– при подготовке инструкций персоналу по обращению с каждым видом товаров.
Управление рисками начинается с подготовки технологических карт и инструкций для персонала склада.
Требования к организации хранения
Элементы обеспечения хранения:
– набор оптимально необходимых объемов для хранения и проездов для погрузчиков и штабелеров;
– комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для укладки, хранения и отбора товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;
– условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;
– технология грузообработки;
– технологические инструкции для процессов укладки, хранения и отбора различных товаров;
– структура и алгоритмы бизнес-процессов управления хранением и инвентаризацией;
– периодический контроль количества товаров, подверженных испарению, усушке и иным видам естественной убыли;
– периодический контроль качества требующих этого товаров;
– методики проверки качества товаров;
– предупреждение повреждений товаров;
– отбраковка в случае повреждений;
– ремонт поврежденных товаров при возможности;
– перелопачивание требующих этого товаров;
– проветривание требующих этого товаров;
– защита от грызунов и других вредителей требующих этого товаров;
– возврат ошибочно отобранных товаров на места хранения;
– должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в хранении;
– формы документов, получаемых в результате инвентаризации и периодического контроля качества;
– положения о подразделениях, участвующих в хранении;
– управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
– планирование: планы товарооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.
При организации хранения необходимо выполнение следующих операций и процессов:
– заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
– контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
– планирование сроков завоза товаров на склад;
– резервирование площадей для хранения;
– планирование сроков, технических средств и рабочей силы для размещения и укладки товаров;
– размещение и укладка товаров по местам хранения;
– оприходование товаров, ввод информации в базу данных в день приемки.
При проектировании технологии хранения необходимо предусматривать:
– обеспечение возможности ведения произвольной номенклатуры хранилищ и складских мест с типизацией мест хранения по видам хранимой продукции;
– ведение полной истории структуры мест хранения, а также истории размещения и движения товаров по складу;
– обеспечение автоматического расчета заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массо-габаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.);
– определение мер, необходимых для обеспечения требуемых условий хранения товаров в отношении размещения, сохранности их физических, химических и товарных качеств, температуры, влажности, вентиляции;
– разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.;
– обеспечение компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.
Организация хранения должна обеспечивать:
– сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;
– условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправления поврежденной упаковки, выполнения погрузочно-разгрузочных работ.
Обеспечение сохранности свойств товаров достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения товаров, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения. За товарами, хранящимися на складах, необходимы наблюдение и уход, регулярные проверки состояния, контроль появления признаков порчи, следов грызунов или насекомых.
Требования к размещению товаров
Для проектирования процессов размещения товаров необходимо:
– обеспечение компьютерного представления топологии склада (логической модели склада) в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе); каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар);
– организация расчета необходимых количеств ячеек и стеллажей разных размеров для соответствующих товаров, определение принципов изменения размеров ячеек при переменном ассортименте или принципов размещения товаров при переменных количествах одного ассортимента;
– разработка адресной системы, внедрение в практику оприходования, инвентаризации, размещения и отбора товаров строго по адресам хранения с указанием адресов во всех видах документации;
– определение порядка выбора мест хранения в зависимости от вида товара, габаритов, частоты спроса, необходимого режима хранения и т. д.
– оптимизация размещения товара по местам хранения с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе (уплотнение);
– обеспечение поиска оптимального места хранения для принятого товара (алгоритм размещения товара, учитывающий параметры хранения товара и ячеек), возможности выбора предпочтительной зоны (ячейки) размещения для товара, генерации заданий на размещение товаров на складе для хранения, формирование маршрутных карт для размещения прибывших грузов;
– разработка планов размещения товаров с учетом частоты спроса, доступности для погрузо-разгрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;
– определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;
– разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.;
– постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт;
– организация партионного учета, контроля степени заполнения мест хранения, контроля сроков хранения товарных позиций;
– разработка технических заданий на реконструкцию помещений, устройство приспособлений, приобретение оборудования для организации оптимальных условий хранения;
– обеспечение учета стоимости хранения и обработки грузов.
Метод размещения товаров на складе выбирают в зависимости от задач, назначения грузов, выбранного способа хранения, необходимости максимального использования объема склада при рациональном расположении секций, предохранения товаров от повреждения, доступности любой ячейки склада для механизмов на крупных складах, быстрого нахождения необходимых товаров.
