3.2.2. "Легализация" книги
Книгу нужно пронумеровать и прошнуровать, на последней странице указать количество содержащихся в книге страниц. Все это заверяется подписью индивидуального предпринимателя и скрепляется его печатью (если она у предпринимателя есть). Также книга заверяется подписью должностного лица из налоговой инспекции и скрепляется печатью налоговой инспекции еще до начала ведения книги.
При хранении книги учета индивидуальным предпринимателем должна обеспечиваться ее защита от несанкционированных исправлений.
Исправление ошибок в книге должно быть обосновано и подтверждено подписью предпринимателя с обязательным указанием даты исправления.
Обратите внимание! Хранить книгу необходимо в течение 4 лет после окончания ее использования. Первичные документы, которые относятся к этому периоду, также должны храниться в течение этого времени. В отношении распечатанной "электронной" книги необходимо будет произвести те же самые процедуры. Такая книга должна быть представлена в налоговую инспекцию не позднее срока, установленного для представления налоговой декларации по итогам налогового периода, – то есть не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным годом.
3.2.3. Первичные документы
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Росстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.
Документы, которые понадобятся для учета труда и его оплаты, следует искать в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Для учета строительных работ – постановления Госкомстата РФ от 11 ноября 1999 г. № 100 и от 28 ноября 1997 г. № 78.
Для учета основных средств и нематериальных активов – постановления Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а и от 21 января 2003 г. № 7.
Для учета продукции, товарно-материальных ценностей – Постановление Росстата от 9 августа 1999 г. № 66.
Для учета торговых операций – Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132.
Для учета кассовых операций и результатов инвентаризации – Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.
Для тех, кто занимается сельским хозяйством, понадобится Постановление Госкомстата РФ от 29 сентября 1997 г. № 68.
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты, обеспечивающие возможность проверки достоверности сведений, указанных в первичных документах:
• наименование документа (формы);
• дата составления документа;
• при оформлении документа от имени индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;
• содержание хозяйственной операции с измерителями в натуральном и денежном выражении;
• личная подпись предпринимателя.
Не нужно подписывать только кассовый чек.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно по ее окончании.
Обратите внимание! При оформлении любой хозяйственной операции по приобретению товара к накладной на отпуск товара (или другому документу, в котором фиксируется отпуск товаров, – товарному чеку, счету-фактуре, договору, торгово-закупочному акту) должен прилагаться документ, подтверждающий факт оплаты товара. Это может быть или кассовый чек, или квитанция к приходному кассовому ордеру, или платежное поручение с отметкой банка об исполнении, или иной документ строгой отчетности, свидетельствующий о фактической оплате.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы категорически запрещается. В остальные первичные документы исправления можно вносить только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. Это должно быть подтверждено подписями тех же самых лиц с указанием даты внесения исправлений.
3.2.4. Структура книги учета доходов и расходов
В отличие от аналогичной книги учета доходов и расходов для НДФЛ книга для "упрощенцев" много проще – в силу большей простоты самой системы налогообложения.
На каждый квартал открывается отдельный подраздел: первый дает итоговые данные за первый квартал; второй дает итоговые данные за второй квартал и первое полугодие;
третий дает итоговые данные за третий квартал и 9 месяцев; четвертый дает итоговые данные за четвертый квартал и год в целом.
Система записи в каждом подразделе чрезвычайно проста. Идет номер по порядку, затем по строке указываются хозяйственная операция, номер и дата первичного документа, которая свидетельствует факт совершения этой операции, а затем указывается – доход это или расход. Причем указывать нужно только те доходы и расходы, которые учитываются при расчете налоговой базы. Если расход произведен, но в налоговых расходах его учесть нельзя, то и в книге ему делать нечего.
Разумеется, если предприниматель уплачивает единый налог при УСН с суммы полученных доходов, то показатели расходов он может включать в книгу в добровольном порядке. А может и не включать.
Соответственно тот предприниматель, который уплачивает единый налог с разницы между доходами и расходами, здесь же, в этом разделе, производит расчет прибыли или убытка от своей деятельности с учетом возможной уплаты минимального налога.
Второй раздел книги – это расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу.
Отдельный расчет необходим в силу того, что стоимость основных средств и нематериальных активов переносится в налоговые расходы по особым правилам. А при случае ее вообще придется восстановить. Подробно обо всем этом написано в главе об УСН нашей книги, поэтому повторяться не будем.
Третий раздел – расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН. Наличие этого раздела обусловлено тем, что, согласно пункту 7 статьи 346.18 НК РФ, плательщик единого налога при УСН вправе осуществлять перенос убытка на будущие налоговые периоды в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором был получен этот убыток.
Данный раздел книги показывает, за какой конкретно год убыток из прошлого переносится в настоящее, каков размер переносимого убытка и сколько таких убытков и за какие годы еще осталось.
