б) 3 года (квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности);
в) 5 лет (первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры: Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. п., полугодовые отчеты организаций);
г) 10 лет (годовые отчеты организации, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним).
Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранятся до списания с баланса.
Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 лет минус возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
61. Требование рациональной организации процесса документооборота
Четкая и налаженная система учета на предприятии достигается благодаря рациональной организации процесса документооборота (как будет перемещаться, обрабатываться, оформляться, храниться учетная документация).
Рациональной организации процесса документооборота способствуют:
1) быстрота и качество обработки всей исходной документации (зависит от способов и форм обработки информации, от качественного выполнения работы функциональными специалистами);
2) непрерывность движения документов по своим направлениям (от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам) без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах;
3) внедрение в организациях и учреждениях централизации учета (позволяет отказаться от большого количества учетных документов, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета;
4) ускорение движения документов. В крупных организационных системах особенно важно добиваться сокращения пунктов, проходимых конкретным документом, и времени нахождения в этих пунктах. Достигается за счет осуществления следующих мероприятий:
а) определения сроков нахождения документов в каждом отдельном пункте его обработки;
б) обеспечерия строго контроля за прохождением документа по пути движения;
в) развития и совершенствования материально– технической базы по сбору и обработке рабочей документации;
г) четкого соблюдения всеми структурными подразделениями графика документооборота;
5) анализ документопотоков. Предусмотрены следующие мероприятия:
а) сопоставление объемов учетной информации с полной своевременностью ее отражения учете;
б) выявление недостатка или избытка количества документов, необходимых для учета финансово-хозяйственной информации;
в) совершенствование технологий обработки информации, т. е. применение ручных, автоматизированных способов обработки исходя из необходимости и обоснованности;
6) механизация и автоматизация документооборота в совокупности с упорядочением первичной документации.
Документы, поступившие в бухгалтерию, подвергаются проверке (по форме – арифметическая проверка, по существу – проверка законности и целесообразности). Проверенные документы обрабатываются. Бухгалтерская обработка проверенных и принятых документов включает в себя расценку, группировку, разметку. Проверенные и обработанные документы подготавливают для сдачи в архив (формирование документов в дела) с соблюдением необходимых требований. После проведения всех указанных мероприятий документы сдаются в архив.
Изъятие первичных документов у организации может осуществляться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
В целях обеспечения сохранности документов в архиве периодически, в сроки, установленные руководителем учреждения, но не реже 1 раза в год проводится проверка наличия и состояния материалов.
В случаях исчезновения документов комиссия устанавливает причину данного факта, а также виновника, к которому применяются меры взыскания. При необходимости для участия в работе комиссии могут приглашаться представители следственных органов. После истечения сроков хранения документы могут быть уничтожены. На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые подписываются членами комиссии, назначенной приказом руководителя учреждения.
62. Материально-производственные запасы – основной элемент процесса производства
Материально-производственными запасами (МПЗ) являются различные вещественные элементы, которые используются в качестве предметов труда в производственном процессе и которые полностью потребляются в каждом цикле и целиком переносят свою стоимость на затраты по изготовлению продукции.
Основными нормативными актами, определяющими порядок учета МПЗ, являются Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально– производственных запасов" (ПБУ 5/01) от 09.06.2001 г. и Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина РФ 28.12.2001 г.
МПЗ подразделяются на ценности, принадлежащие организации по праву собственности (а также праву хозяйственного ведения или оперативного управления) и не принадлежащие ей по такому праву.
К товарно-материальным ценностям, принадлежащим организации, относятся изготовленные, купленные, либо полученные в иной форме ценности, которые находятся на складе и в производстве:
1) получаемые ценности, находящиеся в пути, если к организации в соответствии с договором о поставке перешло право собственности на них;
2) ценности, принадлежащие организации, отданные другим организациям в переработку, а также на реализацию, в т. ч. на условиях комиссии, до перехода права собственности на них к покупателю;
3) принадлежащие организации ценности, учитываемые в залоге, как находящиеся на складе организации, так и переданные на хранение залогополучателю.
Товарно-материальные ценности, не принадлежащие организации по праву собственности и другому аналогичному праву, но по условиям договора находящихся у нее, учитываются отдельно по их видам за балансом:
1) ценности, принятые на ответственное хранение, в случае отказа в установленном порядке от оплаты счетов поставщиков; а также запрещенные к расходованию до оплаты счетов поставщиков;
2) ценности, принятые в переработку без оплаты их стоимости;
3) ценности, принятые от поставщиков для реализации на условиях комиссии (консигнации).
В соответствии с порядком использования товарно-материальные ценности подразделяются на:
1) ценности, используемые в производстве, – сырье, материалы, полуфабрикаты, топливо, строительные конструкции и т. п.;
2) ценности, предназначенные для продажи, – готовая продукция и товары;
3) ценности, используемые как средства труда, – в виде инвентаря и хозяйственных принадлежностей;
4) ценности, которые после их монтажа будут функционировать в составе основных средств. Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. При этом определение фактической себестоимости зависит от порядка поступления материально-производственных запасов в организацию.
Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, является сумма фактических затрат организации на приобретение за минусом налога на добавленную стоимость (НДС) и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).
Учет и формирование затрат на производство материально-производственных запасов осуществляется организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции. Информация о поступлении материально-производственных запасах, включая согласие на оплату (акцепт) или отказ от акцепта, содержится в формах бухгалтерского учета.
Формы бухгалтерского учета по учету МПЗ:
1) форма № М-2, № М-2а (доверенность);
1) форма № М-4 (приходный ордер);
1) форма № М-7 (акт приемки материалов);
1) форма № М-8 (лимитно-заборная карта);
1) форма № М-11 (требование-накладная на отпуск материалов);
1) форма № М-17 (карточка учета материалов);
1) форма № 1-Т (товарно-транспортная накладная).
63. Особенности бухгалтерского учета МПЗ
В зависимости от конкретного вида МПЗ их учет может вестись на следующих счетах бухгалтерского учета:
1) 07 "Оборудование к установке" (учитывается оборудование к установке до начала его монтажа);
2) 10 "Материалы" (те материалы, которые предназначены для использования в производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг);
31) 11 "Животные на выращивании и откорме" (молодняк животных, взрослые животные, птица, звери);
4) 43 "Готовая продукция" (предназначенная для продажи);
5) 41 "Товары" (товары, приобретенные организациями для продажи).
Бухгалтерский учет запасов, не принадлежащих организации, но находящихся у нее на балансе, ведется на забалансовых счетах, таких как:
счет 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" (учитываются только те запасы, по которым организация отказалась от оплаты, которые нельзя по условиям договора использовать до их полной оплаты);
счет 003 "Материалы, принятые в переработку" (учитываются те материалы, которые приняты временно, в переработку);
счет 004 "Товары, принятые на комиссию" (товары, принятые посреднической организацией);
счет 005 "Оборудование, принятое для монтажа" (оборудование, принятое строительной организацией).
В соответствии с ПБУ 3/01 материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.
Существуют два вида формирования фактической себестоимости материалов.
Первый способ формирования фактической себестоимости материалов осуществляется с использованием счета 10 "Материалы". По дебету этого счета отражаются фактические расходы на изготовления материалов.
Аналитический учет по счету 10 "Материалы" организуется по отдельным наименованиям материалов и их местонахождению.
Данный способ используется на предприятиях:
1) с небольшой номенклатурой используемых материалов;
2) с небольшим количеством поставок материалов за период;
3) с одновременным поступлением бугалтерию данных дел формирования фактической себестоимости товаров.
Второй способ формирования фактической себестоимости материалов осуществляется с применением счетов 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонение в стоимости материалов" и заключается в том, что информация о фактической себестоимости материалов определяется путем суммирования данных, отраженных по Дебету счета 10 "Материалы" и Дебету счета 16 "Отклонение в стоимости материалов". При этом по Дебету счета 10 материалы учитываются по учетным ценам, а на счете 16 "Отклонение в стоимости материалов" показывается разница между учетной ценой и фактической себестоимостью заготовления материалов. В качестве вспомогательного счета используется счет 15 "Заготовление и приобретение материалов". Организации самостоятельно выбирают ту учетную цену, которая соответствует характеру их деятельности (цену поставщикую, фактическую себестоимость материалов по данным предыдущего; фиксированную цену, утверждаемую на определенный период времени).
Выбранный метод формирования фактической себестоимости материалов должен быть закреплен в учетной политике предприятия.
При поступлении материалов на склад они приходуются по учетной цене, которая будет использоваться в дальнейшем для расчета себестоимости списания материала в производство по методам лифо, фифо или средней себестоимости.
Все данные о фактических расходах при заготовлении материалов собираются по Дебету счета 15 "Заготовление и приобретение материалов". В конце отчетного месяца остаток по счету 15 "Заготовление и приобретение материалов" списывается на счет 16 "Отклонение в стоимости материалов".
64. Негативные явления в производственно-хозяйственной деятельности
Процессы производства, заготовления, продажи редко идут без сбоев, различные негативные факторы мешают их полноценному осуществлению.
Среди негативных явлений, тормозящих данные процессы, можно выделить недостачи и хищения товарно-материальных ценностей; потери вследствие боя, лома, порчи; брак в производстве, прочие потери товарно-материальных ценностей.
Недостачи и потери товарно-материальных ценностей могут возникать в результате транспортировки, хранения и реализации.
