В России эта система сформировалась в государственном управлении во времена Ивана Грозного, и одним из ее проявлений была опричнина.
Советская система управления также основывалась на этом свойстве.
Система сознательно допускает наличие двух и более лиц, имеющих одинаковые полномочия относительно объекта управления.
Такое положение уводит окончательное решение на самый верх организации и позволяет тем самым осуществлять тотальный контроль.
2.7.
Централизация и децентрализация В небольшой организации все решения могут приниматься ее руководителем.
Однако с увеличением размеров организации, масштаба и сложности работ может создаться ситуация, когда руководитель будет перегружен принятием решений, даже если он только этим и будет заниматься.
В этой ситуации возникает вопрос: должны ли права быть сконцентрированы наверху или распределены по уровням организации? На практике — это дилемма между централизацией и децентрализацией, являющейся большой проблемой в проектировании организации.
Централизация — это концентрация прав принятия решений, сосредоточение властных полномочий на верхнем уровне руководства организации.
Централизация является реакцией организованной системы, направленной на предотвращение искажения информации при передаче ее через все увеличивающееся количество уровней управления.
Децентрализация — это передача или делегирование ответственности за ряд ключевых решений, а следовательно, и передача соответствующие этой ответственности прав на нижние уровни управления организацией.
Понятия «централизация» и «децентрализация» вовсе не исключают друг друга.
Они выступают лишь разными способами решения проблемы искажения информации при перемещении ее с уровня на уровень, способами решения этой проблемы через разную степень распределения прав и ответственности по «вертикали» управления.
Проблема выбора между централизацией и децентрализацией — это проблема выбора оптимальной конструкции организации.
Поэтому децентрализация не может рассматриваться вне связи с централизацией.
Она существует лишь по отношению к централизации, и в этом их диалектическое единство.
Так, например, передача полномочий в ходе централизации вверх по уровням управления одновременно озна-12' чает и необходимость, в силу определенной ограниченности физиологических возможностей человека, проведения децентрализации в управлении уровнем, получившим больше прав.
Степень централизации или децентрализации в организации или ее подразделениях может измеряться с помощью следующих переменных: • число решений, принимаемых на каждом из уровней управления; • важность решения для организации в целом; • степень контроля исполнения принятого решения.
Организации развиваются, делая постоянный выбор между централизацией и децентрализацией.
Р.
Акофф объясняет тягу к централизации желанием координировать работу нижестоящих уровней и использовать потенциальную синергию, а также стремление предотвратить серьезные ошибки на нижних уровнях управления, последствия действий которых для организации в целом не всегда видны и предсказуемы.
Давление в сторону децентрализации, по его мнению, обусловлено желанием облегчить проявление быстрых и эффективных инициатив и реакций на изменения с тех уровней, на которых потребности, опасности и возможности проявляются раньше всего, и обогатить труд руководителей нижестоящих уровней управления путем расширения их ответственности.
При проектировании организации на выбор между централизацией и децентрализацией могут влиять следующие факторы.
Капиталоемкость принимаемых решений.
На практике, в регулирующих документах компаний указывается даже конкретная сумма, в пределах которой руководитель может принимать те или иные решения.
Соответственно, если организация допускает относительно большой размер этой суммы для среднего или нижнего уровней управления, то она строит свою деятельность на децентрализованной основе.
Единообразие политики.
Например, организация банковского дела или торговли предполагает, что одна и та же компания во всех своих отделениях должна одинаково качественно строить свои отношения с потребителями.
Это же, в свою очередь, вынуждает её использовать высокостандартизированные процедуры.
Размеры предприятия.
Ранее уже назывались возможные пределы эффективно управляемой организации.
Так как в любом случае существует предел, до которого централизация дает эффект, то после превышения этого предела встает вопрос о децентрализации.
Организационная культура.
Приобретенные организацией с момента ее создания ценностные ориентации, нормы и образцы поведения носят, как правило, устойчивый характер и не могут быть игнорированы при выборе проектируемой системы.
Философия управления.
Субъективная вера высшего руководства в один из управленческих подходов может определенное время удерживать организацию от нового выбора.
Например, Г.
Форд-старший известен тем, что гордился отсутствием у него каких-либо управленческих титулов, кроме президента и генерального управляющего компании, и собственноручно принимал максимально возможное число важных решений.
В отличие от него, А.
Слоун — председатель Совета директоров «Дженерал Моторс» — вывел компанию на высокий уровень, когда лишь 5% решений принимались на уровне штаб-квартиры корпорации.
Стремление частей к самостоятельности.
