Сочетание ужин-прием, то есть, когда после торжественного обеда первые лица выходят в соседнее помещение, где собрались другие приглашенные на коктейль, и общаются с ними, – наиболее официальный вид приема, который ныне встречается довольно редко.
Разумеется, по мере необходимости, виды протокольных мероприятий могут гибко сочетаться. Так, в советское время крупные госприемы в Кремлевском Дворце Съездов по случаю годовщины Октября проходили днем, после парада и демонстрации на Красной площади. Приглашенные стоя поглощали угощение и внимали краткой речи, произносимой лидером КПСС и государства. При Брежневе престарелое руководство сидело за столом президиума, гости же фланировали по залу. Затем проводился небольшой "концерт мастеров искусств", далее дипкорпус произносил поздравления очередному советскому вождю.
Но вернемся к современным приемам. Для приглашенных дам сторона может устроить чаепитие после программы туристско-благотворительного оттенка. Хорошее время – традиционный "five o\'clock". Во время чая подаются выпечка, сладости, фрукты и другие легкие десерты.
Предлагаем вашему вниманию некоторые правила поведения на приеме "а ля фуршет". Принято, что приглашенных у входа в помещение встречает хозяин с супругой, а также второе лицо с супругой, возможно, переводчик или сотрудник протокола. Хозяин приветствует гостей, приглашает пройти в зал, а те отвечают краткими словами приветствия или поздравления. Долгие разговоры, кроме взаимных необходимых представлений, не приняты.
Если вы сопровождаете на прием гостя в качестве переводчика и знаете, по какому поводу он состоится, есть смысл заранее подготовить слова, подходящие этому торжественному случаю (ситуационные клише).
Хозяин должен находиться у входа, пока не прибудет главный гость – лицо, в честь которого организуется прием, и после этого провожает его на почетное место. Обычно это происходит через 15–20 минут после времени, обозначенного на приглашении.
Другие гости собираются к указанному времени или в любое время в указанном промежутке. Можно прийти и на 5 – 10 минут раньше. В зале вам предложат аперитив "в обнос" или вы увидите стол с напитками. Вполне допустимо сразу же направиться туда, взять бокал вина, занять место у одного из накрытых столов, поздороваться с соседями и представиться им (или представить человека, который вас сопровождает). Это естественно, так как непринужденная атмосфера приемов располагает к свободному общению.
Теоретически покидать прием можно лишь после ухода почетного гостя, но вы всегда можете удалиться "по-английски". Однако задерживаться после указанного на приглашении времени невежливо, поэтому большинство гостей уходят за 45–30 минут до срока, упомянутого в приглашении.
Стиль одежды зависит от вида приема и соответственно от времени его проведения. Для мужчин лучше всего подойдет классический деловой костюм, более светлый предпочтительно надеть днем, а темных тонов, но не черный, а, скажем, синий или темно-серый – вечером. Рубашка должна быть светлых тонов, например, голубая или белая, строгий галстук, темные носки, черные туфли. Смокинг – только если это оговорено в приглашении.
Дамам подойдут деловой костюм, строгая блузка и юбка. Вечернее платье необходимо только в особо торжественных случаях (однако лучше все же быть в универсальном деловом костюме). Выбор одежды зависит от конкретной ситуации, возможны отступления в ту или иную сторону, учитывая атмосферу, – более дружескую либо сугубо официальную.
Для того, чтобы самостоятельно организовать прием, необходимо приложить немало усилий и терпения. Но прежде всего вы должны определиться, какой из приемов вы бы хотели провести. Приведем некоторые преимущества каждого из них.
Преимущества приема "фуршет" заключаются в том, что, во-первых, при одинаковых материальных затратах можно пригласить большее количество гостей. Во-вторых, "фуршет" носит более европейский, светский характер и имеет больше возможностей представить гостям новых лиц, широко пообщаться, дать интервью и завязать новые контакты.
Преимущества застолья заключаются в том, что это более теплое, дружеское и торжественное мероприятие, подчеркивающее исключительность момента. Кроме этого, такой прием дает возможность продолжить деловые беседы или завершить их. И самое главное – на таком приеме менее утомительно и не так суетливо, как на коктейле.
При организации любого из приемов обратите внимание на приглашения. Они должны быть обязательно в конвертах, желательно на фирменных карточках или на бумаге с названием фирмы (логотип). Вручаются или рассылаются приглашения заранее, как минимум за 2–3 дня до приема. Приглашение на фирменном бланке можно прислать в виде письма, в крайнем случае послать по факсу. Но как правило, карточки вручаются лично или отправляются с курьером.
