Закрытые тендеры бывают простыми - об их проведении во всеуслышание не объявляется, а предложение поучаствовать поступает лишь к некоторым конкретным поставщикам, после чего в назначенный день в присутствии участников объявляется победитель; а бывают сложно подчиненными - или многоступенчатыми - когда после того, как избранные поставщики присылают свои предложения потенциальному клиенту, тендерный комитет вскрывает конвертики либо по мере их поступления, либо все вместе, но уже без представителей участников. Отбор поставщика-победителя и проведение следующих раундов таких торгов происходит без объявления исходных предложений поставщиков и без уведомления их о том, каким образом было принято решение. Скажу даже больше: бывают вопиющие случаи, когда в результате такого тендера договор заключается совсем не с победителем или не заключается вообще.
Неформальный тендер заключается в том, что при сохранении основных принципов тендеров - выбора и соревновательности, форма максимально адаптирована для удобства закупщика. Он ограничивается тем, что обзванивает знакомых поставщиков и говорит: "Нам нужна дополнительная партия товара через 2 недели, хотите поставлять - скиньте предложение не позднее понедельника". Вот, собственно, и весь тендер.
Преимущества тендеров такие же, как и конкурсов: при заданных требованиях к товару - возможность выбора поставщика с наиболее низким уровнем цен. Большинству компаний, которые внедряют тендерную систему отбора поставщиков, действительно удается снизить цены на ряд товаров в сравнении с ценами предыдущих периодов - даже несмотря на инфляцию.
Тендеры дают закупщику больше возможностей выбора поставщика, удовлетворяющего запросы компании по срокам, качеству, комплектации и условиям поставки. Кроме того, это хорошая возможность выбрать поставщика с наиболее приемлемой формой оплаты.
Еще тендеры - отличный способ оказать влияние на единственного или постоянно сотрудничающих с компанией поставщиков, которые по мере стабилизации сотрудничества имеют склонность расслабляться и завышать требования.
А кроме всего прочего, тендеры - это возможность повысить прозрачность и эффективность закупок за счет формирования заказов по группам товаров от нескольких поставщиков, предлагающих самые низкие цены.
Недостатки тендеров: очень часто жаждущие любой ценой начать сотрудничество с покупателем компании во время проведения тендера склонны "приукрашивать" свои товары, скрывать их недостатки и преувеличивать свои возможности.
Покупатели, которые подходят к проведению тендеров формально или легкомысленно и не удосуживаются дополнительно перепроверить предоставленную им информацию или донести до участников точную информацию либо не следуют установленным ими самими процедурам, оказываются иногда в забавной или не совсем приятной ситуации.
Например, так произошло с компанией Х, которая проводила "тендер" на закупку крупной партии сухого молока. Закупщик разместил объявление о проведении "тендера" на одном из сайтов молочной бизнес-тусовки, обзвонил всех известных ему поставщиков сухого молока, сбросил им по факсу список требований к качеству продукта и сообщил, что предложения должны быть сделаны не позднее 12:00 определенного дня, поскольку с 12:00 до 13:00 "тендерная комиссия" будет принимать решение о том, с кем заключать договор.
В это же время другая компания, с которой покупатель рассчитался за товар партией сухого молока, лихорадочно искала, кому бы его продать, поскольку в силу своей специфики никогда с этим продуктом дел не имела. Менеджер по продажам, за товар которого и была получена партия продукта, обзвонив всех, кто пришел ему в голову в связи с создавшейся ситуацией, и, не встретив ни у кого особого интереса, лихорадочно бродил по Интернету в поисках потенциального покупателя. И случайно наткнулся на объявление о "тендере" компании Х. Произошло это в день его проведения. Вернее, утром того дня.
Позвонив по указанным телефонам и узнав о соответствии качества своего товара требованиям потребителя, менеджер быстро напечатал коммерческое предложение, приложил к нему все имеющиеся у него сертификаты и удостоверения качества и отправил все это по факсу потенциальному покупателю.
В час дня обещанного ответа не поступило. В два менеджер попытался дозвониться до контактного лица. Никто не отвечал. В три менеджеру позвонил знакомый коммерсант и сказал, что охотно заберет у него все сухое молоко своим транспортом. Они обсудили цену, сошлись на удобном для обоих варианте, ударили по рукам и, довольные друг другом, обменялись подписанными договорами.
