Жизнь системы
Мы живем в такой момент мировой истории, в XXI веке, когда, казалось бы, накоплено огромное количество разнообразного опыта, базы данных полны информации на тему того, как вести бизнес с учетом особенностей сферы применения, типа и масштаба. Однако, несмотря на это, далеко не у всех крупных и мелких, государственных и частных компаний все работает как автомат, то есть имеет хорошо отлаженную систему. А что касается индивидуальных предпринимателей, то до системности у многих совсем далеко. Причин этому несколько, но основная в том, что вопросам организации бизнеса, еще до его открытия, необходимо посвятить большое количество времени, получить именно для этого специализированное образование, а впоследствии постоянно обновлять свои данные по теме организации процессов. Предприниматели потенциальные и уже действующие зачастую не придают этому вопросу значения. Пока не погрязнут в нерешаемых проблемах и долгах.
В книге «Сила системы. Как построить бережливый бизнес» как раз этим вопросам я и хочу уделить максимальное внимание. Проблемам организации слаженно работающей системы бизнеса. Здесь собрана не только информация, которая переработана в мыслях, но и наработки, которые не один раз подтверждены практикой. Главным образом, речь пойдет о бережливом мышлении как основе системного бизнеса. Что есть бережливое мышление, каковы его составляющие, как они влияют на процессы и какой дают результат.
Государственные субъекты предпринимательства всегда играли важную роль в сфере крупного производства, на рынках товаров и услуг, управлении важными стратегически значимыми и социальными объектами. Это тот же бизнес, у которого юридическое лицо государство, и не стоит думать, что принципы бережливого мышления для таких структур не подходят. В хорошо отлаженной, четко работающей системе нуждаются предприятия абсолютно всех форм, любого профиля деятельности. А универсальный менеджмент как раз и есть тот язык понимания между непохожими структурами глобального бизнеса.
Что же такое системный бизнес и система вообще? Системный бизнес это тот идеал, к которому с самого начала стремится любой собственник или управляющий директор. Существует мнение, что идеала достичь невозможно на то он и идеал, зато в процессе стремления к нему происходит совершенствование всех элементов на всех уровнях этой системы. Но есть ведь еще и такая мысль: идеал со временем сдвигается, так как по мере достижения первоначальный образ, или проект в бизнес-случае, переходит в степень обычного, и тогда вырисовывается другой образ идеала. На самом деле так оно и происходит. Когда мы будем говорить о ежедневных улучшениях по программе бережливого мышления, станет понятно, что всегда есть куда улучшать уже лучшее.
Системность в бизнесе можно сравнить с хорошо отлаженным механизмом например, в часах или велосипеде. Детали этих предметов по-отдельности это просто куча металла. А когда они связаны между собой по определенному принципу, работают в одной сцепке и для начала работы требуется минимальное вмешательство внешнего управляющего все работает само по себе. Это уже система. Так же и на любом предприятии, какого бы масштаба и профиля оно ни было. Когда все отделы работают без личного вмешательства собственника или топ-менеджера и работа эта эффективна, о чем свидетельствуют ряд показателей, это и есть системный бизнес.
Работу предприятия можно рассматривать с двух сторон: через призму функций, где успех зависит на 95% от человека, или через системный подход, где 95% результата зависит от успеха системы. Именно такой подход обеспечивает стабильность результата, потому что при несистемном
подходе вероятность срывов производства велика. Уволился руководитель или специалист, стандарты деятельности не были закреплены и уже подразделение работает хуже, станок барахлит, а компания в целом не дотягивает до заданных показателей. При системном подходе смена специалиста для отдела и предприятия в целом происходит незаметно. Одним словом, при системе все разложено по полочкам на каждом уровне огромного «стеллажа» и все находится под контролем не только мозгового центра в лице руководителя, но и самой системы.
Вот так выглядят характеристики системного бизнеса:
предприятие какое-то время может функционировать само без вмешательства менеджеров;
существует взаимозаменяемость сотрудников каждый знает, что делает другой, и в любой момент может его заменить, ознакомившись с алгоритмом его действий;
бизнес-процессы алгоритмизированы, поэтому понятны и просты для любого даже не особо обученного по данному процессу специалиста;
нештатные ситуации также алгоритмизированы и не требуют вмешательства собственника или топ-менеджера;
разработан комплекс инструментов, который постоянно повышает эффективность работы команды.
В целом работу системы обеспечивают следующие направления:
структура общая цель и ценность для каждого сотрудника;
стандарты, регламенты учет, контроль в цифрах;
визуализация изображение и демонстрация всех процессов;
обучение непрекращающееся профессиональное развитие специалистов;
делегирование распределение функций, повышение соответствующих компетенций сотрудников;
анализ, результаты исполнительность.