Если вы решили устроить коктейль, имеет смысл пригласить на 10–20 гостей больше. Если вы выбрали ленч или ужин, полезно обратить внимание на детали, свидетельствующие о хорошем вкусе и определенном опыте. К ним в первую очередь относятся приглашения и продуманная рассадка гостей.
Так, хозяин должен сидеть напротив главного гостя, переводчик (если он есть) по левую руку от хозяина (место справа – наиболее почетное). При рассаживании учитываются иерархия, пол. Супружеские пары можно "разбить".
Место приглашенного за столом обозначьте карточкой с эмблемой вашей фирмы и именем гостя как на русском, так на иностранном языке. У входа вывесите схему рассадки гостей. Более почетными считаются места, обращенные к окнам, поэтому оставьте их для важных и почетных гостей.
Заранее продумайте меню, скажем, в русском стиле. Помните, что национальный колорит, ненавязчивость и элегантность при соблюдении меры во всем очень высоко ценятся и создадут хороший имидж вашей фирме. Но не переусердствуйте, так как "купеческий размах" может вызвать негативную реакцию иностранцев.
Глава 4. Деловые встречи
Вы запланировали деловую встречу, и от того, как она пройдет, будет зависеть очень многое: развитие предприятия, получение новых возможностей, а также дополнительного капитала, и многие другие интересующие вас моменты. Существует несколько видов деловых встреч: бизнес-ланч, встреча менеджеров определенной отрасли, встреча в неформальной обстановке.
Итак, вы являетесь руководителем компании, которую необходимо расширить, укрепить, поставить на более высокий уровень производства, или только желаете открыть свое дело. Для этого необходимо получение информации от партнера или конкурента, а осуществить эту возможность можно на деловой встрече. Лучше всего в данной ситуации вам подойдет бизнес-ланч.
Это самый распространенный вид встреч. Вы приглашаете в ресторан своего предполагаемого конкурента или партнера. На ланче может присутствовать несколько человек, обычно пять – шесть: вы с одним или двумя напарниками и ваши абоненты. Это необходимо для того, чтобы цель была достигнута как можно быстрее и эффективнее. Разговор в такой обстановке располагает к быстрому решению намеченной программы. Обычно бизнес-ланч заканчивается уже через час, максимум через два.
Этот вид встреч мы рекомендуем деловым людям, рабочий график которых очень плотный и не позволяет тратить слишком много времени. Но подготовка к такой встрече должна быть очень подробной и эффективной, чтобы во время ее проведения не упустить нужного вопроса.
С одной стороны, сжатость и конкретность – хорошие качества, но в таком темпе не всегда можно выяснить все до конца. Это является минусом данного вида деловых встреч. Если у вас еще не очень много опыта в проведении такого рода ланчей, мы бы посоветовали вам начать со встреч в неформальной обстановке.
Это может быть встреча в сауне, как принято в нашем обществе, с хорошим обслуживанием и тихой, располагающей к откровенности, обстановкой. К неформальной обстановке относится встреча на природе. Шелест листьев, солнечный свет, теплый и свежей воздух способствуют более открытым контактам. На такой встрече может присутствовать больше народу, поскольку обстановка позволяет. По пять человек с каждой из сторон никого не обременят.
Поскольку такой вид деловых встреч располагает к общению, то и времени на них затрачивается намного больше, а соответственно, всегда есть шанс выяснить все интересующие моменты, обсудить с особой тщательностью возможные перспективы. Вы всегда можете задать дополнительные вопросы, на которые получите откровенные ответы.
Этот вид деловых встреч мы порекомендовали бы начинающим менеджерам и тем, у кого есть возможность и желание потратить больше времени и достичь определенных результатов. К такой встрече также нужно готовиться довольно активно, и если вы не учтете некоторых мелких вопросов, их можно решить, как говорится, по ходу дела.
Такой вид деловых встреч не очень хорош тем, что не все ваши партнеры могут располагать достаточным временем, чтобы остаться с вами до конца, а это уже незавершенное дело. К тому же, нестандартная обстановка часто уводит от основного разговора и в итоге вы можете потратить свое личное время на выяснение совершенно не нужных тем, вместо того, чтобы заняться делом.
Если вы считаете себя деловым человеком, не желающим попасть в такую ситуацию, то именно для вас существует следующий вид деловых встреч. Мы говорим о встрече менеджеров определенной отрасли.
Это встреча в офисе, в деловой обстановке, на которой могут присутствовать представители сразу нескольких компаний данной отрасли производства, заинтересованных в контакте. Обстановка офиса располагает к серьезным разговорам и обсуждению сразу нескольких интересующих тем. Всегда есть возможность общения не только с будущими партнерами, но и выяснения, кто из них может стать конкурентом. Такие встречи можно назвать самыми продуктивными.
