Еще одна часто встречающаяся проблема - это давление среды. В продолжение предыдущей темы хочу заметить, что окружающие закупщика лица могут быть настроены конструктивно, дружелюбно или даже индифферентно, что далеко не так плохо, потому что они же могут быть настроены крайне негативно и даже агрессивно. Как гласит корпоративный фольклор, только ленивый не кинул в закупщика камень.
Со стороны часто кажется, что у закупщика не жизнь, а малина. Сиди себе и выбирай, кто тебе нравится из поставщиков, а кто не нравится. Так обычно говорят индифферентные и скептически настроенные граждане из ближайшего окружения закупщика.
А вот агрессивные граждане выражают свое мнение еще более резко. Любой прокол поставщика - вольный или невольный - немедленно предъявляется закупщику в качестве его личной недоработки. Пришел ли некачественный товар, задержалась ли поставка, снизилась ли цена на рынке после подписания договора, отказался ли поставщик удовлетворить претензию - во всем этом винят закупщика. Как говорится, "валите все на лысого". Иногда общественное мнение бывает настолько негативным, что невыносимо трудно ему противостоять.
Правильный курс: самое главное правило - сохранять олимпийское спокойствие и никогда не оправдываться. Потому что, оправдываясь, вы выставляете себя виноватым.
А еще лучше - создать себе железобетонное "алиби" на все случаи жизни. Что это значит? Под подписанным договором должны быть все необходимые визы, чтобы было ясно, что решение было принято не единолично закупщиком. А значит, и ответственность за любые последствия заключения сделки лежит не только на нем.
Все переговоры и деловое общение с поставщиками должны быть задокументированы либо в виде отчетов, либо в виде деловой переписки, либо в виде "картины дня" - некоего дневника, в который вы кратко записываете стенограмму событий рабочего дня: с кем говорили, куда звонили, с кем и о чем вели переговоры, каких достигли результатов, какие решили проблемы и т. д.
В общем, если что - вы всегда должны быть готовы предъявить документ, подтверждающий, что в той или иной ситуации вы сделали все, что было в вашей компетенции, и даже больше.
Увы, вся эта бюрократия отнимает уйму времени, которое закупщик мог бы потратить на более важные и срочные дела. Однако это необходимо, чтобы не подставлять себя под удары, которые регулярно сыплются на любого закупщика, который действительно работает.
Еще один подводный камень закупок - интенсивный ритм работы, вечная "текучка", авральный режим работы, не позволяющий отдышаться и посмотреть по сторонам. В большинстве коммерческих фирм основная масса закупок идет со сроком "вчера", поэтому большинство закупщиков с утра до вечера крутятся, как белки в колесе. Все время что-то делают и при этом постоянно ничего не успевают.
Правильный курс: креативный тайм-менеджмент. Если вам никак не удается упорядочить рабочее время и выкроить несколько часов для решения сложных и запутанных вопросов, которые обязательно сопутствуют закупочной деятельности, советую применить вариант, которым я пользуюсь сама. Как бы я ни была занята, если возникает срочный или не очень срочный, но, тем не менее, важный вопрос, я немедленно откладываю все дела и сразу решаю его.
На первый взгляд этот подход кажется нерациональным, однако на практике он очень удобен и оправдывает себя на сто процентов. Хотя бы потому, что, записывая в еженедельник очередное задание, вы накапливаете работу, вместо того чтобы делать ее.
Поскольку вы постоянно заняты другими делами, у вас очень долго могут "не доходить руки" до решения внеплановых вопросов, из-за чего вы наверняка будете получать регулярные "подзатыльники" от начальства, задерживаться на работе и то и дело устранять возникающие Из-за вашей нерасторопности авралы, решать многие вопросы в суете и спешке и т. д.
Ну и, наконец, не самый крупный, но, возможно, самый неприятный подводный камень - это необходимость работы с бумажными документами. Большинство закупщиков вынуждены сами заниматься проверкой счетов и счетов-фактур, подписанием товарных накладных и т. д., поскольку являются промежуточным звеном между поставщиками и бухгалтериями предприятий.
По данным консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами около 15 % всех документов теряется безвозвратно, до 30 % рабочего времени сотрудников уходит на поиск нужной "бумажки", а каждый документ в среднем приходится копировать от 3 до 10–12 раз.
