Никакие техники увеличения личной эффективности не сделают продуктивным человека, который не любит свою работу и не видит в ней никакого смысла. Лишь трансформируя себя и активно управляя своими внутренними состояниями, человек может научиться управлять своим временем и жизнью. Более того, все внешние инструменты мы вынуждены применять снова и снова, в то время как изменив самих себя, мы навсегда изменим нашу продуктивность.
Если же не брать управление состояниями в расчет и двигаться к цели напролом, рано или поздно произойдет критический спад продуктивности, в связи с проблемами со здоровьем или эмоциональным выгоранием. Поэтому в ситуациях с высоким уровнем нагрузки и ответственности чрезвычайно важно отслеживать свое состояние и управлять им.
Вывод напрашивается сам по себе тайм-менеджмент лишь один из трёх основных компонентов личной эффективности. Остальные два это управление своими состояниями (statemanagement) и управление проектами (project management). Я поняла, что это как раз то, чего мне не хватало.
Как корабль назовешь
Впервые задумавшись о том, что мое состояние напрямую влияет на мою продуктивность, я стала размышлять о способах проактивного воздействия на него. С одной стороны, все очевидно: достаточное количество сна, правильное питание и регулярная физическая нагрузка дают хорошие результаты. С другой этого не всегда достаточно. Тут на ум пришла народная мудрость: если не можешь изменить ситуацию, измени свое отношение к ней. Значит, надо просто изменить свое отношение к тому, что я делаю.
Это понимание пришло ко мне в тот самый суматошный день, когда казалось, что успеть все просто невозможно. Каждый раз, когда я мысленно возвращалась к внушительному списку дел, меня охватывал ужас. Но вдруг весь этот ужас и все напряжение были вызваны не длиной списка и нависающим дедлайном, ведь в конце концов я все успела. Вдруг мое оцепенение это результат исключительно восприятия этого дня как ужасного и напряженного. Примерно, как в поговорке «как корабль назовете, так он и поплывет».
О таком подходе пишет Тимоти Голви в своей книге «Работа как внутренняя игра». Взрослые люди часто воспринимают свою работу как что-то неприятное и тяжелое, что необходимо делать ради получения дохода или признания. Именно такое восприятие и заставляет людей, находясь на работе, чувствовать усталость и напряжение. При этом, если осознанно договориться с самим собой и изменить ваше собственное внутреннее определение слова «работа», то изменятся и ваши ощущения от нее. Например, слово «хобби» чаще всего вызывает приятные ассоциации как деятельность из интереса. Даже если хобби доставляет физические неудобства, мы миримся с ними и не воспринимаем их как нечто тягостное. Знали ли вы, что тренировки хоккеистов-любителей на льду крупных ледовых дворцов обычно проходят рано-рано утром, поскольку все дневное и вечернее время обычно занимают тренировки профессиональных спортсменов? И любители поиграть в хоккей счастливы вставать в четыре часа утра в выходной день ради возможности делать это на профессиональном льду.
ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!
Подумайте и сформулируйте ваше сегодняшнее определение работы. Запишите его. Проанализируйте, почему именно такое определение сформировалось у вас? Какие события вашей жизни повлияли на это?
А теперь подумайте, как следует изменить ваше определение, чтобы оно лучше соответствовало вашим целям? И переформулируйте его.
Тот факт, что наше отношение к ситуации влияет на то, как сильно она, в свою очередь, сказывается на нас, доказали исследователи Йельского университета. Изучая реакцию организма на стресс, они разработали шкалу оценки восприятия стресса, которая показывает, насколько человек считает стресс опасным для себя, с одной стороны, или же полагает, что стресс, напротив, делает его сильней. Оказалось, что организм человека реагирует на стресс (не только психологически, но и биологически как выброс кортизола гормона стресса) в зависимости от внутреннего отношения к стрессу. Более того, просто видеоролик о том, как стресс положительно влияет на организм, способен изменить отношение человека к нему и, соответственно, уменьшит негативные последствия от стресса на организм.
Хорошая новость изменение точки зрения становится отличным инструментом для управления своим собственным состоянием. Когда вы ведете десяток проектов одновременно и начинаете относится к этому как к чему-то непосильному и совершено изматывающему, именно такой эффект это и будет на вас оказывать. Много проектов плохо. Значит, буду чувствовать себя нехорошо. Но если научиться воспринимать все это множество как увлекательный калейдоскоп, то можно получать от этого удовольствие.
Обо всех преимуществах множества параллельных проектов я расскажу в третьей главе. Пока же, вот вам интрига возможен и другой подход к решению этой проблемы. Что, если сделать шаг назад, и начать воспринимать множество поставленных задач и целей в разных областях как один большой проект?
