15. Уметь вести переговоры и находить общий язык с самыми разными собеседниками. Уважительно добиваться нужных решений от госчиновников, извлекать информацию из поставщиков, решительно и с достоинством отстаивать свою точку зрения перед начальством, покровительственно и в то же время демократично общаться с подчиненными, серьезно и значимо выглядеть в глазах коллег…
В общем, в некоторой степени быть психологом и актером.
Этот список можно продолжать бесконечно долго, но даже если включить в него десять тысяч пунктов, любой практикующий закупщик все равно найдет, чем его дополнить!
Если перефразировать один известный анекдот, то может получиться такая история.
Приходит мужчина в отдел кадров фармацевтической компании устраиваться на работу, инспектор его спрашивает:
- Вы к нам на какую вакансию?
Мужчина начинает рассказ "издалека":
- Ну, я, видите ли, бывший военачальник, руководил спецотрядом быстрого реагирования, в совершенстве владею правилами рекогносцировки, ориентирования на незнакомой местности и взаимодействия с враждебной средой…
- Вы, наверное, в службу внутренней безопасности?.. - спрашивает кадровик.
- Да нет же, я в последнее время занимался планированием, составлял программы для расчета норм потребления и расхода…
- А, так вы, наверное, экономистом в плановый отдел или, может, в IT?
- Нет-нет. Я, видите ли, эксперт по химическому сырью, кстати, сейчас повышаю квалификацию на курсах биохимиков…
- А-а-а, так вы, технолог в производственный отдел! - наконец-то "угадывает" сотрудник отдела кадров.
- Да нет же, - теряет терпение мужчина, - я ваш новый снабженец!!!
А вот так выглядит типичный день закупщика-универсала.
…Не успел прибежать, как начались телефонные звонки. А еще чтение почты, написание срочных писем. Проверка остатков на складах и заявок на проведение срочных закупок. Подготовка договоров на поставку с новыми поставщиками и дополнительных соглашений со старыми. Звонки в разные инспекции с уточнениями - не выдали ли нам еще согласование на ввоз в РФ? Не готов ли еще акт торгово-промышленной палаты, подтверждающий обнаружение скрытых недостатков? Нет ли еще результатов аудиторской проверки нашего нового подрядчика?
Пришли из коммерческого отдела. Не поспевают с заказом из-за того, что мой поставщик не произвел вовремя отгрузку комплектующих. Ну и зачем так орать? И так ясно, что я крайний…
Принесли стопку каких-то протоколов - результаты проверки качества поступившего накануне товара. Из четырех партий на две надо составлять претензии по качеству!
И при этом каждые 5 минут - ответы на непрекращающиеся телефонные звонки!!!
А еще срочное составление отчета для гендиректора по закупкам прошлого месяца. Еще более срочное составление плана платежей на следующую неделю для финансового директора. Безостановочные телефонные звонки отвлекают от чтения и проверки заковыристого договора, присланного новым поставщиком.
Обзвон знакомых автотранспортных компаний в поисках машины, которую можно срочно послать за грузом в небольшой городок в тысяче километров отсюда. Машину надо обязательно найти, иначе коммерсанты меня просто прихлопнут, как муху!
Теперь, если повезет, - небольшой перерыв на обед. "Обед" - это пожевать что-нибудь быстро на ходу, чтобы урчание в животе не заглушало телефонные звонки…
И снова письма, общение по телефону, договоры. Кстати, договоры! Этот надо было подписать еще вчера!..
Бегом со срочным договором в кабинет директора, который собрался уезжать и уже не вернется сегодня. Десятиминутное объяснение, почему подписание нельзя отложить на завтра. Потом директор за 10 секунд ставит свою закорючку, дает задание к следующему утру сделать ему отчет обо всех заключенных с начала месяца договорах с указанием, в какой стадии находится их выполнение, и уезжает.
Отправка договора по факсу. Последний лист с печатью никак не проходит, а секретарша, как назло, куда-то ушла. И снова здравствуйте, примите же факс, черт возьми!..
Приходит водитель, уезжающий сегодня в ночь за заказанным вчера грузом, и требует доверенность, схему проезда и чтобы его загрузили "там" прямо с утра. Бегом собрать нужные бумажки. "Счастливого пути, Николай, если что - звони мне на сотовый".
Снова письма и звонки. Главбух требует уточнить реквизиты иностранного поставщика, которому надо срочно выставлять аккредитив. Боже, у них же там еще раннее утро! Надо написать самому себе записочку, чтобы не забыть еще раз позвонить перед уходом домой.