В половине пятого позвонил закупщик из компании Х и радостным голосом сказал: "Поздравляю, вы выиграли тендер!"
Что еще можно рассказать о недостатках тендеров? В случае проведения тендеров на годовой запас (что бывает редко) возможны существенные изменения цен на очередные поставки по не зависящим от поставщика условиям.
Иногда в процессе тендера бывает сложно выбрать наиболее выгодное во всех отношениях предложение, поскольку уровень цен часто зависит от формы оплаты. Редко удается заключить контракт по самым низким ценам и одновременно на самых выгодных условиях.
Впрочем, тендер на то и тендер, что последнее слово всегда остается за комиссией.
А теперь скажите, как вам кажется, похожи тендеры на конкурсы? Еще как! Но все же называются они по-разному. Возникает естественный вопрос: в чем же заключается принципиальная разница между этими видами закупок? Попытаемся "найти восемь отличий" между конкурсом и тендером (табл. 8).
Таблица 8. Сравнительные характеристики конкурса и тендера
| Конкурс | Тендер |
|---|---|
| Объявление о проведении | |
| О проведении конкурса объявляется строго официально, обязательно в СМИ, процедура извещения определена соответствующими законодательными актами. Извещение должно содержать установленный ГК минимум сведений о проведении конкурса. Публикация извещения означает автоматическое возникновение у заказчика обязанности провести объявленные торги, выбрать победителя и заключить с ним договор | О проведении тендера компании чаще всего объявляют на своих корпоративных сайтах. Гораздо реже используются объявления в СМИ. Иногда отправляются соответствующие письма-извещения поставщикам или им просто сообщается о проведении тендера по телефону. Строгой регламентации нет, объявление о проведении тендера не обязывает заказчика к каким-то последующим действиям |
| Сроки проведения | |
| О сроках известно заранее, поскольку они объявляются уже в извещении о проведении конкурса. Стандартный срок проведения конкурса - не менее чем через 30 дней с даты извещения | Строгой регламентации нет. Тендер может проводиться как через месяц после объявления о нем, так и на следующий день |
| Порядок проведения | |
| Проводится в строгом соответствии с ГК РФ (статьи 447–449), извещением о торгах и конкурсной документацией | Порядок проведения устанавливается закупающей компанией |
| Участники | |
| Для того чтобы конкурс был признан состоявшимся, подать заявки на участие в нем должны как минимум двое. Участники конкурса должны предоставить все необходимые документы, указанные в конкурсной документации. Непредставление документов или их неправильное оформление может стать причиной отклонения заявки | Тендерная комиссия может рассмотреть даже одну-единственную заявку и принять по ней решение о заключении договора. Заказчик может запросить от участников тендера различные документы, а может удовлетвориться одной лишь заявкой на участие, являющейся по сути обычным коммерческим предложением |
| Выбор победителя | |
| Обязателен, если конкурс не признан недействительным. Протокол о результатах подписывается организатором и победителем в день проведения. Затем организатор и победитель обязаны подписать договор в сроки, указанные в извещении | Выбор победителя производится или не производится по усмотрению тендерной комиссии |
| Ответственность проводящей стороны | |
| Проводящая сторона несет ответственность за любые нарушения, выявленные в процессе проведения тендера, согласно ГК РФ (в том числе и финансовую ответственность перед участниками конкурса в случае отказа позднее чем за 30 дней до объявленной даты проведения) | Правовая ответственность не предусмотрена, за исключением случаев, когда в процессе проведения тендеров заказчик каким-либо образом нарушил гражданские права участника |
| Правовой статус | |
| Объявление о проведении конкурса и подача заявки на участие в нем, согласно российскому законодательству, является гражданско-правовой сделкой, т. е. договором о проведении конкурса | В РФ термин "тендер" не является правовым |
| Претензии участников | |
| Участники могут обжаловать результаты конкурса в суде, признать его недействительным, потребовать от проводящей стороны возмещения своих затрат в случае нарушения заказчиком требований к его проведению и т. д. | Претензии участников не имеют правового статуса, поскольку участие в тендере не является гражданско-правовой сделкой |
Думаю, что теперь многое стало ясно.
Главное отличие заключается в том, что конкурс - это строго регламентируемая процедура, которая должна обязательно соответствовать Гражданскому кодексу РФ, проведение которой может повлечь за собой различные правовые последствия - как для проводящей стороны, так и для участвующей.
