Екатерина Кириенко
Джагглинг. Осознанное управление личной эффективностью
Введение
Когда в последний раз вы отказывались от нового потрясающего проекта, только потому, что расписание и без того уже трещало по швам? Какое важное дело вы откладывали на потом, пытаясь растянуть ваши ключевые задачи последовательно во времени, ставя результат превыше своевременности? От чего вы отказываетесь прямо сейчас из-за страха «не поймать ни одного зайца, погнавшись за обоими»?
Выбирать путь наименьшего сопротивления свойственно человеческой природе и отказываться от чего-то нового, хоть и интересного, ради сохранения внутреннего и внешнего равновесия и стабильности кажется естественным. Еще несколько лет назад моя жизнь строилась именно по такому принципу. Чаще всего я выбирала работу в ущерб своим личным интересам, отменяла отпуск и пропускала семейные мероприятия во времена завалов на работе, забросила все свои хобби и даже думать не смела о том, чтобы увлечься чем-то новым и интересным. Ведь работа приносила доход и стабильность, зачем же рисковать тем, что есть, да и вообще усложнять себе жизнь. Время оно ведь не резиновое. Однажды я отказалась от поездки на важный и интересный тренинг мечты по управлению проектами, лишь потому что в скором будущем собиралась уходить в декрет и посчитала поездку несвоевременной. И как же сильно я пожалела о том решении, когда через полгода этот тренинг отменили совсем, и я так на него и не попала.
И вот с таким настроением: «лучше меньше, да лучше» в конце 2018 года я возвращалась к работе на полную ставку после второго декрета моему сыну едва исполнилось три месяца. В то время я работала руководителем клинической команды в крупнейшем международном исследовании нового препарата по лечению рака легкого. А это более пятидесяти человек, работающих по всему земному шару с соответствующей разницей во времени, более сорока рабочих часов в неделю, ненормированный график, ежедневные онлайн-конференции и сотни электронных писем в день. Тогда мне казалось, что я едва смогу справляться со своими непосредственными обязанностями. И больше всего на свете я боялась, что с возвращением к работе у меня не останется времени и сил на себя и свою семью. Более того, у меня был конкретный план: ни во что не ввязываться, ни на что не отвлекаться, делать свое дело и все оставшееся время посвящать семье и самой себе.
Однако, в жизни бывает складывается все не так, как планируешь. Освоившись в новых обстоятельствах, уже к марту 2019 года я активно участвовала в нескольких «внеклассных» корпоративных проектах, не имеющих никакого отношения к моей основной работе. В мае мне предложили новую должность в отделе стратегического развития и управления бизнес процессами. К июлю я разработала и успешно презентовала руководству компании инициативу по коммуникации и управлению корпоративной культурой и вместе с коллегами взялась за ее выполнение. При всем этом я уделяла достаточно времени и внимания себе, мужу, дочери и крошке-сыну, проходила обучение в программе личностного роста и параллельно развивала свой блог о личной эффективности в Instagram, из которого несколько позже и родилась идея этой книги. И я была почти счастлива, но невозможно же впихнуть всю эту гору дел в ежедневник одного человека. Ну невозможно! И как бы сильно мне не хотелось продолжать в том же духе, в сутках всего двадцать четыре часа, и все они уже были расписаны под завязку!
Несколько дней ушло на переговоры с самой собой, но сознательно отказаться хоть от одного из текущих проектов я так и не смогла. Было ощущение, что выход есть, что можно действовать по-другому, и все сложится. Оставалось лишь понять, как это «по-другому», и проверить, сработает ли. И знаете, все случилось. Несмотря на круговерть вокруг, в конце концов мне удалось поймать дзен, не отказываясь ни от чего важного и получая удовольствие от процесса. На собственном опыте я в полной мере ощутила, что это реально: можно разрешить себе делать в жизни все, что хочется; можно не выбирать и посвящать свою жизнь различным занятиям и проектам одновременно. Надо лишь научиться прислушиваться к себе и осознанно и ответственно подходить к организации всех процессов.
В книге, которую вы держите в руках, я систематизировала и подробно описала свой личный опыт успешного управления множеством проектов в разных сферах своей жизни. Выводы, которые я сделала, прочитав несколько сотен книг по психологии и личной эффективности и пройдя несколько отличных тренингов по личностному росту, корпоративному тайм-менеджменту и даже тайм-менеджменту для женщин. Очень многому меня научило мое окружение: мои успешные друзья и коллеги; великолепные коучи и менторы, с которыми мне удалось поработать; моя семья, никогда не дающая мне забыть то, что на самом деле важно. Более того, проработав последние пятнадцать лет в области доказательной медицины, я никак не могла обойти стороной всю ту научную доказательную базу, подкрепляющую знания, полученные мной через практический опыт. Поэтому на страницах книги, помимо отсылки к известным авторам и тренерам, вы найдете множество выжимок из зарубежных научных публикаций последних лет в области социологии, корпоративной психологии и даже нейробиологии.
