Составляя бизнес-план, вы обязательно должны обратить внимание на то, насколько активны предполагаемые и запланированные действия. Если вы заметили, что план выдает вашу сверхосторожность, подумайте, почему так происходит. Возможно, вы не совсем уверены в собственных силах, поэтому в своем плане наметили намного меньше дел, чем могли бы проделать за тот же промежуток времени. Это может объясняться и тем, что вы всегда склонны видеть оборотную сторону медали. Вы с самого начала настраиваете себя на всевозможные неудачи, все ваши мысли только о предстоящем поражении. В этом случае вам не поможет даже "облегченный" бизнес-план. Ведь все дело в том, что успех в бизнесе в большинстве случаев зависит от того, как вы воспринимаете этот мир и насколько настроены на победу.
Бизнес-план должен быть реально выполнимым, однако нельзя перегибать палку и в другую сторону. Он должен быть составлен таким образом, чтобы максимально задействовать все ваши способности и силы. Например, начните с однодневного бизнес-плана для себя.
1. Я должен заполнить все записи до сегодняшнего дня включительно. При этом мне необходимо проанализировать итоги, проверить себя, сделал ли я то, что наметил ранее.
2. Сегодня я должен подготовить четыре сделки, обзвонить клиентов и договориться с ними о встрече.
3. Мне необходимо ответить на всю корреспонденцию.
4. Мне следует подсчитать результаты: прибыль и убытки от заключенных сделок.
Важно, чтобы ваш бизнес-план отражал все, что вы в состоянии реально проделать и добиться за тот или иной промежуток времени. Старайтесь не откладывать на потом ни один из пунктов плана, ведь от этого зависит исход всего предприятия.
Помимо всего прочего, ваш бизнес-план должен быть правильно составлен. Необходимо, чтобы пункты были четкими и ясными, поэтому откажитесь от сложных, туманных формулировок. Не зря народная мудрость гласит: "Краткость сестра таланта". Стоит отказаться и от многословия и демагогии. В плане должны обязательно стоять четкие цели и задачи, а также пути их достижения и решения.
Составляя план, четко осознавайте, что он является лишь общей концепцией вашей будущей деятельности. Конечно же, по возможности вы должны придерживаться его пунктов, однако если в процессе работы вы выясните, что существует другой, более легкий и экономичный путь для достижения той или иной цели, безусловно, отказываться от него не стоит. Не забывайте, что бизнес-план – это только рабочий инструмент. И если меняются какие-либо обстоятельства, обязательно необходимо менять и сам план. Главным для вас должно оставаться достижение поставленной цели. Поэтому, как ни удивительно, лучший план – это "план изменения планов".
Бизнес-план может быть развернутым и подробным, а может быть схематичным, лишь в общих чертах намечающим ваши дальнейшие действия. И в том, и в другом варианте есть свои достоинства и недостатки. Если на составление развернутого плана, как правило, уходит слишком много времени, причем здесь довольно легко впасть в излишнюю детализацию, то короткий план не всегда в полной мере может охватить все направления вашей деятельности. Поэтому придерживайтесь золотой середины.
Задача вашего бизнес-плана – обрисовать все основные виды деятельности, которую вы будете осуществлять в ближайшее время. Все пункты плана требуют логической связи между собой, тем более, что все ваши желания устремлены на достижение одной единственной цели – процветание дела. Каждый из пунктов должен быть легким для понимания, чтобы впоследствии, взглянув на план, вы не мучились вопросами, что именно вы подразумевали под той или иной формулировкой.
Специалисты и опытные бизнесмены давно пришли к мнению, что длительность периода планирования играет огромную роль как для качества выполненной работы, так и для сокращения общего времени исполнения. Консультанты известной фирмы "Тайм-Менеджер Интернэшнл" разработали модель для более быстрого достижения успешных результатов, которая состоит из четырех ступеней:
1. Определение главной цели.
2. Определение степени важности целей.
3. Создание прочной базы для решения поставленной задачи, учет личных ресурсов.
4. Координация возможностей.
Для большей наглядности этот план можно проиллюстрировать. Представьте себе обычную елку (в эвристике, а точнее, терминологии "дерево целей"). Ствол символизирует ваши цели и задачи, ветви – ключевые области и направления вашей деятельности, веточки – промежуточные и вспомогательные задачи, которые решаются по ходу выполнения главных проблем, иголки – конкретные действия и мероприятия. Последних, как правило, больше всего, они-то и доставляют больше всего неприятностей, однако без них елка будет выглядеть сухим обрубком.
