Алгоритмы, правила, приемы управленческого учета, описанные в книге, разумеется, можно использовать в любой привычной для пользователя среде на любой базе данных, большее значение имеет сама алгоритмическая модель учета и ее полнота и функциональность.
Что предстоит получить, узнать, научиться использовать студенту или читателю на материале этой книги:
знание предмета управленческого учета и взаимосвязи его с налоговым, бухгалтерским, финансовым, владельческим и другими видами учета (можно добавить оперативный, складской, производственный, логистический и множество других специальных разновидностей учета);
понимание управленческого учета как инструмента для систематической фиксации событий хозяйственной деятельности предприятия с достаточной полнотой в реальном масштабе времени;
знание правил формирования управленческого плана счетов как пространства систематизации структуры и системы экономических показателей, состояния и динамики предприятия;
понятие управленческой учетной операции, систематики операций и порядка классификации бизнес событий над управленческим планом счетов;
представление об учетных регистрах управленческого учета и функциональной взаимосвязи регистров и управленческих отчетов;
представление о компьютерных системах управленческого учета, методах их строительства, о роли сотрудников предприятия в успешной реализации системы, о граничных показателях стоимости внедрения и совокупной стоимости владения автоматизированной системой управленческого учета;
знакомство с практическими образцами действующих систем управленческого учета для различного рода предприятий.
Приложения к книге рассчитаны больше на программиста, и отчасти на специалиста по управлению и учету, который желает самостоятельно разбираться и участвовать в построении управленческой системы.
В приложениях к книге будут даны выдержки из руководств пользователей программной платформы «Финансы без проблем» и комментарии к ним, некоторые полезные программы, написанные на встроенном языке ФБП, а также описаны пути развития будущих систем управленческого учета на сходных с ФБП базовых принципах
1. Что такое «управленческий учет»?
Корпоративное управление и информация для управления. Взаимосвязь управленческого, налогового, бухгалтерского и других специфических видов учета. Единство и противоречия различных видов учета, их согласование и обеспечение взаимного соответствия
В практической жизни предприятия присутствует сразу несколько видов учета, объективно отличающихся между собой предметом, целями, пользователями, методами и т.п., причем на первых этапах именно объективно.
Потому что это обстоятельство не всегда в полной мере осознается самими участниками процесса разработки и внедрения системы управленческого учета.
Как минимум, к таким видам учета относятся налоговый, кадровый, статистический, финансовый, управленческий, складской, логистический, маркетинговый учет, учет валютных и внешнеторговых операций и т. п.
Есть распространенное мнение (достаточно отобрать в Интернете публикации по строке запроса «разделение управленческого и бухгалтерского учета»), что эти виды учета должны быть разделены между собой в методическом, организационном и документарном планах, и тем самым якобы эффективнее будет реализован каждый из них (под эффективностью понимается отношение стоимость/результат), и тем более эффективной будет деятельность предприятия в целом.
Авторы с этим не согласны, и мы постараемся показать, почему.
Налоговый учет
С введением Налогового Кодекса было признано на уровне законодательства, что целью налогового учета является учет баз налогообложения и доказательство правильности налоговых расчетов. Вовсе не минимизация налогообложения, как можно было бы надеяться.
Если с помощью учетных технологий компания законным образом добьется снижения налогов это не возбраняется. До момента, пока неизбежно не возникнет разница в трактовке тех или иных положений налогового законодательства у предприятия и налогового органа.
А мотивом для обнаружения такой разницы может быть желание тех или иных субъектов путем налогового преследования предприятия понизить его стоимость и затем завладеть активами успешного предприятия, не заплатив его владельцам положенной стоимости. Или не заплатив вообще ничего.
Потребителей у налогового учета два налоговые органы и арбитражные суды. Второй потребитель становится все важнее в числе пользователей систем разработки одного из авторов есть, например, предприятия, которые, детально и доказательно ведя учет своей внешнеэкономической деятельности, не только заставляли налоговую инспекцию возвращать экспортный НДС по суду, но и добивались уплаты штрафа за его несвоевременный возврат.
Можно сказать, что именно суды являются основным потребителем данных налогового учета, и сам налоговый учет должен строиться в расчете на них, а не на пагубную идею «договориться» с налоговой службой».
Если учет правильный и доказательный, это рано или поздно будет подтверждено со всеми вытекающими последствиями и именно в суде. Но для этого у предприятия должно хватить ресурсов, чтобы не обанкротиться, дожидаясь восстановления справедливости.
