ЧТО СКАЗАТЬ
К счастью, как бизнесмену вам приходится редко беспокоиться о том, что сказать в своем докладе. Вы вполне владеете материалом, и вам следует волноваться только о том, как организовать свой доклад, как преподнести его и как лучше всего удержать внимание своей аудитории.
Однако порой на вашем пути возникают другие поводы для произнесения речи, и вам также придется участвовать в так называемых рутинных выступлениях. К таким относятся вручение подарка сотруднику, официальные открытия больниц, базаров или выставок цветов, раздача призов в школе или на других общественных мероприятиях, представление оратора, вступление в должность и выступления на банкете.
Подобные выступления требуют искренности, простоты, вежливости и благородства. Краткость также оценят. В подобных выступлениях лучше всего идти от общего к частному. При открытии нового отделения, например, можно начать, уделив особое внимание достижениям компании, и затем продолжить рассказ о том, какой вклад внесет это новое отделение в будущее развитие. При открытии благотворительного базара можно начать, сказав что-то приятное об участии спонсоров, и подробно остановиться на сотрудничестве и взаимодействии, которые сделали возможным благотворительный базар. Вот некоторые другие примеры:
Подарок уходящему работнику. Это случай, который требует точного комплимента, а не объективной оценки заслуг и недостатков человека. Выделите главные его качества, связанные с работой, и на этом основании оцените его изящно и великодушно. Скажите, что это за подарок, почему дарят именно такой, и, наконец, вручите этот подарок.
Принятие подарка. Скромность и искренность - вот основные качества. Не бойтесь обнаружить свои чувства, но не пытайтесь говорить о том, что вам не по душе. Выражайте свою благодарность и признательность как можно проще. Объясните, что было вашими основными принципами в годы вашей службы. Выразите признательность за подарок и закончите повторной благодарностью.
Вступление в должность. Можно начать со слов благодарности за честь и доверие. Затем можно продолжить, сказав что-то о работе организации в целом, ее принципах, как вы понимаете их и как намерены поддерживать, когда возглавите офис.
Представление оратора. Начните с приветственного слова оратору. Продолжите, сказав, почему он или она особенно хорошо разбираются в обсуждаемом вопросе, и закончите: "Леди и джентльмены, мистер Брайен Купер". Кроме того, сделайте это кратко. Не перехватывайте инициативу у оратора, предвосхищая то, что он собирается сказать. Он не поблагодарит вас за это.
Предложение выразить признательность. Вы можете сделать это действительно очень коротко и просто, сказать, что вы рады выразить признательность мистеру Куперу за его блестящее выступление. Однако есть случаи, когда вежливость требует более пространного выступления. Если это школьный концерт или какой-то любительский спектакль, разумно сказать, каким великолепным было представление, сколько удовольствия получили вы и вся остальная публика, и поблагодарить каждого за большой труд, вложенный в это мероприятие. Закончить можно или пожелав драматическому обществу - или тому, о чем идет речь, - всяческого успеха в будущем, или сказав, как высоко оценили вы и вся остальная публика их усилия.
Тосты на банкете. На официальных обедах первыми всегда звучат комплиментарные тосты. Их произносит председатель, и они должны следовать порядку, предписанному и одобренному королевой. В настоящий момент разрешены только два верноподданнических тоста: за королеву и других членов королевской семьи.
Такие тосты не требуют произнесения пространных речей. Председатель встает и говорит: "Леди и джентльмены - за королеву!" - в ответ на это гости также встают, повторяют: "За королеву", поднимают свои бокалы и пьют.
Тост за других членов королевской семьи предлагают реже, но он также должен следовать утвержденному порядку, который периодически меняется Букингемским дворцом в соответствии с переменами в королевской семье.
Большинству других тостов на официальных обедах или ланчах предшествует речь, и ее произносят ораторы, назначенные заранее. Того, кто произносит речь, и того, кто отвечает, вызывает сыграть свою роль председатель или тамада, если таковой имеется.
На официальных обедах не полагается тому, кто отвечает, предлагать еще один тост, но в менее официальных случаях это происходит часто. На свадебных приемах, например, новобрачный отвечает на тост, обращенный к невесте и жениху, и обычно заканчивает речь, предлагая тост за подружек невесты.
Если вы решаете принять приглашение выступить с речью на официальном банкете, возможно, вам покажется, что сделать это намного тяжелее, чем написать обычный деловой доклад. Выступление на банкете требует воображения. Оно должно позабавить и порадовать слушателей. Конечно, вы не захотите сделать работу кое-как, и тогда, вероятно, следующие указания помогут вам.
Сделайте домашнее задание: выясните у человека, который пригласил вас выступить, или у секретаря организации, проводящей это мероприятие, сколько, по их мнению, будет народу, будут ли присутствовать женщины, что за люди приглашены, публика из высшего общества, спортивные болельщики или местные чиновники. Вам также нужно узнать, как долго вам предстоит говорить, в какой момент, то есть прежде или между музыкальными номерами, каков размер комнаты, будет ли микрофон, нет ли чего-то такого, о чем, по желанию организаторов, вам следовало бы упомянуть или о чем говорить не следует.