Ужас! У меня лично было множество случаев, когда сдаваемые мной в бухгалтерию для оплаты или учета документы исчезали безвозвратно. С одной стороны, подобные случаи выставляют закупщиков в дурном свете перед поставщиками ("раз у вас там такой бардак с документами, значит, вы вообще несерьезная компания!"), с другой стороны, заставляют их делать часть работы в двойном, а то и тройном объеме.
Правильный курс: если ваша компания не планирует в ближайшем будущем переходить на электронный документооборот, единственный выход - завести себе специальный регистрационный журнал и записывать туда все проходящие через вас документы, а также сдавать их ответственным лицам под роспись. Это тоже достаточно трудоемко, но дисциплинирует и позволяет хотя бы отчасти контролировать документооборот.
В целом могу сказать, что к портрету, который был схематично нарисован нами в предыдущей главе, стоит добавить, что из закупщиков, которых не сбили с курса эти и другие "подводные камни", получаются самые лучшие риск-менеджеры и директора по управлению рисками.
Это действительно так!
FAQ
1. На какие аспекты закупок надо обращать внимание в первую очередь?
На все указанные выше.
Кроме того, хочу отметить, что главный риск в сфере закупок лежит в области охвата информации. Бывает так, что Из-за огромного количества текущих вопросов закупщик забывает о каких-то более глобальных вещах: планировании, проверке товарных остатков, отправке подписанных договоров поставщикам и т. д., и т. п. Решить эту проблему помогает правильный тайм-менеджмент, позволяющий увидеть "всю картинку" целиком, а не разрозненные ее части.
Как бы вы ни были заняты, каждый день выделяйте не менее 15–30 минут на то, чтобы "окинуть" взглядом все поле деятельности. Лично я решила проблему следующим образом: написание официальных "негорящих" писем - только после работы, проверка текущих остатков товаров на складах - каждые 2 дня. При решении любых вопросов с "трудными" поставщиками - обязательный "контрольный" звонок в конце дня.
Глава 9. О прозрачности закупок
Степень прозрачности предмета зависит от его способности пропускать и преломлять световые лучи.
Из учебника физики
Шесть "классических" и шесть "оригинальных" способов обеспечения прозрачности
"Прозрачность закупок" - не путать с призрачностью! - очень популярное в последнее время словосочетание, которое употребляют по поводу и без, вкладывая в него совершенно разный смысл. Это и "честные объективные закупки", и "закупки без предвзятости и личной заинтересованности", и "всем понятные и ясные финансовые схемы", и "процедуры, исключающие влияние человеческого фактора", и т. д., и т. п.
Так что же такое прозрачность закупок? И как добиться того, чтобы процесс стал максимально прозрачным?
По сути, если выделить из всех вышеприведенных определений главное, то можно сделать вывод, что прозрачность закупок - это такая организация процесса, которая не позволяет никому усомниться в их правильности и обоснованности.
Существует несколько способов добиться такого положения вещей - от классических до маргинальных. Давайте их вкратце рассмотрим.
Классические способы обеспечения прозрачности закупок
Классические способы - это общепринятые процедуры регламентирования закупок, которые используются повсеместно, чаще всего в государственных и муниципальных закупках.
1. Доступность информации. На самое первое место в вопросах обеспечения прозрачности я бы поставила предоставление всем желающим свободного доступа к информации о производимых компанией закупках. Если перечитать эпиграф к этой главе, то можно сделать вывод, что прозрачность неразрывно связана с освещением. И пусть даже речь шла о физическом явлении - не суть важно. Если перенести это понятие в бизнес, то его смысл вряд ли изменится. Ведь прозрачность закупок действительно во многом зависит от освещения: чем больше публичности и гласности в процессе их организации и осуществления, тем более он прозрачен.
Для этих целей можно использовать СМИ, в которых печатаются извещения о проводимых компанией конкурсах и тендерах. А еще лучше использовать корпоративный сайт компании, где можно создать специальный раздел, посвященный закупкам. Любой пользователь, заглянувший в этот раздел, должен получить информацию о номенклатуре закупаемого товара, его ориентировочном количестве, условиях и требованиях, предъявляемых потенциальным поставщикам.
