Я не могу привести эту таблицу полностью, так как она не поместится в формате книги. Вот некоторые другие дела, которые должны быть указаны: выплата сотрудникам аванса, выплата сотрудникам зарплаты, открытая линия (день приема клиентов руководителем клуба), страховые взносы в ФС, страховые взносы в ПФР, мойка пособий и игрушек, обзвон директором клуба клиентов, переставших посещать занятия, ревизия журналов администратора, проверка работы администратора с помощью тайного клиента и т. д.
Теперь этот внушительный список нужно проанализировать. Отметьте цветным маркером те дела, которые вы будете точно выполнять самостоятельно. Передать их никому невозможно. Например, вам лично необходимо посетить комплексное занятие у годовалых детей и занятия по музыке, чтобы проконтролировать деятельность педагогов. Отметьте крестиком в таблице ячейки, соответствующие датам, на которые намечено выполнение дел.
Как видите, 1 сентября я обязательно буду на открытии детского клуба после летних каникул, в обед проведу собрание педагогов, поздравлю их с праздником и началом учебного года, заодно (пока присутствует весь коллектив!) проведу положенные инструктажи по охране труда и пожарной безопасности, не забуду сделать необходимые записи в соответствующих журналах инструктажа и соберу подписи сотрудников.
Здесь же, на собрании, я распределю между работниками остальные дела на месяц. Например, администратор отвечает за вовремя вывешенные в клубе объявления. Сделав отметку в таблице, я буду знать, что 15 сентября администратор должен вывесить объявление о празднике. За проведение мастер-класса по осенней поделке отвечает педагог Иванова А. А. Задачи распределены. При таком подходе все дела будут выполнены вовремя и общими усилиями: вывешены объявления в клубе, осуществлена СМС-рассылка, заполнены важнейшие журналы, проведены инструктажи, проконтролирована работа педагогов. В результате нагрузка на руководителя значительно снизится.
Не забудьте составить план и на летние месяцы. Так как это ваш личный документ, то вы можете смело указывать в нем посещение вами различных тренингов и обучающих семинаров. Как только вы сделаете в своем графике соответствующие отметки, на подобное обучение найдутся и время, и деньги, ведь вы спланируете его заранее.
Теперь дела из этой таблицы можно перенести в обычный ежедневник с датами. Заполняйте его не только на ближайший месяц, но и сразу на весь год. Работая с ежедневником, вы будете видеть, какие задачи вам предстоит решить в следующем месяце, весной, летом и т. д.
Только такое четкое планирование на год, предполагающее распределение всех дел по месяцам и датам, поможет вам эффективно использовать свое рабочее время.
Что делать, чтобы сотрудники не заснули на собрании? Правильная организация ежемесячных собраний коллектива
В любой организации должен быть коллектив сотрудников. А если есть коллектив, то без собраний не обойтись. Причем неважно, сколько человек у вас работает. В начале деятельности нашего клуба в штате было всего пять человек: я (генеральный директор), бухгалтер, уборщица и два педагога, один из которых являлся соучредителем. Сейчас в нашем коллективе более 20 человек. Понятно, что проводить собрания малочисленного коллектива проще хотя бы потому, что легче найти время, удобное для всех. Чем больше коллектив, тем сложнее определить время проведения собрания.
Собрания в детском клубе можно классифицировать по количеству присутствующих на них людей:
общее собрание коллектива – присутствуют абсолютно все сотрудники детского клуба;
совещание – собирается небольшая группа сотрудников для обсуждения какого-либо вопроса (например, вы приглашаете тех педагогов и администраторов, которые будут принимать участие в подготовке и проведении новогодних утренников в клубе);
мини-совещание – собирается несколько человек, чаще всего работающих на одних должностях, для решения конкретной проблемы (например, это могут быть мини-совещания администраторов клуба для обсуждения вопроса поддержания чистоты в холле в течение дня или для знакомства с новой формой электронной отчетности).
