Соблюдать нормы этики делового общения;
Вести деловую переписку.
Этот перечень тоже не выглядит уж слишком большим, но, опять же, это очень концентрированные фразы. Практически каждое слово в нём это труд, и труд не из лёгких. В целом, работа специалиста по кадровому делопроизводству не проще и не легче работы и главного бухгалтера, и начальника склада. Как и бухгалтера, у кадровика-делопроизводителя очень много работы с «первичкой», которая ничем не уступает «бланкам строгой отчётности, где ошибки абсолютно недопустимы. И от работы кладовщика отличий практически нет, если у первого работа с товарно-материальными ценностями заключается в перемещении по складу, инвентаризациях, получением и выдачей, то у второго, по сути, всё то же самое, просто предметом работы выступают субъекты трудовых отношений работники, которых необходимо найти, принять на работу, проинструктировать, обучить, проверить уровень знаний, переместить в другое обособленное подразделение, перевести на другую работу, уволить.
Так что, за небрежность и халатность в работе, специалист по персоналу несёт ответственность не только перед своим работодателем, но и перед вышестоящими контролирующими организациями. Трудовые книжки, как бланки строгой отчётности, требуют к себе очень пристального внимания. Не вовремя поданные сведения в государственные органы влекут за собой санкции, не только для компании, но и для должностного лица. Ответственного за кадровое делопроизводство могут наказать не только выговором, но и денежным штрафом, например, за:
Отсутствие ведения трудовых книжек или их ведение с ошибками;
Неведение табеля учёта отработанного времени, или неправленое его ведение;
Неознакомление работника с обязательными к ознакомлению документами;
Не знакомит новичков с содержанием коллективного договора и других локальных актов, обязательных для ознакомления.
Чтобы «кадровик» трудился ответственно и эффективно, работодатель может его премировать, а Государственная инспекция труда привлекать к административной ответственности через суд. Одним из преимуществ у специалиста по персоналу служит отсутствие у него полной материальной ответственности, в отличии о тех же бухгалтера и кладовщика.
В целом, работа кадровика в небольшой компании заключается в работе с документацией, взаимодействием с её личным составом, в рамках трудового договора, должностной инструкции, локальных нормативных актов и прочих регламентов.
II. СЛОВАРЬ СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
Приказ, выписка из приказа, справка с места работы, личное дело работника это всё документы с которыми работает кадровик. И когда ему поступает распоряжение от директора, он должен понимать, о чём идёт речь и что именно от него требуется. Для этого существует «канцелярский язык», в котором все слова-термины строго определены и исключают двойное толкование. И существует Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
Поэтому изучение делопроизводства стоит начинать с его тезауруса. Что это такое? Из энциклопедии можно узнать следующее:
тезаурус (от греч. θησαυρός «сокровище»), в общем смысле специальная терминология. Более строго и предметно словарь, собрание сведений, корпус или свод, полномерно охватывающие понятия, определения и термины специальной области знаний или сферы деятельности, что должно способствовать правильной лексической, корпоративной коммуникации (пониманию в общении и взаимодействии лиц, связанных одной дисциплиной или профессией); в современной лингвистике особая разновидность словарей, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы, гиперонимы и т. п.) между лексическими единицами. Тезаурусы являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей.
Ниже даны общие понятия из «языка делопроизводителя», которыми оперируют в работе все те, кто связан должностными обязанностями с работой с документами: от директора, до офис-менеджера.
Делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.
Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов.
Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.
Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений статичных образов.
Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений динамичных образов.
Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений динамичных образов.
Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
Реквизит документа: Элемент оформления документа.
Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в Установленной последовательности.
Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение Сохранности документов.
Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.
Когда возникает задача внести изменения в унифицированную форму, работник должен понимать, что такое форма, чем она отличается от унифицированной, где находятся унифицированные формы и какие изменения в ней делать допускаются. Неверное толкование термина может привести к очень большим неприятностям.
Делопроизводство деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Опять же, в энциклопедии мы можем узнать следующее.
Понятие «делопроизводство» применяется уже в течение нескольких веков и обозначает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними в различных учреждениях. С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления, так как в документах фиксируются все основные и текущие вопросы их деятельности.
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение её участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт).
«Бумажная работа», «работа с документами» это всё документирование. Это различные процедуры, которые в достаточной степени регламентированы, хотя сам процесс регламентации бесконечен. И если сегодня документ оформлялся оп таким правилам, то завтра он может оформляться совершенно иначе, но, что важно, описывающие алгоритм оформления документа термины сами останутся прежними изменится их содержание. Именно поэтому кадровик обязан постоянно отслеживать все изменения в регламентах и стандартах. Ещё вчера документ заверялся круглой печатью, а сегодня уже и не надо, достаточно подписи. Сегодня ещё требовалось заполнять реквизиты в левой колонке, а со следующего месяца предписывается заполнять только половину из них и только в правой колонке. А ошибиться нельзя штраф может оказаться неподъёмным для небольшой фирмы.
Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определённой группе документов по признаку общности функционального назначения.
Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определённого вида, содержащий постоянную часть текста.
Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или Физического лица.
Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединённая к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.