Таким образом, нетрудно убедиться, что и в самом деле учет для плательщиков УСН много проще, чем для тех, кто вынужденно или по собственному желанию должен уплачивать налоги по общей системе налогообложения.
3.3. Книга учета доходов и расходов для УСН на патенте
Форма книги учета доходов и расходов для тех индивидуальных предпринимателей, применяющих патент при УСН, приведена в Приложении 3 к Приказу Минфина России от 31 декабря 2008 г. № 154н.
Оформлена она чрезвычайно просто. Предприниматель должен регистрировать только свои доходы. При этом он должен вести учет в хронологическом порядке, указывая помимо суммы дохода также и дату, и номер первичного документа, и содержание операции, в результате которой был получен этот доход.
Порядок заполнения книги учета доходов и расходов приведен в Приложении 4 к вышеуказанному приказу.
3.3.1. Общие положения
Предприниматель должен обеспечить полноту, непрерывность и достоверность учета доходов, получаемых от предпринимательской деятельности на основе патента.
Вести книгу, разумеется, нужно на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или языках народов России, должны иметь подстрочный перевод на русский язык.
Книга может быть как в бумажном, так и в электронном варианте. Тем не менее, в любом случае, по окончании налогового периода электронную книгу нужно обязательно распечатать в бумажном варианте.
На каждый очередной налоговый период нужно открывать новую книгу учета.
Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком книги указывается количество содержащихся в ней страниц. Эти данные должны подтверждаться подписью налогоплательщика и скрепляться печатью налогоплательщика (если она, конечно, у него есть). Но этого мало. Помимо подписи и печати самого предпринимателя в книге должна быть подпись должностного лица налоговой инспекции и ее печать. Все печати и подписи должны быть сделаны до начала ведения книги.
Однако если книга велась в электронном виде, то все подписи и печати ставятся после того, как данная книга будет распечатана в бумажном варианте.
Еще одной особенностью такой книги является то, что она должна быть представлена в налоговую инспекцию не позднее 25 календарных дней со дня окончания налогового периода или срока, на который выдан патент.
Исправление ошибок в книге учета должно быть обосновано и подтверждено подписью предпринимателя с указанием даты исправления и его печатью (если она есть).
3.3.2. Регистрируемые доходы
В книге отражаются доходы, полученные в связи с осуществлением предпринимательской деятельности, указанной в патенте. В них включаются доходы от реализации, определяемые в соответствии со статьей 249 НК РФ, и внереализационные доходы, определяемые в соответствии со статьей 250 НК РФ.
Не должны отражаться в книге следующие доходы:
• доходы, указанные в статье 251 НК РФ;
• доходы индивидуального предпринимателя, облагаемые НДФЛ по налоговым ставкам, предусмотренным пунктами 2,4 и 5 статьи 224 НК РФ – это доходы, облагаемые по ставкам 35 и 9 %;
• доходы, полученные по иным видам предпринимательской деятельности, налогообложение которых осуществляется в соответствии с иными режимами налогообложения, а не с помощью покупки патента.
3.4. Использование ККМ
Основными режимами работы ККМ являются:
• касса;
• снятие сменного Х-отчета;
• снятие Z-отчета.
В режиме "кассы" предприниматель будет пробивать суммы денег и печатать чеки, которые он должен выдать своим покупателям. При этом автоматически одновременно с печатью чека ККМ информация заносится в контрольную ленту машины. ККМ суммирует все данные с пробитых чеков.
Х-отчет – это информация, необходимая прежде всего самому предпринимателю. Этот отчет позволяет фактически вести внутренний учет поступления выручки по отдельным направлениям. Например, предприниматель может отделять выручку от продажи одного вида товаров от выручки за другой вид товаров.
При этом Х-отчет – это дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой кассовый аппарат печатает содержание своих счетчиков. Самое важное, что в этом случае счетчики не меняют своих значений. Это позволяет в течение смены (торгового дня) снимать эти отчеты большое количество раз. На размере итоговой суммы это никак не отражается. Отчет можно снимать как в разрезе продажи разных видов товаров, так и в целом по всем продажам, которые прошли через данную машину.
Есть у Х-отчета и еще одно крайне полезное качество. Снятые с Х-отчета данные должны соответствовать количеству наличности, находящейся в денежном ящике ККМ. Это позволяет разрешить спор с покупателем, который настаивает, что он дал в оплату покупки большую сумму денег, чем получил с нее сдачи. Предприниматель должен снять Х-отчет, пересчитать наличность в ККМ, сопоставить эти два результата и установить истину.
Однако учтите, что если предприниматель принимает оплату с банковских карт, то для этого в ККМ должна быть выделена отдельная секция, которая будет отделена от наличных расчетов. Разумеется, при "снятии кассы" данные с этой секции машины учитываться не должны.
