ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ
То заседание, которое мы обсуждаем, обычно проходит в похожих, но не идентичных условиях с парламентским. Его иногда называют "народной процедурой", здесь обширное поле для обсуждения, и эта тема выходит за пределы содержания книги по этикету, но если очень коротко, то происходит следующее: как только заканчиваются отмеченные выше формальности, начинается заседание с рассмотрения предложения, выдвинутого перед этим.
Второстепенные правила многих обществ оговаривают, что все предложения следует представлять в письменном виде секретарю за семь, десять или даже за двадцать один день до назначенного заседания. Секретарь заносит их в повестку дня, и их ставят на рассмотрение в хронологическом порядке. Бывают, однако, случаи, когда их не представляют в письменном виде; официальные предложения - одно из таких исключений.
Предложение всегда должно быть составлено в утвердительной форме и должно начинаться со слова "это".
Перед заседанием предложение кладут перед тем, кто его выдвигает, человек поднимается и излагает свое дело и затем заканчивает повторением действительных слов своего предложения, начиная: "Это то, что, так или иначе, следует сделать."
Хотя по закону не обязательно, чтобы каждое предложение кто-то поддерживал, постоянные порядки или правила большинства обществ настоятельно требуют этого. Изложив свою часть и закончив или начав повторением точных слов своего предложения, тот, кто его выдвинул, садится, и, если повезет, кто-то встанет и выступит в поддержку его предложения, или просто скажет: "Я поддерживаю предложение", или произнесет короткую речь в пользу предложения.
Однако, если никто не хочет поддержать предложение, председатель подождет немного и затем объявит, что оно провалилось, так как ему не хватает поддержки. Вопрос затем закрыт, и то же самое предложение, в своем первоначальном виде или в другой форме, нельзя выдвигать снова на том же заседании.
Примем, однако, что предложение было представлено и поддержано. Теперь оно открыто для обсуждения, и каждый может встать и говорить о нем. Никому не положено говорить больше одного раза по одному и тому же вопросу, за исключением того, кто выдвинул свою инициативу, он обязан отвечать на критику или давать объяснения и дополнения. Его ответ, однако, должен закрыть дебаты по этому вопросу.
Неизбежно возникнут возражения. Помимо тех, которые в целом против, будут и те, что считают, что предложение слишком расплывчатое, и те, что, напротив, считают, что оно недостаточно дальновидное. Другие посчитают, что его следовало бы сформулировать более ясно или более убедительно или что оно должно в большей мере совпадать с их собственным суждением по этому вопросу, и захотят затем внести изменения в предложение. Эти изменения называют поправками.
Поправки также имеют соответствующую форму. Они должны исключать слова; добавлять слова; заменять какие-то слова другими.
Это не означает, конечно, что слово "не" можно вставить в самое важное место, чтобы отвергнуть все предложение. Другими словами, если выдвинута идея "построить в городке новую игровую площадку", ее нельзя поправить так, чтобы читалось "не строить новой игровой площадки.". Столь полное неодобрение выражают во время голосования.
Подобно предложениям, поправки должны быть утвердительными. Их может сделать любой, за исключением того, кто выдвинул предложение, и того, кто поддерживал его. По закону поправки не нуждаются в поддержке, но почти всегда требуется, чтобы это было сделано, и, действительно, правила, действующие приказы или другие нормы многих учреждений требуют этого.
Тот, кто поддерживает поправку, может или произнести свою речь в защиту, когда поднимается, чтобы поддержать поправку, или позднее, но он не может делать каких-то дальнейших замечаний во время последующего обсуждения.
В "народной процедуре" по общепринятой практике поправку голосуют перед голосованием предложения, в которое хотят внести поправку. Если поправки внесены, предложение с поправками занимает место первоначального.
Каждую поправку рассматривают точно так же, пока не закончится дискуссия. Наконец, предложение в целом ставят на голосование.
Можно также предложить поправку к поправке, но эта громоздкая процедура только затуманивает вопрос и сбивает с толку присутствующих. Самый лучший способ справиться с такой ситуацией - временно забыть о первоначальном предложении, рассматривать первую поправку как само предложение, а вторую поправку как поправку к нему. Если вторая внесена, то первая соответственно меняет формулировку, и эту новую версию тогда рассматривают в связи с первоначальным предложением.
В парламенте и всех политических обществах, ведущих дебаты, предложение голосуют сначала, а поправки потом.
