Иногда предложение пообедать или поужинать вместе решает исход дела и результат в целом. А если вы невзначай заметите, что этот прекрасный ресторан находится именно в том отеле, в котором вы остановились, это может произвести необходимое впечатление. Возможна деловая встреча в холле или вестибюле гостиницы, если они достаточно просторны и удобны для непродолжительного делового разговора. Но если вы более, чем ваш партнер, заинтересованы в переговорах, назначать встречу в холле своего отеля невежливо и недальновидно. Если же ваши интересы примерно равны, чуть-чуть произвести впечатление не помешает.
Способов выгодно представить место своего проживания немало, а вот способов скрыть его, если вашим партнерам придет в голову невинное желание узнать, где вы остановились, не так много. Но выбор остается за вами. Посоветовать можно только одно – старайтесь придерживаться "золотой середины", когда цели и средства, которые используются для ее достижения, наиболее соответствуют друг другу.
Одной из важных сторон жизни командированного являются бумаги, фиксирующие и подтверждающие ваше пребывание. Где, когда и сколько? – вот те вопросы, которые неизбежно возникнут у руководства после вашего возвращения. Не забудьте зарегистрироваться, заполнить листок прибытия-убытия, представить счет за все услуги. И обязательно поставьте печать у администратора гостиницы, когда бы вы не покидали ее – рано утром или поздно ночью, в тоске после неудачных переговоров или в прекрасном настроении. Этот листок является основным документом, подтверждающим реальность ваших затрат. Каковы бы ни были отношения у вас с вашим шефом, не поленитесь потратить время на формальную часть.
Если немного остановиться на особенностях заграничных поездок, в последнее время они не являются уже тайной за семью печатями. Все больше наших сограждан вкушает благо цивилизации, знакомясь с гостиничным бизнесом западных стран. В последнее время отечественные гостиницы также предоставляют нам все больше примеров высококачественного обслуживания. Прошли те времена, когда наши соотечественники поражались заграничным отелям.
При заселении в номер отеля в любой из западных стран подумайте, насколько нужны вам все те "удобства", которые автоматически включены в него. Например, телевизор с десятками каналов, который, даже если вы владеете языком данной страны, вам все равно будет некогда посмотреть. Или величина номера, роскошь ванной комнаты, вид из окна и прочие удобства, без которых один или два дня можно запросто обойтись.
Будьте осторожны: незнание языка, обстановки, местных условий, наконец, недобрая память, которую могли оставить наши соотечественники, могут сослужить плохую услугу. Если вы не владеете информацией и вам некому ее подсказать, хотя бы сделайте вид уверенного человека, не бойтесь смотреть, требовать и проверять. То есть, попробуйте создать себе имидж человека, которого очень трудно провести. В условиях туристического путешествия с гидом и леди-групп это вам не пригодится, но если вы совершаете деловую поездку, причем, в одиночестве, проявите деловое отношение даже к пресловутому западному качеству.
Наша жизнь стремительно меняется и вместе с нею меняются те услуги, которые нам предоставляет гостиничный бизнес. Разнообразия становится больше и в качестве, и в количестве вариантов, и в цене, которую мы за это платим. Желаем сделать вам правильный выбор, который поможет росту и процветанию вашего бизнеса.
Часть 7. Управление собой
Глава 1. Планирование и организация рабочего дня
В нынешнем безумном мире многие люди все чаще и чаще жалуются на недостаток времени, на то, что на них внезапно, как шквал, обрушиваются различные дела и проблемы, требующие немедленного разрешения. Причем особенно актуальной данная проблема становится на работе. Ничего удивительного, ведь в рабочей среде люди подчиняются вполне определенным законам. Если в межличностных отношениях постоянно делаются всевозможные поблажки, позволяющие не слишком пунктуальному человеку продолжать быть таким, то на работе подобное просто невозможно. Там есть руководство, которому многое подчинено, и волей неволей приходится функционировать во временных рамках. Здесь и возникает множество трудностей, потому что пресловутого времени катастрофически не хватает на то, чтобы осуществить все намеченное и необходимое.
Не помогают сэкономить время и различные семинары по планированию. Они, возможно, и приносят реальную пользу, но многие люди перегружены разнообразными проблемами настолько, что у них не остается ни минуты свободного времени, чтобы посещать указанные тренинги. Возникает подобие замкнутого круга. Ах, если бы в сутках было по тридцать часов! Или хотя бы научиться не спать несколько дней подряд.
Такие мысли время от времени посещают каждого человека, достаточно серьезно занятого каким-либо делом. Наверное, и вы не раз думали аналогичным образом. Но на самом деле проблема кроется не в длине суток или еще каких-то внешних причинах, а в том, что вы все же не научились эффективно планировать свое время.