Тендер - это, по сути, любое соревнование, которое проводит компания-покупатель между поставщиками в любой удобной для себя форме.
Никакими законодательными актами процедура проведения тендера в РФ не регламентируется, даже сам термин не упоминается в российских законах. Соответственно, никаких правовых последствий для участников он не влечет, за исключением тех, которые являются результатом решений, принятых тендерными комитетами, комиссиями или закупщиками.
Именно поэтому коммерческим структурам проводить тендеры гораздо проще и удобнее, поскольку можно самим придумывать любые правила и не бояться пойти вразрез с законодательством, которое признает только торги, конкурсы и аукционы. Впрочем, не буду утверждать, что это плохо.
Взять, к примеру, всем известную компанию-гигант "Норильский никель". Она проводит закупки материально-технических ресурсов на основе тендеров согласно годовому плану. Причем если в тендере побеждает посредник или дилер, то по правилам, установленным "Норникелем", он вносит залог - 10 % от стоимости контракта. Эта сумма является своеобразной гарантией поставки, поскольку если поставщик по какой-либо причине не может предоставить продукт, залог остается у покупателя в качестве компенсации понесенных убытков. Хорошо придумано, согласитесь.
Иными словами, проведение тендеров предоставляет закупщику гораздо большую свободу, позволяя варьировать их условия в зависимости от потребностей и предпочтений закупающей компании.
Кроме того, серьезный недостаток конкурса - это необходимость иметь большой запас времени до момента закупки. Проведение конкурса - дело не только хлопотное и строго регламентируемое, но и очень долгое. Нужен целый месяц с момента объявления конкурса до дня "вскрытия конвертов"! Где же взять столько времени коммерческой структуре, в которой закупки идут валом и в большинстве своем с формулировкой "надо вчера"?!
А ведь перед тем как объявить о проведении конкурса, необходимо потратить еще почти столько же времени на подготовку документации, разработку технических требований и проектов и т. д., и т. п. И еще необходима экспертная оценка полученных предложений. Кроме того, заключение договора с победителем практически никогда не происходит в день проведения. Требуется еще куча времени на разные согласования, уточнения, обсуждения и прочие тонкости. Поэтому проведение конкурсов, на мой взгляд, оправдано только в случае заключения очень крупных сделок - например, когда речь идет о подрядах на капитальное строительство, поставку и установку промышленного оборудования на заводах-гигантах и т. п.
Для коммерческих организаций больше подходят тендеры. Они проще, менее формальны и более удобны. Однако даже они далеко не всегда гарантируют коммерческой организации заключение стопроцентно прозрачной сделки.
Во что превратились тендеры в нашей стране? Стоимость победы на таком мероприятии максимально увеличилась, а честнее борьба не стала. Ведь все компании, заинтересованные в том, чтобы выиграть тендер, ищут в "жюри" лицо, которое в нужный момент даст информацию о самой низкой цене либо скомпрометирует непосредственных конкурентов, заставив их выбыть из соревнования.
Электронные торги. А теперь несколько слов об одном из самых, на мой взгляд, демократичных и прозрачных способов конкурентных закупок - об электронных торгах. Если вы не на короткой ноге с Интернетом и компьютером, то на первых порах вам может понадобиться помощь системного администратора или программиста. Для того чтобы подготовиться к участию в электронных торгах, надо произвести несколько простых действий.
1. Выяснить, на каких порталах идет основная торговля по интересующим вас направлениям.
2. Составить текст объявления о производимой вами закупке, оставив свой контактный e-mail (если вы постоянно заняты другой работой, то номер телефона лучше не указывать). Несколько советов по тексту объявления: как можно более подробно опишите необходимый вам товар (услугу, работу), обязательно укажите ориентировочный объем закупки, а также ее периодичность, т. е. является ли она разовой или регулярной. Обязательно укажите оптимальный ценовой коридор или ориентировочную цену, которую вы готовы предложить поставщику. По статистике, целью большей части всех звонков по электронным объявлениям является получение информации о цене.
3. Подписаться на рассылки предложений и новостей по интересующим вас товарам и сферам бизнеса.
4. Вывесить информацию о производимых закупках с подробными инструкциями на сайте вашей компании с функцией "обратной связи", чтобы каждый желающий мог оставить свой отклик.
Если ваш программист достаточно продвинут, возможно, он даже сможет написать для вас простенькую программу, которая будет автоматически обновлять ваши объявления на сайтах.
