучшим образом, какой формат проведения конференции выбрать, где провести, чтобы достичь максимального эффекта, как выстроить деловую программу, организовать финансовые потоки (где взять деньги на «воспитание», да и «заработать» их для мероприятия, собственно, тоже его непосредственная функция). Операторы – это компании, специализирующиеся на профессиональной организации конференций – РСО (Professional conference organizer). Однако, как случается в жизни, к сожалению, семьи бывают неполные, и часто мать берет на себя функции отца. Так и с мероприятиями – инициатор часто выступает и оператором тоже. Когда ребенок подрастает, он идет в детский сад, где у него появляются друзья и воспитатели – они уже оказывают, как мы понимаем, часто даже большее влияние на формирование личности ребенка, чем родители. В нашем случае, «друзья и воспитатели» – это непосредственные поставщики конференц-услуг – место проведения, конгрессный центр, конференц-оборудование, рестораны, типографии – вот они-то и определяют конечный облик нашего мероприятия, они делают мероприятие таким, каким его увидят делегаты, участники.
Чаще всего инициатор – научная/общественная ассоциация, бизнес/правительственная структура привлекает для управления всеми процессами подготовки и проведения мероприятия – оператора (РСО), который занимается планированием всего мероприятия, но в свою очередь, самостоятельно, или с помощью координатора (DMC), управляет логистическими процессами подготовки конференции, услугами, предоставляемыми поставщиками
Мама-инициатор
Итак, посмотрим внимательнее на нашу «маму» – инициатора мероприятия – его же часто называют «заказчиком», «владельцем» мероприятия. Основные функции инициатора заключаются в предложении идеи мероприятия, формировании концепции, постановке финансовых и маркетинговых целей. Сопутствующие функции: формирование деловой программы мероприятия, содействие организаторам в PR-кампании мероприятия и так далее. Инициаторами мероприятий могут стать представители науки и общественных организаций, бизнеса и правительства.
Научная или неправительственная ассоциация, общественная организация – это добровольное общественное объединение представителей определенной отрасли знаний для осуществления совместной деятельности, поддержания и развития данной отрасли. Подразделяются они обычно на национальные и международные. Есть, например, международная ассоциация по углеводам (ассоциация мирового уровня), есть ассоциация по углеводам в России (национального уровня). Национальные ассоциации плотно взаимодействуют с международными, участвуют в совместных мероприятиях, представляют свои достижения, выявляют направления дальнейшего развития отрасли науки. Мероприятия ассоциаций представляют собой в основном международные и национальные конгрессы и конференции, а также ассамблеи, совещания, заседания управляющих органов, проводимые регулярно, в разных городах и странах. Место проведения часто выбирается на конкурсной основе, как Олимпиада или Чемпионаты мира по футболу, хоккею. Целью таких мероприятий становится обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации, PR ассоциации, коммерческая прибыль. Финансирование таких мероприятий осуществляется из множественных источников: организационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственные субсидии. Инициаторами научных мероприятий также могут выступать не только ассоциации, но и отдельные научные организации, НИИ, вузы.
Под бизнесом здесь мы понимаем коммерческие структуры, корпорации. В этом случае можно встретить разнообразие вариантов целей и видов мероприятий. Наиболее часто встречающиеся – внутренние мероприятия корпораций – дилерские конференции, совещания советов директоров, инсентив-мероприятия, совещания руководителей филиалов и подразделений, презентации новых продуктов. Такие встречи, как и встречи ассоциаций, могут проводиться в разных точках мира. Целью этих мероприятий часто становится налаживание коммуникаций с партнерской сетью, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала. Финансирование, как правило, осуществляется полностью самим инициатором из бюджета организации.
Отдельная тема – организация коммерческих конференций, когда организация мероприятий является основным видом бизнеса компании. Такая практика существует, но, по моему мнению, характеристики этих мероприятий (внешняя цель, финансирование) скорее схожи с характеристиками мероприятий международных ассоциаций.
Правительство и правительственные структуры также проводят деловые мероприятия. Во-первых, это может быть формат съездов, заседаний, комиссий. Целью таких мероприятий становится обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов. Финансирование правительственных встреч осуществляется, как правило, также, как и в случае с бизнес-мероприятиями, самим инициатором из федерального или регионального бюджета. Во-вторых, в данном контексте правительственных мероприятий возникает блок крупнейших отраслевых форумов – уровня Российского международного энергетического форума, Российского инвестиционного форума, Петербургского международного экономического форума, Восточного экономического форума. Такие события либо инициированы федеральным правительством, либо активно им поддерживаются. На этих мероприятиях основной целью становится обсуждение вопросов и возможностей международного сотрудничества в области энергетики, промышленности, технологий, транспортного сектора, касающиеся создания новых проектов, моделей государственного взаимодействия, развития инновационной инфраструктуры, презентации инвестиционного и экономического потенциала России. В рамках таких форумов проходят презентации крупнейших перспективных российских и зарубежных инвестиционных проектов, именно здесь происходит подписание крупнейших контрактов государственного масштаба.
Папа-оператор
Оператор занимается «полировкой» идеи инициатора о проведении мероприятия, планирует и просчитывает ее воплощение, управляет всеми процессами реализации идеи – подготовки и проведения делового мероприятия.
В международной практике существуют специализированные компании – PCO (professional congress organizer) – организации, которые обеспечивают профессиональную помощь в планировании и организации конгрессов и конференций. Такое содействие, как правило, включает в себя в большей степени тактическое планирование, управление проектом, консультации и рекомендации по более эффективному проведению мероприятия для достижения его целей, финансовый менеджмент, планирование бюджета, подготовку деловой программы, коммуникации со спикерами, прием тезисов, планирование и поддержку веб-среды мероприятия, предварительную регистрацию участников и аккредитацию, делегат-менеджмент мероприятия, планирование и реализацию PR-кампании мероприятия.