Текст приглашения можно отпечатать на машинке или написать от руки. Письмо с кляксами, исправленными ошибками, а также написанное красными или зелеными чернилами, конечно же, не стоит отправлять. Не забудьте о конверте, в который вы вложите письмо или открытку. Вам придется приложить достаточно усилий, чтобы приглашение произвело наиболее благоприятное впечатление на адресата. Оно требует ответа, поэтому в конце письма вы можете указать свой телефон, чтобы гость смог сообщить о своем решении. Если вдруг по какой-то причине гость отказался от приглашения, ни в коем случае не настаивайте и не требуйте объяснений. Это проявление дурного тона, и вряд ли у адресата останется приятное впечатление о вас.
Если среди ожидаемых гостей есть люди очень занятые или забывчивые, вы вправе напомнить им о приближающемся банкете или презентации по телефону, можете оставить сообщение на автоответчике или послать текст по факсу. Возможно, некоторые приглашенные не знакомы друг с другом. Для устранения этой маленькой проблемы их следует познакомить по всем правилам этикета. Младшего по возрасту или положению следует представлять старшему первым, а затем старшего – младшему. Женщине сначала представляют мужчину, а потом мужчине – женщину. Когда вы представляете гостей друг другу, называйте имя, отчество и фамилию. Если есть такая необходимость, можете упомянуть и о его общественном статусе. Но это замечание лучше опустить при представлении очень известных людей.
По законам этикета, при встрече следует дарить подарки. Но не стоит дарить слишком дорогие вещи, чтобы не ставить коллег в неловкое положение. Важны намерения, с которыми вы дарите подарок, а не его цена. Цветы можно дарить в любом случае, только не забудьте, что гортензии и хризантемы – символ скорби. Не стоит рисковать, даря своему шефу ярко-красные розы, свидетельствующие о пылкой любви, лучше придерживайтесь нейтральных тонов: белого, розового, желтого. Никогда не дарите то, что вам самим не нравится. Ведь если вещь вам не по душе, вряд ли она понадобится и тому, кому вы ее дарите.
Если вы выступаете в роли хозяина праздника, вы должны принять все подарки. Исключения составляют лишь дары, которые неприлично принять или они до такой степени ценны, что вы будете чувствовать себя должником. Не забудьте поблагодарить дарителя за его внимание и выразить ему свою признательность. И еще, не "ломайтесь" с целью выудить у дарящего побольше комплиментов в свой адрес и не принимайте подарок после мучительных и утомительных уговоров – это некрасиво.
Когда приглашенных много, хозяин будет не в состоянии принять от всех гостей подарки лично. Для этого отводят специальный стол, на который можно положить все презенты. Очень удобно использовать карточки или визитки с указанием имени дарителя. Также можно прислать подарки до начала церемонии или после ее окончания с благодарственной запиской.
Банкеты и презентации подразумевают особый стиль в одежде. Разумеется, такие торжества не предусматривают одежду спортивного стиля, а также дешевую бижутерию, так как это производит, мягко скажем, не совсем благоприятное впечатление о вашем вкусе. Для мужчин предпочтительнее всего костюмы и галстуки – на презентацию или фраки и бабочки – на банкет.
Для женщин существуют всевозможные вечерние туалеты – строгие и элегантные платья. Хотим дать совет милым дамам – не переусердствуйте с косметикой и духами, потому что если за вами будет тянуться шлейф крепких духов, вы станете раздражать окружающих. То же самое относится и к платьям. Если вы хотите расположить к себе собеседника, мини-платье с глубоким декольте окажется совершенно неуместным на подобных мероприятиях. и вашему партнеру будет просто невозможно сосредоточиться на деловой теме.
Конечно, трудно представить себе женщину без единого украшения. Но как и во всем, вам не должно изменять чувство меры. Избегайте смешения золота и серебра, это произведет дурное впечатление. Вы можете надеть настоящие драгоценности, к примеру, элегантные сережки, небольшое по размеру кольцо, тоненькую цепочку, а также дополнить свой туалет высококачественной бижутерией.
За столом можно закурить лишь в том случае, если так называемый виновник торжества сам курит и предлагает вам присоединиться. Если же он не собирается закуривать, следует сказать: "С вашего позволения" и удалиться в другое помещение, предназначенное специально для этих целей. Именно здесь завязываются более тесные взаимоотношения и обмен различной информацией.
Во время трапезы вполне приемлемы светские беседы. Но не стоит заводить разговор о болезнях либо еще о каких-то неприятных вещах, это неуместно за столом. Гомерический хохот, перешептывание с соседом или соседкой, обсуждение всевозможных сплетен также считаются проявлением бескультурья и дурного тона.