Поскольку такие встречи проводятся сразу между многими представителями разных компаний, то и времени на них затрачивается довольно много. Но тут вы получите максимум информации, что с лихвой возместит все затраченные часы и вложения. Вы можете быть как пассивным, так и активным участником встречи, либо просто слушая и принимая к сведению всю информацию, либо предлагая свои идеи и методы. Такие мероприятия полезны как начинающим менеджерам, так и более опытным специалистам.
У данного вида встреч нет негативных сторон, поскольку на них вы можете выяснить все интересующие вас вопросы, получить достаточное количество информации, показать, на что способны лично вы, заинтересовать потенциальных партнеров в совместном сотрудничестве, а также нейтрализовать возможных конкурентов.
Все перечисленное мы можем отнести к целям деловых встреч. Отметим и такие цели, как обсуждение новых проектов, создание новых технологий, анализ деловых предложений, возможность нового сотрудничества. Поговорим о каждой из них более подробно.
Выяснение интересующих подробностей, получение информации. Эту цель лучше всего достичь в неформальной обстановке. Но и на встрече менеджеров отрасли вы можете добиться не меньшего результата. Для этого вам необходимо постоянно находиться в центре событий и разговоров, участвовать в них непосредственно. От того, как вы себя поставите в данной ситуации, будет зависеть, какое количество информации, в данный момент вас интересующей, вы получите.
Если с партнерами вы должны быть откровенны, поскольку вам еще вести с ними дела в дальнейшем, то с конкурентами необходимо быть в данной ситуации очень осторожным, не выдавая своих планов. Но в это же время их мысли не должны оставаться для вас тайной.
Цель – выяснение деловых качеств и намерений конкурентов вы можете достигнуть на любой из встреч, для этого достаточно хорошо к ней подготовиться и быть более сдержанным и внимательным. Но самые лучшие варианты все же бизнес-ланч и встреча в офисе, где вы сможете либо "взять быка за рога", либо столкнуться с конкурентом лицом к лицу и выяснить его намерения без особого труда. Но стоит помнить, что не всегда слова конкурента могут совпадать с его настоящими намерениями, необходимо уметь в данной ситуации видеть, насколько он откровенен и лоялен.
С партнерами дело выглядит иначе, так как они сами заинтересованы в вас, а это уже большой плюс в общении и получении необходимой информации. Встречи с ними вы также можете организовать в неформальной обстановке или в офисе. В общении с партнерами необходимо самому оставаться откровенным. Такие встречи обычно приносят хороший результат. И, наверное, стоит заметить, что на такую встречу вы должны прийти в полной экипировке, то есть, ваш внешний вид, стиль разговора и жесты должны быть практически идеальными. Ведь даже партнер может в конечном счете стать конкурентом, если сотрудничество с вами его не устроит.
Следующая цель – заинтересовать в себе других. В данном случае речь идет сразу о двух возможных вариантах. Первый – это заинтересовать в себе как в личности, второе – заинтересовать будущих партнеров. Это можно сделать как в неформальной обстановке, пожалуй, это самый лучший вариант, поскольку такая обстановка располагает к общению, так и в офисе.
И, конечно же, тактикой будет являться ваш внешний вид, стиль общения, который не просто выявит все ваши положительные качества, но и покажет предполагаемым партнерам, насколько вы сами сведущи в данной области. С неопытным менеджером никто не захочет связывать свое дело. Вы должны быть осведомлены не только в том, чем занимается именно ваше предприятие, но и предприятие потенциального партнера. Ваши знания станут показателем того, что вы заинтересованы процветании вашего общего дела.
Обсуждение новых проектов и технологий. Эту цель вы сможете достичь на встрече в офисе или на бизнес-ланче. Обсуждение проектов и технологий проводится с партнерами, а значит, в ваши обязанности в данном случае входит задача – не столько показать себя самого, сколько свои знания в данной отрасли и конкретно в данном деле.
Вы должны подготовиться к этой встрече, полностью изучить не только свои проекты, но и проекты, которые вам будут предложены партнером. Это увеличит ваши шансы на положительный результат и уменьшит затраченное на данную встречу время.
Следующая цель, стоящая перед вами, – обсуждение деловых предложений. Если проекты и технологии – это уже что-то конкретное, изложенное на бумаге и представляющее собой сложный ряд запланированных действий, то обсуждение деловых предложений – пока просто разговор на данную тему.