Там же должна находиться информация о том, каким образом можно начать сотрудничать с закупающей компанией, а также все рабочие телефоны, адреса электронной почты и другая контактная информация об отделе закупок.
Кстати, если взять Федеральный закон № 94-ФЗ от 21 июля 2005 г. "О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", в нем четко прописано, что вся информация о госзакупках должна быть открыта для свободного доступа, в том числе и конкурсная документация.
Конкурсная документация должна размещаться в свободном доступе в электронном виде (за исключением госзаказов, составляющих государственную тайну) на официальных сетевых ресурсах государственных организаций федерального, регионального и муниципального значения. Этот же принцип неплохо было бы внедрить в систему закупок любой организации, в том числе и коммерческой.
Ведь чем более широкое освещение приобретут ваши закупки, тем более конкурентоспособными они в итоге станут.
2. Конкурс или тендер? Следующие по порядку, но не менее важные по значению способы обеспечения прозрачности закупок - это конкурентные способы, такие как конкурсы, тендеры, аукционы и торги, обеспечивающие максимально возможную конкуренцию при выборе поставщика.
Конкурентные закупки являются одним из наиболее эффективных способов обеспечения прозрачности. К ним можно отнести закупки, в основе которых лежит принцип соревновательности и открытой конкуренции между максимально большим количеством поставщиков. Прежде всего таким требованиям отвечают конкурсы и тендеры. Поговорим о них подробнее.
Конкурсные (или регламентированные) закупки, к которым в первую очередь относятся непосредственно конкурсы, как следует из названия, в настоящий момент обязательны только для государственных и муниципальных структур. В то же время они достаточно широко используются предприятиями естественно-монопольного сектора, которые в силу их специфики - отсутствия у потребителя альтернативы - обязаны обеспечивать (и доказывать) экономическую целесообразность цен на выпускаемую ими продукцию. Конкурсы являются традиционной для Российской Федерации формой регламентированных закупок, даже имеют законодательную базу: порядок их проведения регламентируется статьями 447–449 Гражданского кодекса РФ, а теперь еще и уже упоминавшимся Федеральным законом № 94-ФЗ от 21 июля 2005 г.
К сожалению, эти статьи и закон тщательно изучают лишь в очень немногих компаниях, в основном в государственных, в естественных монополиях и в немногих крупных холдингах общенационального масштаба, которые вынуждены строить практически всю официальную деятельность в соответствии с буквой закона.
Если вкратце, то суть конкурса заключается в том, что компания, проводящая его, обязана выполнить ряд определенных действий, основными из которых, на мой взгляд, являются следующие:
1. Официально объявить о проведении конкурса. Например, опубликовать соответствующее объявление в открытых СМИ, на своем интернет-сайте, в корпоративном издании. Извещение должно содержать необходимый минимум информации: предмет конкурса, форма торгов, время и место проведения, сроки подачи заявок на участие и т. д.
2. Предоставить конкурсную документацию каждому обратившемуся в комиссию либо специально назначенному контактному лицу. Причем во многих компаниях практикуется продажа пакета документов потенциальным конкурсантам.
3. В день проведения конкурса компания обязана объявить победителя и подписать с ним протокол о результатах конкурса, а затем и договор, сроки подписания которого оговариваются в конкурсной документации.
В чем заключаются особенности конкурсов?
Во-первых, для того чтобы конкурс состоялся, в нем должно принять участие не менее двух участников - что, согласитесь, логично.
Во-вторых, организатор не может просто так "передумать" проводить конкурс, если он уже официально объявил о нем. Согласно ГК РФ, участники конкурса в этом случае могут предъявить ему массу всяких претензий. В том числе и по поводу компенсации понесенных в ходе подготовки затрат и даже о возмещении неполученной прибыли! То же самое - только в еще более неприятных формах - может произойти, если организатор конкурса по каким-либо причинам не захочет заключать договор с победителем.
Конечно, организатор при большом желании (например, при изменении потребности) может объявить конкурс несостоявшимся - например, сняв с участия заявки претендентов (причин можно найти множество - от неправильного оформления до предоставления неполного комплекта документов, дающих право участия). Но зачем тогда вообще нужно было все затевать?
В общем, конкурс - дело серьезное, поэтому, как я уже говорила, связываются с этой формой закупок только государственные или муниципальные организации, монополии или особенно продвинутые холдинги. Для них это - один из самых эффективных, а главное легитимных способов добиться максимальной прозрачности закупок и снизить цены на большие сделки и крупные проекты.