Сила трех
В момент ключевых карьерных изменений, когда я вот-вот должна была получить должность мечты и начать воплощение своей инициативы по корпоративной культуре, я попала в авторскую программу Филиппа Гузенюка «Личная траектория развития». Понимая, что в первые недели работы в новом окружении я создаю то впечатление, которое останется обо мне на долгие годы, я решила, что поддержка профессионального коуча на этом этапе будет не лишней. Именно в ходе работы с моим коучем, Ольгой Шуваловой, ко мне впервые пришло понимание того, как изменить точку зрения на весь объем моих проектов.
На очередной сессии она спросила меня, на чем мне хотелось бы держать фокус в течение следующих нескольких недель? Какую ключевую задачу стоит решать в первую очередь? Тогда у меня не было ответа на эти вопросы я не готова была расставлять приоритеты и откладывать хоть что-то на потом. И тут трансформирующая сознание метафора пришла в голову сама. «Ольга, говорю я, если представить, что все мои проекты, которые сейчас идут, это мячики, то весь ближайший месяц я бы хотела держать фокус на жонглировании ими.»
Вот так просто, одним принятым мною решением множество задач и «непосильная» ноша превратились в один большой проект под названием «Жонглирование проектами». Позже, в процессе написания этой книги, я подумала, что жонглирование мячиками и жонглирование проектами это все-таки не одно и то же, ведь ментальное жонглирование проектами гораздо более комплексный процесс, и решила переименовать свой большой проект, а также и всю систему, заменив жонглирование на англицизм «Джагглинг» (англ. Juggling).
В самой идее джагглинга нет ничего нового. Наверняка вы не раз слышали глагол «жонглировать» по отношению к списку задач или к сферам жизни. Но в этой простой метафоре заключено гораздо больше. Она несет в себе глубинную трансформацию того опыта, который человек переживает, работая по разным направлениям одновременно. Она позволяет по-новому взглянуть на личную эффективность и на то, как человек может организовать свою жизнь. При таком подходе больше не надо искать баланс между работой и личной жизнью, противопоставляя их друг другу. При объединении всех значимых проектов в один большой открывается огромный творческий потенциал.
Во-первых, смена точки зрения на множество идущих проектов это проактивное управление своим состоянием. Я чувствовала гнетущее напряжение и смогла избавиться от него лишь изменив свое отношение к ситуации. Сюда же я бы отнесла развитие ключевых качеств жонглера: человека, умеющего эффективно жонглировать проектами. Вся работа в направлении state-management направлена внутрь человека, она меняет его мышление и способы взаимодействия с окружающим миром. Подробнее об этом пойдет речь во второй части книги.
Во-вторых, джагглинг включает в себя непосредственную работу с шариками, с теми проектами, которыми будем жонглировать. В теории управления проектами есть два схожих понятия:
управление множеством проектов это способы эффективного управления несколькими проектами;
управление портфолио проектов понимание того, как правильно подобрать проекты для портфолио.
На мой взгляд, они отлично дополняют друг друга. Не уделив особого внимания тому, какие проекты выбрать для своего портфолио, можно оказаться в ситуации, когда никакое эффективное управление проектами уже не помогает.
В направление project-management я включила не только работу внутри каждого проекта (постановку целей, распределение ресурсов, отслеживание прогресса и т.д.), но и стратегический выбор проектов, их количество и взаимосвязи между ними.
И, наконец, куда же без рационального распределения времени. Направление time-management позволяет грамотно планировать время, распределять нагрузку как внутри каждого проекта, так и при жонглировании в целом. Без методов управления временем невозможно организовать эффективную работу и укладываться в сроки, установленные извне, и что гораздо важнее изнутри.
В целом всю систему джагглинга можно представить на схеме ниже (рис.1). Успешная работа по всем фронтам возможна только при объединении усилий, направленных на управление временем, проектами и состояниями.
Глава 2. От теории к практике: чему стоит поучиться у жонглеров
Большой толковый словарь дает два определения глагола жонглировать 1. Искусно подбрасывать и ловить одновременно несколько предметов. 2. Разг. Ловко, но произвольно обращаться с чем-либо.
Очевидно, что когда мы говорим о мячиках или кеглях, то применяем первое значение, а говоря о проектах второе. Но несмотря на то, что речь как будто идет о двух разных процессах, в вопросах искусного обращения с несколькими параллельно идущими проектами нам есть чему поучиться у жонглеров. В этой главе вы узнаете о том, какими секретами личной эффективности владеют укротители булав и тарелок.
Отказаться от многозадачности в пользу эффективности
Итак, мы договорились с Ольгой, что с сегодняшнего дня я жонглирую проектами. Я перестаю разрываться и расставлять приоритеты в десятке своих проектов в разных сферах жизни. Я учусь воспринимать все это множество как один большой проект. Я больше не «швец, жнец и на дуде игрец», отныне я жонглер.