Наверняка вас интересует, почему же ваша проблема получила развитие. Ведь другие люди, загруженные никак не меньше, успевают не только работать, но и отдыхать, и не забывают уделять внимание своим близким и друзьям. Вы же не помните, когда в последний раз выбирались на природу вместе с веселой компанией. Работа заполонила все ваше время, и вы уже начинаете тихо ее ненавидеть. "На работу как на каторгу" – знакомо вам это? Если да, то вам необходима срочная помощь.
Прежде всего попробуйте разобраться в причинах своей неорганизованности. Как обычно проходит ваш рабочий день? Возможно, вы уделяете слишком много внимания делам, срочно требующим вашего внимания, но не имеющим для вас реальной важности. Что же касается действительно важных дел, вы не приступаете к ним только потому, что они не требуют немедленного разрешения. Однако подобное отношение впоследствии приводит к тому, что нерешенные важные дела перерастают в проблемы и кризисы. Не проще ли заниматься не хирургией, а профилактикой, предотвращать проблемы еще до их появления? Для этих целей и служит планирование – вы можете заранее рассмотреть те дела и виды деятельности, которыми вам предстоит заниматься в будущем, и отобрать из них те, что действительно важны для вас.
Само понятие планирования включает в себя два основополагающих момента: определение целей и определение путей их достижения. Для того, чтобы распланировать свой рабочий день так, как это необходимо, нужно выполнить следующие четыре этапа.
Первый этап заключается в разработке общих и наиболее важных целей. Второй – в определении конкретных целей на данный момент. Третий этап определяет и разрабатывает пути достижения намеченного. И, наконец, четвертый этап – это контроль за выполнением поставленных задач, сравнение и анализ того, что вы запланировали, и того, что вы получили в реальности.
То есть, если вы решились планировать свое время, вам необходимо хорошенько поразмышлять о том, чего вообще вы хотите добиться. В качестве временного отрезка вы можете взять ближайший период своей жизни – год, месяц или даже один день. Подумайте над тем, что действительно представляет для вас реальную ценность в этом промежутке времени, а что может спокойно подождать. В подобной ситуации вам может пригодится одна давно известная истина. Но ее следует раскрыть на конкретном примере.
Представьте себе, что на медицинском осмотре врач, обнаруживший у вас смертельную болезнь, сообщил, что жить вам осталось всего месяц. Ошеломленный, вы выходите из кабинета…
Ваше поведение резко изменяется. Возможно, кому-то захочется совершить что-нибудь экстраординарное под влиянием аффекта. Но большинство людей, получивших известие о своей скорой кончине, меняются в совершенно противоположную сторону. В их действиях появляется какое-то новое для них благородство, они проявляют необъяснимую, по обычным меркам, любовь к своим близким, да и просто к незнакомым людям. Исчезают агрессивность, злоба, страх. Видимо, в такой ситуации человек понимает, что кратких мгновений его жизни хватит лишь для того, чтобы совершить самые важные дела, и у него нет времени, чтобы размениваться по мелочам.
Конечно, такое сравнения многим покажется не самым удачным. И это правильно – нельзя жить с постоянным ожиданием смерти, нельзя равняться на свою кончину. Однако если отнестись к этому философски, можно прийти к выводу о необходимости задуматься над тем, что вы совершили бы за тот месяц, который станет для вас последним.
Есть вариант подойти к решению проблемы с другой стороны. Представьте себе ситуацию, когда вы абсолютно счастливы, когда все устраивает вас; ту идиллическую картину, к которой вы подсознательно стремитесь. Подумайте, а чем отличается эта картина от того, что вы имеете сейчас, в реальности? И когда вы будете иметь конкретное представление о том, что вас не устраивает, настанет момент заняться устройством собственной жизни.
Вас наверняка интересует вопрос, как среди общей массы рабочих дел выявить те, которые и в самом деле важны. Ведь очень часто важность того или иного дела теряется за его срочностью. В большинстве случаев дела, которые необходимо выполнить прямо сейчас, не являются действительно важными, они лишь кажутся таковыми из-за того, что ими нужно заняться немедленно.
Но если с головой погрузиться в выполнение важных и срочных дел, жизнь будет состоять из сплошных авралов. Сколько бы времени и сил вы не отдавали подобной деятельности, вы не сможете все переделать, и на горизонте всегда будет маячить очередной кризис.
Выход из этой ситуации есть – надо сконцентрировать свое внимание на важных, но не срочных делах. Только в этом случае ваша деятельность станет воистину плодотворной, а кризисы и проблемы сведутся к минимуму, так как вы станете разбираться в важности дел, требующих вашего внимания, ваши действия будут продуманы на несколько шагов вперед, что поможет вам с небольшими усилиями предотвращать возможные проблемы.
