Первым лицом, с которым сталкиваются соискатели, является представитель службы персонала. Как именно менеджер по персоналу взаимодействует с потенциальными сотрудниками, такое впечатление о компании и складывается. В нашей практике возникают случаи, когда в поиске наиболее подходящих специалистов, мы наталкиваемся на кандидатов, которые уже взаимодействовали с нашим клиентом. И звучат жалобы: "я был на встрече, обещали перезвонить и не перезвонили", "сказали, что я очень понравился и ни привета, ни ответа", "я им позвонил, а они мне почему-то отказали. Так и не объяснили мне причину отказа" и т. д. и т. п.
Очень важный момент в формировании имиджа компании на рынке – правильная обратная связь с кандидатом. Нельзя говорить, мы вам перезвоним, и не перезванивать. Если вы пообещали, то обязательно перезвоните, а лучше никогда не обещайте. Вы же не можете всем перезвонить. Заготовьте фразы, которые обеспечат вам возможность не перезванивать всем соискателям.
Например, в случае, если вы не знаете, понравится ли или не понравится этот кандидат руководителю, пригодится такой вариант:
"Для того чтобы принять решение, нам необходимо время. Думаю, трех-пяти дней нам хватит. Мне удобнее, если вы перезвоните мне сами такого-то числа. И я сообщу вам о нашем решении. Если мы примем решение в вашу пользу, я свяжусь с вами раньше".
Однозначно кандидат не ваш, но вы не готовы назвать в данный момент причину для отказа. В этом случае сначала назовите слабые стороны кандидата. Возможно, он сам в дальнейшем поймет причину отказа. А не поймет, значит, вам такой сотрудник не нужен.
После этого скажите, что в данный момент вы рассматриваете еще несколько кандидатов. Встречи продлятся как минимум до такого-то числа. Если вы не свяжитесь с ним до такого-то числа, значит, вы отдали предпочтение другому кандидата. Скажите, что он всегда может узнать о вашем решении, А для этого может позвонить вам после такого-то числа по указанным контактным телефонам. Постарайтесь сразу в своей базе написать причину отказа, которую можно озвучить кандидату, не навредив ни себе, ни кандидату.
Кандидат вам понравился, но скорее всего вы не можете предложить ему должность или заработную плату, на которую он реально претендует. В этом случае подойдет такой вариант:
"Ваш опыт очень понравился нам. Но в данный момент у нас нет возможности предложить вам то, чего вы действительно заслуживаете. Мы очень рады знакомству с вами. Информация остается в нашей базе данных. Если у нас будут достойные вас предложения, мы свяжемся с вами". Такие фразы формируют положительную реакцию у кандидата, оставляют вам шанс вернуться к его кандидатуре.
Приучите своих внутренних клиентов – руководителей подразделений никогда не давать ответ кандидату сразу. Первое впечатление может измениться. Заготовьте фразы для руководителей подразделений в виде инструкции на одном листе, и сложите их пополам. Если вы видите, что руководитель готов дать ответ здесь и сейчас, передайте этот листок руководителю с просьбой посмотреть еще вот это. Смена акцентов остановит вашего руководителя от преждевременного озвучивания своего решения.
Примеры фраз-заготовок
На все случаи жизни есть ни к чему не обязывающая фраза, однако, формирующая впечатление о вас как о серьезной компании:
"Благодарю вас за встречу. Было приятно познакомиться. Представитель службы персонала (кадрового агентства) свяжется с вами. Если служба персонала (кадровое агентство) не свяжется с вами до такого-то числа, значит, мы отдали предпочтение другому кандидату. Вы всегда можете узнать о нашем решении у представителя службы персонала (кадрового агентства). У вас есть их телефон?"
Кандидат очень вам понравился, вы боитесь, что он примет другое предложение. Но в то же время есть какие-то сомнения.
"Ваш опыт очень понравился нам. Но по правилам нашей компании, мы принимаем решения коллегиально. Поэтому я должен показать ваше резюме своему непосредственному руководителю (директору и т. п.). Думаю, 3–5 дней мне (службе персонала) хватит, чтобы согласовать вашу кандидатуру далее. Мне удобнее, если вы перезвоните мне (в службу персонала) сами такого-то числа. И мы (служба персонала, кадровое агентство) сообщим вам о наших дальнейших шагах. Если мы примем решение раньше, я или служба персонала свяжемся с вами".
Такая фраза дает понять кандидату, что он интересен, и вы оставили себе возможность изменить свое решение.