На официальном приеме можно произносить тосты, только постарайтесь, чтобы это не затянулось на продолжительное время, в противном случае вы рискуете лицезреть скучные лица коллег, а угощение на столе остынет.
Если на банкете или презентации среди приглашенных есть гости-иностранцы, уделите им побольше внимания, иначе они окажутся в так называемой "языковой блокаде" и будут безмолвно поглощать приготовленные кушанья.
Как вам наверняка известно из достоверных источников, презентации длятся около двух часов, а банкет – полтора часа. Уходить с официальных приемов следует лишь после того, как главный гость удалится. После этого остальные гости тоже должны потихоньку расходиться, долго не засиживаясь, при этом не забыв поблагодарить организаторов праздника за приятно проведенное время.
Глава 6. Правила ведения переговоров
В человеческом мышлении открыто новое измерение, которое используется деловыми людьми по всему миру, позволяя им улучшать восприятие, память, проницательность и способность принимать рациональные решения. Этот метод делового мышления заключается в умении человека подчинить свой разум делу и заставить его работать в нужном направлении.
Когда это происходит, не только повышается коэффициент вашего интеллекта, но становится возможным даже субъективное общение. Вы получаете способность нейтрализовать причины упадка духа у служащих, снижать недовольство клиентов и партнеров, ликвидировать заторы в производственном процессе.
Любому деловому человеку в процессе производственной деятельности приходится сталкиваться с определенными трудностями в ходе проведения переговоров. Эти трудности обусловлены множеством различных причин. Это может быть и нелегкий характер собеседника, и ваше плохое настроение (самочувствие) или же ваши предубеждения в отношении партнера по переговорам, и т. д. Как бы там ни было, невозможно предусмотреть все факторы, влияющие на ведение переговоров, как и невозможно создать определенный стандарт деловой встречи. Поэтому лучше всего придерживаться общепринятых и испытанных практикой методов и основных правил.
Любая деловая встреча, нацеленная на определенный предмет договора, складывается из трех взаимосвязанных стадий. Это первоначальное знакомство с собеседником, непосредственное обсуждение предмета договора и результат переговоров.
Знакомство с будущим партнером – ключевой момент любой деловой встречи, который зачастую и определяет ее исход. Но, к сожалению, в наш XXI век, когда мы стараемся опередить само время и ускорить естественный ход событий, люди делового мира не особенно заботятся о том, как прошло первое знакомство с человеком, какое впечатление они произвели на собеседника, и стараются как можно скорее перейти к теме переговоров, оправдываясь страшной нехваткой времени. Советуем вам уделить как можно больше внимания знакомству с потенциальным партнером.
Познакомившись с человеком, с которым вам предстоит вести деловые переговоры, вы можете ненавязчиво предложить перейти к непосредственному обсуждению предмета встречи. Ваш разговор на второй стадии деловой встречи не должен быть скоротечным и сумбурным. Старайтесь как можно подробнее объяснить своему собеседнику то, чего вы ждете от данной встречи, что можете предложить ему как глава (или как представитель) компании, и на каких условиях согласны на совместное сотрудничество.
Никогда не спешите перейти к третьей стадии переговоров, а особенно – не показывайте собеседнику, что вы больше него заинтересованы в успешном исходе вашей встречи. После того, как вы договоритесь о всех условиях заключаемой сделки, можете приступать к последнему и самому ответственному моменту – подписанию документов. После подписания документов не стоит сразу срываться с места и бежать на другую встречу, забыв вежливо попрощаться с партнером и пожелать ему успешного дня. Лучше вместе символически отпраздновать продуктивный результат и остаться с коллегой в хороших отношениях. Не забывайте, что ваша репутация и авторитет в деловом мире очень важны.
Не стоит отчаиваться в том случае, если вы не пришли к согласию с партнером и не подписали документы о долговременном сотрудничестве. Ведь известно, что плохой результат тоже является результатом. Возможно, ваш собеседник из той породы людей, которые никогда не верят словам и не сделают ни одного шага, прежде чем все не проверят несколько раз. Такой партнер может договориться с вами о следующей встрече и уже тогда пойти на подписание контракта.
Но возможен и худший вариант – вы не смогли найти с собеседником общих точек соприкосновения и не сумели заинтересовать его своим предложением. В любом случае советуем вам сохранить с ним приятельские отношения, ведь не исключено ваше будущее сотрудничество.
Обратите внимание на 7 правил ведения переговоров. Руководствуясь данными советами, вы сможете добиться максимально успешного результата подобных мероприятий.
7 ПРАВИЛ УСПЕХА.
1. СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ ЭТИКЕТА.
Любой уважающий себя человек знает элементарные правила этикета, но не каждый считает нужным их придерживаться. В вашем разговоре с собеседником прежде всего должна присутствовать элементарная вежливость. Но не стоит путать подхалимство с нею.