Z-отчет – это главный отчет ККМ. Это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти машины и занесением ее в фискальную память. Данный отчет снимается только один раз – в конце смены (или дня), когда происходит изъятие последней части дневной (или сменной) выручки из денежного ящика ККТ. Кстати, в этом отчете отражается не только сумма полученной выручки, но и суммы, возвращенные покупателям, суммы предоставленных скидок, данные об аннулированных чеках.
Предприниматель должен вытащить из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Ее необходимо хранить, потому что налоговики вполне могут затребовать эти данные для проверки.
Предприниматель должен подписать конец контрольной ленты, указать на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы.
Однако если эти параметры пробиты на ленте автоматически, то, разумеется, этого делать не надо.
Данные с Z-отчетов ежедневно в хронологическом порядке необходимо заносить в журнал кассира-операциониста. Этого требуют Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Обратите внимание! Если предприниматель принимает в оплату банковские карты, то эти суммы должны пробиваться на иную по отношению к наличным деньгам секцию. Поэтому в Z-отчете будет отдельно отражаться информация о наличных расчетах и о расчетах с помощью банковских карт.
Заполнение журнала кассира-операциониста производится в соответствии с Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России 30 августа 1993 г. № 104.
Исходя из таких "двойных" Z-отчетов в журнале кассира-операциониста сумма полученных наличных денег должна отражаться по графе "Сдано наличными", а суммы, поступившие по банковским картам, – по графе "Оплачено по документам".
Ну и напомним, что в случаях, когда расчеты за товары, работы или услуги осуществляются безналичным путем через банковские учреждения, применение ККТ действующим законодательством не предусмотрено.
Теперь вот еще что. Строго говоря, данные из Z-отчетов должны заноситься в кассовую книгу.
Но вот большой вопрос – а нужно ли индивидуальному предпринимателю вести эту самую кассовую книгу?
Об этом – в следующем разделе.
Глава 4
Предприниматель и кассовая дисциплина
Это один из тех вопросов, которые так и застыли в подвешенном состоянии.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров Банка России 22 сентября 1993 г. № 40.
Там, в частности, установлено следующее.
Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в банках.
Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением ККМ.
Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками.
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Могут ли выполнять все эти правила индивидуальные предприниматели? В частности, те, что работают строго индивидуально, самостоятельно оказывают услуги или выполняют какие-то работы?
Теоретически да, возможно. Но, пожалуй, только теоретически. Ведь, например, касса должна быть размещена в отдельном помещении. А если предприниматель работает на дому?
Да и вообще, как можно разделить личные средства предпринимателя и выручку, получаемую им от ведения предпринимательской деятельности? Все эти деньги принадлежат именно ему в отличие от случая с предприятием, когда средства предприятия не принадлежат даже его учредителям. Как можно запретить индивидуальному предпринимателю пользоваться его же собственными деньгами, загоняя его в некий лимит кассы?
Как нам кажется, когда составлялся Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, эти простые и очевидные соображения не были приняты во внимание.
Согласитесь, что в вышеуказанном документе черным по белому написано "предприятия". Никакие предприниматели там не упоминаются.
Тем не менее новое руководство Банка России с легкостью изменило мнение предшественников и, ничтоже сумняшеся, обязало индивидуальных предпринимателей выполнять все кассовые требования, предусмотренные для предприятий! Это было сделано в Письме Банка России от 17 июля 2006 г. № 08–17/2540. При этом банкиры не утрудили себя доказательствами.
Зато их требование сразу подхватили налоговики в Письме ФНС России от 30 августа 2006 г. № ММ-6-06/869@. Они требуют от предпринимателей:
• иметь кассу для осуществления расчетов наличными деньгами (для большинства мелких предпринимателей просто невыполнимое условие);
• вести кассовую книгу – по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;
• соблюдать лимит остатка кассы;
• сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов;
• выдавать денежные средства только под отчет.
Разумеется, легче всего сказать, что ни письма Банка России, ни письма ФНС России не являются нормативными актами и их смело можно не выполнять. Но если реально сопоставить весомость почти любого индивидуального предпринимателя и весомость хотя бы ФНС России, то совет не выполнять требования налоговых органов покажется весьма сомнительным.
Тем более что нижестоящие налоговики уже "взяли под козырек" – см., например, письма УФНС России по г. Москве от 16 января 2007 г. № 18–12/3/002583 и от 10 октября 2006 г. № 22–12/89802.
Еще более неприятно, что и в арбитражных судах нет согласия.
На защиту предпринимателей встал ФАС Поволжского округа в Постановлении от 26 августа 2008 г. № А12-8709/08-С30. Он просто обратил внимание, что Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации установлен только для предприятий. Индивидуальный предприниматель никак не может быть предприятием.