Классификация недостач и потерь товарно-материальных ценностей:
1) по видам потерь (естественная убыль; завес тары; порча, бой, лом, брак в производстве);
2) по видам товарно-материальных ценностей (сырье и материалы; полуфабрикаты; готовая продукция (выполненные работы, оказанные услуги);
3) по месту возникновения потери (перевозка; хранение; реализация; производство);
4) по способу нормирования (нормированные; ненормированные).
Нормированные потери характеризуются физико-химическими свойствами продуктов производства (естественной убылью, потерями от боя, завеса тары), психологическими и другими факторами.
Ненормируемые потери возникают в результате бесхозяйственности производственных рабочих и материально ответственных лиц (порча товаров, хищения).
Все виды потерь относятся к непроизводственным расходам, которые оказывают отрицательное воздействие на финансовые результаты деятельности предприятия, т. е. снижают прибыль и рентабельность, тормозят производственный процесс.
Нормы естественной убыли регламентируются законодательством, зависят о климатических зон, сроков и условий хранения, времени года и других условий и устанавливаются в процентах к стоимости сырья.
Если выявленная недостача определяется в пределах норм естественной убыли, то такая недостача списывается с материально ответственного лица.
Недостача может также быть выявлена при приемке товаров от транспортной организации. В таком случае представитель передающей стороны должен сделать соответствующую отметку в транспортной накладной.
Учет завеса тары – разница между фактической массой тары, определенной после ее высвобождения из-под товара, и массой тары то трафарету. Массу такого товара определяют путем вычитания из массы брутто массы тары по маркировке, определять массу изделия путем взвешивания нельзя. Завес тары возникает по объективными причинам и указывает на то, что продукции продано (отпущено, передано) меньше, чем оприходовано, в результате возникает необходимость в списании суммы завеса с материально ответственного лица как излишне оприходованный товар.
Завес тары оформляют специальным актом; списывать выявленный завес тары можно за счет поставщика, за счет специальной скидки на завес тары, предоставляемой поставщиком, отнести на виновных лиц, когда невозможно предъявить претензию поставщику, за счет торговой организации, когда невозможно выявить виновных лиц.
Порчу, бой, лом произведенной продукции оформляют актом, в котором указывают наименование, артикул, сорт, цену, количество и стоимость товаров, причину и виновников потерь, возможности дальнейшего использования продукции (изделий), уничтожения.
Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостачи и порчи списываются на издержки производства или обращения.
Браком считаются изделия и полуфабрикаты, которые по своему качеству не соответствуют установленным стандартам, технологическим условиям или договорам.
Учет потерь от брака ведут на синтетическом счете 28 "Брак в производстве".
65. Теоретические основы составления бухгалтерской отчетности
Бухгалтерская отчетность представляет собой совокупность показателей и аналитических данных об имущественном и финансовом положении организации и результатах ее хозяйственной деятельности за определенный период (отчетный).
Федеральный закон РФ "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (с изм. и доп. от 23.07.1998 г № 123-ФЗ) обязывает составлять на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность.
При составлении бухгалтерской отчетности необходимо учитывать, что:
1) день представления организацией бухгалтерской отчетности определяется по дате ее почтового отправления или дате фактической передачи по принадлежности (ст. 15, п. 4, 5 Федерального закона);
2) бухгалтерская отчетность в составе "Бухгалтерского баланса", "Отчета о прибылях и убытках" представляется с приложением к ней пояснительной записки, а также аудиторского заключения (в тех случаях, когда производственная организация подлежит обязательному аудиту, – ст. 7 п. 2 Федерального закона "Об аудиторской деятельности" от 07.08.2001 г. № 119-ФЗ);
3) бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Достоверной и полной считается бухгалтерская отчетность, сформированная исходя из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету;
4) в случае выявления недостаточности данных для формирования полного представления о финансово-хозяйственной деятельности организации и изменениях в ее финансовом положении исходя из ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации" в бухгалтерскую отчетность организация включает соответствующие дополнительные показатели и пояснения;
5) необходимо обеспечить нейтральность информации, содержащейся в ней, т. е. исключить одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими. Информация не считается нейтральной, если посредством отбора или формы представления она влияет на решение и оценки пользователей с целью достижения предопределенных результатов или последствий;
6) бухгалтерская отчетность организации должна включать в себя показатели деятельности всех филиалов, представительств и иных подразделений, в т. ч. выделенных на отдельные балансы;
7) при составлении бухгалтерской отчетности за отчетный год отчетным годом является календарный год с 1 января по 31 декабря включительно;
8) первым отчетным годом для вновь созданных организаций считается период с даты их государственной регистрации организации по 31 декабря соответствующего года, а для организации, созданных после первого октября, – по 31 декабря следующего года;
9) при заполнении отчета о прибылях и убытках (формы № 2) следует руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденным Приказом Минфина России от 06.05.1999 г. (в редакции от 30.03.2001 г.) и Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России от 06.05.1999 г. № 33н (в редакции от 30.03.2001 г.);