Что делать, если после этого сотрудник стал работать хуже? Он говорит: "Ах, вот так? Я назло буду работать хуже!" Контролируйте его каждый час. Скажите: "Я вижу, распределить работу по дням тоже не получается. Вот тебе задание на час. Через час я проверю". С этого момента человек ощущает цейтнот. Отчет раз в день еще можно выдержать. Отчитываясь каждый час, уже некогда ругать начальника, который к тому же может и уволить.
При этом вы уточняете: "Как только я увижу, что каждый час в течение недели ты делаешь работу нормально, я стану контролировать тебя один раз в день. Как только увижу, что каждый день в течение недели ты работаешь нормально, буду контролировать раз в неделю. Как только ты продемонстрируешь способность к самостоятельной работе, контроль будет снят". Таким образом, вы награждаете сотрудника путем снятия контроля.
Для тех, кто неисправим, есть отличный управленческий ход. Он называется "посидеть рядом". Вы приходите к сотруднику в кабинет с ноутбуком и говорите: "Я вижу, даже ежечасный контроль не помогает. Садись рядом со мной и работай. Я посмотрю, как ты выполняешь задание". Ни одному сотруднику не понравится, что вы следите за каждым его движением.
Прием "посидеть рядом" дает стопроцентный результат. Если сотрудник работает дома, вы можете проследить за его действиями с помощью бесплатной программы TeamViewer. Данная программа позволяет следить за работой нескольких удаленных компьютеров одновременно.
Так люди покупают свободу. Работник может опаздывать, курить каждые 15 минут и т. п. Если он дает необходимый результат, вы не обращаете на это внимания. Это один из принципов безжалостного менеджмента: ты мне даешь то, что мне надо, я дам тебе то, что надо тебе. Тебе нужна свобода? Дай мне результат.
Хороших сотрудников, которые рвутся вперед и существенно увеличивают свои показатели, нужно награждать новой работой – крупными и более перспективными проектами. Они могут на них больше заработать, получить новые знания, развить полезные навыки и т. п.
Как быть, если персоналу известно, что вам некогда сидеть рядом? Нанимайте менеджера и наделите его соответствующими полномочиями. Не обучайте менеджеров, а давайте им простую и понятную систему: раз в неделю (в понедельник утром) проходит планерка, в пятницу – заключительная планерка. Менеджер отчитывается за свой отдел. Если отдел не выполнил работу, менеджер будет наказан.
Рекомендую вам нанять личного помощника. Он сможет осуществлять базовый контроль. Однако летучку раз в неделю придется проводить лично вам, потому что это стратегическое мероприятие.
Отчет отдела продаж
Поговорим об отчете отдела оптовых продаж, который составляется постоянно. Его должен делать руководитель отдела. Какие разделы входят в отчет? Прежде всего, объем продаж. Каждый менеджер ежедневно указывает объем продаж и прибыль, полученную от этого объема.
Кроме того, в отчете отражаются процент прибыли, количество новых клиентов и заказов, объем продаж собственного производства (в единицах), прибыль по товарам собственного производства и средняя сумма одного заказа. Это основные коэффициенты, которые подлежат контролю. В конце указывается общий объем продаж на сегодняшний день. Обязательно вносятся такие показатели, как план и процент его выполнения.
Существует форма отчета – таблица, в которую руководитель отдела продаж сводит все полученные данные. Этот процесс можно автоматизировать.
Необходим также чек-лист проверки менеджера по продажам. Это инструмент для руководителя. Такие чек-листы должны иметь все сотрудники. Они включают перечень дел, которые должен осуществить работник. В чек-листе есть специальный квадрат, в котором ставится отметка о выполнении.
Провел планерку – поставил галочку, проверил списки для обзвона – поставил отметку о выполнении, сделал контроль обзвона – отметил этот пункт, и так по всему списку: контроль счетов, проверка ведомости звонков, проверка отчетов, обсуждение плана на следующий день, составление списка собственных дел на завтра. Когда отмечены все пункты, работу на сегодня можно считать завершенной.
Для чего нужен чек-лист? Лучшее оправдание для невыполнения задания – "я забыл". Многие считают эту причину уважительной. Если вы станете их за это наказывать, они озлобятся. По мнению сотрудника, он не заслуживает наказания, если замотался и забыл об одной из своих обязанностей.
Дайте ему чек-лист и скажите, что он каждый день должен ставить галочку возле каждого выполненного пункта. Теперь ему будет сложно оправдаться забывчивостью. Если он выполнил и забыл поставить отметку – это уже крайняя степень недисциплинированности. За это можно строго наказывать.