Системное мышление учит видеть целое и цельное, весь процесс, всю работу предприятия масштабно, как бы сверху охватывая одним взглядом. Приведу такой пример. Даже когда я рассматриваю юридическую конструкцию договора, я его разбираю, изучаю по пунктам, но также важно видеть, как эти пункты выглядят в последовательности, взаимодействуют и взаимосвязаны между собой, как они выглядят в конструкте всего договора. То есть какой-либо отдельный раздел договора может нести дополнительные риски. Когда дело касается больших контрактов, то я собираю для обсуждения договоров руководителей всех
основных служб. Для чего? В какой-то момент я заметил, что каждый из них в каждом конкретном договоре видит лишь свою часть ответственности и не видит, как она соотносится с другой, смежной сферой проекта. Обычно я поступаю так: сначала каждый разбирает отдельно свою часть, затем все собираются, обсуждают и узнают все аспекты соприкосновения с другими подразделениями, все риски и возможности, и уже тогда ответственные лица начинают видеть юридическую картину будущего проекта в целом.
Для большей наглядности можно сравнить бизнес-систему с устройством велосипеда, который постоянно пытаются изобрести вновь, но ничего хорошего из этого, как правило, не выходит. С точки зрения велосипеда, системный бизнес выглядит так.
Фреймсет (скелет) это вся структура предприятия, бизнес-процесс организующая схема (БОС).
Кокпит (руль, седло) система управления. В нашем случае собственник, руководящая часть, которая создает импульс, начинает движение, делегирует функции.
Трансмиссия то самое бережливое мышление, бережливые технологии, которые создают и поддерживают движение, система обучения, делегирование, алгоритмизация и так далее.
Вилсет (колеса) это люди, главная движущая сила, которую всегда нужно поддерживать в рабочем состоянии при помощи обучения, повышения профессионального уровня, средств мотивации.
Все мы в той или иной степени владеем навыками управления велосипедом. И понимаем, что даже с времен нашего детства, не говоря уже о всем периоде существования, велосипед претерпел массу изменений, как и бизнес на протяжении столетий. Развитие и того, и другого происходило скачкообразно. Наблюдая за развитием бизнеса, мы видим это по промышленным революциям, в эволюции велосипеда по его истории. Колесо было изобретено еще 3000 лет до нашей эры. И только в начале XIX века появился двухколесный самокат так называемая машина для бега, на деревянной раме с рулем, без педалей. Велосипед, который является прообразом современного, появился в 80-е годы XIX века, у него уже была цепная передача на заднее колесо. На протяжении XX века велосипед совершенствовался первые алюминиевые, потом из титана, складной, из углепластика, велокомпьютер. С 90-х годов прошлого века на велосипеде появилась система переключения скоростей.
Сейчас велосипед современная машина, которая при включении определенных функций думает и едет сама, а нам необходимо только периодически производить техосмотр, поддерживать в рабочем состоянии и использовать для решения новых задач более длинных или сложных дистанций. Однако встречаются экспериментаторы, которые переставляют руль наоборот и предлагают освоить езду на таком велосипеде. Сначала мы не видим подвоха, но начав движение, понимаем, что прежние автоматические навыки управления средством не действуют велосипед не едет, заваливается на бок, виляет и тому подобное. Чтобы приспособиться к катанию на такой модификации, нужно время.
Так все происходит и в бизнесе. Когда возникают форс-мажорные обстоятельства, происходит смена руководства или концепции работы предприятия, люди, действуя по инерции, прежними методами, сами заходят в тупик и компанию могут привести к коллапсу. Системный подход предусматривает такие вероятности путем регламентации действий при нештатных ситуациях или за счет креативного мышления управленцев и наиболее активных сотрудников для разработки концеп- ции быстрого вывода компании на устойчивый уровень. И то, и другое результат применения бережливого мышления в бизнес-менеджменте.
Во всяком случае, так как за всю историю бизнеса накоплен невероятно ценный опыт, я предлагаю не изобретать велосипед заново, а взять уже готовую рабочую модель управления компаниями, адаптировать ее под свою бизнес-идею и, сэкономив на этом время и силы, продвигать и развивать свой бизнес самостоятельно и успешно.
Как мечтать и достигать
С чего начинается бизнес? Отправной точкой обычно считают ситуацию, когда уже ясен предмет бизнеса и есть план действий. На самом деле все происходит гораздо раньше. Пожалуй, бизнес начинается с мечты всей вашей жизни.
Картина будущего всегда стоит перед глазами каждого из нас. Абсолютно у всех есть мечта, она вдохновляет и заставляет двигаться вперед. Мечта и цель понятия немного разные, хотя часто их делают синонимами и тем самым подменяют суть. Целеполагание помогает запустить ядерный реактор осознанности, который сначала находился на подсознательном уровне, и прокладывает путь к мечте. Говоря просто, мечта нечто возвышенное, одухотворяющее, цель категория чисто практическая, некий поэтапный план движения к мечте. Мечту нужно увидеть и почувствовать. Она, как и цель, должна быть вполне достижимой и реалистичной, а не эфемерной и внегалактически недосягаемой.
