Точно также при планировании работы имеет смысл группировать задачи по проектам, чтобы как можно реже переключаться между ними и экономить ресурсы вашего мозга. И чтобы научиться этому, надо лишь увидеть всю картину в целом. Этим навыком жонглеры должны прекрасно владеть.
ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!
Если вы все еще верите в свою многозадачность, проведите простой эксперимент. На листе бумаги начертите две строки одну над другой. Попросите кого-нибудь засечь время. На верхней строке напишите «Я тебя люблю» печатными буквами, а затем на нижней строке напишите цифры от 0 до 9. Запишите время.
А теперь начертите еще две строки. Снова засеките время. И напишите на них все то же самое, но теперь пишите все время переключаясь между строками. Сначала букву на первой строке, затем цифру на второй, затем снова букву на первой и так далее. За сколько вы справились в этот раз? Сколько раз вы задумались о том, какую цифру или букву писать дальше? А ведь это всего лишь простое упражнение
Видеть картину в целом
Посмотрите на жонглера с пятью мячиками. Куда направлен его взгляд?
Жонглер всегда удерживает в фокусе сразу все мячики и при этом смотрит ровно в центр того поля, по которому они перемещаются. Он не разглядывает мячики в процессе жонглирования. Не считает их и тем более не ужасается их количеству. Он сосредоточен на определенной последовательности действий своих рук. Именно это позволяет ему видеть картину целиком.
Из этого вытекает второе правило джагглинга сосредоточиться на полной картине. Об этом я уже писала в первой главе: для эффективной работы с несколькими проектами пора перестать их пересчитывать и впадать в панику от их количества. Стоит увидеть всю картину целиком и сосредоточиться на жонглировании. В этом вам может помочь изменение масштаба вашего планирования и простая геймификация.
Когда число моих проектов приблизилось к десяти, я поняла, что ежедневное планирование больше не помогает. Во-первых, все мои проекты перестали влезать в рамки одного дня. Во-вторых, чтобы уменьшить время на переключение между проектами, все активности в рамках одного проекта я стала группировать большими блоками. Ключевым изменением на этом этапе стал переход от ежедневного планирования к еженедельному.
Теперь мой основной промежуток планирования одна неделя. В воскресенье вечером я смотрю на нее с высоты птичьего полета и выстраиваю свои проекты в уже имеющиеся обязательства. При таком подходе очень хорошо видно, не выпадает ли из внимания тот или иной проект. Так или иначе каждому из них достается свой временной блок в рамках недели. Планирование крупными мазками теперь стало ежемесячным. В начале месяца я решаю на чем буду удерживать фокус в каждом из проектов.
Масштаб вашего планирования может быть любым. Например, руководитель Новосибирского офиса компании, в которой я работаю, Евгений, успешно совмещает административное руководство локальным филиалом, надзор за всеми проектами на уровне страны и курирует несколько проектов на уровне Европы. Он распределяет свои рабочие блоки по неделям. Одну неделю он сфокусирован на работе на уровне страны, следующую неделю занимается проектами на уровне региона и так далее. Конечно, в течение недели все равно приходится заниматься всем понемногу, но фокус деятельности задан, и он старается его придерживаться.
Я считаю, что сделать такой шаг назад и оценить все перспективы и цели критически важно, даже если вы ведете всего один проект. Представьте, что вы пробираетесь сквозь джунгли, изо дня в день прокладываете себе дорогу, вырубая тропический лес. Чтобы достичь цели, вам необходимо периодически забираться на высокое дерево и проверять, в нужном ли направлении вы движетесь, и долго ли еще до места назначения. Иначе, слишком увлекшись вырубкой деревьев, вы рискуете ходить по кругу и что-то упустить. Также и в ежедневной рутине, закопавшись в маленьких делах, можно упустить нечто важное и сбиться с пути.
Помимо масштабирования моего подхода к планированию сместить фокус с шариков на джагглинг мне помогла простая игра, а точнее геймификация. Геймификация это использование игровых элементов, таких как игровая цель, правила игры, обратная связь и добровольное участие в неигровой среде для достижения различных неигровых целей. Попробовать ее мне также предложила Ольга в рамках все той же «Личной траектории развития». Я стала придумывать игру, которая могла бы вписаться в мою ежедневную деятельность, и которая помогла бы мне удерживать фокус внимания на всех моих проектах одновременно.
Моей игровой целью стало монтирование видеороликов из множества селфи-фотографий. Правила игры: каждое селфи должно быть сделано строго в момент осознанного перехода от одного проекта к другому в течение дня. Обратной связью для меня служило количество селфи в конце дня это было прямым показателем того, сколько раз за день я переключала фокус внимания между проектами. Ну и вся эта игра была, действительно, совершенно добровольным событием если я и пропускала какие-то переходы ничего страшного.
ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!
Геймификация отличный способ добавить интереса в любой процесс. Подумайте, для какой цели вы можете использовать геймификацию в своей деятельности и разработайте свою первую игру.
Обязательные элементы геймификации: игровая цель, правила игры, обратная связь и награда.
Игровая цель не должна совпадать с целью геймификации. Она должна быть достижимой, измеримой и желанной, например, смонтировать видеоролик из множества селфи-фотографий.
Правила игры это необходимые ограничения, делающие достижение игровой цели более интересным. Старайтесь не усложнять правила: чем проще игра, тем она интересней. Например, при каждом переходе от одного проекта к другому делать селфи в специальной программе.
Обратная связь по каким признакам вы поймете, что двигаетесь к игровой цели. Например, растущее число селфи-фотографий в фотоальбоме.
Награда то, что вы получите за достижение игровой цели. Например, смонтированный ролик, который можно показать друзьям и выложить в социальных сетях
Мои дни сразу наполнились смешными моментами. Я заканчиваю готовить презентацию для одного проекта и подключаюсь к конференции другого проекта селфи. Делаю перерыв на обед снова селфи, в начале и в конце. Иногда это отвлекало и злило, иногда, наоборот, веселило.
Нередко я просто забывала сделать заветный кадр. Но на то ведь это и игра: не получилось пройти уровень, можно пробовать снова и снова, пока не получится.
Такая веселая игра значительно снизила уровень напряжения в те недели, когда потребности одного проекта резко возрастали, что ставило под угрозу работу по остальным фронтам. Необходимость сделать хотя бы несколько кадров напоминала мне о том, что помимо одного крайне важного проекта были и другие, тоже требовавшие внимания и энергии.
Более того, эта игра позволила мне отследить, насколько важно соблюдать некий баланс и не мельчить во временных отрезках, направленных на один проект. Я узнала, что оптимальное для меня количество переключений три-четыре в день. Я научилась группировать занятия внутри одного проекта, чтобы не переключаться слишком часто. Но в то же время я стала дробить мой день, чтобы не заниматься все время чем-то одним.
В конце месяца я смонтировала забавный ролик приз за лучшую игру в джагглинг.
Убрать все лишнее
Третье важное правило джагглинга убрать все лишнее. Чем больше у жонглера мячиков, тем больше все его движения отточены до идеала. Он не делает ни одного лишнего движения, ни одного ненужного взмаха, четко и сосредоточенно подбрасывает и ловит мячики.
Зачастую говоря об успешности и эффективности, мы смотрим в сторону добавления новых задач. Введение системы планирования, постановка целей, реализация сразу во всех сферах жизни. Однако, иногда, в пользу той же эффективности просто жизненно необходимо избавится от всего лишнего. На этом принципе строится известная японская методика бережливого производства: для достижения лучших результатов необходимо избавиться от всех процессов и объектов, не несущих ценности для конечного продукта.
Поэтому, когда мы начинаем выстраивать собственную систему джагглинга, самое время критически посмотреть на всю свою жизнь и убрать из него все то, что не добавляет ценности, а лишь мешает эффективному распределению ресурсов. Прежде всего это пожиратели времени, ограничивающие убеждения и ненужные проекты.
Бесполезная деятельность главный враг личной эффективности, и от таких занятий стоит избавиться в первую очередь. Тут я имею в виду лишь те пожиратели времени и энергии, которые не несут отдыха и расслабления. Все то, что наполняет вас энергией, делает жизнь радостней и наполняет ее смыслом, не в счет. Если просмотр передачи «Доброе утро, Россия» часть вашего утреннего ритуала и помогает вам настроиться на день, не стоит себе в этом отказывать, даже если в каждой книге по эффективности будет написано, что просмотр телевизора не принесет вам ничего хорошего. Просто постарайтесь быть честным с самим собой, действительно ли лента в Facebook в обеденный перерыв улучшает аппетит?
Прошлой весной на спор с подругой я на полтора месяца ограничила время на социальные сети до одного часа в день. До этого я не замечала у себя большой зависимости от цветной ленты Инстаграма, но оказалось, что провожу, уткнувшись в смартфон, гораздо больше времени, чем мне казалось раньше. Удивительно, какой большой ресурс времени и энергии я получила взамен одного маленького ограничения. Попробуйте и вы. Современные смартфоны позволяют легко отследить всю статистику пользования разными программами. Так что, прямо сейчас можете оценить выгодность такой сделки с самим собой.