Первый вопрос, который нужно решить, – периодичность проведения собраний. Здесь все просто и логично. Чем меньше коллектив, тем чаще проводятся общие собрания (то есть собрания всего коллектива). Чем коллектив больше, тем реже проводятся собрания со всеми работниками. На мой взгляд, если сотрудников в детском клубе более 15 человек, то общих собраний за год должно быть не более четырех:
первое собрание – накануне учебного года в августе или самом начале сентября;
второе собрание – в начале декабря;
третье собрание – март – начало апреля;
четвертое собрание – конец мая.
Этого количества собраний достаточно для обсуждения командой клуба тех вопросов, которые действительно требуют совместного решения. Сутью любого собрания является возможность коллективной работы над поставленными задачами и возникающими проблемами в рамках движения к общей цели. Плохо, когда собрания проводятся формально. В этом случае люди, которые их посещают, считают, что зря потратили время. В работе детского клуба нельзя допускать формализма. В ваших силах все устроить так, чтобы любое действие осуществлялось осознанно и имело смысл. Я бывала на таких совещаниях, когда руководитель что-то зачитывал по бумажке, а все собравшиеся поглядывали на часы и друг на друга, ожидая, когда все это закончится. Я всегда думаю в таких случаях: неужели руководителям не жаль своего времени? Разве нельзя убрать подготовленный черновик и сказать что-то своими словами, от души? Или сказать нечего? Если сказать нечего, то собрание проводить не стоит. Каждый член коллектива, будь то администратор или уборщица клуба, должен понимать, зачем он пришел на собрание и потратил свое время.
Темы общих собраний тоже должны быть общими, то есть актуальными для всех сотрудников. Что мы обсуждаем на общих собраниях?
Во-первых, есть закон начала любого собрания: руководитель обязательно сообщает какие-то хорошие новости.
Во-вторых, если в клубе произошли изменения, то надо познакомить с ними коллектив. В вашем центре мог появиться новый педагог, добавиться новый курс, клуб стал работать по воскресеньям или, наоборот, этот день сделан выходным. Преобразования могут быть крупными или мелкими. Не забудьте рассказать, что в холле теперь есть новые игрушки, вы перешли на работу с более качественными красками, отныне вы будете принимать участие в районных фестивалях и т. д. Все новости и изменения необходимо довести до сведения каждого сотрудника, ведь коллектив должен быть в курсе, куда и как движется клуб.
Очень важно, чтобы члены команды знали друг друга в лицо и располагали информацией, кто и какие занятия ведет. Также руководитель детского клуба должен позаботиться о том, чтобы сотрудники владели предметом всех курсов, предлагаемых клубом. Любой работник (педагог, уборщица, администратор) способен выступить в качестве пиарщика услуг клуба и представить его деятельность клиенту с самой лучшей стороны.
Нередко в больших коллективах детских развивающих центров сотрудники не пересекаются друг с другом и понятия не имеют, кто еще работает в этих же стенах. Например, преподаватель английского языка приходит только во вторник и четверг, а педагог по шахматам – в среду и пятницу. На первом же собрании необходимо представить всех преподавателей, подчеркнув при этом их профессионализм. Люди осознают, что они работают в сильном коллективе.
В-третьих, общие собрания идеально подходят для проведения инструктажа. Помните, что их у вас должно быть несколько: по пожарной безопасности, охране труда и электробезопасности. После инструктажа все сотрудники должны расписаться в соответствующем журнале.
В-четвертых, именно собрания коллектива способны объединить команду детского клуба и привнести в работу дух здоровой конкуренции. Желание сделать свой клуб лучше центра, работающего неподалеку, абсолютно нормально для каждого члена коллектива.