Интернет-ресурсы по поиску и подбору персонала теперь предлагают много различных, удобных сервисов для своих пользователей. Один из них – это шаблон ответов кандидатам. Однако, когда кандидат активно ищет работу, шаблонные ответы дают понять, что собственно он ничем не отличается от других кандидатов, и насколько его резюме интересно потенциальному работодателю, непонятно. Сухие фразы, что "в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение", "возможно, мы вернемся к вашему резюме" оставляют надежду кандидатам, но в то же время дает четко понять, что это обычная отписка и кандидат никогда на самом деле не узнает, почему он не подошел.
Какие основные раскоммуникации происходят внутри компаний между внутренним заказчиком и менеджером по подбору персонала?
Как правило, руководители считают, что внутренний HR сам прекрасно должен знать, какой им специалист нужен. И внутренний заказчик не хочет тратить свое драгоценное время на объяснения, кто именно нужен в его подразделении.
Представлен не один кандидат, но так никто и не нанят. Почему? В процессе, поиска руководитель понял, что большинство функций не нужны, кандидаты не подходят потому что "ну не наш он человек понимаете, не наш".
Руководитель боится взять на себя ответственность за найм "неправильного человека". Вот и происходит такое, что человек нужен срочно, вчера, а сегодня принять решение сложно. В результате складывается ситуация, что HR-ры ищут и ищут "идеального" кандидата.
Конечно, каждая компания индивидуальна, в ней каждый день возникают нестандартные ситуации. Но некоторые методы помогают улучшить процесс поиска сотрудников.
Будьте бюрократами, особенно, если требования по вакансии меняются каждый день. Что написано пером не вырубишь топором.
Внедряйте письменное описание позиции. В идеале, руководитель сам должен сформировать требования. Если этого не удалось добиться, запишите с его слов. Пусть распишется, что все записанное верно. Так будет проще противостоять ежеминутной смене требований.
Делайте акцент на численное или качественное определение требований. Стаж работы не менее скольки лет? Опыт работы в каких компаниях, отраслях? Какие личные качества?
Конечно, найти можно любого специалиста, если понятно кого именно надо искать. Очень часто от руководителей можно услышать: "Да ты показывай кандидатов, а мы уж там решим". Вопрос – а кого именно показывать? Показать можно и курьера на должность инженера. Возьмете?
Общение с внутренним заказчиком – руководителем подразделения часто похоже на переговоры с вашими внешними клиентами, потребителями. Поэтому будьте клиентоориентированными.
Сложно вести работу, если не понятно, что надо делать. Поэтому уточняйте, переспрашивайте, используйте перефраз. "Правильно я вас понял/поняла? Вы сказали, что… Значит ли это, что нам нужен такой человек/нужно сделать то-то и то-то".
Если руководитель подтвердил ваши слова, запишите все на бумаге и подайте ему под подпись. См. пункт 1.
Давайте четкую обратную связь. Представляйте письменные отчеты. Современные средства связи позволяют делать это быстро и целенаправленно. Рассказывайте заказчику, что конкретно может предложить рынок труда, и почему в России вы не найдете сварщика со свободным английским языком.
Письмо, отправленное по электронной почте, всегда можно повторить с указанием первой даты отправки.
Будьте вежливы и терпеливы. Часто реакция руководителя бывает направлена на вас не потому, что вы что-то плохо сделали, а потому что понедельник сегодня тяжелый. Зайдите позже, когда сложится более спокойная обстановка или будет больше времени. Руководителям, как и вам приходится перерабатывать огромное количество информации, и у него тоже есть начальник.
ИТАК,
в сфере рекрутмента есть два вида заказчиков: внешний и внутренний.
Процесс переговоров с заказчиками не имеет принципиальных отличий и подчиняется правилам ведения переговоров в любой другой сфере.
Для проведения переговоров по поиску и подбору персонала требуется подготовка.
Будьте бюрократичны – это облегчит вашу жизнь в дальнейшем и поможет отстоять свое мнение и позицию.
Всегда соблюдайте правила и этику делового общения, будьте вежливы и терпеливы. И будет вам счастье.
Этика делового общения с кандидатами. Этапы и правила ведения переговоров
Имидж рекрутера формируется не только при общении с клиентами, но при общении с кандидатами. Форумы сайтов о поиске наполнены возмущенными постами соискателей о том, что менеджер по персоналу, рекрутеры – не профессиональны, не умеют общаться, никогда не сообщают об итогах интервью. Помните, что ваше общение с соискателями создает их мнение о компании, т. к. вы являетесь первым представителем компании, с которым им приходиться встречаться. Таким образом, вы в первую голову влияете на имидж компании на рынке труда.