Эта информация поможет вам подготовить и старательно отрепетировать вашу речь заблаговременно, позволив во время обеда беззаботно наслаждаться едой и обществом и быть приятным гостем.
Удостоверьтесь, что в вашей речи есть основная мысль, которая содержит солидное предложение, и ваши слушатели запомнят и обдумают его позднее.
Занимайтесь своим делом. Если вам предстоит предложить тост за какого-либо выдающегося гостя, сосредоточьтесь на этом и сопротивляйтесь искушению "растекаться мыслию по древу" или хуже того - вторгаться на территорию другого оратора.
Установите в своем выступлении контакт с собравшимися. В вашей речи не только должна быть тема, но она должна быть связана с данным случаем. Немного мыслей и воображения должны помочь вам придумать что-то забавное и подходящее к случаю.
Если вам удастся как оратору оказаться в центре внимания, это к лучшему.
Сделайте свою речь яркой, веселой и с долей юмора, если сможете. Если вы планируете часто выступать с тостами на банкете, вам, конечно, следует завести альбом для записи забавных анекдотов для таких случаев, как упомянуто выше.
Обращайте свою речь к председателю. В то же время удостоверьтесь, что все хорошо слышат вас, невзирая на позвякивание кофейных чашек, разговор вполголоса и снующих официантов. Используйте благоприятный момент, говорите ясно и отчетливо и изо всех сил сопротивляйтесь искушению мямлить и бормотать. В тот момент, когда вы поймаете себя на этом, остановитесь на мгновение, подумайте над своим словом, затем произнесите его.
Как и на любом другом выступлении перед публикой, вы должны быть уверены в себе. Не извиняйтесь. Ничего не может быть скучнее сообщения, что вы не представляете, почему вас выбрали для этого особого тоста или что, по вашему мнению, с задачей вы не справились, так как не привыкли к публичным выступлениям, или что на самом деле вы простужены и вам пришлось без подготовки броситься на амбразуру.
Тема выступления в девяти случаях из десяти сводится к чему-то комплиментарному. Если ваш тост - "ассоциация", тогда, очевидно, вы выясните все об этом и будете говорить о ее цели и деятельности. Если тост - "наш гость", тогда это человек, которого вы должны превозносить, если "дамы", тогда вывернитесь наизнанку, чтобы сказать что-то приятное о прекрасном поле. Как бизнесмен, вы могли бы сказать несколько слов о том, какое значительное влияние они оказывают на расходы семейного бюджета. Однако немного галантности, несомненно, будет встречено с большой признательностью. Этот тост, к несчастью, обычно выпадает самому младшему из присутствующих холостяков и не требует ответа.
Если вам предназначено ответить на тост, ваша задача будет еще тяжелее, так как само собой разумеется, вы не сможете подготовиться заранее. Вам остается только очень внимательно слушать оратора, а затем сформировать ответ на его слова.
Что касается продолжительности ваших выступлений, следует точно придерживаться времени, отведенному вам на официальных торжествах, поскольку они расписаны до минуты. По другим случаям вы поступите правильно, если будете говорить минут на пять - десять меньше, чем требуется. Никто никогда не жаловался, что выступление было слишком коротким.
Глава 12
ЗАСЕДАНИЯ И КОМИТЕТЫ
Вряд ли (если вы бизнесмен) вам не приходилось участвовать в официальном заседании, проводимом по образцу парламентской процедуры. Это может случиться не только в вашей деловой жизни, но также в политической, культурной или общественной деятельности. Вам нужно познакомиться с процедурой.
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
Ясно, что председатель - самый важный человек, когда речь заходит о заседании, и, за исключением тех случаев, когда председательствует главный управляющий компанией или кто-то занимает кресло председателя на основании своего положения, как само собой разумеющееся, группа, встречающаяся в первый раз, прежде всего назначает председателя.
Обычно кто-то встает и говорит: "Предлагаю назначить мистера А. председателем". Затем поднимается кто-то еще и говорит: "Поддерживаю ваше предложение", после чего все единодушно голосуют, и мистер А. становится председателем в результате единодушного голосования.
В рядовом бизнесе или на общественном заседании обычно не возникает споров относительно кандидатуры председателя, так как ее предлагают и утверждают, как правило, заранее. Но если возникают различные мнения, тогда процедура становится более официальной, и предлагают избрать временного председателя: "Так пусть мистер Б. займет кресло". Затем предложение поддерживают, как мы видели прежде, и переходят к голосованию.
При назначении временного председателя никаких трудностей обычно не возникает, так как его единственная функция - обеспечить избрание постоянного председателя, и его роль заканчивается, как только избирают последнего. Более того, временного нельзя предлагать на постоянное председательство.
Заняв кресло, временный председатель встает и говорит: "Леди и джентльмены, рад буду получить предложения кандидатуры на пост председателя". Он обычно устанавливает временные рамки для каждого оратора, часто ограничивая выступающих тремя минутами.
Затем кто-то встает и официально предлагает кандидата, сопровождая выдвижение несколькими словами о соответствии кандидата этой роли. Когда первый оратор закончит, один из его друзей или друг предложенного кандидата выступит в поддержку предложения, и теперь другие смогут выдвигать своих собственных кандидатов.