Умение правильно обратиться к малознакомому человеку всегда располагает к непринужденной беседе. Лучше не "тыкать" коллеге с первой встречи. Если же вам все-таки наиболее удобна эта форма обращения, деликатно предложите перейти на более простое обращение – "ты".
Правила этикета предусматривают правильный выбор места деловой встречи. Если у вас уже есть опыт в проведении переговоров, наши советы только укрепят вашу уверенность в том, что выбор места деловой встречи откроет будущему партнеру многие стороны вашей личности. Многолетняя практика показывает, что наиболее продуктивно деловые переговоры проходят в приятной, непринужденной обстановке. Поэтому лучше заранее осведомиться о вкусах вашего партнера и постараться им не противоречить.
Если же вы мужчина, а вашим собеседником является деловая леди, не стоит забывать о том, что женщина в деловом мире остается прежде всего женщиной и только потом деловым партнером. Итак, каким образом должен вести себя мужчина, не желающий показаться даме грубым и невоспитанным? Прежде всего, ему следует соблюдать некоторые правила, обязательные для культурного и тактичного человека. Во-первых, в присутствии некурящей женщины мужчина не должен курить; во-вторых, в помещение первой входит дама; в-третьих, вставая из-за стола, мужчина должен помочь собеседнице, отодвинув ее стул, и поставить его на место; в-четвертых, отвозя даму на такси или на своей машине, он должен первым выйти из автомобиля и помочь выйти ей, а затем подождать, пока она не войдет в подъезд.
В правилах этикета значительное место занимают манеры разговора. Так вот, при ведении делового разговора эти правила приобретают более жесткие рамки. Если ваш собеседник не славится хорошими манерами и умением правильно говорить, не стоит уподобляться ему и забывать о культуре ведения беседы.
Ни в коем случае непозволительно опаздывать на деловые встречи. Пунктуальность и точность возвысят вас в глазах вашего будущего партнера, а ваше опоздание заранее настроит его враждебно. Так вы сами поставите себя в более сложное положение и вам будет трудно преодолеть этот барьер.
2. ПРОСМОТР ВОЗМОЖНЫХ ВАРИАНТОВ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ.
Перед тем, как сесть за стол переговоров, вы должны предусмотреть все возможные варианты их проведения. Никакой непредвиденный вопрос не должен застать вас врасплох, никакая нестандартная ситуация не должна привести вас к замешательству. Как можно тщательнее просчитайте все возможные вопросы собеседника и подготовьтесь на них грамотно ответить. Заранее продуманным разговором легче "управлять". Попробуйте предугадать несколько различных экстренных ситуаций и подумайте, как из них лучше выйти. Только тщательное планирование деловых переговоров приводит к желаемым результатам.
3. АКТИВНОСТЬ, УЛЫБЧИВОСТЬ, ХОРОШЕЕ НАСТРОЕНИЕ, ЭНЕРГИЧНОСТЬ.
Проведение переговоров предусматривает наивысшую активность головного мозга. Вы должны уметь скапливать энергию в организме и правильно ее расходовать. На деловой встрече нельзя сидеть с поникшим видом или еще того хуже – рассказывать собеседнику о своих проблемах. Напротив, вы всем своим видом должны излучать энергию, быть улыбчивым и уметь вовремя пошутить. Идти на деловые переговоры нужно с хорошим настроением, даже если человек, с которым предстоит беседовать, не очень вам приятен, или же ваш день был испорчен неприятной новостью. Учтите, что откладывать переговоры – признак дурного тона. Это допустимо только в тех случаях, когда иного выхода сложившаяся ситуация не дает.
4. ПОЛНАЯ КОНЦЕНТРАЦИЯ ВНИМАНИЯ, СОСРЕДОТОЧЕННОСТЬ.
Во время деловых переговоров вы должны быть максимально внимательны и уметь "сортировать" получаемую информацию. Упущенная фраза собеседника приведет к тому, что вы либо зададите вопрос об уже сказанном ранее, либо промолчите, посчитав некорректным переспрашивать.
Всегда умейте слушать, старайтесь не перебивать и не опережать события во время разговора. Вы можете спросить о том, что осталось для вас неясным, когда собеседник закончит все объяснения и спросит, что еще вы хотели бы узнать по этому поводу.
5. ОБЩЕНИЕ НА РАВНЫХ.
Для достижения успеха недостаточно просто создать здоровую, хорошо организованную и спланированную рабочую обстановку. Не менее важен в деловых переговорах эмоциональный климат. Страхи и сомнения в собственной правоте приведут, в конечном итоге, к некачественному проведению переговоров и к снижению эффективности всех последующих деловых встреч.