Наверняка кто-то скажет, что и рад бы действовать подобным образом, но у него совершенно не хватает времени, его просто неоткуда взять. Ответ прост – нужно экономить время за счет дел, не представляющих большой важности. Вам необходимо учиться говорить "нет" тому, что для вас не представляет ценности.
Когда вы хотя бы приблизительно определите свои будущие цели, подумайте о том, как эти цели должны реализоваться в ваших действиях в ближайшее время. Оптимальный срок для подобного планирования – месяц. Такой отрезок времени позволит вам одновременно и концентрироваться на нынешних проблемах, и видеть общий ход дел. При этом необходимо составлять и более подробные расписания на неделю и на день. В этих расписаниях нужно отмечать появившиеся дела, а также, возможно, перестраивать ход событий по сравнению с заданным основным планом.
Например, если вы понимаете, что для успешного ведения дел вам необходимо овладеть навыками работы с компьютером, в этом месяце нужно запланировать прохождение каких-либо курсов компьютерной грамотности. Затем вы отметите время, когда будете знакомиться с компьютером, и, возможно, откажетесь от каких-то других, не столь необходимых, дел. Кстати, с овладением компьютерных знаний вы получите возможность значительно экономить свое время.
Занимаясь планированием своего рабочего времени, не забудьте о том, что нужно оставить "окна" для непредвиденных важных дел, которые всегда возникают в нашей жизни. Подобные резервы времени образно называются "подушками безопасности". Однако здесь также важно соблюдать норму, ведь слишком большие резервы делают планы менее точными.
Следующий необходимый шаг – продумать, как вы будете воплощать свои планы в жизнь. Затем остается собственно действовать по плану, разработанному вами. Не забывайте следить за тем, как вы выполняете данные себе обещания и выдерживаете сроки. Возможно, спустя какое-то время вы увидите его недостатки, и придется корректировать или даже менять цели, но это будет свидетельствовать лишь о том, что вы прогрессируете, учитесь реальнее оценивать обстановку.
В этих принципах планирования времени нет ничего революционно нового, они достаточно просты и понятны. Но тогда почему же множество людей сталкиваются с массой проблем, связанных с планированием и распределением рабочего времени? Есть три главных недостатка, мешающих человеку добиться цели. Зная о них, вы сможете избежать ситуаций, сбивающих вас с позитивной установки.
Итак, один из указанных недостатков – это неумение или невозможность выделить наиболее важные цели. Второй – это неумение строить свою деятельность на основе выделенных приоритетов. И третий недостаток – это отсутствие силы воли, самодисциплины, когда, уже находясь на верном пути, вы из-за собственного слабоволия сходите с него.
Если вы уже пытались планировать свою деятельность и не добились положительных результатов, поразмышляйте над тем, какие из перечисленных недостатков мешают вам в этом и как вы сможете преодолеть эти препятствия.
Одной из причин, почему некоторые люди не принимают системы планирования и распределения времени, является то, что, запланировав рабочий день, они оказываются в жестких тисках своего расписания, чувствуют себя запрограммированными. Их интересы постепенно подчиняются планам и схемам, интересам окружающих. Вот почему так важно составить такой режим рабочего времени, который бы максимально подходил вашей жизни. Вы должны четко определить свои принципы и ценности, руководствоваться ими в принятии решений, не теряя из виду ситуации в общем.
Для более успешного усвоения предложенных выше навыков, выполните упражнения, которые помогут вам повысить эффективность своей работы.
Задумайтесь над тем, какая деятельность могла бы значительно улучшить вашу жизнь, при условии, что вы бы выполняли ее регулярно. Это может быть какой-то психологический тренинг, который позволял бы вам снимать напряжение и концентрироваться на выполнении необходимых дел.
Составьте свое личное расписание и определитесь, насколько важны для вас те виды деятельности, которым вы уделили наибольшее время.
И, наконец, осуществите контроль за самим собой. Просмотрите расписание за прошлую неделю и честно ответьте на вопрос, соответствовали ли ваши действия плану? Не стоит расстраиваться, если это не так, лучше подумайте над тем, в чем причина отступлений от него, и попытайтесь ее ликвидировать. Желаем вам в этом удачи.