Разумеется, полагаться на существование справедливого суда по меньшей мере наивно, но хороший налоговый учет может остановить излишнее рвение налоговой службы уже на ранних этапах, на подступах к предприятию, когда будет ясно, что просто так с предприятия лишнего не возьмешь.
Налоговый учет регулируется Налоговым Кодексом и документами, к нему относящимися. Он имеет самостоятельный документооборот (счета-фактуры для учета НДС, универсальные передаточные документы УПД, объединяющие счет-фактуру и товаро-транспортную накладную, книги продаж и покупок и т.п.), самостоятельные регистры, свои отчетные формы и т. д. Принцип ведения налогового учета отражение всех событий и операций, так или иначе влияющих на базу того или иного налога.
Санкции за неправильное ведение налогового учета доначисления налогов, штрафы и пени не имеют в большинстве случаев верхнего порога и могут стать в совокупности сколь угодно большими. Кроме санкций и других экономических мер не редкостью является уголовное преследование высшего менеджмента и владельцев предприятий.
Поэтому система налогового учета должна быть построена так, чтобы никакое изъятие бумаг и компьютеров не могло лишить предприятие первичных документов доказательной базы своей чистоты перед законом. Здесь неоценимую помощь могут оказать системы и процедуры электронной подписи и комплексы удаленного доступа к вычислительным мощностям налоговой учетной системы предприятия.
Предприятия малого и среднего бизнеса, особенно в случае, когда их много, проще защитить от рейдерских аппетитов захватчиков, применяющих в своем арсенале и налоговые претензии.
Повышенная трудоемкость захвата большой группы малых предприятий может явиться в ряде случаев решающим фактором разбиения бизнеса на независимые производственные единицы.
Множество независимых малых предприятий при этом, при правильной постановке учета, может использовать одну и ту же программную платформу на одной и тоже системе управления базами данных и на одном и том же комплексе технических средств главное, чтобы этот комплекс территориально, физически и юридически никак не был связан с этой группой малых предприятий.
Время является безвозвратно расходуемой величиной, и в одну реку невозможно ступить дважды, как сказал Гераклит Эфесский, поэтому торжество справедливости после многих лет необоснованных судебных преследований не восстановит эту справедливость, и предприятию необходимо заранее принимать меры, обеспечивающие неуязвимость своей системы налогового учета.
Финансовый учет
С точки зрения распространенной теории целью финансового учета является сбор и предоставление информации для внешних по отношению к предприятию потребителей, и прежде всего для акционеров, кредиторов (банков) и разного рода инвесторов.
Получается, что финансовый учет это «фасад» здания компании. Финансовый учет регламентируется в нашей стране Законом о бухгалтерском учете, министерством финансов и некоторыми другими органами (в рамках предоставленных законодательством полномочий).
Это наиболее проработанный (так называемые Правила бухгалтерского учета ПБУ13, разного рода общегосударственные, отраслевые и ведомственные правила, методические указания и рекомендации, а также учебники и материалы в периодической печати и Интернете), регламентированный, развитый на сегодняшний день вид учета.
Грамотные банки и инвесторы предпочитают пользоваться не столько публичной информацией и полученными от официального финансового учета показателями, сколько собственноручно полученной и систематизированной информацией от периодических балансов и отчетов и аутсайдерской управленческой) информации до собственной интуиции или косвенных оценок. Поэтому данные официального финансового учета не покрывают всех информационных потребностей инвесторов и кредитующих банков, а роль финансового учета является вспомогательной.
Польза предоставляемых государственным органам отчетных данных финансового учета тоже не должна быть абсолютизирована, поэтому к ней добавляются различные формы дополнительной отчетности, например, статистической.
Управленцы компаний тоже не всегда доверяют этим данным, поскольку принципы финансового учета, особенно откорректированные в силу многолетних традиций по правилам «поменьше информации поменьше вопросов и налогов», снижают их управленческую ценность.
Конечно, финансовый учет можно построить так, как предлагают некоторые теоретики чтобы там была правда, только правда, и ничего кроме правды тогда он будет совпадать с управленческим учетом. В результате получается, что ведение финансового учета имеет своей целью «всего лишь» спокойствие компании. И чем меньше средств и усилий тратится на ведение этого учета при сохранении необходимой целостности «фасада» тем лучше.