Сотрудники знают, что чек-лист обязательно должен быть заполнен. Если он не заполнен, работник не получает вознаграждения за этот день. Получается, он зря работал. Кроме того, имея чек-лист перед глазами, человек вряд ли что-то забудет.
Например, весьма полезны чек-листы проверки торгового зала. Менеджер торгового зала должен пройти по помещению, проверить чистоту витрин, исправность освещения, наличие ценников, выкладку товара и целостность его упаковки, внешний вид и состояние персонала (степень трезвости). Все аспекты, которые могут вызвать проблемы, включайте в чек-лист для проверки.
Для чего вам план Б?
Вам нужен запасной план. Следует понимать: если что-то пойдет не так, вам придется этого "не так" уволить и взять другого человека для выполнения определенных операций. Стоит запротоколировать действия каждого сотрудника. Для этого есть отличный способ. Мы садимся рядом и составляем перечень действий, которые совершает работник. Задаем ему уточняющие вопросы о мотивах тех или иных действий, просим пояснения.
Необходимо описание бизнес-процессов. Используйте разные инструменты. Это может быть видеозапись монитора. Если человек работает с бумагами, установите камеру, записывайте все, что он делает. Технический сотрудник расшифрует эту запись и составит перечень действий.
Сделайте из этого перечня пошаговый алгоритм. Приведем пример: "Чтобы ввести новый заказ, человек нажимает эту кнопку, заполняет эти поля, нажимает кнопку "Проверить заказ", затем – "Оплатить"". Вы инструкции пишете сначала на видео, потом расшифровываете, после чего из расшифровки делаете план.
Все очень просто!
Ключевые индикаторы
Они в значительной мере зависят от особенностей бизнеса и могут отличаться. Приведем пример из собственного опыта. Количество потенциальных клиентов в настоящее время уже достигает 168 000 (именно столько в нашей базе подписчиков). Конверсия составляет примерно 10 %. Средний чек – 4400 рублей. Жизненная ценность клиента (сумма, которую нам приносит клиент за всю жизнь) достигает 8700 рублей. Среднестатистическое количество транзакций – две.
Это ключевые индикаторы, которые вам следует отслеживать каждый месяц. Они характеризуют состояние дел в вашем бизнесе. Они напоминают приборы, по которым отслеживают движение автомобилей или самолетов. Датчики показывают, все ли в порядке или нужно что-то исправить/починить.
Принцип успешности нововведения
Нельзя устраивать революцию. Новшества нужно вводить пошагово. Как это сделать?
Сначала максимально локализуем нововведения, то есть распространяем их не на всю компанию, а на конкретного человека или на один отдел.
Для этого находим наиболее лояльного сотрудника или подразделение. К нему и предъявляем новое требование.
Затем добиваемся того, чтобы это нововведение не только было реализовано, но и получило позитивный отклик сотрудника или персонала подразделения, к которому оно применено. Важно, чтобы, допустим, через месяц люди сказали, что новый подход позволяет работать проще и эффективнее.
Люди, положительно настроенные по отношению к нововведению, станут вашей опорой для его дальнейшего внедрения.
Предположим, в компании (даже с численностью персонала до 100 сотрудников) появляется человек, который хочет взять на себя ответственность и внедрить какие-то новшества. Как остальные отнесутся к его инициативе? Скорее всего, его воспримут в штыки.
Почему нововведения вызывают противодействие? Действует сила привычки, влияет ложное представление о стабильности. Сотрудникам психологически комфортно играть по давно сложившимся правилам.
Рассмотрим причины сопротивления на примере. Любое нововведение, особенно то, которое идет "снизу", воспринимается как воровство. Примем общую власть в компании и совокупный авторитет ее сотрудников за 100 %. Предположим, что авторитет руководителя компании составляет 70 %, начальника отдела – 20 %, главного бухгалтера – 5 % и т. д.
Власть поделена между людьми. Авторитет также поделен, и при этом он есть конечная величина. Что происходит, когда кто-то инициирует нововведения и реализует их, доводя до конца? В России большинство таких начинаний заканчивается ничем. По этой причине в коллективе авторитет человека, который успешно внедрил новшество, растет. В связи с этим его доля власти увеличивается, скажем, с 5 % до 8 %.
Это означает, что чья-то власть уменьшилась, поскольку ее общий объем является ограниченным ресурсом (100 % на всех). Тот, чье влияние уменьшилось, будет недоволен. Людям не нравится, когда их лишают власти и авторитета. Для большинства это очень серьезный аргумент против, очень сильный стимул. Поэтому новые порядки надо вводить постепенно.
