Преподаватель сообщает малым группам о гипотетических изменениях в социальной среде или индивидуальных различиях, повлиявших на восприятие содержания какой-либо работы и соответственно определивших уровень выполнения работы.
Например, один из работников торговой фирмы не доволен тем, что ему не предоставлена гибкость в работе по изменению цен в зависимости от текущего спроса на те или иные товары.
Задачей малых групп на данном этапе является перепроектирование попавшей в «кризис* работы с целью повышения эффективности организации в целом.
Для выполнения этого задания могут использоваться подходы, описанные в гл.
8 учебника.
Результаты работы малой группы докладываются в классе с возможным последующим обсуждением.
2.
Факторы проектирования организации Цель Данное упражнение поможет добиться большего понимания влияния факторов внешней среды на проектирование того или иного типа организации.
Условия Сначала в малых группах (2—6 человек), назначенных преподавателем, проводится анализ внеорганизационного окружения с точки зрения перемен, представленных в предлагаемой ниже матрице.
Обсуждается относительная важность каждого из компонентов внешней среды и степень ее неопределенности.
Малые группы оформляют свое решение письменно, затем в классе заслушивается каждая группа и подводится итог занятию.
низкая 1 ДИНАМИКА ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ " высокая НИЗКАЯ СТЕПЕНЬ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТИ • Небольшое число факторов и компонентов • Факторы и компоненты достаточно схожи • Факторы и компоненты в основном не меняются Пример: картонная фабрика УМЕРЕННО ВЫСОКАЯ СТЕПЕНЬ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТИ • Небольшое число факторов и компонентов • Факторы и компоненты достаточно схожи • Факторы и компоненты постоянно меняются Пример: дом моделей УМЕРЕННО НИЗКАЯ СТЕПЕНЬ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТИ • Большое число факторов и компонентов • Факторы и компоненты не похожи друг на друга • Факторы и компоненты в основном не меняются Пример: государственный университет ВЫСОКАЯ СТЕПЕНЬ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТИ • Большое число факторов и компонентов • Факторы и компоненты не похожи друг на друга • Факторы и компоненты постоянно меняются Пример: коммерческий банк СЛОЖНОСТЬ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ -*- высокая Рис.
2.
Матрица степеней неопределенности внеорганизационной среды Задание Преподаватель предоставляет каждой из малых групп одну и ту же или разные организации для анализа.
Возможен вариант, когда малые группы сами могут сделать свой выбор.
Следует учитывать общее знание студентами окружения предлагаемой или выбираемой для анализа организации.
Оно должно быть достаточным, чтобы участники задания смогли ответить на следующие вопросы: 1.
Какие компоненты внешней для организации среды данная малая группа собирается исследовать? 2.
Какие из этих компонентов являются наиболее и наименее важными? 3.
Как исследуемые компоненты характеризуются с точки зрения предлагаемых заданием переменных? 4.
Какая степень неопределенности среды больше соответствует анализируемой организации? 5.
Какие типы организационной реакции соответствуют данной степени неопределенности внешней среды? 6.
Что должно быть перепроектировано в организации для наиболее адекватного реагирования на существующее внешнее окружение? Варианты задания: а) группы исследуют одну и ту же организацию, обеуждаются и сравниваются их разные решения; б) группы исследуют разные организации и затем сравнивают разные ситуации; в) группы исследуют очень разные по природе и целям организации и затем разъясняют свои решения друг другу.
Для работы в малых группах и в классе используется прилагаемая матрица, а также рисунки и таблицы из гл.
9 и 10 учебника.
Примечание.
Анализируя динамику (как меняются факторы и компоненты внешней среды) и сложность (как много разных факторов и компонентов внешней среды влияют на организацию) внешней среды по числу, схожести и изменяемости факторов ее воздействия, студенты выбирают тот квадрант матрицы, в котором оказались отмеченными все три позиции.
Соответственно низкая степень неопределенности среды будет Требовать простых структурных решений, а высокая — наоборот, сложных.
В умеренном варианте возможны структурные решения средней сложности.
/// 1.
Что вы хотите получить от своей работы? Студенты заполняют нижеприводимый вопросник.