На столе накопилась огромная пачка пришедших по факсу документов. Срочно разложить: счета и накладные налево, коммерческие предложения направо, договоры по центру, официальные письма и ответы на претензии - на потом.
Звонок от финансового: где счета на оплату? Или у тебя нет на завтра платежей?
Упс, завтра же платежный день!
Конечно, есть счета!!!
Срочная проверка всех накопившихся за последние 3 дня счетов… Вот эти вообще просроченные, а вот тут надо удержать пять тысяч за нарушенную упаковку и, кстати, надо бы записать где-нибудь, а то забуду.
Бегом с пачкой счетов к финансовому. Медленным усталым шагом назад. Нет, медленным нельзя - снова разрывается телефон. Это охранник с проходной: "К вам пришли на переговоры из фирмы "Крестики-нолики""…
О ужас, у меня же переговоры!!! Где же папка по этим "Крестикам-ноликам"? Хоть бы вспомнить, о чем мы договаривались…
Срочный звонок - долго разыскиваемый поставщик супердефицитных полимеров прочел наше объявление на сайте и готов сделать поставку, только нужно узнать тариф от его станции до нашей. Повисите на трубке, я загляну в тарификатор… М-да, дороговато что-то получается. Оставьте телефончик, я вам перезвоню.
Переговоры в конференц-зале. Таблицы, диаграммы, презентации. Хорошо подготовились, однако. Надо оставить им свой договор, пусть изучают. Возможно, в следующем месяце можно будет сделать пробную поставку.
На сотовый звонок коммерческого: нужен измеритель уровня радиации для выездной лаборатории! "Срочно узнай, где можно купить и сколько стоит". Прямо вынь да положь! Ладно, поищу в Интернете.
Слава богу, переговоры позади. Назад, в свой офис. Ой, а где же все сотрудники? И почему за окном так темно? Ничего себе, уже двадцать минут восьмого!
Так, отправить еще два срочных факса, скинуть платежку, позвонить в Канаду - и домой…
Глава 7. Рейтинг поставщиков
Мы выбираем, нас выбирают…
Песня из к/ф "Большая перемена"
С именем Иван, без имени - болван.
Пословица
Как правильно оценить и выбрать поставщика
Человеку свойственно постоянно изводить себя разными сложными и не очень вопросами. Быть или не быть? Что было раньше: курица или яйцо? Кто виноват и что делать? Есть ли жизнь на Марсе? На красное или на черное? Орел или решка? Ну и т. д. до бесконечности.
Закупщик тоже постоянно изводит себя вопросами, в основе большинства которых лежит необходимость постоянного выбора. Я имею в виду выбор поставщиков. А иногда и выбор между их качеством и количеством.
И правда, что лучше: иметь несколько поставщиков, готовых посоревноваться между собой и значительно снизить цену предложения ради того, чтобы продать тебе нужный товар, или все-таки лучше постоянно работать с одной-двумя проверенными компаниями, которые точно не подведут и ничем неприятно не удивят, но и цены особо не сбавят?
Кого предпочесть: одного надежного или нескольких перспективных?
Довериться сложившимся предпочтениям или рискнуть?
При прочих равных условиях (цена - качество) - кого предпочесть?
Вопросы далеко не праздные, и ответить на них однозначно невозможно, потому что очевидность какого-либо из вариантов может оказаться следствием субъективного и ошибочного восприятия действительности.
Вроде бы на поверхности лежит ответ, подсказанный народной мудростью: "Старый друг лучше новых двух". Однако под гладкой поверхностью часто скрывается бездонная пропасть. Поэтому чтобы правильно ответить на эти вопросы, необходимо учесть очень много разных факторов и критериев. А чтобы не запутаться в них, надо постараться систематизировать свой опыт взаимодействия с разными поставщиками и зафиксировать сделанные выводы.
Помочь в этом может система оценки поставщиков.
В той или иной форме она существует в каждой компании. В некоторых из них она не выходит дальше примитивного уровня устных обсуждений и "наклеивания ярлычков", а где-то система оценки поставщиков поставлена на такую формализованную основу, что иногда этот процесс выходит из-под контроля и система разрастается как опухоль, приобретая вид многотомных отложений информации на бумажных, магнитных, электронных и прочих носителях.