Глава 2. Конфликтные ситуации: решение и предотвращение
Безусловно, находясь на службе, вы неминуемо будете сталкиваться с самыми разнообразными людьми и решать различные производственные вопросы. Не исключены различные сложные ситуации, когда стороны никак не могут прийти к соглашению. Специалисты считают, что конфликт намного легче предотвратить, чем впоследствии утихомиривать разошедшиеся стороны. С чем бы вам не пришлось столкнуться, вы должны всегда сохранять хладнокровие и хорошие манеры. Это крайне необходимо для того, чтобы в любой ситуации оставаться уверенным в собственных силах и не краснеть за свою несдержанность. Кроме того, на службе очень важно производить хорошее впечатление на окружающих, ведь это не самый последний аргумент для приобретения новых друзей и успешного построения карьеры.
Не забывайте, что хорошо воспитанный человек всегда следит за своими поступками и поведением, поэтому, конечно же, никогда не позволит, чтобы его втянули в какой-либо конфликт. Не зря в народе говорят, что худой мир лучше доброй ссоры. Постарайтесь в любой ситуации держать себя в руках. Как бы не тяготила и была неприятна сложившаяся на службе обстановка, будьте внимательны и вежливы как со своим начальством, так и с подчиненными.
Обычно благоприятный исход какого-либо конфликта полностью зависит только от того, насколько сдержанны были его участники. Если вы почувствовали, что вас захлестывают отрицательные эмоции и вполне заметная для окружающих раздражительность, попробуйте сказать себе: "Стоп!" и разобраться в себе. Пока ваше недовольство не превратилось в сметающий все на своем пути ураган, еще можно что-то подправить или даже изменить.
Зачастую незначительные мелочи, обладая свойством накапливаться, могут довести человека до того, что он начнет конфликтовать с окружающими, и это несомненно помешает ему успешно достигнуть поставленных целей. Наверное, самое действенное противоядие против всех служебных неурядиц и проблем – это улыбка. Постарайтесь с улыбкой встречать каждое дело, тогда даже неразрешимые вопросы покажутся очень простыми. Доброжелательность и приветливость к окружающим помогут избежать массу проблем, многие неприятности, и даже сложные вопросы не вызовут у вас больших затруднений.
Если чувствуете, что в ближайшее время у вас на службе назревает конфликт, обязательно приложите все силы к тому, чтобы его избежать. Для начала успокойтесь, отвлекитесь от волнующей вас проблемы. Далее постарайтесь выявить главную причину конфликта. Для этого, выбрав удобное время, мягко, в тактичной форме побеседуйте с человеком, который по тем или иным причинам вас раздражает. При разговоре обсуждайте все проблемные вопросы, не переходя на личности.
Если чувствуете, что ваш собеседник устал или раздражен, желательно перенести разговор на более поздний срок. Жалобы посторонним на свои невзгоды и трудности не помогут вам избежать конфликтов, наоборот, они могут только вызвать раздражение у ваших собеседников, поскольку у них много и своих проблем, и они не обязаны вникать еще и в ваши неприятности. Поэтому старайтесь в одиночестве обдумывать свои дела. Оцените свое поведение, возможно, именно оно создает трудности при общении с другими.
Не бойтесь первым пойти на какие-либо уступки, ведь исторически доказано, что умен не тот, кто прав, а кто точно знает, когда нужно остановиться и пойти на компромисс. Известный специалист в человеческих взаимоотношениях Дейл Карнеги считает, что лучший способ выиграть в споре – это избежать его. И на самом деле, даже самый напряженный спор зачастую приводит только к тому, что каждый из его участников еще более убеждается в собственной правоте. Конечно же, это не приводит к ожидаемым результатам. В беседе старайтесь обсуждать только само разногласие и предмет спора, не обобщайте и не вспоминайте прежние промахи. Во время разговора не употребляйте волевых аргументов типа: "Как я скажу, так и будет!", "Я так хочу!" и т. д.
Даже если вы сильно раздражены, постарайтесь обойтись без резких выпадов, особенно с применением ненормативной лексики. Давно всем известно, что любое действие неминуемо вызывает противодействие, поэтому вместо разрешения конфликта вы добьетесь того, что сделаете его более интенсивным и болезненным. Некоторые люди совершенно не стесняются в выражениях, когда высказываются о том, что их сильно задевает. Если вы стремитесь в любой ситуации быть на должном уровне, постарайтесь как можно быстрее искоренить в себе дурную привычку употреблять в разговоре с окружающими нецензурные словечки, сальные шуточки или просто грубости.
Зачастую от того, насколько высока у человека культура речи, люди судят и о том, насколько их собеседник воспитан и даже умен. Безусловно, даже в споре больше будут прислушиваться к человеку, имеющему репутацию сдержанного и доброжелательного. Постоянно обращайте внимание на то, что и как вы говорите. Это избавит вас от многих трудностей, которые могут возникать при общении с людьми.