Если у вас уже определены конкретные цели, вам, безусловно, необходимо все это зафиксировать. Как же это сделать? Для бизнес-плана вам понадобится толстая тетрадь. Оставьте несколько листов для списка целей. Оставшиеся незаполненные листы разделите примерно следующим образом:
10 % от объема тетради – для направлений деятельности;
20 % – для задач;
30 % – для конкретных мероприятий;
40 % – под дополнительные записи.
Чтобы удобнее было находить нужный отдел, выполните краевую перфорацию. В каждом разделе пронумеруйте листы. Теперь только осталось заполнить свой план. Например, вы решили поставить следующую цель: "Создать службу для сбора информации о потенциальных потребителях" (см. стр. 7). В конце в скобках обязательно сделайте ссылку на номер страницы, где будут перечислены направления деятельности.
На нужной странице в нашем случае – седьмой. Вы должны указать номер цели, далее порядковый номер направления, наименование направления и дату исполнения. Если вы одновременно занесете дату в календарь, он будет служить напоминанием о том, что вы сделали или что не успели сделать. Затем укажите номер страницы, где будут представлены задачи к этому направлению. Там же оставьте немного места для дополнительных записей. Например:
– номер цели 7.
2.1 Разработать структуру службы. Определить необходимое количество сотрудников. 23.06.2001 – начать с 25 числа.
2.2 Подобрать сотрудников.
20.07.2001 – начать с 26 числа.
Примерно так вам нужно заполнить и раздел "Задачи".
Задача 25.
2.1 Направление деятельности: Разработать структуру, определить количество сотрудников (см. стр. 7 направлений).
2.1.1. Ознакомиться с аналогичными подразделениями в других ведомствах (см. стр. 20).
23.06.2001
ТОО "Кандит" т. 245–57–38. "Крам", Петров Станислав Иванович, т. 743–64–84.
2.1.2. Ознакомиться с литературой по этому вопросу (см. стр. 22).
25.06.2001
По такой же схеме запишите и другие мероприятия.
Обычно первоначальная цель всегда сохраняется, а планы ее достижения могут меняться. Поэтому в процессе своей деятельности вам постоянно придется пополнять список направлений, действий и задач. Если в своем плане вы слишком мало места отвели под какой-либо раздел, к примеру, у вас не умещается весь список мероприятий к какому-то направлению, а на следующей странице начинается уже перечень действий, относящихся к другому направлению, сделайте отсылочную запись (см. стр. 30).
В графу "Дополнительные записи" вы записываете какие-либо идеи, необходимую информацию. Однако не забывайте отмечать номер страницы, где указано направление деятельности или мероприятие, или задачи, к которым относятся ваши записи. Наверное, невозможно планировать без календаря, поэтому обязательно обзаведитесь им и отмечайте даты исполнения той или иной работы.
Часть 4. Деловое общение
Глава 1. Правила ведения собеседований
Собеседование – это первичный контакт с лицом, которое претендует на какую-то определенную должность. Собеседование – необходимый этап, который пришлось пройти каждому деловому человеку, и, возможно, еще не так много времени прошло с тех пор, когда он сам пришел впервые в какую-то компанию или организацию с этой же целью. Времена изменились, и вчерашний никому неизвестный специалист или выпускник какого-то университета стал вполне уважаемым человеком в деловых кругах. И настало время, когда ему самому нужно проводить собеседование с теми, кто впервые устраивается на работу.
Собеседование – это очень важная встреча. В результате собеседования заинтересованы в первую очередь два лица – человек, претендующий на ту или иную должность, и сам работодатель, ведь именно от него зависит, будет ли в компании работать хороший, квалифицированный специалист или в ней окажется безответственный, ленивый работник.
И если новый работник не будет справляться во своими обязанностями, значительная доля вины падает на того, кто проводил с ним собеседование. Ведь именно первая беседа с потенциальным новым сотрудником должна показать, насколько он соответствует должности, на которую претендует, и какими деловыми качествами он обладает.
В связи с этим собеседование представляется очень важной деловой встречей, к которой нужно подготовиться самым ответственным образом. Существуют определенные правила проведения собеседований, и каждый деловой человек должен это учитывать. Разумеется, это сосем не означает, что необходимо твердо придерживаться каких-то определенных рамок. Каждый человек волен выбирать тот способ ведения собеседований, который наиболее удачным образом соответствует ситуации и отвечает его взгляду на работу.