Когда председатель считает, что проблема обсуждена всесторонне и всем дали возможность высказаться, он спросит присутствующих, хотят ли они теперь поставить вопрос на голосование. Если получит утвердительный ответ, то сочтет необходимым ответить тому, кто выдвинул предложение, после чего встанет и скажет: "Вопрос в том, придерживается ли это собрание мнения, что." Задав вопрос, он сделает паузу и затем добавит: "Все те, кто поддерживает, скажите "да"". Когда голоса стихнут, он добавит: "Все, кто против, скажите "нет"".
Оценив все "за" и "против", председатель объявит: "Думаю, что большинство "за"" или "большинство "против"" - в зависимости от того, как сложится ситуация. Если мнение председателя не оспаривают, тогда предложение принято. Иначе ему придется призвать к голосованию поднятием рук. В таком случае председатель обычно назначает одного счетчика голосов "за" и другого - "против", и, когда голоса подсчитаны, он объявит результат голосования.
Нет необходимости ждать, когда председатель закроет заседание. На самом деле любой может закрыть его разными способами. Существует также много тактических действий, к которым прибегают, чтобы избежать голосования, предпринятого по особому предложению, и все эти уловки можно изучить в множестве книг, касающихся этого предмета.
КОМИТЕТЫ
Существует по меньшей мере пять видов комитетов:
• Исполнительный комитет, который несет ответственность за действительное управление организацией.
• Постоянный комитет, который учреждается ежегодно, чтобы выполнять административную работу особого рода.
• Ad hoc (на данный случай), или специальный комитет, который, как указывает название, учреждают для особой цели и удаляют из офиса, когда цель достигнута.
• Совместный комитет, который обычно учреждают, чтобы координировать деятельность двух или больше органов.
• Подкомитет, который, возможно, не заслуживает собственного заглавия, поскольку это просто ответвление другого комитета, которое обычно образуют, чтобы облегчить работу вышеназванным комитетам.
Если четко очерчены границы компетентности комитета, если он составлен соответствующим образом и хорошо организован, то может выполнять множество важных задач. Например:
• собирать вместе для регулярного, официального взаимодействия коллег, чья общая деятельность иначе достигалась бы с трудом или могла обернуться невыполнением обязательств;
• объединять в общий фонд идеи и опыт, чтобы составить общий план действий, который примут все и почувствуют себя его участниками;
• добиваться продуманных суждений членов комитета по вопросу, в котором один из них не компетентен - обычно председатель. Те идеи, с которыми он ознакомится в комитете, вероятно, будут изложены более серьезно и объективно, чем те, что предложены в частном порядке, хотя бы потому, что они, вероятно, подвергнутся критике присутствующих коллег;
• осуществлять власть, которая слишком велика для одного человека, хотя бы потому, что другие мнения служат лучшей страховкой, ибо любые решения разумнее, если они приняты коллективно;
• распределить ответственность среди нескольких руководителей, чтобы никто не представал индивидуально перед судом своих коллег.
Число членов комитета, конечно, бывает разным, но двадцать считается обычно оптимальным, а пять - наименьшее число членов, хотя известно, что существовал комитет из одного человека. Практическая деятельность покажет, как следует менять число членов комитета, насколько это полезно для дела.
В зависимости от численности комитета будет определено, каков должен быть кворум. Три - самое малое число на практике, хотя в небольших комитетах часто решают, что всегда должны присутствовать все члены.
Руководитель самого высокого ранга обычно занимает кресло председателя, хотя комитеты часто назначают своего председателя во многом так же, как делают на общем собрании.
Процедура заседания комитета далеко не так официальна, как вышеописанная "народная процедура". Члены его обычно сидят за столом и обсуждают проблемы, стоящие перед ними, во многом так же, как на обычном деловом совещании.
Поведение на заседании уже обсуждалось в главе 3, и многое из того, что было сказано, вполне применимо к заседаниям комитета.
На этих заседаниях тоже ведут протоколы, и, когда речь идет о деловых компаниях, их часто используют как отчет высшему руководству о работе комитета. Хотя это прекрасная возможность для высшего руководства узнать о проблемах и позициях членов комитета, необходимо так докладывать об этом, чтобы не вызвать недоверия к одному из членов комитета. Очевидно, если кто-то из управляющих обнаружит, что его выставили в ложном свете, он не станет больше выражаться с такой свободой, и одна из главных задач будет утрачена.
