Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населённого пункта, являющегося местонахождением организации автора документа.
Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
Текст документа: Основная содержательная часть документа.
Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
Оформить личное дело работника, подшить к делу, зарегистрировать входящий документ и так далее процедуры стандартные, имеющие чётко описанный алгоритм выполнения.
Организация работы с документами это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Принять от курьера пакет с документом, зарегистрировать его, передать на рассмотрение, получить его обратно с наложенной резолюцией, отправить в архив, по истечению срока хранения уничтожить, это и есть документооборот. Неправильно присвоенный регистрационный номер может вылиться в проигрыш дела в суде с контрагентом-должником, так как важная «бумажка» окажется не в той паке и таким образом «затеряется».
Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период.
Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определённый пункт обработки за единицу времени.
Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) При поступлении в организацию.
Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учётную форму.
Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационно-учётная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учёта, поиска и контроля.
Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку.
Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учёта документов дела, раскрытия их состава и содержания.
Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Опись дел структурного подразделения: Учётный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
Архивное дело это не просто сложить в папочку документы и поставить на полку или отправить по почте в соответствующий архив. Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия: архивное дело в Российской Федерации (далее также архивное дело) деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Хранение и учёт архивных документов, одна из трудовых функций долопроизводителя-кадровика. Даже в самом минимальном объёме, тот же индивидуальный предприниматель, нанимая работников, сталкивается с архивным делом в рамках той же передачи дел в архив.
Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учёт, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
Объединённый архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи
Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
Архивная коллекция: Совокупность документов, объединённых по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определённых соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Учёт архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учёта и отражение этого количества и состава в учётных документах для контроля за их наличием и состоянием.
Централизованный государственный учёт документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учёта документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Единица учёта архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учётных документах и архивных справочниках.
Единица хранения архивных документов: Учётная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
Учётные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта
Список фондов: Учётный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
Лист фонда: Учётный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях её идентификации и учёта, состоящее из сокращённого названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учёта
Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учётных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
За ошибки в ведении архивного дела существует административная ответственность в рамках КоАП РФ Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов:
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьёй 13.25 настоящего Кодекса, влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трёх тысяч рублей; на должностных лиц от трёх тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Отдать в архив, найти в архиве, «порыться в архиве» занятия сложные и утомительные, особенно когда в архиве не одно, и не десяток, а сотня дел или тысячи. Небрежность в работе с архивом категорически недопустима. Когда в архиве царит натуральный бардак, то найти срочно, сию минуту, очень важный документ, от которого зависит сам факт дальнейшего существования компании, или то место, в котором окажется на ближайшие несколько лет генеральный директор, практически нереально, придётся «перерыть всё». Для исключения вероятности наступления момента подобной ситуации и существует регламентация комплектования архива.