В-пятых, актуальная тема для проведения собрания – работа детского клуба в определенный сезон года, например летом или во время новогодних праздников. В мае стоит обсудить режим работы летом, какие курсы уйдут на каникулы до осени, какие будут видоизменены. На этом собрании актуализируется график отпусков, обозначается дата общего сбора в конце лета и т. д.
В-шестых, нелишним будет напомнить сотрудникам общие правила обслуживания клиентов в вашем клубе.
В-седьмых, на собраниях вы распределяете обязанности на следующий период работы. Для этого пригодятся записи из вашего ежедневника. Например, вы извещаете всех, что осенью у вас будут три праздника: "Осенины", Хэллоуин и Праздник сладкоежки. Вы даете указания администраторам вывесить объявления-афиши в клубе в определенные даты, подготовить к продаже билеты, правильно осуществить учет их оплаты; назначаете ответственного администратора на дни праздников. Также вы извещаете уборщицу о том, что в эти дни должна быть проведена дополнительная уборка. Из числа педагогов определяются ответственные за украшение клуба и выбираются артисты, которые будут вести праздник. Подобным образом распределяются и другие дела, которые должны быть выполнены в клубе.
В-восьмых, на общих собраниях нужно говорить только о решенных проблемах, подводить итоги сделанного, сообщать о хороших новостях, а также о планах на будущее. Ни в коем случае не следует обсуждать проблемы со всем коллективом – это вы сделаете на совещаниях или мини-совещаниях. Запомните данное важнейшее правило проведения общих собраний.
Темы, перечисленные выше, как правило, предназначены для монолога руководителя детского клуба: он представляет сотрудников, рассказывает о новостях, извещает о графике работы летом и т. д. Общие собрания не подходят для решения острых вопросов.
Другое дело – совещания и мини-совещания. На них обсуждаются конкретные проблемы, здесь возможны напряженная полемика и бурные дебаты. Как уже отмечалось, совещания проводятся отдельно с администраторами или педагогами. Не обязательно собирать общее собрание, чтобы обсудить вопрос мытья столов, заточки карандашей и раскладывания методических пособий на свои места после занятий. Эта тема актуальна для педагогов. На подобных совещаниях педагогов методист может более подробно, чем на общем собрании, рассказать о новых курсах, например описать цели и задачи, программное содержание, привести примеры заданий.
В вашем ежедневнике собрания коллектива должны быть запланированы на каждый месяц работы. Сначала стоит назначить даты общих собраний, которых, как мы выяснили, может быть всего четыре за год. Далее распределите по датам совещания и мини-совещания. Должно быть как минимум по три встречи с педагогами и администраторами. Очень полезно проводить мини-совещания с администраторами и уборщицами для обсуждения вопросов наведения чистоты в клубе и прояснения возникших мелких недоразумений.
Собрания коллектива можно сделать не только информативными, но и интересными. Помню, как на кафедре педагогики и психологии, на которой я работала, устраивали выставки творений преподавателей. Кто-то принес картины, написанные на досуге, кто-то – мыло ручной работы или вязаный шарф, а я представила воротничок, выполненный в технике фриволите. Подобные выставки помогали нам, членам коллектива кафедры, лучше узнавать друг друга не только с профессиональной стороны, но и с человеческой. Мне кажется, что такие мероприятия можно проводить и в клубе. Клиентам тоже будет интересно познакомиться с увлечениями педагогов. Например, организуйте накануне Нового года выставку новогодних украшений ручной работы.
Задача руководителя детского клуба – сделать собрания такими, чтобы никому из сотрудников и в голову не пришло их пропускать, поскольку они будут интересны, информативны и полезны как каждому участнику, так и коллективу детского клуба в целом.
работа с ежедневной отчетностью
Работать с ежедневной отчетностью, поступающей из детского клуба, – святая обязанность его руководителя. Не будете анализировать информацию – не будет четкой картины ни по клиентам, ни по документам, ни по финансовому состоянию вашей компании. Клуб будет развиваться сам собой, и каким окажется это развитие, никто не знает.