Предложения могут быть самыми разными. Они могут как заинтересовать вас, так и быть совершенно неприемлемыми для вашего предприятия. В первом случае вы не должны сразу показывать своей заинтересованности, так как это может привести как к положительным эмоциям партнера, так и оттолкнуть его, поскольку слишком быстрое согласие может говорить о том, что в данный момент вам как никогда необходима его помощь и поддержка, а значит, вы находитесь не в лучшем положении и согласитесь на любые его условия.
Во втором случае не стоит отказывать партнеру слишком быстро и делать это некорректно. Это заденет его, и в будущем, имея более хорошие разработки и предложения, он не обратится к вам, а найдет себе более сговорчивого и делового партнера. Да и порой неприемлемое на первый взгляд предложение может оказаться довольно выгодным. А вы, не подумав, откажетесь от него.
Словом, итог вашей встречи будет зависеть от многих показателей: тактичности, умения преподнести себя представительно и солидно как перед партнерами, так и перед конкурентами, умения общаться непринужденно, даже если вы в данный момент заняты другим вопросом. И, главное, к любой, даже самой незначительной на ваш взгляд встрече необходимо готовиться заранее, поскольку вы никогда не сможете сказать с уверенностью, что она принесет вам в дальнейшем. Если вы будете выполнять наши рекомендации, то любая деловая встреча пройдет на высшем уровне, что несомненно принесет огромную пользу вашей фирме.
Глава 5. Банкеты и презентации
Каждому деловому человеку приходится посещать или организовывать самому официальные приемы, банкеты, презентации. Это может случиться и с вами. Но в этом случае не стоит делать кислое лицо и морщить лоб, даже если вы больше всего не любите подобных мероприятий. Соберитесь с силами и попробуйте взглянуть на это с другой стороны.
Хотя банкеты и презентации носят официальный характер, все же в такой обстановке можно вести себя более непринужденно. Но это не значит, что при появлении начальника можно набрасываться на него с поцелуями и душить в крепких объятиях. Так что держите себя в рамках приличия. Подобные мероприятия преследуют прежде всего деловой интерес. На таких приемах, как правило, встречаются люди, связанные друг с другом общим делом.
Такие встречи необходимы, потому что на них вы можете уладить некоторые нерешенные задачи в менее строгой обстановке, а также получше узнать людей, работающих с вами, что несомненно отразится на ваших деловых отношениях, но вот в лучшую или худшую сторону, зависит только от вас. Поэтому позвольте дать вам маленький и нехитрый совет: искренне признавайте хорошее в других. Сделайте комплимент коллеге по поводу того, что он или она хорошо выглядит, но не забывайте, что делать это нужно от чистого сердца. Люди почувствуют ваше к ним расположение и в последующем будут относиться к вам с большей симпатией.
Если вы хотите собрать небольшое число приглашенных, банкет можно устроить в своем доме. Присутствие на торжестве у знакомых требует от вас ответного приглашения. Это просто элементарная и общепринятая степень проявления вежливости, и нарушать эти правила крайне нежелательно.
Презентации стали неотъемлемой частью деловой жизни. Они имеют более деловой характер, нежели банкеты. Вначале этого мероприятия дается слово директору какого-либо предприятия или учреждения, после этого можете немного расслабиться, вежливо и сдержанно поздравить начальника и обменяться несколькими фразами с коллегами. Не забывайте, что вы на презентации, а не на вечеринке, и говорить придется только о делах. А вопросы типа: "Как здоровье?", "Что новенького?" и т. п. в подобной ситуации неуместны.
Банкет лучше всего организовать в ресторане или в кафе. В квартире или маленьком доме устраивать такое мероприятие не совсем удобно, так как торжество может принять более домашнюю обстановку. Согласитесь: дома обычно собираются родственники, лучшие друзья и близкие вам люди, а здесь будут коллеги по работе, а деловые отношения очень отличаются от близких.
Помните, чтобы торжество не оказалось стрессовой ситуацией, устраивайте его в соответствии со своими финансовыми возможностями. Не стоит заказывать много блюд и к тому же с нетрадиционным вкусом, потому что, сложившиеся мифы о людях бизнеса и деловой сферы, что они гурманы, постепенно начинают рассеиваться. Они в основном придерживаются обычных вкусов в еде и могут просто не понять вас.
Итак, место для проведения торжества выбрано, определен круг гостей и их количество, теперь вам следует задуматься об их приглашении, и сделать это нужно заранее, недели за две, обязательно в письменной форме. Пригласительную открытку или письмо не начинают со слов: "Здравствуйте". Вежливо и правильно будет обратиться по имени к тому, кого вы приглашаете. Письмо должно нести чисто информационный характер, без лирических отступлений, с точным указанием на то, когда, где и по какому поводу будет происходить данное мероприятие.