Этика общения с кандидатами
● Недопустима дискриминация по половым, расовым, национальным, религиозным, возрастным или политическим признакам. Рекрутер руководствуется в работе с кандидатами исключительно профессиональными и психологическими требованиями заказчика.
● Соблюдение принципов независимости и объективности при оценке.
● Недопустимо применение каких-либо специальных методов оценки и обследования соискателей без их согласия.
● Недопустимы какие-либо действия, которые могут повредить соискателю на его нынешнем месте работы.
● Категорически запрещено взимать вознаграждение с соискателей за их трудоустройство.
● Процесс взаимодействия с кандидатами делится на несколько этапов. При этом я выделю четыре основных и три дополнительных этапа. Отдельным и самым сложным этапом в процессе взаимодействия является донесение отказа от рекрутера или работодателя.
Основные этапы ведения кандидата:
● установление контакта;
● проведение телефонного интервью;
● проведение интерактивного интервью;
● подготовка к интервью в компании.
Дополнительные этапы ведения кандидата:
● получение обратной связи после встречи, после получения джоб-оффера;
● курирование выхода в компанию;
● получение обратной связи касательно прохождения испытательного срока;
● донесение до кандидата отказа от работодателя.
Самое сложное в процессе взаимодействия с кандидатами – это грамотно отказать, а именно объяснить соискателю, почему он не подходит на ту или иную должность.
Конечно, наиболее эффективным на этом этапе будет построить взаимодействие таким образом, чтобы кандидат сам понял, что данная позиция ему будет не интересна или у него не будет возможности полностью реализовать свои навыки, знания и умения.
Как это сделать?
Вы обозначаете, что кандидату интересно, и приводите пример, что кандидату будет скучно, не интересно работать на данной должности, что нет перспективы, которой человек ожидает. Задаете вопросы, что кандидат будет делать, если не появится ожидаемой возможности. Предлагаете кандидату задуматься о данной ситуации.
Примеры отказов кандидатам
● На все случаи жизни есть ни к чему не обязывающая фраза, однако, формирующая впечатление о вас как о серьезной компании:
"Благодарю вас за встречу. Было приятно познакомиться. Представитель службы персонала (кадрового агентства) свяжется с вами. Если служба персонала (кадровое агентство) не свяжется с вами до такого-то числа, значит, мы отдали предпочтение другому кандидата. Вы всегда можете узнать о нашем решении у представителя службы персонала (кадрового агентства). У вас есть их телефон?"
● Кандидат очень вам понравился, вы боитесь, что он примет другое предложение. Но в то же время есть какие-то сомнения:
"Ваш опыт очень понравился нам. Но по правилам нашей компании, мы принимаем решения коллегиально. Поэтому я должен показать ваше резюме своему непосредственному руководителю (директору и т. п.). Думаю, трех-пяти дней мне (службе персонала) хватит, чтобы согласовать вашу кандидатуру. Мне удобнее, если вы перезвоните мне (в службу персонала) сами такого числа. И мы (служба персонала, кадровое агентство) сообщим вам о наших дальнейших шагах. Если мы примем решение раньше, я или служба персонала свяжемся с вами".
Такая фраза дает понять кандидату, что он интересен, однако, и вы оставили себе возможность изменить свое решение.
Интернет-ресурсы по поиску и подбору персонала теперь предлагают много различных, удобных сервисов для своих пользователей. Один их них это шаблон ответов кандидатам. Однако, когда кандидат активно ищет работу, шаблонные ответы дают понять, что, собственно, он ничем не отличается от других кандидатов и непонятно, насколько его резюме интересно потенциальному работодателю. Сухие фразы: "в настоящий момент мы не готовы сделать вам это предложение", "возможно, мы вернемся в вашему резюме" – оставляют кандидатам надежду, но в то же время четко дают понять, что это обычная отписка и кандидат никогда на самом деле не узнает, почему он не подошел.
Подготовка соискателя к интервью в компании
Подготовка кандидата к встрече в компании проводиться накануне, чтобы кандидат не забыл ваши установки. Почему надо готовить соискателя к встрече?
Из моей практики
IT-специалисты – очень специфические кандидаты. Часто они не уделяют должного внимания своему внешнему виду, формам общения с другими людьми. Не все готовы к такой ситуации, и возникают отказы от работодателей только по причине внешней составляющей, хотя при этом опыт соответствует заявляемым требованиям. Проведя подготовку кандидата к интервью, вы снижаете риск и уменьшаете количество таких формальных отказов.
Искали специалиста на должность программиста на Java. Кандидат имел очень релевантный опыт, однако, не имел опыта работы внутри компании, чаще всего выполнял заказы в качестве фрилансера. Поэтому мы провели подготовку кандидата с упором на формализацию общения с менеджером по персоналу, соблюдение правил проведения переговоров и внешний вид. На наше счастье, кандидат прислушался к нашим рекомендациям и был принят на работу.