Прочитав эту книгу, вы сможете увидеть свою жизнь в новом необычном ракурсе, поймете, как влиять на свою эффективность через осознания и внутренние изменения, и вдруг обнаружите для себя время и ресурсы на все то важное, чем вы любите и хотите заниматься.
Часть I Джагглинг
Глава 1. Джагглинг основа личной эффективности
Тайм-менеджмента недостаточно
С самого утра настроение было просто ужасным. Я пила кофе и злилась на все вокруг и на саму себя в первую очередь. День предстоял тяжелый. Длинный список рабочих дел: три важные конференции, презентация нового проекта руководству, днем надо обязательно вырваться в банк и взять справку для британской визы, а вечером родительское собрание у дочери в школе. Надо как-то умудриться найти время и приготовить обед. Прямо сейчас, за утро натискать маленького сына так, чтобы он до вечера не заскучал по маме. И раз уж все равно поеду в банк, по пути забежать к подруге на чашку кофе это совсем рядом с банком, а мы так давно не виделись.
По себе знаю, что когда уже нахожусь внутри такого суматошного дня, то не успеваю замечать усталость и напряжение. Все ресурсы организма в боевой готовности надо только следовать плану. Но в тихие минуты утра, когда все это еще впереди, и я только стою на старте, предвкушение сильного напряжения основательно портит мне настроение.
Такие перегруженные дни, недели или месяцы бывают у многих. Каждый из нас, в той или иной мере, управляем разными проектами в своей жизни. Дела рабочие, дела социальные, дела семейные, дела личные. А если ещё и по работе несколько параллельных проектов, плюс разносторонние личные увлечения, то количество таких суматошных дней растёт прямо пропорционально количеству задач.
Степан мой коллега и прямой руководитель большей части сотрудников Новосибирского филиала нашей компании и управляется с семью проектами одновременно: личное время, бытовые и семейные дела, воспитание сына и четыре основных рабочих проекта. Распределение времени в жизни Степана выстраивается по классическому варианту. На первом месте работа, без нее никуда, из остальных проектов в приоритете время с сыном, затем семейные дела, а личное время то, что в остатке.
Так все проекты в жизни человека можно условно разделить на три группы: личные, семейные и профессиональные. Если в каждой из сфер выделить по одному-два значимых проекта, то наберется как раз те шесть-восемь проектов, которые ведет практически каждый человек.
ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО
Подумайте, сколько проектов вы сейчас ведёте? Какие сферы жизни наиболее явны для вас, и какие приоритетные проекты в каждой из них вы можете выделить прямо сейчас. Скорее всего, их число будет не более шести-восьми. Выпишите их куда-нибудь и пока оставьте. Мы вернёмся к этому списку в третьей части книги.
Есть и люди, чьи интересы настолько широки, а устремления настолько амбициозны, что количество одновременно идущих масштабных проектов может достигать десяти-пятнадцати. В конгломерат компаний Ричарда Брэнсона, основателя Virgin Group, входит более 15 компаний. Сфера интересов Олега Тинькова за всю историю его предпринимательства распространялась от производства пельменей и пива до основания банка, создания благотворительного фонда и организации собственной команды по шоссейному велоспорту.
Когда я вернулась к работе, моему сыну только исполнилось три месяца. Я планировала сосредоточиться на строгом выполнении минимума рабочих обязанностей, который был необходим, чтобы достаточно времени уделять сыну. В результате, всего два ключевых проекта: работа и сын. Остальное на периферии.
Тогда произошла удивительная вещь: то, что я не ушла с головой в рутину, позволило мне увидеть новые перспективы в моей работе и новые возможности для развития. Я активно взялась за собственный личностный рост нашла несколько интересующих меня корпоративных тренингов и вступила в программу развития для руководителей, разработала корпоративную инициативу, направленную на изменения корпоративной культуры за счет нового неформального подхода к внутренней коммуникации, начала вести блог в Instagram, нацелилась на новую должность мечты в отделе, который занимался управлением процессами ведения документации и архивации, и сама не заметила, как однажды оказалась в том самом цейтноте, о котором писала выше.
Какое решение приходит вам в голову, когда вы задумываетесь о том, как же все-таки успеть все, что нужно? Скорее всего обратиться к тайм-менеджменту. Поисковые системы ежемесячно получают около 60 тысяч таких запросов. Неудивительно, ведь каждый знает, чтобы успевать все, что важно и все, что хочется, надо научиться разумно распределять свое время. Я всегда думала точно также.
Начать стоит с того, чтобы каждое утро составлять список дел на день и следовать ему. Убедиться, что в этом списке есть не только рабочие дела, но также личные и семейные. Если не внести их в ежедневник, то есть шанс не найти на них время. Я читала об одной женщине-руководителе, которая рекомендовала вносить в ежедневник время на свидание с супругом, чтобы уж точно найти на это время.