Для быстрого размещения и отбора, обеспечения требуемых режимов хранения разрабатывают схемы размещения товаров, предусматривая постоянные места хранения, возможность наблюдения за их сохранностью и ухода за ними. При разработке схем принимаются во внимание периодичность и объемы поступления и отгрузки товаров, оптимальные способы укладки, условия их отгрузок, а для некоторых видов товаров и "правильное соседство". В отдельных случаях, если нужна свобода маневра, применяют переменные места хранения товаров. При размещении товаров используется принцип "чаще спрос – ближе к проезду". Товары ежедневного спроса хранятся в непосредственной близости к зоне отгрузки или выдачи. Практикуется выделение участков краткосрочного и длительного хранения. На участках краткосрочного хранения располагают быстро оборачивающиеся товары. На участках длительного хранения размещают как товары невысокого спроса, так и товары частого спроса, составляющие страховые запасы в дополнение к оперативным, находящимся на участке краткосрочного хранения. На крупных складах с большим товарооборотом каждую ячейку делают таких размеров, которые позволяют разместить в ней партию товара вместе с поддоном или в ящике, в котором он прибыл, причем проезды между стеллажами достаточны для работы погрузчиков с боковым перемещением вил. На складах для мелкооптовой и розничной торговли чаще всего товары размещают в соответствии с группировкой по размерам. На складах имеются секции для крупных и мелких товаров. Для разных товаров нужны различные соотношения количеств мелких, средних и больших ячеек на складе, различные размеры ячеек по глубине. Фирмами, специализирующимися на изготовлении складского оборудования, разработаны типовые схемы и модели разборных стеллажей для разных товаров, поэтому дешевле в конечном итоге купить готовые разборные стеллажи с переменной высотой ячеек, чем сваривать их по собственным эскизам, а впоследствии либо много раз переделывать, либо мириться с неэкономичным размещением товаров.
Для увеличения количества ячеек, улучшения метода хранения, ускорения отбора товаров специфической формы устанавливают на свободных участках стен, на колоннах и торцах стеллажей стенды со штырями. Стенды используют для размещения в подвешенном состоянии гибких товаров – шлангов, тросов, т. е. товаров, хранение которых в лежачем положении не позволяет из-за их формы экономично использовать объемы ячеек и неудобно для отбора.
Требования к организации перемещения товаров
Организация процесса перемещения товаров включает в себя выполнение следующих видов работ:
– определение видов технических средств и количества рабочих для выполнения перемещения;
– определение методов и способов проведения работ;
– определение принципов формирования графика подачи транспортных средств;
– определение принципов формирования бригад, подготовки механизмов и графика их работы в зависимости от вида груза, транспорта и объемов груза, сроков разгрузки и т. д.
– определение и внедрение в практику грузовых модулей;
– организация эффективной эксплуатации средств механизации;
– организация выполнения графиков работ;
– обеспечение сохранности товаров при погрузках и разгрузках от порчи (снижения качества), потерь, повреждений и хищений.
Компьютеризация
Не отставайте от конкурентов
Готовые системы
Современный бизнес чрезвычайно динамичен, и вопросы организации оперативного учета, планирования, контроля и управления меняются в соответствии с потребностями бизнеса. Начинать деятельность без компьютеризации – заведомая глупость в нынешних условиях.
Некоторые предприятия разрабатывают свои программные комплексы, и у них получаются неплохие системы для механизации операций. Однако до уровня требований современного менеджмента они не поднимаются потому, что разработчики, чаще всего лишь программисты, т. е. переводчики на машинный язык полученных заданий, и не владеют современными концепциями менеджмента, логистики, маркетинга.
В то же время заказчики не могут должным образом поставить задачи для разработки подобных систем – они не имеют необходимых знаний.
На рынке уже давно есть готовые интегрированные комплексные системы, разработанные на базе анализа опыта многих потребителей и с учетом требований современного менеджмента. Готовые интегрированные системы предпочтительнее самодельных – они отработаны на многих потребителях и выполнены с участием специалистов финансового, производственного и торгового менеджмента, логистики, инжиниринга.
Заказчики не только не могут поставить задачи, но порой не могут оценить достоинства современной системы, поэтому нередко возражают против использования многих функций и параметров, применяемых в современном менеджменте, так как квалифицированных специалистов мало, имеющих опыт современных методов управления в этой отрасли – единицы, а желающих учиться новому не так уж много на каждом предприятии.
По изложенным причинам компьютерная система должна стать помощником, учителем, руководителем и инструментом принуждения выполнения необходимой технологии бизнес-процессов.
Эффект от компьютеризации может кардинально влиять на результативность работы всей компании, только если ее поручить профессионалам реинжиниринга бизнес-процессов, предварительно приготовившись к серьезным реформам в организации производственных операций.
Но даже самые лучшие программные комплексы не дадут полной отдачи, если их внедрение не поручить специалистам, хорошо разбирающимся в организации управления бизнесом фирмы-заказчика, и если высшее руководство не будет тесно сотрудничать с этими специалистами.
Затраты на компьютеризацию
Руководителям предприятия кажется, что стоимость компьютеризации – это деньги, отдаваемые за собственно коробку с программой и услуги по ее установке, и они не хотят понимать необходимости последующих расходов.
Это происходит из-за слишком больших ожиданий в экономии средств и недооценки затрат на внедрение и сопровождение информационных систем.