Я знаю компанию, в которой есть огромная комната, до самого потолка заполненная разными досье, включающими переписку, копии уставов, договоры, анкеты, каталоги, оценочные листы и прочие документы по каждому поставщику. Эта комната представляет собой предмет гордости закупочного офиса компании. Ведь само ее существование является доказательством соответствия его работы четко регламентированной процедуре накопления сведений о поставщиках, являющейся многократно дополненной и усовершенствованной частью системы менеджмента качества, принятой в компании. Представляете себе огромное помещение, битком набитое папками с бумагами?! Бюрократы из сферы менеджмента качества могли бы устроить себе там комнату психологической разгрузки, где можно было бы иногда уединяться, чтобы пустить слезу умиления…
Конечно, в большинстве случаев до крайностей не доходит. Большинство компаний используют промежуточные варианты оценки поставщиков и фиксации своих оценок.
Лично я как сторонник минимизации бюрократии считаю, что система оценки поставщиков не должна быть формальной, направленной только на то, чтобы пустить пыль в глаза разным внешним и внутренним проверкам и контролирующим органам. Это должна быть работающая система, целью которой является оптимизация процесса закупок, облегчение принятия решения о выборе поставщика и о приобретении у него того или иного товара.
Итак, каковы же основные критерии выбора поставщика?
Прежде чем ответить на этот вопрос, давайте разделим процесс выбора поставщика на два направления, исходя из наличия или отсутствия совместного опыта делового сотрудничества.
В этом случае задача выбора будет выглядеть следующим образом: выбор нового поставщика (первичный); выбор поставщика из уже действующих (сравнительно-оценочный).
При первичном выборе поставщика закупщик обычно руководствуется как формальными, так и неформальными критериями.
Формальные критерии - на мой взгляд, те, которые позволяют сделать вывод об официальном статусе компании и общей легитимности ее бизнеса. Для того чтобы сделать первые выводы о статусе компании, достаточно запросить у лица, уполномоченного вести с вами переговоры, стандартный пакет документов. Это могут быть свидетельство о государственной регистрации юридического лица, копия устава, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, справка из банка с реквизитами компании, образцы накладных и счетов-фактур, сертификаты соответствия на предлагаемый товар и т. д. Этот список можно продолжать до бесконечности.
Во многих компаниях существует некая стандартная процедура заполнения новым поставщиком специально составленной анкеты, в которой основные данные компании могут быть дополнены другими сведениями, которые интересуют закупщика. Например, перечнем основных клиентов, описанием основных рынков сбыта, списком дочерних компаний, филиалов, дистрибьюторов, зарубежных партнеров и т. д.
Обычно "Анкета нового поставщика" после беглого просмотра подшивается закупщиком в папочку, из которой при удачном раскладе со временем может вырасти целое досье. Образец анкеты нового поставщика вы можете найти в конце книги (приложение 2).
К формальным показателям я бы также отнесла декларируемое качество товара и его цену. Эта информация может дать закупщику лишь относительные ориентиры, легкую пищу для размышлений, этакий "аперитив", поскольку в вопросах качества в первую очередь важны не декларируемые показатели, а фактические.
Цена тоже далеко не объективный показатель, поскольку она может быть искусственно завышена, чтобы сыграть на стереотипе "высокая цена = высокое качество", либо несколько занижена, чтобы создать временное дополнительное преимущество перед конкурентами и "проникнуть" в круг ваших действующих поставщиков. Если же цена товара соответствует среднерыночной, то это тем более ни о чем конкретном не скажет.
Неформальные критерии, на мой взгляд, являются гораздо более значимыми.
Прежде всего это репутация поставщика как делового партнера. Чтобы получить о ней максимально объективное представление, надо стремиться узнать о нем как можно больше.
Кто его основные клиенты?
Как долго он работает на этом рынке?
Выросла ли за это время его компания или, наоборот, уменьшилась?
Является ли компания производителем товаров и услуг или посредником?
Всегда ли выполняются обязательства?
Как ведут себя представители компании в конфликтных ситуациях?
Были ли у компании судебные разбирательства?
Если да, то чем они были вызваны и чем закончились?
Честные и прямые ответы на эти вопросы очень редко можно получить "из первых рук", обычно их получают у разных референтных лиц - в том числе и у конкурентов - из Интернета, из общения с другими клиентами.
К неформальным критериям также можно отнести результаты оценки качества предоставленных на рассмотрение образцов, хотя зачастую этот критерий не является показательным. А все потому, что есть поставщики, которые в качестве образцов предоставляют самый лучший отборный товар, а когда получают заказ на масштабную поставку, начинают отгружать низкопробный ширпотреб.