Авторы полагают, что правильно будет обеспечить такую полноту и доказуемость финансового учета, чтобы любой запрос от внешнего агента к данным финансового учета дал ему результат, который соответствует ожиданиям агента, с одной стороны, и ограничен регламентами раскрытия и учетной политикой предприятия с другой.
Бухгалтерский учет
Не забытый за предыдущими рассуждениями бухгалтерский учет начинает напоминать о себе, как только наступает отрезвление в результате кризиса и крушения казалось бы, успешного с точки зрения финансового учета лидеров экономики, вроде крупнейших банков или успешных «доткомов»14.
Кризис вызывает к жизни новую волну вопросов, спекуляций и ошибочных поспешных шагов. Что же произойдет, если подойти и к этой теме с позиций практики, и обсуждать разнообразие видов учета путем разумных доводов, а не повышением громкости дискуссий? Если обобщить мнения практиков, то выяснится примерно следующее:
а) бухгалтерский учет это то, чем занимается наша бухгалтерия, или
б) бухгалтерский учет это финансовый + налоговый учет,
в) бухгалтерский учет это дебет и кредит, но мало кто состоянии объяснить даже значение этих слов.
Если отбросить внешние признаки и оставить только сущность, то выяснится, что четкого содержания у термина «бухгалтерский учет» и нет. На самом деле есть. Имеется весьма полезная вещь, которая содержит термин «бухгалтерский» это сам бухгалтерский метод, который представляет собой просто-напросто один из способов записи информации о событиях и их влиянии на экономику организации с помощью понятий Активы, Пассивы, Доходы, Расходы, Прибыль и Убыток.
Чтобы было удобно записывать и (внимание!) автоматизировать соответствующие процессы, вводится специальная структура хранения данных План Счетов, и метод перевода данных из базовых понятий в План Счетов операции дебетования и кредитования счетов, кратко обозначаемые словами дебет и кредит.
Разница между бухгалтерским методом и иными известными науке и практике способами описания экономики простая: первый без сбоев работает уже более 500 лет, стоит дешевле всего, понятен всем, устойчив к ошибкам (не в том смысле, конечно, что их невозможно совершить нет, их невозможно спрятать), и не имеет исключений в применении. Поэтому чем больше (полнее) некоторому виду учета удается использовать бухгалтерский метод, тем продуктивнее и дешевле данный учет.
Соответственно, если вы хотите системно, дешево и правильно организовать управленческий учет, удобнее всего взять бухгалтерский метод, а правила учета разработать самостоятельно, ориентируясь на здравый смысл и понимание экономики вашей организации.
Если вспоминать историю, то после того, как в 1494-м году брат Лука Пачоли (Fra Luca Bartolomeo de Pacioli, 1445- 1517)15 на основе знаний об арабской (вероятно) двойной записи в труде «Сумма арифметики, геометрии, учении о пропорциях и отношениях» описал бухгалтерию как прикладную математическую дисциплину, бухгалтерия двойной записи стала наиболее распространенной системой ведения учета денег, ценностей и долгов, то есть, по тем временам системой управленческого учета.
В конце 18 начале 19 веков бухгалтерские записи научилась разбирать налоговая служба (кажется, французская), и радостно приспособилась обосновывать налоги («таксовать») на их основе.
В конце 19 века бухгалтерский метод стали стандартизировать и усреднять «финансовые специалисты» не исключено, что для создания в результате величайшей аферы человечества Американский Фондовый Рынок16.
Американская литература того времени дает нам яркие примеры становления этого рынка. Теодор Драйзер в романе «Финансист»17 описывает его характерные черты как места, где можно мгновенно обогатиться и соответственно потерять все пожар в Чикаго прекрасно описан в романе.
Сам бухгалтерский метод в недостатках фондового рынка совершенно не виноват. А метод двойной записи и в управленческом учете по-прежнему занимает свое достойное место.
Позже мы покажем, как детальный управленческий учет, построенный на основе этого метода, позволяет автоматически вести и все остальные упомянутые выше виды учета, передавая им необходимую информацию в должном виде и практически заменяя человека в роли бухгалтера этих видов учета.
Управленческий учет
Управленческий учет нацелен собственно на решение задач управления организацией. Российское и европейское (прежде всего немецкое, из которого и вырос российский бухучет к концу 19 века) понимание управленческого учета более широкое, чем американское это учет для целей принятия управленческих решений, в противовес американскому подходу, который рассматривает его как костинг18, то есть учет себестоимости (хотя в практике эти различия часто незаметны или не осознаются).