Но при внедрении современных корпоративных систем успех достигается не за счет видимого сокращения расходов, а путем резкого повышения эффективности работы на интегрированных рабочих местах и благодаря этому значительным расширением спектра выполняемых операций или услуг при одновременном повышении качества и оперативности обслуживания клиентов.
Внедрение нового программного обеспечения предполагает переход на более прогрессивные технологии работы. Расходы не растут так, как они росли бы вследствие постоянного увеличения штата. Например, в современных компьютеризованных предприятиях нет должности "машинистка" и в несколько раз меньше штат бухгалтерии.
По оценкам различных исследовательских организаций, стоимость годовой эксплуатации одного рабочего места в корпоративной сети среднего западного предприятия составляет от 3 до 10 тыс. долл.
Это кажется слишком дорого, но если учесть, что средняя заработная плата одного сотрудника составляет в развитых странах от 25 до 35 тыс. долл. в год, а производительность сотрудника, оснащенного компьютерной техникой, иногда равна производительности десятка сотрудников, работающих с арифмометром и пишущей машинкой, не говоря уже о качестве, количестве ошибок и невозможности современной аналитики без компьютеров, то придется согласиться, что это совсем дешево.
В нашей стране средняя заработная плата специалистов, о которых идет речь, составляет от 12 до 35 тыс. долл. в год (включая отчисления во внебюджетные фонды), и даже при этом уровне расходы на компьютеризацию выгоднее расходов на "безоружную" рабочую силу, тем более что средняя стоимость годовой эксплуатации одного рабочего места в сети среднего сервисного предприятия составляет от 0,5 до 3 тыс. долл.
При оснащении предприятия компьютерной техникой ее стоимость составляет от 20 до 50 % общих издержек, связанных с эксплуатацией оборудования. Остальное приходится на косвенные затраты – установку и обновление программного обеспечения, ремонт и модернизацию, поддержку и обучение пользователей, обслуживание сетей и другие, выливающиеся со временем в немалые суммы. Часть этих расходов относится на бюджет, другая же часть, скрытая, но весьма значительная, уходит на оплату рабочего времени сотрудников, которое расходуется непродуктивно.
Не спрашивайте главного бухгалтера
Яростными противниками современных компьютерных систем чаще всего бывают главные бухгалтеры предприятий. Получив однажды слабенькие программы механизации бухгалтерских операций (всего лишь механизации, без анализа балансов, без финансового анализа и т. д.) и затратив много усилий на их освоение и обучение персонала, они не хотят ничего менять, даже на более производительные программы.
Руководители предприятий, доверяющие мнению главных бухгалтеров о целесообразности или нецелесообразности нововведений, особенно компьютерных программ, никогда не получат разумного и объективного ответа по следующим причинам:
– главные бухгалтеры по сути своей работы и по характеру должны быть консерваторами;
– главные бухгалтеры в своей деятельности законодательно ограничены определенными рамками, для них – шаг влево, шаг вправо равнозначны побегу от закона;
– главные бухгалтеры должны осуществлять только учет, контроль, отчетность, а ответственность за эксперименты для них изначально противоестественна;
– главные бухгалтеры российских фирм находятся под постоянным стрессом, поскольку вынуждены скрывать от налогов реальные обороты, создавать операции для получения "черного нала".
Именно по этим причинам главные бухгалтеры боятся (и должны бояться) любых изменений в сложившемся ходе дел и не могут быть советниками по развитию предприятия. А если они самонадеянно берутся советовать, то это, как правило, советы, ведущие к стагнации и даже разорению.
Именно по этим причинам предприниматель (или его финансовый директор) и главный бухгалтер – совершенно разные специалисты, антиподы. Главный бухгалтер – психологически только сторож, предприниматель (финансовый директор) – экспериментатор, управляющий финансовыми потоками, который должен осуществлять рискованные операции (в бизнесе любая операция рискованная).
Хорошего главного бухгалтера не следует назначать финансовым директором – бухгалтерский опыт сбережения каждой копейки никогда не даст ему психологической смелости маневрировать денежными потоками.
Главного бухгалтера нужно спрашивать о том, что "можно или нельзя" с точки зрения законов о бухучете и налогах.
Главного бухгалтера не следует спрашивать о том, что " нужно или не нужно" предприятию для развития.
Функции службы компьютеризации компании
Основные функции – обеспечение компьютеризации документооборота, учетных, статистических, аналитических, финансовых операций, развитие компьютеризации для поддержания ее на уровне современных требований. К функциям службы компьютеризации относятся следующие:
– использование современных компьютерных технологий;
– обеспечение работы с удаленными партнерами (дилерами и др.);
– привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;
– постановка задач для адаптации и развития купленной системы;
– внедрение программных продуктов;
– обучение персонала работе с программным обеспечением;
– обеспечение целостности баз данных;
– обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах на случай сбоев по техническим причинам;
– защита информации от несанкционированного доступа;
– обеспечение технической исправности оборудования.