Большой Брат все видит
Руководитель отдела читает и проверяет отчеты своих менеджеров. Следующая ступень контроля соответствует уровню исполнительного директора. Он проверяет отчеты руководителей отделов. Владелец компании изучает итоговые отчеты. Он также время от времени удаленно проверяет отчеты отделов.
Важным элементом контроля является принцип Большого Брата, который гласит, что он (владелец бизнеса) все видит. Этот инструмент многие недооценивают.
Люди работают хорошо, когда чувствуют, что их контролируют. Если надзор ослабевает, ухудшается исполнительская дисциплина. Мы не можем постоянно осуществлять тотальный контроль, поскольку на это нужно слишком много времени. При этом можем создать у сотрудников иллюзию постоянного контроля.
Сделать это не так сложно. Например, вы периодически устраиваете выборочную проверку рядового персонала: проверяете электронную переписку, записи телефонных разговоров и т. п. Обнаружив нарушение, проводите публичную порку.
Полезно периодически проводить выборочную проверку и находить мелкие недостатки в текущей работе. Допустим, вы проверили телефонный разговор и обнаружили ошибку. Немедленно сообщите о ней всем заинтересованным лицам. Через какое-то время проверьте сотрудника другого отдела по совершенно иному вопросу и накажите его за просчет. Затем проконтролируйте сотрудника следующего отдела и т. д.
Работники общаются друг с другом. Например, один из сотрудников за обедом рассказывает об ошибке, допущенной в разговоре с клиентом, за которую был наложен штраф. Второй говорит, что только в составлении одного-единственного письма допустил промах, который обнаружил сам генеральный директор, и всех наказали. Это позволяет создать ощущение, что владелец фирмы все видит и все контролирует.
Разделяй и властвуй (самая циничная глава)
Технология антиувода бизнеса
Ни в коем случае нельзя допускать формирования в компании второго центра власти помимо вас.
В компании, как правило, есть генеральный или исполнительный директор, который полностью управляет продажами и производством, то есть всем циклом работы.
Он знает, где товар закупить и как его реализовать. Такому человеку ничто не мешает уйти и открыть точно такой же бизнес. Возможно, вы сталкивались с такой ситуацией или даже сами так открыли свое дело.
Как снять этот риск? Разделить власть. Эта стратегия давно известна в политике, но работает и в менее масштабных системах, например в розничных магазинах.
Исполнительный директор vs коммерческий директор
В чем заключается принцип разделения власти? Должно быть не менее двух точек силы. Это могут быть коммерческий директор и исполнительный. Коммерческий разбирается в продажах и не знает, откуда берется товар. Исполнительный директор отлично знает, как устроена система, но совершенно не умеет продавать.
Дальше необходимо сделать так, чтобы директора не сговорились. Если они дружат, то могут вместе уйти, что тоже не редкость. Чтобы они не сдружились, следует встроить конфликты. Как это делается? Допустим, каждый из них получает около 100 000 рублей. В какой-то момент вы даете одному из них очень выгодный проект. Например, говорите коммерческому директору: "Вася, у нас есть хороший клиент. Поработай с ним. Все вознаграждение – твое".
Конечно, сотрудники не должны знать о размере зарплаты коллег, но на самом деле им это известно. Вдруг один из директоров заработал 300 000 рублей, а второй (как и раньше) – 100 000 рублей. Второй чувствует себя обделенным. Спустя какое-то время вы делаете наоборот: даете выгодный проект второму, и он зарабатывает хорошие деньги.
Не надо бояться, что первый вспомнит о том, как полгода назад заработал большие деньги, а теперь повезло коллеге. Никто не будет судить по справедливости. Людьми в этой ситуации руководят эмоции.
Есть и другой вариант. Существует та же самая проблема с отделом продаж. Он в определенный момент может получить очень сильную власть. Поэтому вы не должны допускать появления в ключевых точках компании отдельных сильных личностей. Во всех ключевых точках должно присутствовать не менее двух человек (можно и больше).
Общение с рядовыми сотрудниками
Чем больше у вас работников, тем важнее иметь среди них своих людей. Со временем дистанция между вами и рядовым персоналом лишь увеличивается. В итоге до вас перестает доходить информация о событиях, которые происходят внизу.
Революции практически никогда не происходят мгновенно. Увод бизнеса тоже почти никогда не случается внезапно. Вот почему вам нужны люди, которые всегда будут, что называется, на вашей стороне. Как это сделать? С помощью инструментов лояльности.