Был такой случай с сотрудниками одной подмосковной кондитерской фабрики. Они искали нового поставщика меда и нашли его. Он привез на пробу восхитительный натуральный цветочный мед, с удивительно чистым тонким ароматом, нужной консистенции, свежего сбора. Он был немного дороже, чем рассчитывали кондитеры, но действительно стоил того, и они ударили по рукам с представителем фермерского хозяйства.
Когда же договор был подписан и начались регулярные поставки, настоящий мед попал на кондитерскую фабрику лишь в первых двух-трех партиях. Затем стали поступать партии, сильно разбавленные сахарным сиропом и вареньем из одуванчиков. Слава богу, на фабрике работали специалисты, которые быстро выявили фальсификат.
Поэтому хотя предоставление образцов новым поставщиком - это правильный и логичный шаг в процессе знакомства с ним, это далеко не самый главный показатель качества продукта, и его не стоит переоценивать.
Еще один неформальный критерий, которым желательно воспользоваться при заключении первой крупной сделки с новым поставщиком, - личное знакомство с его основными средствами. Это может быть посещение производства, складских помещений, офисов, магазинов, автопарков и т. д. Хороши все средства, которые могут убедить вас в серьезности и надежности компании.
На словах вам могут пообещать все что угодно, но неумолимая народная мудрость напоминает: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Наносить визит лучше всего вскорости после уведомления, а если вам известны адреса производственных объектов потенциального поставщика и к ним имеется открытый доступ (склад-магазин, оптовая база и т. д.), лучше посетить их инкогнито и безо всякого уведомления. Посмотрите, как все организовано, и сделайте свои выводы.
Если речь идет о производстве, особенно советую обратить внимание на наличие и состояние системы контроля качества готовой продукции. Этот показатель, как лакмусовая бумажка, выявляет все слабые места производства. Также поинтересуйтесь, когда проводилась последняя реконструкция (ремонт, модернизация производства, переоснащение, установка нового оборудования, проверка старого и т. д.), если она в принципе проводилась. Компании, которые не вкладывают средства в развитие, заставляя работать существующие основные средства "на износ", должны вас насторожить.
И вообще, есть много разных мелких деталей, на которых должен обязательно задержаться наметанный глаз закупщика. Ведь из мелочей складывается главное! Какие специалисты обслуживают предприятие, какова средняя зарплата, на каком уровне находится автоматизация, кто является поставщиком сырья, как производятся отгрузки, каков рабочий график производства и т. д. Находясь в самом "сердце" производственных владений поставщика, не стесняйтесь задавать как можно больше вопросов, пусть даже неожиданных и на первый взгляд неделикатных. Чем больше вы увидите и узнаете, тем легче вам будет сделать выводы и правильно оценить его.
Бесспорно, у каждого поставщика есть свои сильные и слабые стороны, большая часть которых выявляется в процессе выполнения договора. Однако если немного напрячься и сосредоточиться на анализе, можно попробовать сделать некоторые предварительные выводы о поставщике еще до того, как вы подпишете договор и вам уже будет некуда отступать.
Просто имейте в виду, что большое проявляется в мелочах. Например, если вы попросили поставщика прислать вам какой-нибудь документ к определенному дню или часу, а документа в назначенное время нет и - что усугубляет ситуацию - вам приходится несколько раз напоминать о вашей просьбе, пока ее не удовлетворят, вы должны насторожиться.
Если поставщик постоянно опаздывает или просит перенести назначенную им же встречу, это тоже "не есть гуд", как говорит один мой коллега.
Если на следующий день после того, как вы уже договорились о сделке, но договор еще не подписали, поставщик звонит и траурным голосом сообщает вам о том, что цена товара по не зависящим от него обстоятельствам за прошедшую ночь выросла - ставьте название компании в своей электронной базе данных в жирную черную рамку. Наблюдайте, запоминайте, анализируйте, делайте выводы.
Потому что делать выводы о надежности или неблагонадежности поставщика лучше до того, как вы окажетесь с ним в одной лодке под названием "подписанный контракт". Сделка с ненадежным партнером - слишком дорогое удовольствие для закупщика коммерческой организации.
При сравнительно-оценочном выборе поставщика (из уже сотрудничающих с вашей компанией) тоже принимаются в расчет как формальные, так и неформальные показатели его деятельности.