Знайте цену себе и своим словам. Ваш собеседник обязательно почувствует, что вы чего-то недоговариваете, но у вас не хватает напористости и решимости спросить его об этом. Если ваше предложение кажется вам излишне дерзким, попробуйте сначала преподнести его партнеру в форме шутки и проследите, как он на это отреагировал.
6. ГИБКАЯ ПАМЯТЬ И ВЕДЕНИЕ ЗАПИСЕЙ.
Хорошая память вовсе не исключает ведения ежедневных записей, а скорее даже их предполагает. Человеческая память позволяет нам запомнить огромное количество полезной и бесполезной информации, но мы еще не научились запоминать то, что нам действительно нужно, и не засорять память ненужной информацией.
Если даже вы на 100 % уверены в своей памяти и никогда не пользовались записными книжками, советуем не отказываться от нашего совета и пользоваться на переговорах ежедневником. По прошествии нескольких недель вам не нужно будет напрягать память и вспоминать, о чем же вы беседовали. Достаточно будет заглянуть в свои записи.
Но многие деловые люди ведут записи, однако часто не по теме разговора, а ради развлечения. Советуем им упорядочить свои заметки в блокноте, чтобы при необходимости не было мучительно трудно их "расшифровывать" и тратить свое драгоценное время.
7. РАВНОВЕСИЕ И СБАЛАНСИРОВАННОСТЬ.
Собираясь на ответственную и важную деловую встречу, проведите маленький аутотренинг. Поверьте многочисленному опыту, он помогает собраться с мыслями, настроиться "духом и телом" на проведение переговоров. Отбросьте все тревожащие вас проблемы на некоторой время. Вам хватит 5 минут для того, чтобы привести мысли в порядок и сконцентрироваться на предстоящей встрече. Будьте уверены, ваш собеседник почувствует спокойствие, с которым вы будете вести переговоры. Психологический тренинг заключается в повторении четырех ключевых фраз всего делового мира.
– Я очень удачливый человек, мне всегда и во всем везет.
– Я очень умный человек, меня невозможно провести.
– Я никогда не расстраиваюсь, я всегда весел и жизнерадостен.
– Я очень гордый, я всегда выхожу из любой ситуации с высоко поднятой головой.
И самое главное – всегда будьте уверены в собственных силах, и успех не обойдет вас стороной.
Часть 3. Деловая документация
Глава 1. Пишем деловое письмо
С развитием различных средств связи значение деловой переписки нисколько не уменьшилась. Несмотря на то, что современная техника позволяет нам немедленно связаться с кем угодно и обсудить все интересующие вас вопросы в любой момент, традиция деловых писем, как особого средства взаимоотношений, продолжает существовать.
Фиксация мыслей и сведений на бумаге имеет свои плюсы, так как позволяет тщательно спланировать структуру сообщения, обдумать каждое слово, найти самое лучшее выражение для своих мыслей. Деловые письма становятся незаменимы, если вы ведете достаточно сложные дела. Более того, информация, изложенная в деловом письме, строго конфиденциальна, то есть, без разрешения (вашего или вашего адресата) постороннее лицо не сможет ее получить.
То, что какие-то сведения, обязательства или требования изложены в деловом письме, делает возможным хранение этой информации так долго, как вы посчитаете нужным, и в случае необходимости использование ее в качестве письменного свидетельства в судопроизводстве.
И самое главное – тщательно составленное, грамотное деловое письмо – это визитная карточка компании. Именно оно произведет необходимое впечатление о вашей организации на тех, кому вы отправляете такую корреспонденцию.
Приняв решение написать деловое письмо, подойдите к этому процессу с особой тщательностью. Дело в том, что составление деловых писем несколько отличается от обычной, неофициальной корреспонденции.
Чтобы ваше письмо достигло своей цели, необходимо тщательно его спланировать. С самого начала решите, о чем вы будете писать, а самое главное – зачем, вам необходимо четко сформулировать цель своего письма. После этого подберите весь необходимый материал и обдумайте способ его изложения. Вам придется тщательно продумать всю структуру письма, а также подтвердить содержание документами, архивами или запросить самую свежую и полную информацию по тому или иному вопросу. Каждый факт, излагаемый вами в деловом письме необходимо тщательно проверить, так как в этой области корреспонденции не допускается ни малейшей неточности или недостоверности. Имейте в иду, что письмо – это ваше официальное заявление, поэтому составляйте его таким образом, чтобы впоследствии у вас не возникало необходимости опровергать или исправлять информацию, изложенную в нем. Если сведения для делового письма уже отобраны и тщательно выверены, сделайте первый вариант чернового наброска, то есть, запишите все факты, которые вы собираетесь изложить в письме, и расположите их в нужной последовательности. Это поможет вам составить хорошо продуманный, логически связный план. От последовательности изложения информации во многом зависит, насколько эффективным будет воздействие вашего послания.