К любому собеседованию нужно подготовиться. Для чего нужно это сделать? На собеседовании человек, выступающий в роли работодателя, должен представить свою компанию или организацию новому сотруднику. Разумеется, речь должна быть предельно краткой и вместе с тем информативной. Нужно в нескольких словах рассказать, чем занимается организация, какие цели и задачи у нее существуют. Далеко не каждый может без предварительной подготовки, коротко и ясно обрисовать несведущему человеку все аспекты деятельности, которыми занимается данная организация. При этом нужно учитывать, что постороннему человеку нельзя передавать сведения, не предназначенные для широкой аудитории.
Речь сотрудника, выступающего в роли работодателя, не должна быть излишне эмоциональной. Он не вправе критиковать организацию и в то же время чрезмерно расхваливать ее, выражая свое к ней отношение. В данном случае личное отношение и эмоции нужно держать при себе, работодатель или лицо, говорящее от его имени, должен быть сдержанным и корректным.
Каждое предприятие заинтересовано в грамотных, квалифицированных работниках. Собеседование должно выявить наличие у потенциального сотрудника определенных качеств. Поэтому каждая организация старается, чтобы собеседование показало, обладает ли человек теми или иными способностями и умениями. Иногда собеседование проводится в форме личной встречи работодателя или лица, выступающего от его имени, и потенциально нового сотрудника.
При личной встрече работодателю необходимо выяснить, насколько соответствует потенциальный сотрудник той должности, на которую он претендует. Поэтому все вопросы должен быть продуманными, направленными на то, чтобы он раскрылся самым лучшим образом. Темы вопросов могут варьироваться в зависимости от специфики предприятия.
Очень часто при собеседовании потенциальному сотруднику предлагают анкету с определенными вопросами. Анкета – это необходимый фактор в любом собеседовании. Во-первых, это облегчает задачу работодателю, которому не нужно тратить время на несколько особенно необходимых вопросов, касающихся образования, семейного положения и прочих частностей, дающих некоторую характеристику потенциальному сотруднику. Во-вторых, анкета должна быть представлена нескольким людям, ответственным за прием новых сотрудников. То есть, после собеседования анкеты попадают к членам руководства, которые рассматривают их самым пристальным образом.
Некоторые руководители считают нужным, чтобы потенциально новые сотрудники проходили определенные испытания. Специфика этого испытания зависит от конкретной организации, от того, чем она занимается. Поэтому к данному испытанию нужна соответствующая подготовка.
Если на собеседовании человек должен выполнить определенное задание, чтобы продемонстрировать свою профессиональную пригодность, ответственность за контроль и подготовку данного испытания падает на лицо, проводящее собеседование.
Каким может быть испытание? Иногда это тест, разработанный специалистами-психологами. Тест должен показать, сможет ли тот или иной человек выполнять определенную работу, сотрудничать с уже сложившимся коллективом. Его вопросы построены таким образом, что человеку не удастся покривить душой и ответить недостаточно честно. Потом тест будет проверяться специалистами, которые сделают вывод, подходит ли новый сотрудник для организации.
При проведении собеседования работодатель или лицо, говорящее от его имени, не должен смотреть на потенциального сотрудника с превосходством и высокомерием. Действительно, иногда человек, устраивающийся на работу, может казаться недостаточно уверенным в себе субъектом. Ведь его пока никто не знает, он не проявил себя как опытный и ценный специалист. Но подобное совсем не значит, что так будет всегда. Возможно, пройдет совсем немного времени, и новый сотрудник окажется перспективным и очень квалифицированным. Поэтому при собеседовании работодатель должен учитывать подобные моменты и не смотреть на потенциальных сотрудников с чувством собственного превосходства. Но в то же время недопустим фривольный, панибратский тон. Между работодателем или лицом, говорящим от его имени, и просителем должна быть определенная дистанция.
Иногда бывает, что человек, намеревающийся устроиться на работу в данную организацию, сам четко не представляет, на какую именно должность он может рассчитывать. Задача работодателя – обрисовать ему возможные перспективы устройства на работу и дать информацию о тех должностях, на которые он может претендовать.