Точно так же управляющему следует проявлять осторожность и не критиковать коллегу на заседании без свидетелей. Если руководитель считает, что нужно поставить на обсуждение вопрос, касающийся отдела коллеги, он должен попросить присутствовать его. Тогда услышат мнения обеих сторон, и это будет отражено в протоколе. В любом случае всегда предпочтительнее критиковать правила и их результаты, а не личности.
Когда речь идет об общественном комитете или другой организации, раз проблема обстоятельно прорабатывается, отчет готовят для передачи на рассмотрение всей организации. Прежде всего, делают предварительный вариант отчета и затем назначают день, чтобы перечитать его целиком, параграф за параграфом. Каждый раздел рассматривают как предложенный на исправление и голосуют. Наконец, голосуют, чтобы представить отчет всей организации, которая затем рассматривает его и решает, что следует сделать.
К сожалению, известно, что не больше 50 процентов отчетов принимают полностью, хотя некоторые с исправлениями.
Глава 13
КЛУБЫ
Как и чаепитие, клубы - британское изобретение. Для поверхностного наблюдателя смысл существования клуба предельно прост и кристально ясен: собрать вместе людей, объединенных общими интересами. Однако при более тщательном рассмотрении выяснится, что клубы организуются по множеству других причин.
Театральные клубы, кажется, существуют, чтобы дать возможность своим членам увидеть пьесы, которые не пропустил лорд Чемберлен или не хотел бы пропустить. Киноклубы, похоже, преследуют те же пели, но в отношении кинофильмов. Некоторые ланч-клубы деловых людей, похоже, существуют, чтобы предоставить своим членам возможность принимать пищу в компании одних пэров, отдельно от простых смертных. Что же до традиционных английских клубов, действительно, нелегко понять, какой цели они служат, поскольку некоторые из них кажутся такими холодными, неуютными и унылыми. Когда задали вопрос напрямик, секретарь одного очень известного клуба ответил, что его цель была - дать возможность своим членам обособляться от людей. И действительно, членам некоторых клубов практически запрещено разговаривать с теми членами, которых не представили должным образом. Настойчивое расследование и расспросы подтверждают тот факт, что традиционный английский клуб представляется его членам оазисом мира и покоя среди всего окружения. Это бегство от тревог внешнего мира, настоящее пристанище для приезжего и надежный адрес, по которому следует посылать письма.
Из вышесказанного следует: прежде чем попытаться вступить в какой-то клуб, следует хорошенько все разузнать, чтобы не было сомнений, хотите ли вы вступить именно в этот клуб. Конечно, не все известные клубы столь закрыты от посторонних. Члены "Сэвидж и Гаррик", например, демократично настроены и весьма дружелюбны.
Странные вещи происходят, когда столь противоположные клубы встречаются на территории друг друга. Это обычно случается раз в году, когда, согласно обычаю, один оказывает гостеприимство другому на период ежегодного закрытия. Члены Клуба путешественников часто впервые "открывают" друг друга во время ежегодного визита в "Гаррик", где поощряются беседы между членами. Конечно, такое состояние дел могло существовать только в Британии.
Удостоверившись, что клуб, в который вы намерены вступить, близок вам по духу, вы предпримете следующий шаг - получите туда доступ. Прием в театральные и им подобные клубы, так же как в громадное большинство ланч-клубов, сводится к тому, что вы просто платите небольшой взнос и получаете членскую карточку. Возможно, придется подождать пару дней, пока вы получите ее. Сейчас можно даже вступить более чем в 200 обеденных и винных клубов по всей стране одним коварным ударом за ежегодный взнос в шесть гиней.
Однако, чтобы вступить в более престижные клубы, вы должны прежде всего иметь на это право, а затем найти того, кто вас выдвинет и кто поддержит это выдвижение. В некоторых известных клубах все еше придерживаются тех же требований, что были приняты при основании клуба свыше ста лет назад, и у них встречаются причудливые требования. Чтобы стать членом Клуба реформ, например, вы должны подписаться под законом о реформе 1832 года. Чтобы вступить в Клуб путешественников, вы должны путешествовать по меньшей мере в радиусе 500 миль от Лондона за пределами Британских островов.
Однако при всей атмосфере исключительности и таинственности на практике клубы приветствуют почти любого нового члена, и очень немногие из них имеют лист ожидания и традицию "черных шаров".