Как только вы освоитесь в интернет-пространстве настолько, чтобы чувствовать себя там уверенно и спокойно, можете выходить в самостоятельное бизнес-плавание по электронным торговым порталам.
Однажды наша компания, тогда еще не искушенная в вопросах закупок с помощью Интернета, решила провести пробный электронный аукцион. За неделю до этого мы повесили на сайте нашей компании объявление о том, что в такое-то время приглашаем всех желающих зайти на страничку отдела закупок, зарегистрироваться и принять участие в электронном тендере на поставку большой партии товара в следующем месяце. Помимо самого объявления, на сайте висело подробное описание требований к товару, условиям его поставки и оплаты.
"Аукцион" - все-таки я считаю этот термин более подходящим в данном случае - был официально открыт в 10:00, после чего на сайте один за другим зарегистрировались 8 поставщиков и сделали свои стартовые предложения. Ни я, ни другие представители нашей компании в ход аукциона не вмешивались, при этом на страничке висело объявление о том, что "тендер" закончится в 16:00 и договор на поставку товара будет заключен с тем, кто к этому времени сделает самое лучшее ценовое предложение. Было забавно наблюдать за тем, как после двухчасовой паузы практически все поставщики начали снижать изначально предложенные цены. К назначенному часу некоторые участники аукциона снизили цены по 2–3 раза!
Опыт был очень интересный, однако применим он, к сожалению, далеко не в любых закупках. Для успешного проведения такого тендера-аукциона необходимо несколько условий.
Во-первых, закупаемый продукт (услуга) должен относиться к категории "простых" товаров.
Во-вторых, предложение должно значительно превышать спрос.
В-третьих, поставщики должны иметь хотя бы базовые навыки владения компьютером и интернет-технологиями.
В-четвертых, чтобы организовать подобный электронный аукцион на своем сайте, нужен определенный уровень технического обеспечения. Иногда гораздо проще зарегистрироваться на уже существующей электронной торговой площадке (ЭТП) и заниматься интерактивными закупками именно там.
Для того чтобы стать участником электронной торговой площадки, формально достаточно подписать договор с оператором. Однако чтобы ваше присутствие на ЭТП было максимально эффективным для вашей компании, необходимо понять механизм ее работы, изучить действующие на ней правила и регламент проведения торгов, возможно, какое-то время понаблюдать за ходом торгов со стороны. Ну и, конечно, вы вряд ли сможете обойтись без электронной подписи.
Ну а как только вы освоитесь, можете осуществлять закупки с помощью ЭТП. Это экономит много времени и сил, кроме того, гарантирует почти стопроцентную прозрачность ваших закупок.
Единственное, что несколько "портит" показатель прозрачности в электронных торгах, - это то, что принимают в них участие далеко не все вероятные кандидаты в поставщики из функционирующих на рынке. Поэтому выбирать вам придется только из тех, кто уже освоил интернет-пространство.
3. Конкурентный выбор. Пожалуй, еще чаще, чем вышеописанные процедуры, для обеспечения прозрачности закупок используется конкурентный выбор. Способы достаточно разнообразны. Это могут быть разного рода конкурентные листы и аналогичные им модификации (например, подборка коммерческих предложений). Подробно о конкурентных листах мы говорили в главе 5.
К этому способу можно также отнести запросы цен и предложений, на основании которых в итоге и составляются конкурентные листы. У большинства крупных компаний, которые занимаются закупками регулярно, существует некий круг постоянных поставщиков, которые либо стабильно сотрудничают с компанией, либо периодически активно стремятся к сотрудничеству. Обычно при необходимости этих поставщиков устно или письменно извещают об имеющейся потребности и просят озвучить свои предложения.
Если товар "простой", т. е. все требования к нему стандартизированы, известны договорные условия и требования к организации поставок, то запрашиваются только цены, которые и являются решающим фактором при выборе. В государственных закупках такой способ называется "запросом котировок".
Если товар "сложный", т. е. его трудно свести к единой шкале требований, потому что он нестандартный, сильно различается у разных производителей, разнятся условия поставки и т. д., то для поставщиков обычно формулируют общие параметры потребности, после чего просят предоставить коммерческие предложения, в которых должны фигурировать не только цена, но и подробное описание. Выбор поставщика в таком случае производится по нескольким параметрам.