Но воодушевление от разговора прошло довольно быстро. Поговорить поговорили, а что делать дальше непонятно. Что изменить в поведении? Какие шаги предпринять? Ни намека на дальнейший план. В тот же вечер Ольга скидывает мне ссылку на видео со словами: «Обязательно посмотри, может найдешь что-то интересное для себя». Перехожу по ссылке, а там обучающее видео о том, как жонглировать пятью мячиками. Первая мысль: «Очень смешно, просто обхохочешься». Но видео я не выключила и продолжила смотреть обучающие ролики для начинающих жонглёров.
Удивительно, но в уроках жонглирования предметами я сразу нашла ответ на вопрос: что же такое джагглинг. И первое правило эффективного джагглинга самое очевидное отказаться от многозадачности.
Если не брать в расчет художественные приемы жонглирования и внимательно посмотреть на жонглера с тремя мячами, то вы заметите, что в каждый момент времени он держит в руках только один мячик. Он ловит его и тут же подбрасывает снова, одновременно подхватывая другой мячик второй рукой. То же самое и с проектами: для успешной и эффективной работы в каждый определенный момент времени надо заниматься лишь одним из них. И переключаться между ними по необходимости.
О преимуществах такого подхода говорят и ученые. Вопреки распространенному мнению, что способность к многозадачности это признак гениальности, результаты исследований показывают, что истинной многозадачности на самом деле не существует. Наш мозг практически неспособен справляться с несколькими делами одновременно. В тот момент, когда нам кажется, что мы эффективно управляемся с несколькими делами, мозг всего лишь очень быстро переключается с одной задачи на другую.
Такая способность мозга очень индивидуальна. Кто-то переключается быстрее, кому-то нужно больше времени. И чем быстрее скорость переключения между задачами лично у вас, тем больше вам кажется, что вы отлично справляетесь с многозадачностью. Но что бы вам не казалось, многозадачность это все же миф.
Это можно увидеть на примере небольшой игры для тренировки способности вашего мозга переключаться между задачами. Перед вами лежат две стопки карточек рубашкой вверх. На каждой из них написана буква и простое число. Ваша задача быстро ответить «Да» или «Нет» на вопрос относительно того, что написано на этой карточке. Для левой стопки карточек вопрос: эта буква гласная? Для правой стопки карточек это число четное? Карточки открываются в хаотичном порядке.
В ходе этой игры очень хорошо видно, что, когда открывается несколько карточек подряд из одной стопки, человек способен ответить на вопрос гораздо быстрее, чем при переходе от одной стопки к другой. Ученые объясняют это тем, что для обработки любой новой информации мозгу требуется время, чтобы подгрузить в рабочую память данные, необходимые для ее обработки.
В случае с буквами и числами, когда открывается карточка из левой стопки, мозг вспоминает: какие буквы гласные, а какие согласные. И после этого способен дать ответ. Если следующая карточка опять будет из той же стопки, то времени на загрузку информации уже не потребуется, и человек сможет ответить на вопрос гораздо быстрее. Эта скорость будет сохраняться до тех пор, пока не произойдет смена стопок, и не откроется карточка из правой стопки. Тогда мозгу опять потребуется время на то, чтобы вспомнить, какие числа четные, а какие нечетные. И лишь тогда он сможет дать верный ответ.
В случае с буквами и числами все однозначно. Нам не требуется много времени, чтобы вспомнить, какие буквы гласные, а какие числа нечетные. Какие-то доли секунды. Но что произойдет, если усложнить задачу? Как происходит переключение между большими и комплексными проектами?
Когда я только начала писать книгу, я забронировала в своем календаре один час каждый день на работу над ней. Потихоньку, маленькими шагами, но каждый день. На практике оказалось, что это не очень эффективно, поскольку для того, чтобы начать писать, мне потребовалось очень много времени, чтобы включиться в проект «Написание книги». Также, как и в игре с карточками, мне нужно было время на то, чтобы вспомнить, о чем я хочу писать, зачем я хочу писать и «подгрузить в оперативку» все знания и примеры, которые уже есть в моей голове, но лишь лежат на дальней полке и ждут своего часа. Несмотря на то, что план и структура каждой главы были прописаны и вернуться к ним можно было очень быстро, это не сильно помогало. Через две недели непродуктивной работы мне пришлось перепланировать свою неделю таким образом, чтобы включаться в книжный проект пусть не каждый день, но на три-четыре часа. И работа пошла эффективней.
При этом, если переключаться от одной задачи к другой внутри одного проекта, требуется определенное время, но в целом гораздо меньшее, чем при переходе между крупными проектами.
Представьте, что вы работаете с компьютерной программой, для загрузки которой требуется 15 минут, и которая автоматически закрывается через 15 минут неактивного режима. Будете ли вы каждый раз при необходимости загружать эту программу, чтобы выполнить какую-то небольшую задачу, или же будете группировать задачи, чтобы загрузить программу лишь один раз, и сразу выполнить несколько задач?