Суммируют результаты по малым подгруппам и объясняют, почему те или иные характеристики работы заняли определенные места.
Вопросник к домашнему заданию | Характеристики работы I Важность | Удовлетворенность 1.
Независимость в работе | ! 2.
Шансы к продвижению ; 3.
Возможность контактов с людьми ! 4.
Гибкое рабочее время | 5.
«Бесплатные» социальные услуги | | (страхвка и т.п.) j 6.
Интересная работа 7.
Общественная значимость работы 8.
Гарантии стабильности найма I 9.
Возможность научиться новому | 10.
Высокая оплата I ! 11.
Признание коллегами 12.
Продолжительность отпусков 13.
Продолжительность рабочего дня 14.
Близость работы к дому j | 15.
Небольшой стресс от работы 16.
Возможность оказывать другим помощь I на работе Примечание: проранжируйте данные характеристики в баллах от I до 16, поставив балл 1 наиболее высоко оцениваемой характеристике с точки зрения важности и удовлетворенности, а балл 16 — характеристике с самой низкой оценкой.
2.
Схема организационной структуры По правилам изображения схем организационных структур студенты рисуют схему организации, в которой они учатся или работают.
При этом, по необходимости, прилагается пояснение к тексту.
Раздел IV Организационные процессыДействия являются самым ясным и выразительным раскрытием человека.
Г.
Гегель Чтобы выжить, организация должна сохранять устойчивость по отношению к дисинтеграционному давлению на нее из внешней среды.
Для этого организация развивает и сохраняет свою структуру и культуру.
Однако решение только проблем структуры не является достаточным.
Набор статусов (должностей) и ролей составляет формальную сторону организации.
Однако не они определяют жизненный потенциал организации, а люди, занимающие эти должности или выполняющие эти роли.
Сотрудники организации в различной степени проявляют свою индивидуальность в процессе выполнения работы.
В результате не только проявляются разные стили в выполнении одной и той же работы, но и проявляются различные образцы отношений между людьми в организации.
Со временем такие образцы «типизируются», из них вырастают традиции, определяющие характер и направленность того, как люди взаимодействуют в организации.
Такого рода традиции не могут быть выявлены и рассмотрены только с позиции формальных организационных отношений, закрепляемых в структуре организации.
Поэтому, чтобы понять характер неформальных отношений, традиций, культуры, которые окружают структуру организации, необходимо также изучать и динамику системы, т.е.
процессы, происходящие при взаимодействии людей.
Данный раздел посвящен как раз этим процессам, являющимся наряду со структурой важной составляющей частью любой организации.
Вместе с тем понимание структуры, процессов и культуры вместе помогает руководителю обеспечить достижение целей организации, определить роль и место каждого отдельного человека в организации с точки зрения удовлетворения его индивидуальных целей.
14* Ни одной великой идеи не рождалось на заседаниях, зато много глупых идей были там похоронены.
Управленческое наблюдение В современном обществе одной из ключевых проблем являются коммуникации.
В организациях эта проблема оборачивается тем, что недостает понимания того, что коммуникации это не просто обмен информацией, а динамичный межличностный процесс обмена поведением.
Из всех организационных процессов коммуникации, пожалуй, занимают центральное, стержневое место, так как лежат в основе жизнедеятельности организации.
Принятие решения часто определяют как выбор между двумя или более альтернативами.
Однако наделе это процесс сбора и обработки информации, разработки альтертанив и выбора одной из них, и самое главное — это выполнение решения.
Без последнего данный процесс вообще не имеет смысла.
Управленческое взаимодействие осуществляется в организации на различных уровнях, и на каждом из них имеют место конфликты.
Конфликты расматриваются сегодня как источник индивидуального и организационного развития, так как в ходе разрешения конфликта рождается новая ситуация.
Парадокс заключается в том, что по наличию конфликта судят о зрелости индивида, группы и организации.
Конфликт — это жизненно важное семя, из которого вырастает успех.
/// 1.1.
Общее понятие Управление организацией осуществляется через людей.
Одним из важнейших инструментов управления для менеджера является направление им сигналов или посланий своим подчиненным об их поведении, необходимом для достижения организационных целей.