Вот к примеру, в день рождения нам всегда желают чего-то хорошего, мы, послушав, начинаем мечтать нам это нравится. Обычно желают интересных путешествий, хорошего здоровья, приличного заработка, реализации талантов. И вот мы уже представляем себя в роскошных апартаментах на берегу океана в окружении экзотической природы, или воображение рисует отдельный кабинет, и вы в кресле босса, или же вы атлет с потрясающей фигурой. Эти мечты могут раствориться, как только закончится праздник. Но если сформулировать, конкретизировать и зафиксировать все эти пожелания куда ехать в путешествие, когда, с кем, или как попасть в то окружение, в котором вы проявите свой максимум, или что сделать, чтобы сбавить вес, подкачать мышцы, то получится уже некий план.
Мечта о том, кем быть и что для этого делать в общих чертах. Но если она не опирается на системное мышление, значит, и не может быть реализована. Чтобы запустить процесс реализации мечты, обязателен подробный план действий. Еще лучше создать свой календарь целей на разный срок год, два, пять, двадцать пять. Это вообще самый эффективный способ планировать жизнь. Далее календарь будет обрастать подробностями в виде плана действий с точными, зачастую визуализированными характеристиками. Тогда у мечты будет максимум шансов осуществиться.
Цель должна быть и у компании, и у человека, без цели жизнь не так ярка и стремительна, без нее мы не движемся вперед, а барражируем в пространстве, вливая свои силы и энергию в пустоту, а это не дает никакого результата. Важно понимать не только куда двигаться, но и к чему прикладывать свою энергию. Вот моя цель созидание, поэтому я и веду такие проекты создающие эмоцию и счастье. Созидание это и производство продукта для нужд общества, сюда же можно отнести и развитие территорий в целом.
Многих на пути к мечте останавливает еще такой момент. Как понять, что вы собираетесь создавать действительно качественный и нужный людям продукт, как себя вести в новой роли, когда у вас в этом совсем нет опыта? Что касается потребности общества в продукте, то необходимо тщательно изучить рынок. Выпускать продукт только потому, что он модный и на данный момент высокотехнологичный, не стоит. В первом случае вам не хватит увлеченности, во втором профессионализма, на достижение которого понадобится много времени. Начинать необходимо с того, что вы действительно любите и в чем есть потребность в обществе, не стоит забывать, что смысл любого бизнеса прибыль. Эти два важных фактора должны сойтись в одной точке.
К большим целям должно стремиться всегда, а не в моменты кризисов и катаклизмов, когда уже деваться некуда. А когда лидеры транслируют свои цели и делают их достоянием общественности это очень сильный мотивирующий фактор. Для визуализации цели очень рекомендую создавать интеллект-карту, она всегда будет у вас перед глазами и точно не даст сойти с дистанции. Что такое умные карты и как их составлять, я подробно рассказал в своей книге «От мечты до счастливого клиента».
Не стоит игнорировать и важность миссии предприятия и каждого конкретного человека, считая этот момент чем-то слишком возвышенным, а потому недосягаемым для желания иметь и достигать. У нашего Парка аттракционов есть миссия, и у аквапарка «Лазурный» тоже. Миссия работы наших компаний это счастливый клиент. Впрочем, каким бы бизнесом вы не занимались, у вас всегда есть клиент. Самое важное этому клиенту оказать качественную услугу в срок. Не будет качества клиенты уйдут к конкуренту, не будет услуга оказана в срок также уйдут к конкуренту, нет конкурента, вы монополист на рынке у общества вообще может отпасть потребность в этом продукте. Он откажется от потребления этого товара или услуги и будет решать свои задачи по-другому. Пострадает в первую очередь ваш бизнес. Поэтому с самого начала организации и дальше на всех этапах бизнес-пути необходимо думать, хорошо ли клиенту, нравится ли то, что он получает, чего он еще хочет, и соответствовать этим потребностям.
Когда и сам человек понимает свою миссию для чего он живет, у него появляется фундамент под ногами, он при этом осознает свои корни, а это усиливает основу, чтобы стоять устойчиво. Конечно же,чтобы миссия была выполнима, необходимо действовать. У вас должен быть план ежедневных задач по достижению этой миссии, по поддержанию достигну- того в превосходном состоянии.
Для реализации масштабных проектов нужна особая энергия, источники которой мы берем в разной деятельности спорт, прогулки, работа в саду, общение с близкими, семья, любовь, вкусная и здоровая пища. Но есть и некая глубинная энергия. Она проистекает из детства и юности, того времени, когда у нас появляются вполне очерченные мечты. А спустя годы, когда мы находим ту самую команду или формируем ее из людей, которые мечтают созидать и реализовывать проекты для развития общества, то эта команда с таким невероятным дерзанием идет вперед, что результаты не заставляют себя долго ждать. Каждый день я благодарю Бога за все то, что у меня есть, никогда Его ни о чем не прошу, и эта благодарность дает мне огромный заряд энергии.