В социальных системах, каковой является организация, отделение части от целого сопровождается стремлением этой части превратиться в новое целое, стать самостоятельной.
Тенденция проявляется тем сильнее, чем больше различие между бывшим целым и отделившейся частью.
Наличие соответствующих кадров.
Отсутствие у руководителей нижестоящих уровней готовности принять на себя большую ответствен-1 ность не может способствовать развитию процессов децентрализации, а порой может перерасти в скрытое сопротивление этому процессу.
Развитие техники контроля.
Широкое внедрение в организациях электронных информационных систем резко снижает искаженность информации и позволяет быстрее переходить к децентрализации.
Степень разделения труда.
Высоко диверсифицированные компании, как правило, строятся на децентрализованной основе по продукту, проекту, потребителю, рынку, территории.
Тип предпринимательства.
Каждый бизнес имеет свою динамику, характеризующуюся разной скоростью изменений.
Известно, что высокая скорость изменений невозможна в условиях жесткой централизации.
Так, фирмы — производители ЭВМ обычно отличаются высокой степенью децентрализации в своей деятельности.
Изменения внешней среды.
Государственная политика в области демонополизации, налогообложения и т.п.
может способствовать развитию одного из рассматриваемых процессов.
Отмечено, что децентрализация обладает рядом преимуществ.
Она увеличивает скорость и повышает объективность принятия решений, делает организацию гибкой и своевременно реагирующей на внешние изменения, создает для работников определенные удобства и удешевляет делопроизводство, развивает способности руководителей и творческое, доверительное начало в их деятельности.
Однако отмечено также и то, что децентрализация имеет и негативную сторону.
Она может увести в сторону от главных целей организации, ослабить контроль и единство действий и, наконец, может привести к тому, что решение вовсе не будет принято.
2.8.
Дифференциация и интеграция Важное место в проектировании организации занимает проблема установления требуемых отношений между частями или подразделениями организации.
Профессора Гарвардской школы бизнеса П.
Ло-уренс и Дж.
Лорш на основе обследования ряда предприятий пришли к выводу, что на межподразделенческие отношения наряду с другими влияют такие факторы, как степень различия между подразделениями (дифференциация) и степень требуемого сотрудничества подразделений (интеграция).
Этот подход к проектированию организации, нередко называемый теорией дифференциации и интеграции, является частью более общей теории ситуационного подхода к управлению организацией.
Дифференциация означает деление в организации работ между ее частями или подразделениями таким образом, чтобы каждая из работ получила определенную степень завершенности в рамках данного подразделения.
Дифференциация — это выделение частей в организации, каждая из которых предлагает что-то в ответ на спрос, предъявляемый внешней средой и, в частности, ее институтами, находящимися в непосредственном соприкосновении с организацией.
Рисунок 9.19 иллюстрирует идею того, как отдельные части или подразделения организации имеют дело с различными аспектами общего внеорганизационного окружения.
Для определения степени дифференциации в организации Ло-уренс и Лорш предложили использовать следующие четыре параметра.
Определенность в целях или задачах.
Являются ли цели ясными и легко измеряемыми, или они двусмысленны и имеют сильный качественный оттенок? Структура.
Является ли структура формальной, с жесткой политикой и процедурами, или она свободная и гибкая, с политикой, ориентирующейся на текущий момент? Уровень взаимодействия.
Осуществляются ли значительные межличностные и межгрупповые связи и кооперация или нет? Временные границы обратной связи.
Получают ли люди информацию о результатах работы через короткие или длительные интервалы? Размерность указанных четырех переменных дифференциации раскрывает степень различия между подразделениями (табл.
9.5).
Чем больше подразделений внутри организации отличаются друг от друга по этим четырем переменным, тем более дифференцированной является организация.
Руководители должны понимать, что рабо-Рис.
9.19.
Концептуализация модели Лоуренса и Лорша ту в высокодифференцированных организациях очень трудно координировать.
Когда организация одновременно является сильно дифференцированной и сильно децентрализованной с точки зрения управления ею, возникает необходимость введения ролей интеграторов, т.е.
определенные люди, а может быть, даже целое подразделение должны выполнять специальную работу по координации и интеграции различных частей организации.
Эти люди или подразделения не обязательно должны быть наделены правом принятия решений, но они должны обеспечить факт принятия решений соответствующими группами.
Таблица 9.5.