Используя это и получая от подчиненных обратную связь, менеджер организует, мо-тивирует и руководит подчиненными.
Многое зависит от способности менеджера эффективно передавать и получать такие сигналы и послания, чтобы достигалось их наиболее адекватное восприятие теми, кому они предназначены.
Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.
В процессе коммуникации сигналы или послания о поведении передаются от одного субъекта к другому и обратно.
Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации в целом.
В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в вербальной (устной или письменной) форме, а также в невербальной (позы, жесты, тон голоса, время передачи и т.п.) форме с целью получения желательного ответа.
Во втором и третьем случаях речь идет об организационной коммуникации, т.е.
о том как, кем и когда посылаются сигналы в контексте групп и организации (совещания, презентации, инструкции и процедуры, деловая документация, приказы и распоряжения, планы и т.п.) и как организовано получение обратной связи (наблюдения, отчеты, оценка и т.п.).
Существующие в организации коммуникационные связи отражают ее действительную структуру, и задачей высшего руководства в этом случае является приведение в соответствие того и другого.
Расхождение между утвержденной структурой и существующим в организации процессом коммуникации существенно снижает эффективность ее деятельности.
Необходимо отметить, что коммуникация и информация — это различные (два понятия, которые очень часто путают), но связанные между собой понятия.
Информация — это природная и содержательная часть посылаемого или получаемого сигнала или послания, дающая возможность придать им определенную значимость.
Проще говоря, информация — это внутренняя интерпретация внешних событий.
Например, крик от страха и есть такая интерпретация информации, которая может даже быть измерена в децибелах.
Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.
Для того чтобы коммуникация состоялась в межличностном варианте, необходимо, как минимум, наличие двух людей.
Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия.
Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах, вкус и т.п.
Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.
422 Глава 11.
Организационные процессы: коммуникации, решения иконфликтыТермин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их.
Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.
Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении.
Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.
Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
1.2.
Процесс коммуникации Углубленное изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий (рис.
11.1).
Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.
Этап отправления включает в себя следующие шаги.
Тот, кто передает информацию, называется отправителем.
Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса.
Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формулирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику.
За этим следует кодирование идеи.
Кодирование — это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан.
Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков — носителей информации.
Носителями могут быть звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия.
Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д.
Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемой значение.
В результате проведенных исследований формируется послание, содержащее данные с определенным значением.
Смысл или значение послания представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства.
При этом отправитель рассчитывает, что послание воспринято адекватно заложенному в него значению.
Обратная связь Рис.
11.1.
Модель коммуникационного процесса Получатель Что хотел послать ? Через что решил послать ? Как организовал значение? Что было послано ? Кто передал послание? Через что и каким образом произошла передача? Кто получил послание? Что получил ? Как понял? Как оценил ? Принял ли? Кто должен ответить на послание? РАСКОДИРОВАНИЕ ЗНАЧЕНИЯ Принятие значения Оценка послания Интерпретация послания ЭТАП ПОЛУЧЕНИЯ Восприятие послания Приемник Канал Канал Шум Передатчик Форма послания КОДИРОВАНИЕ ЗНАЧЕНИЯ ЭТАП ПОСЫЛКИ Носители послания Формулирование значения Отправитель Кто я такой ? Чем больше различие между тем, что было передано и что было получено, тем беднее межличностная коммуникация.
Так, например, профессионалы обычно имеют трудности в коммуникации с публикой в силу того, что они кодируют значение в формы, понятные только людям их круга (аббревиатура инженеров и чиновников, юридические термины, тексты контрактов и анкет и т.п.).
Полное различие в переданном и полученном значениях означает отсутствие у участников процесса чего-то общего, так как сами собой вербальные и невербальные носители значения не имеют.
Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата.
Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство (телефон, радио, телекс, телефакс, телевизор, компьютер, робот и т.п.), а также химическое или физическое состояние среды (жидкость, газ, твердые вещества, радиация, свет и т.п.).
В качестве каналов используется сама среда (воздух, вода и свет) и различные технические устройства и приспособления (линии, волны и т.п.).