Бывает, что человек не подходит для той должности, на которую он первоначально рассчитывал. Это может выясниться уже на первом собеседовании. В этом случае работодатель может предложить другую должность, которая, по его мнению, соответствует способностям и квалификации потенциального сотрудника.
В любом случае собеседование – очень важное деловое мероприятие, которое должно проводиться в соответствующей обстановке. Иногда предельно загруженные работодатели проводят собеседование в спешке, торопясь успеть принять как можно больше людей за весьма ограниченный промежуток времени. К чему это приводит?
Во-первых, в спешке работодатель не может уделить каждому человеку необходимое внимание. В результате получается, что он даже для себя не составил четкого представления о том или ином претенденте. Разумеется, на помощь пришли анкеты. Но они не могут дать о человеке полной информации, поэтому в данном случае может получиться, что достойный работник остался незамеченным, или, наоборот, на работу приняли не самого образованного, способного и квалифицированного. Можно сделать вывод: если у работодателя нет времени на собеседование, он должен поручить данное мероприятие кому-то из сотрудников, кто сможет побеседовать со всеми в спокойной обстановке.
Существует еще одно очень важное правило. Собеседование – это первый контакт человека с той или иной организацией. И, соответственно, впечатление, которое человек получит при нем, отложится в его сознании. Разумеется, нельзя проводить его в неподобающем помещении, например, где проходит ремонт, или в предназначенном для хозяйственных нужд. В этом случае потенциальный работник как бы априорно решает, что организация переживает не лучшие времена, так как убранство офиса оставляет желать лучшего. Такое мнение может прочно укорениться в сознании вновь прибывшего работника, и он это мнение может передавать другим людям, создавая организации или компании не самую лестную рекламу. Поэтому собеседования нужно проводить там, где царит рабочая обстановка.
Если человек приходит на собеседование, которое проводится наспех, вокруг постоянно ходят люди, кто-то беседует об отвлеченных вещах, кто-то ведет личные разговоры по телефону, кто-то пьет чай, в такой обстановке ни работодатель, ни новый потенциальный сотрудник не смогут сосредоточиться, и у претендента останется не самое благоприятное впечатление об организации в целом.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что к собеседованию нужно готовиться заранее, так как это очень ответственная беседа. В ней предстоит сообщить определенную информацию новому, несведущему человеку и получить от него необходимые сведения. Для собеседования нужно выделить специальное время, так как в спешке его проводить нельзя. Необходимо специально отведенное помещение для него, чтобы в это время никто не мешал ни работодателю, ни претенденту.
В этом случае собеседование окажется полезным и информативным. Работодатель получит исчерпывающую информацию о новом сотруднике, а сотрудник, в свою очередь, – необходимую информацию о предприятии, где он будет работать.
Глава 2. Совещания
Совещание – очень важная часть деловой жизни, которая имеет огромное значение как для руководителя, так и для сотрудников. Совещание – это не просто утомительная обязанность или формальность, это сложный процесс двустороннего общения между руководством и подчиненными.
Словом, это необходимый атрибут делового общения в любом рабочем коллективе, независимо от специализации и методов работы. На совещании обсуждают различные вопросы, решают текущие проблемы и планируют работу на ближайшее время. На нем также можно подвести итоги выполнения какой ответственной работы. Разумеется, в связи с этим совещание требует к себе специальной подготовки, иначе оно может оказаться малоэффективным.
Если вы занимаете руководящую должность, вашей задачей будет продумать повестку дня и основной сценарий совещания. Вы должны организовать его и координировать его ход таким образом, чтобы ни одна минута не была потеряна даром.
О предстоящем совещании все сотрудники должны знать заранее, чтобы они успели подготовиться и представить отчет о всей выполненной работе. Разумеется, для того, чтобы они смогли самым лучшим образом подготовиться, их нужно вовремя предупредить. Поэтому не забудьте дать поручение своему секретарю, чтобы он вовремя поставил в известность всех сотрудников, чье присутствие на нем вы считаете обязательным. Может случиться, что как раз в назначенное время кто-то из них не сможет присутствовать на совещании. В этом случае он должен дать исчерпывающее объяснение о своем предполагаемом отсутствии. Разумеется, как руководитель вы вправе решать, отпускаете ли вы кого-то из подчиненных на это время или требуете его обязательного присутствия. Но у ваших подчиненных вполне могут оказаться действительно серьезные причины, поэтому нет смысла видеть в этом неуважение к вашим требованиям.