Дифференциация между подразделениями по четырем переменным Основные переменные дифференциации Цели Структура Взаимодействие Обратная связь НИОКР Новый продукт Высокоорганическая Сильно ориентировано на людей Очень долгая Производство Себестоимость Механ истическая Ориентировано на задачи Долгая Маркетинг Объем продаж Органическая Ориентировано на людей Быстрая ДИФФЕРЕНЦИАЦИЯ Спрос Спрос Научные институты Технико-экономические институты Рыночные институты Маркетинг Производство НИОКР ОРГАНИЗАЦИЯ И ЕЕ ЧАСТИ ИНТЕГРАЦИЯ Внешняя среда Предложение Предложение Внешняя среда Интеграция означает уровень сотрудничества, существующего между частями организации и обеспечивающего достижение их целей в рамках требований, предъявляемых внешним окружением.
Потребность в интеграции изначально создается разделением и взаимозависимостью работ в организации.
Различные комбинации рассматриваемых двух факторов влияют на отношения между частями или подразделениями организации, что имеет непосредственное применение в проектировании организации и управлении ею (рис.
9.20).
Так, например, комбинация двух факторов, размещенная в квадранте 1, является для организации наиболее простой и легкой.
В том случае, когда требуемые уровни дифференциации и интеграции достаточно низкие, части или подразделения организации практически не зависят друг от друга.
Ремонтный цех и транспортный отдел машиностроительного завода могут служить примером такой комбинации.
Низкий Ситуация, когда усилия по интеграции подразделений превышают потребности дифференциации Ситуация, не требующая создания специальных интеграционных механизмов Ситуация, требующая привлечения значительного количества ресурсов и использования сложных интеграционных механизмов Ситуация, когда усилия по интеграции подразделений не отвечают требованиям дифференциации Низкий Уровень дифференциации Высокий Рис.
9.20.
Матрица модели «дифференциация и интеграция» В квадранте 2 отражена ситуация, при которой спроектированный уровень интеграции явно превышает потребности, создаваемые различием подразделений.
Этим недостатком обычно страдает так называемый институт заместителей в организации.
Так, если заместитель ди-ректора машиностроительного завода по производству координирует работу нескольких производственных цехов, то объяснить создание такой позиции в организации можно только по причине масштаба управляемости, но никак не по причине необходимости интеграции малодифференцированных между собой подразделений.
Опыт развитых стран свидетельствует о том, что такую роскошь, как институт заместителей, могут себе позволить либо малоэффективные государственные предприятия, либо неопытные коммерческие структуры.
В квадранте 3 представлена ситуация, являющаяся, с точки зрения комбинации факторов, наиболее сложной и трудной для организационного проектирования.
В рассматриваемой ситуации требуется вовлечение значительного количества ресурсов и использование широкого круга интеграционных механизмов и образцов поведения для эффективного управления организацией.
Так, на верхних уровнях организации это может проявляться в создании стратегических хозяйственных центров, использовании продуктовой или матричной департаментизации, а на нижних — в формировании целевых групп и комплексных бригад.
В квадранте 4 в противоположность квадранту 2 отражена ситуация, при которой уровень координации явно не соответствует высокой степени различий между подразделениями.
Так, в условиях бартерных связей между предприятиями подчинение начальников отдела снабжения и отдела сбыта разным заместителям или включение этих отделов в различные интеграционнные схемы не способствует, как правило, стабильной и ритмичной работе предприятий.
Естественно, такая ситуация обычно носит временный характер, и по мере изменения внешней среды (стабилизации финансовой системы) необходим, в зависимости от ситуации, переход в квадрант 1 или квадрант 3.
Изучение степени дифференциации частей организации помогает определить уровень потенциального конфликта между ними, а нахождение соответствующего интеграционного механизма создает условия для снижения уровня возможной конфликтности.
Все вместе способствует повышению эффективности организации в ее взаимодействии с внешней средой.
Глава 10.
Типы организаций и их структурыКомитет пускает корни, растет, цветет, вянет и умирает, а из семени его вырастают другие комитеты.
С.
Паркинсон Очевидным является то, что каждая организация представляет собой достаточно сложную технико-экономическую и социальную систему, отражающую ее индивидуальность и специфику.
Описать эту систему возможно, если определить характер взаимодействия на каждом из ее уровней: «организация — внешняя среда», «подразделение — подразделение» или «группа — группа», «индивид — организация».
Способы взаимодействия сторон характеризуют рассматриваемую систему определенным образом и позволяют судить, насколько эффективно она справляется со своей главной задачей — организацией гармонического взаимодействия между индивидом и внешней средой.
Немаловажное место в этом занимает структура организации, посредством которой или через которую это взаимодействие осуществляется.
Согласно существующей теории и практике, взаимодействие на уровне «организация — внешняя среда» может осуществляться с помощью механистического или органического подходов и соответственно организация может получить одну из этих характеристик.