Временный председатель собирает все предложения и, если других не выдвигают, выставляет каждого из кандидатов на голосование, или в том порядке, в котором их предлагали, или в алфавитном порядке - как договорились заранее. Голосуют обычно поднятием рук. Если не проходит первый, подсчитывают число "за" и принимают к сведению. Затем голосование продолжается за второго и последующих кандидатов.
Если не проходит ни один номинант, обычно назначают человека, собравшего наибольшее число голосов. Другой и более верный метод - исключить кандидата с наименьшим количеством голосов "за" и поставить оставшихся на повторное голосование. Эту процедуру можно повторять, пока не проявится явное большинство.
Человек, выдвинутый на пост председателя, должен дать предварительное согласие, и он обязан присутствовать на выборном заседании. Нет оснований выдвинутому кандидату не голосовать за самого себя как председателя, хотя, вероятно, более уместно для него сохранять строгий нейтралитет, особенно если разгорится жаркий бой за место.
Непосредственно после избрания долг председателя - продолжить заседание. Прежде всего ему необходимо не только изучить до мельчайших подробностей ведение заседания, но также ознакомиться с правилами, касающимися организации, или, если это заседание компании, со статьями совместной работы компании.
Заседания следует проводить абсолютно беспристрастно, тактично, вежливо и твердо.
Он должен быть начеку в продолжение всего заседания, вежливо выслушивая каждого оратора и говоря так, как он желал бы, чтобы говорили другие. Никто не думает, что у него не окажется собственного мнения, но лучше держать его при себе и бороться с искушением оказывать на заседании покровительство тем, чью точку зрения он разделяет. Ему следует быть строгим и справедливым в своих суждениях и твердым в поддержании порядка и ведении заседания.
Более конкретно обязанности председателя следующие:
• Проверить наличие кворума, установленного правилами организации или статьями ассоциации компании.
• Обозначить цель совещания.
• Зачитать протоколы предыдущего заседания (обычно это делает секретарь).
• Прочитать любую корреспонденцию (это также дело секретаря).
• Продолжить обсуждение вопроса, включенного в повестку дня.
• Закрыть заседание.
СЕКРЕТАРЬ
После председателя секретарь - почти самый важный чиновник в организации, будь то компания, общество или другая организация, - по крайней мере в том, что относится к проведению заседания. Конечно, есть секретари и секретари, и мы здесь не рассматриваем обязанности секретаря компании как таковые, не более чем мы рассматривали раньше обязанности главы компании как таковые. Мы говорим об обязанностях секретарей, работающих на заседаниях на платной или неоплачиваемой основе.
Первый долг секретаря состоит в том, чтобы разослать оповещения о заседании, если требуется, или же вывесить такую информацию на видном месте. Затем он должен разработать повестку дня и в некоторых случаях послать копию каждому участнику.
Повестка дня обычно составляется по строго соблюдаемой форме, вроде следующей:
Протокол последнего заседания.
• Вопросы, возникающие по протоколу.
• Корреспонденция (она часто состоит из писем с извинениями от членов, которые не смогли присутствовать).
• Отчеты.
• Выбор чиновников на следующий год (если это происходит).
• Прочее.
Ясно, что при подготовке повестки дня секретарю следует упомянуть, какие отчеты должны быть представлены и какую важную тему предстоит обсудить, объединив текущие дела под рубрикой "Прочее".
Когда наступит день заседания, секретарь прежде всего проверит, позаботились ли об организации приема и удобстве всех членов, и затем займет свое место на трибуне рядом с председателем. С этого момента и далее он будет действовать как правая рука председателя, держа наготове документы для него, если таковые потребуются. Он также будет пристально следить за ходом заседания и запишет все принятые решения, отметит ход заседания в целом. Эти заметки окажут ему неоценимую помощь, когда он перейдет к записи протокола заседания.
В начале заседания председатель попросит секретаря зачитать повестку дня, а затем снова зачитать протокол предыдущего заседания, равно как любую поступившую корреспонденцию.
Протокол заседания следует вести очень внимательно, если в нем должно быть точно отмечено то, что происходило на собрании. Протоколы клуба и общественных заседаний часто записывают весьма небрежно и включают только принятые решения. Однако протоколы заседания совета директоров должны соответствовать положениям акта о компаниях 1948 года и включать назначения чиновников, сделанные директорами, имена присутствующих директоров, все резолюции и работу комиссии.
Разумно принять образец протокола, так как при этом его намного легче и записывать, и читать.
• Место, дата и время начала заседания.
• Имя председателя.
• Имена других присутствующих - в случае, если это небольшая организация, или их число - в случае более многолюдных собраний.
• Ссылка на формальности, одобренные перед нынешним заседанием, то есть чтение извещения о заседании и протокола предыдущего заседания и так далее.
• Суть дела, о котором ведутся переговоры, и принятых решений.
• Дата, установленная для следующего заседания, если применимо.
• Время, когда заседание закрывается.
Протоколы записывают в журнале для протоколов и обычно там также держат постоянные документы, на которые часто ссылаются.