Конкурсы бывают как открытыми, так и закрытыми. Причем для того, чтобы провести закрытый конкурс, т. е. процедуру, не предусматривающую участие в ней любой изъявившей желание компании, необходимо серьезное обоснование. Это закупки либо на рынке с ограниченным числом поставщиков, известных компании (обычно такое происходит в сфере лицензируемой деятельности), либо для секретных государственных объектов (например, в оборонной сфере), либо на относительно небольшие суммы - в этом случае проведение открытого конкурса просто экономически нецелесообразно.
Лично мне импонирует в конкурсах то, что при их проведении - если все организовано логично и по правилам - практически исключена возможность предвзятого ограничения свободной конкуренции.
Конечно, сообразительные и не вполне чистоплотные закупщики при желании всегда могут найти способ обойти установленные правила, однако в случае с конкурсами это не так просто.
Есть, к примеру, закон "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках", который запрещает при проведении конкурса включать в один лот разнородные объекты, поставки которых одной и той же организацией могут быть затруднительны. Этот запрет позволяет предупредить некоторую часть возможных злоупотреблений при проведении конкурсов.
Представьте, что какое-нибудь ФГУ объявило конкурс на закупку средств для дератизации, керамической плитки для ремонта офисного здания, оргтехники, пластиковых контейнеров и полиграфических услуг. То есть принять участие в конкурсе и выиграть его может только та компания, которая сама может обеспечить все пять вышеназванных потребностей учреждения!
Существование такой компании маловероятно, за исключением случаев предварительного сговора представителя ФГУ и поставщика, который заранее подготовился к таким требованиям с целью отсечь потенциальных соперников.
В общем, снимаю шляпу перед разработчиками закона о конкуренции.
К сожалению, не могу сказать того же в отношении разработчиков Федерального закона № 94-ФЗ от 21 июля 2005 г. Закон явно "сырой" даже с точки зрения малоискушенных в проведении регламентированных закупок специалистов. А уж профессионалы и вовсе предъявляют серьезные претензии к уровню и степени проработки закона, считая его "антинаучным и антипрактичным" (д. э. н., профессор В. И. Смирнов // Госзаказ, 2006. - № 2).
Впрочем, в коммерческих компаниях, которые, собственно, и являются основной темой этой книги, редко достигают таких "вершин", как проведение конкурсов в соответствии с ГК РФ, поэтому вести полемику о несовершенствах законодательства, регулирующего закупки в государственной сфере, им неинтересно и некогда.
Когда речь заходит о "конкурентных закупках", коммерческие компании чаще всего вспоминают тендеры, в большинстве случаев проводимые как бог на душу положит.
Тендер - это разновидность конкурентной закупки, которая задумывалась как наиболее прозрачная и справедливая форма в условиях честной конкуренции. Сам термин происходит от английского tender и прямых аналогов в русском языке не имеет. И хотя с некоторым допущением аналогом тендера можно назвать конкурс, все-таки это далеко не идентичные понятия.
Но попробуем в этом немного разобраться.
Тендеры, как и конкурсы, бывают открытыми и закрытыми. Открытые тендеры - это те, к участию в которых приглашаются любые предприятия или фирмы, которые поставляют (производят/реализуют) необходимые предприятию продукцию, работы и/или услуги.
Классический тендер похож на открытый конкурс: о нем и дате его проведения тоже объявляется заранее, за несколько дней. Поставщики могут также заранее получить у компании-объявителя всю необходимую для подготовки предложения информацию и к назначенному дню привезти в офис потенциального клиента свои предложения в запечатанных конвертиках, которые вскрываются специальной комиссией в присутствии их представителей. Эта изысканная форма проведения тендеров на жаргоне закупщиков называется "вручением Оскаров".
Интерактивные тендеры более неформальны и подразумевают активное применение интернет-технологий. Об их ходе можно узнать на страницах интернет-сайтов проводящих их компаний и даже успеть изменить свое предложение в режиме онлайн, чтобы улучшить свое положение и выиграть тендер.
Чаще всего в таких случаях речь идет уже не о тендере, а скорее об аукционе, только несколько растянутом во времени.