К сожалению, не всегда кандидаты прислушиваются к нашим советам. И часто это вредит соискателям больше, чем рекрутерам.
Один соискатель рассматривал предложения на стыке двух видов деятельности: маркетинга и продаж. Предложенная должность отвечала только одному его требованию и относилась к сфере продаж. Когда мы обсуждали с кандидатом этот момент, кандидат настаивал на своем интересе к данной должности. При подготовке к собеседованию мы предупредили кандидата, как надо отвечать на вопрос о предпочтительных вакансиях. Однако кандидат пошел своим путем и заявил менеджеру по персоналу, что он рассматривает вакансии не только в продажах, но и в маркетинге. Этот ответ послужил основанием для отказа, т. к. кандидат не четко определился со своими предпочтениями в сфере деятельности.
Как проводится подготовка соискателей к собеседованиям
Для того чтобы соискатель пришел в компанию подготовленный к встрече, мы проводим с ним беседу о том, как следует себя вести и о чем говорить в первую очередь. Эта беседа ведется по телефону, как правило, за день до назначенной встречи в спокойной обстановке. Подготовку кандидата мы проводим по следующей схеме. Деловая встреча – переговоры с профессионалами:
● пунктуальность;
● внешний вид;
● самопрезентация;
● табу на вопросы о деньгах;
● вопросы о компании;
● спокойствие и приятное общение;
● обратный звонок о своих впечатлениях.
Для более эффективной подготовки кандидата к встрече в компании был разработан сценарий разговора с кандидатом для подготовки прохождения собеседования.
Данный сценарий можно использовать не только во внешнем рекрутменте, но и во внутреннем.
"Добрый день, Иван. Компания "Z" или отдел "Y" приглашает вас на встречу.
Есть сейчас возможность минут десять поговорить? Мне хотелось бы в спокойной обстановке обсудить, как будет проходить собеседование.
Если есть ручка, то я попрошу вас записать мои советы. Это очевидные вещи, но, как правило, об этом чаще всего забывается. То, что я расскажу, поможет вам произвести положительное впечатление и настроиться на конструктивное взаимодействие!
В первую очередь хочу обратить ваше внимание на то, что первая встреча – это знакомство. Компания (руководитель, начальник, менеджер) знакомится с вами, вы знакомитесь с компанией (с отделом, руководителем). Поэтому настройтесь на приятное общение с приятными людьми и профессионалами. Это деловая встреча, поэтому важна пунктуальность и внешний вид.
Пунктуальность. График жесткий, все люди деловые, поэтому не опаздывайте. Придите заранее, т. к., возможно, понадобиться зарегистрироваться на ресепшен. Если опаздываете или заблудились, перезвоните контактному лицу, мне или менеджеру по персоналу, предупредите. Еще раз назовите место, дату, время встречи.
Внешний вид. Внешне вы должны хорошо выглядеть, поэтому выспитесь, отдохните. Встреча деловая, поэтому наиболее приемлем будет деловой стиль в одежде. Костюм необязателен. Обязательно надо соблюсти деловой стиль: платье, юбка, деловая блузка, брюки и рубашка более приемлемы, чем джинсы, шорты, мини-юбки, декольте и т. п.
Встречайте вашего визави с улыбкой на лице. Представление о человеке строится за первые десять секунд общения. Как вы встретите менеджера, в таком русле встреча и будет протекать.
Самопрезентация. У вас будет возможность рассказать о себе, поэтому подготовьте самопрезентацию. Лучше сделайте ее в письменном виде. Если есть возможность, отрепетируйте с родственниками, знакомыми. Самопрезентация должна укладываться в семь-десять минут, не больше. Делайте акцент на опыте, который более актуален для данной должности, скажите, чем вам интересна компания и предлагаемая должность. С собой брать самопрезентацию не надо.
Если для творческих позиций представление портфолио обязательно, предупредите, чтобы не забыли взять с собой портфолио.
Если первая встреча будет проходить с менеджером по персоналу, то говорите доступным и понятным языком, т. к. менеджер по персоналу может быть плохо осведомлен о применяемом сленге и лексиконе в вашей профессиональной среде.
На встрече будут оцениваться три вещи:
● персональные качества;
● профессиональные навыки;
● мотивация.
Продумайте ответы на такие банальные вопросы как:
● В чем ваши сильные и слабые стороны?
● Что приобретет компания в случае найма вас на работу?
● Чем вы будете полезны для компании?