Вот основные показатели, требующие анализа информации:
клиентооборот;
документооборот (входящие и исходящие документы);
движение денежных средств (поступления и траты);
деятельность сотрудников клуба.
Все эти позиции вы должны контролировать ежедневно. Осталось только понять, каким образом.
Руководителей детских клубов можно классифицировать по разным критериям, один из которых – время присутствия в клубе. Есть руководители, которые обязательно приходят на работу каждый день, а есть те, которые бывают в клубе периодически. Самое главное – понять, что, независимо от того, сколько времени вы проводите на территории детского клуба, у вас должны быть заполненные бланки отчетности с информацией о деятельности организации за каждый день. Если вы работаете в клубе администратором или педагогом, то вносите сведения в бланки самостоятельно, так как все происходящее в клубе – перед вами. Если вы не работаете, то бланки заполняет администратор и затем направляет их вам по электронной почте. Необходимо, чтобы отчетность содержала всю информацию по вышеперечисленным пунктам. Иными словами, вы должны четко знать:
сколько сегодня людей поинтересовалось вашим клубом и какими конкретно курсами они интересовались;
возраст детей, занятия для которых интересовали клиентов;
источник рекламы, из которого клиент узнал о вашем клубе;
сколько детей записалось на пробное занятие и на какую дату;
сколько пришло новых детей на пробное занятие и на какие курсы;
сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, купили абонемент;
сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, не купили абонемент и по какой причине;
сколько человек не пришло на пробное занятие и по какой причине;
сколько человек присутствовало у педагогов на любом курсе сегодняшнего дня;
сколько человек сегодня отсутствовало у педагогов на любом курсе и по каким причинам;
кто оплатил абонементы и на какие курсы;
кто приходил на разовые занятия и на какой курс;
сколько человек написало заявление по отъезду;
кто из педагогов опоздал;
опрятны ли педагоги и каков их внешний вид;
какие документы сегодня поступили в клуб (счета, товарные накладные, письма);
какие сегодня были исходящие документы;
что продали в магазине;
приход денег по кассе;
приход денег по эквайрингу;
расход денег;
остаток в кассе;
какие расходные материалы заканчиваются в клубе и что надо закупить в ближайшее время.
Чтобы упростить отчетность по этим показателям, разработайте бланки в виде таблиц. Например, у нас одна из таблиц электронной отчетности администратора выглядит следующим образом (табл. 3.2).
В книге "Прибыльный детский клуб" я уже говорила о том, что руководитель будет иметь полноценную картину всего происходящего в клубе только в том случае, если он научится правильно систематизировать и анализировать информацию. Как правильно пишут в бизнес-книгах, "все, что вы не замеряете, вы не контролируете".
Вам нужно не просто просматривать отчеты, а научиться ежедневно с ними работать. Располагая статистическими данными о деятельности клуба, вы сможете эффективно руководить бизнес-процессами. Кстати, варианты таблиц для руководителя детского клуба представлены на нашем сайте www.tvoyklub.ru.
В главе 4 "Контроль деятельности детского клуба" подробно описано то, как следует анализировать поступающую информацию. Не все любят работать с цифрами и данными, заполнять таблицы, строить графики, но без этого руководителю, который хочет стать успешным, не обойтись.
организация документооборота в детском клубе
Открывая детский клуб, вы столкнетесь с большим количеством вопросов, которые нужно решать руководителю, и с неменьшим объемом документов, которые нужно систематизировать. Кто-то слышал о необходимости вести документы по пожарной безопасности и теперь озадачен встречей с представителем органов Госпожнадзора, кто-то прочитал на нашем сайте www.tvoyklub.ru о том, как у нас была проведена выездная проверка трудовой инспекцией, и понял, что подобные проверки – реальность. А ведь существуют еще и бухгалтерские документы!
Таблица 3.2.
Сведения о клиентах, пришедших на пробное занятие