По правилам клуба часто требуют сообщить фамилии кандидата и тех, кто его предлагает и поддерживает, чтобы повесить объявление на доске клубного помещения. В других клубах есть формуляр представления, который должен заполнить кандидат в члены. Правила могут требовать избрания нового члена общим комитетом клуба, или особым комитетом членства, или подкомитетом.
Вступительный взнос и первый взнос следует заплатить, когда вас известят об избрании.
Как от начинающего члена клуба от вас ожидают, что вы будете регулярно платить взносы, уважать собственность клуба и соблюдать его правила. Некоторые из этих правил неписаные, так что вам придется вести себя так, будто вы приехали в иностранное государство, то есть слушать и наблюдать, прежде чем действовать. Как уже упомянуто, некоторые клубы являются местом, где можно скорее укрыться от людей, чем познакомиться с ними. В таких клубах вы будете предоставлены сами себе, что, возможно, и было причиной вашего вступления. Очевидно, что такой клуб - самое неподходящее место для бизнесмена, нацеленного на знакомство с перспективными клиентами. На самом деле некоторые клубы всерьез запрещают своим членам приносить деловые документы, что является еще одной причиной, по которой бизнесмену следует тщательно изучить традиции, порядки клуба, прежде чем вступить в него.
Выйти из него намного проще, чем вступить. Если только клубные правила не предъявляют каких-то социальных требований, все, что от вас требуется сделать, когда вы захотите приостановить членство, - это написать письмо о выходе секретарю клуба или его владельцу. Нет необходимости, чтобы он или кто-то другой официально принял вашу отставку. Вы сложили с себя обязанности, и это все.
Глава 14
ЖЕНЩИНЫ В БИЗНЕСЕ
Нет совершенно никаких причин считать ведение дела с руководителями-женщинами проблемой. Однако с незапамятных времен мужчина приучил себя и всех остальных считать женщину низшим существом, а потому непременно чувствует себя выбитым из колеи, когда сталкивается липом к лицу с женщиной-руководителем, способной, эрудированной, знающей свое дело и ведущей себя с достоинством. Он не в состоянии поверить своим глазам и в девяти случаях из десяти относится к ней снисходительно, а по возможности вообще избегает иметь с ней дело.
Золотое правило, которое следует запомнить: в бизнесе работники не делятся по принципу пола, есть только люди, успешно или плохо выполняющие свои обязанности. Так что забудьте, что имеете дело с женщиной, и вместо этого ведите дело с управляющим по продаже, редактором или консультантом.
Это не означает, конечно, что вам следует обращаться с женщиной-руководителем точно так же, как с мужчиной, хлопать ее по спине и приглашать в местный паб, чтобы выпить пива. Она оценит обычную вежливость, с которой вы относитесь к ней, но для женщины намного важнее, чтобы к ней относились как к личности и профессионалу. На самом деле женщины чрезвычайно легко приспосабливаются, вполне легко привыкают к сквернословию, закусыванию на скорую руку сандвичем в пабе и к большинству других грубых и истинно мужских особенностей. Ей не по душе, если мужчины-коллеги ущемляют ее права, но она охотно пойдет им навстречу; если вы способны сделать для нее то же самое, она с благодарностью оценит это.
Она не станет возражать, чтобы вы называли ее по имени, - при условии, что вы достаточно хорошо знаете ее и считаете, что она воспримет это как должное. Один молодой руководитель как-то воскликнул, прочитав письмо: "Господи, она называет меня Джон!" Он, очевидно, забыл, что накануне почти все время называл ее Джейн, и явно ожидал, что она обратится к нему "мистер", хотя они занимали одинаковые должности и были одного возраста. Мужское высокомерие не признак хороших манер.
Признайте, что женщина обладает и объективностью, и беспристрастием, и деловым чутьем. Если она лишена этих качеств, ей не полагается занимать руководящее положение. Очевидно, если у нее есть творческие способности - а у многих женшин-руководителей такие способности есть, - тогда она будет вести себя соответствующим образом, а не как представитель деловых кругов Лондона.
Некоторые женщины-руководители тратят немало времени, делая для подчиненных и коллег то, что делают обычно мужчины для них, как, например, заказывают еду в ресторане, организуют транспорт, ведут переговоры с официантами, носильщиками и другим обслуживающим персоналом. Вследствие этого для них нет большего удовольствия, чем получить возможность расслабиться, когда они не при исполнении служебных обязанностей, и позволить внимательному мужчине заняться вместо них всеми этими деталями.