У вас есть рядовой менеджер. Вы говорите ему: "Марк, у меня есть для вас важная задача. Я знаю, что вы очень ответственный сотрудник. Никому, кроме вас, я это задание поручить не смогу". Вы уделили сотруднику внимание, показали, что выделяете его. Если это делать обдуманно, то вполне можно выстроить целую систему нужных вам людей.
Вы не требуете от них писать доносы. Люди не любят заниматься доносительством. Вы изучаете ситуацию, интересуетесь отношением сотрудников к тем или иным решениям и событиям. Не требуйте сдавать кого-то – просто интересуйтесь, что происходит.
Например, вы говорите: "Мария, я знаю, что у нас бывают проблемы с клиентами. Вы постоянно работаете с клиентами. Какие есть сложности? Может быть, кому-то что-то не нравится? Помогите мне решить этот вопрос, помогите сделать наш с вами бизнес лучше". Демонстрируйте доверие к сотруднику.
Внимание руководителя – авторитетного человека – очень ценится рядовыми сотрудниками. Предлагаем время от времени при всех сотрудниках говорить следующее: "Если у вас есть личный вопрос, что-то вам не нравится, запишите мой персональный электронный адрес и обращайтесь ко мне лично".
Встраивание конфликтов (опыт Николая Мрочковского)
Встраивание конфликтов необходимо. Мы встраиваем конфликты между отделами, чтобы они не дружили с другими. Это тоже сильный инструмент. Очень хорошо работает передача отдельных видов деятельности на аутсорсинг.
Например, используйте аутсорсинг аудита, когда финансовая часть ведется сторонней компанией. Благодаря этому никто из сотрудников компании не знает реального положения дел или не владеет ситуацией полностью. Аутсорсеры отчитываются лично вам.
Если вы, допустим, переходите на 1С, то компания, которая занимается установкой программы, должна быть выбрана вами. Хорошо, если руководитель этой компании – ваш знакомый. Ему нет дела до ваших сотрудников, он, вероятно, на вашей стороне.
Я не провожу в компании корпоративные вечеринки. По моему мнению, они вредны. Я отказался от подобных проявлений лояльности после того, как в нашем отделе продаж завелись "крысы". Мы приняли одного человека в отдел продаж, другого – в клиентский отдел. Они поступили на работу с интервалом в месяц. Казалось, что эти люди никак не связаны между собой. Прошло некоторое время, и мы стали замечать, что что-то идет не так. Выяснили, что эти сотрудники – друзья, которые давно друг друга знают. Они развернули подпольную деятельность. У нас есть клиенты, которых находит менеджер по продажам, и заказчики, которые приходят сами. Менеджеры по продажам получают процент только с продаж тем клиентам, которых они нашли сами. Друзья договорились и стали записывать клиентов, которые пришли сами, на одного из них – менеджера по продажам. В какой-то момент это открылось. Виновные признались в обмане. Это, наверное, была последняя капля, которая переполнила чашу моего терпения. Я начал радикально менять принципы управления.
В частности, перешел с неформального общения на "ты" на более требовательное "вы". И ситуация быстро изменилась в лучшую сторону. Поначалу персонал испытывал дискомфорт. Вначале ошибались, зато сейчас все отлично работают.
Сложность и запутанность
Очень сильным инструментом является сложность и запутанность. Мы встраиваем в систему сложные элементы. Чем сложнее система, тем труднее ее увести, поскольку она непрозрачна, все ее элементы неочевидны. Например, когда мы делаем лидген с нулевой прибылью, то выставляем "на флаг" какой-то продукт и активно его продаем. На самом деле мы на этом ничего не зарабатываем.
Примером такого товара являются гамбургеры в "Макдоналдсе". На гамбургерах компания не зарабатывает, но активно их рекламирует. За счет чего на самом деле зарабатывает "Макдоналдс"? За счет кока-колы.
Везде размещена реклама гамбургеров, но их цена почти равна себестоимости. При акционной продаже она может быть и ниже себестоимости. Непосвященные рассуждают так: "Они продают гамбургеры. Значит, на гамбургерах хорошо зарабатывают. Начну-ка я тоже продавать гамбургеры!"
Такие люди открывают бизнес и сразу разоряются, делая вывод: "Ресторанный бизнес не работает, не идет". Бизнес последователей не идет именно потому, что система бизнеса "Макдоналдса" запутанная и сложная. Они не зарабатывают на том продукте, который рекламируют.
Мы пишем много книг. Напечатано уже около 200 000 экземпляров. Мы входим в число ведущих авторов деловой литературы. Многие могут подумать (и даже думают): "Они пишут много книг и на этом зарабатывают. Начну я тоже писать книги и разбогатею".