Я всегда была уверена, что не стоит тратить ни минуты впустую. Максимально креативно подойти к своему планированию и совместить все, что только можно совместить. Готовить обед, слушая тренинг; гуляя с ребёнком, совершать рабочие звонки; поработать с большой таблицей в поезде; отправить отчёт из такси.
Ну, и наконец, если ты все равно не успеваешь, значит, ты недостаточно эффективно управляешь своим временем. Надо пройти ещё один онлайн-курс по планированию или купить книгу по тайм-менеджменту, все внедрить, и вот тогда точно начнешь все успевать.
Но в тот раз все пошло по-другому. Когда число конкурирующих проектов достигло десяти, пришло осознание, что я ничего не успеваю и уже несколько дней нахожусь в непрерывном цейтноте. Готовка, уборка и все бытовые дела отошли на второй план, сын, почувствовав мое напряжение, стал хуже спать по ночам, ухудшились отношения с дочерью, ведь больше не оставалось времени не то что на разговоры по душам, а на простые обнимашки между делом или перед сном. Редкие разговоры с мужем, нерегулярные посты в Instagram, количество непрочитанных писем в Outlook перевалило за сотню. Лишь каким-то чудом мне удалось тогда очень быстро оценить ситуацию и понять, что ускорение больше не работает, и ресурсы тайм-менеджмента исчерпали себя.
Чем быстрее вертелась моя жизнь, тем меньше я контролировала то, что в ней происходит. Как на карусели: все вокруг смешалось и размазалось. Тогда я решила проверить на практике выражение, увиденное где-то на просторах Интернета: чтобы все успевать, надо не ускоряться, а замедляться. Впервые в жизни, вопреки цейтноту, я стала замедляться сначала больше из любопытства, но постепенно втягиваясь в процесс. Я потихоньку начала практиковать медитацию по приложению Lumosity, стала делать небольшие, но регулярные перерывы в работе, на чашку чая в тишине или на короткую прогулку. И через некоторое время ощущение непрерывного цейтнота отступило. В таком замедленном состоянии я как будто очнулась и, проанализировав то, что происходит в моей жизни, впервые допустила мысль: чтобы все успевать, тайм-менеджмента недостаточно.
На то есть две причины. Во-первых, с ростом собственной эффективности растет и список задач. Я бы даже сказала, что объем обязанностей сотрудников современных корпораций настолько раздут, что список их дел просто бесконечен. Ни в один момент времени отдельно взятый человек не сможет переделать все свои дела. Поэтому люди вынуждены расставлять приоритеты и посвящать свое время только тем делам, которые успевают. Даже если в одночасье человек станет в два раза эффективней, то это лишь увеличит объем дел, которые он может успеть в единицу времени, но никак не повлияет на весь список.
ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!
Для того чтобы замедлиться, пообещайте себе всю следующую неделю разделять приём пищи и работу. Не пить кофе за компьютером, просматривая почту. Или пообещайте себе выходить на короткую прогулку один раз в середине дня. Я уверена, что если очень постараться, то в любом загруженном дне всегда можно найти такие окна. Через неделю вы почувствуете, что темп вашей жизни действительно замедлился. Всего лишь благодаря таким простым шагам
Парадоксально, но более рациональное распределение времени не принесет нужных результатов и приведет лишь к пропорциональному увеличению количества дел в списке на день. В такой ситуации сможет помочь только работа с полным списком: пересмотреть все задачи со стратегической точки зрения, категорически отказаться от ненужных дел, расставить приоритеты и распределить ресурсы.
Более того, без стратегического управления проектами можно очень долго и весьма эффективно заниматься любой деятельностью, но в долгосрочной перспективе не получить никакого результата. Не понимая взаимосвязей между проектами, невозможно грамотно расставить приоритеты. Таким образом, будет сложно отказаться от ряда задач, что в свою очередь приведет лишь к тому, что с ростом эффективности список дел будет расти пропорционально.
Вторая, на мой взгляд, причина, по которой тайм-менеджмент не всегда работает это то, что методики планирования, целеполагания, управления временем чаще всего направлены вовне: на то, как человек взаимодействует с реальным миром. Но внешняя ситуация является лишь отражением того, что происходит у человека внутри. Любая система тайм-менеджмента лечит лишь симптомы заболевания, но никак не влияет на его источник. Например, никакие методики целеполагания и планирования не помогут человеку быстрее добиться цели, если эта цель на самом деле «чужая», не его. Если менеджер по продажам не «горит» своим продуктом, то и продавать ему будет сложнее. Если вы никогда не мечтали о корпоративной карьере, но пошли работать в корпорацию по настоянию близких или потому что «это престижно», то маловероятно что вы построите успешную карьеру.