Следующее от чего стоит избавиться каждому жонглеру различного рода ограничивающие убеждения, которые чаще всего нам транслируют внутренний критик, перфекционист и самозванец. То, насколько вы эффективны в вашей деятельности, напрямую зависит от вашей самоэффективности, т.е. от того, насколько вы сами верите в свои силы и на что вы способны, по Вашему мнению. А бесконечные внутренние диалоги с критиком или перфекционистом подрывают вашу веру в себя. Подробнее о преодолении внутренних барьеров я расскажу в четвертой части книги. Пока же хочу сказать, что зачастую мы неосознанно влияем на свою эффективность, поддаваясь иррациональным страхам или позволяя перфекционизму взять над собой верх. Но избавившись от внутренних ограничений, мы можем достичь гораздо большего.
И наконец, успешный жонглер должен уметь трезво оценивать свои возможности и жонглировать лишь тем количеством предметов, которые может потянуть в данный момент времени. От остальных проектов стоит избавиться. Навсегда или на время.
Подробно разбирать все возможные способы жонглирования проектами мы будем в третьей части книги. Но уже сейчас подумайте, действительно ли все то, чем вы сейчас занимаетесь, вам необходимо. А для вдохновения подумайте, легко ли было Илону Маску принять решение о том, что надо бросить учебу в Стэнфорде ради своего первого небольшого стартапа?
ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!
Прямо сейчас подумайте, от каких бесполезных занятий вы хотите отказаться? Хотя бы на ближайшую неделю, чтобы почувствовать эффект. Возможно, это будут социальные сети или какая-то одна из них? А может, вечерний просмотр телевизора? И у меня есть для вас простой совет, как увеличить ваши шансы на изменения.
Для того чтобы какое-то изменение задержалось в вашей жизни, недостаточно просто принять решение. Вам также потребуется изменить контекст. Придумать что-то, что усложнит вам следование старой привычке и облегчит выработку новой.
Например, перенести иконку вашей любимой социальной сети в непривычное место или вообще удалить приложение из смартфона. Если вы пользуетесь компьютером, уберите ссылку на социальную сеть из избранного, чтобы вам каждый раз приходилось писать ссылку заново.
Глава 3. Превосходство жонглера
Народная мудрость гласит: за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь. Интуитивно мы чувствуем, что сосредоточиться на одном проекте, довести его до конца и лишь потом переходить к следующему оптимально эффективная схема действия. Поэтому люди с разнообразными интересами часто стараются растягивать свои проекты последовательно во времени, расставляя приоритеты. А некоторые просто боятся расширить свои границы из-за страха потерять в своей эффективности и «ничего не поймать».
Но в системе джагглинга при нескольких одновременно идущих проектах, именно в их разнообразии находятся дополнительные ресурсы эффективности. Чем дальше друг от друга сферы ваших интересов, тем больше у вас шансов преуспеть. В этой главе вы узнаете о дополнительных преимуществах джагглинга и, возможно, по-новому посмотрите на свою эффективность.
Жонглировать как Эйнштейн
В латинском языке есть выражение Annus Mirabilis, что означает «Волшебный год». 1905 год был признан Annus mirabilis для Альберта Эйнштейна, ведь в том году всего за 12 месяцев он провел исследования и опубликовал целых три выдающиеся научные работы по теоретической физике все они в совершенно не связанных между собой областях.
Альберт Эйнштейн прекрасный пример человека, жонглирующего темами своих научных работ. Начав свои исследования в 1905 году, в последующие 20 лет он все время менял их область, оставаясь при этом в рамках физической науки: теория относительности, броуновское движение, квантовая теория, гравитационные волны и даже исследования причин речных извилин. Он с легкостью переключался между исследованиями, что, возможно, и позволило ему внести такой большой вклад в науку.
Об Альберте Эйнштейне и его подходе к научной деятельности рассказывает Тим Харфорд в своем выступлении на конференции TED в Германии. Он называет такой подход ведения нескольких научных проектов одновременно замедленная многозадачность. Тим также упоминает исследование Бернис Эйдисон, начатое в 1958 году, результаты которого были опубликованы ее последователями лишь в 1993 году. Целью исследования было выявление ученых, способных внести долгосрочный и значимый вклад в науку, и изучение методов их работы. В исследовании приняли участие 40 ученых в различных научных областях.
В результате, были выявлены всего два критерия, отличающие группу ученых, которые внесли значимый вклад в науку на протяжении всей своей научной деятельности от тех, кто не внес никакого значимого вклада или вносил такой вклад лишь на протяжении короткого времени. Первый критерий публикация пяти значимых для научного сообщества статей до 45-летнего возраста. Второй постоянная смена набора идущих одновременно научных исследований в различных областях. Наиболее успешные ученые меняли тему своих исследований на протяжении первых 100 публикаций в среднем 43 раза и вели исследования в нескольких направлениях одновременно.