Иногда возникает обратное движение – от ТУ к ГОСТу. Так произошло с производством мороженого. В течение 15 лет мороженое в России производилось по ТУ, что открыло дорогу растительным жирам (кокосовому и пальмово-ядровому). Они дешевле молочного сырья, и потому традиционная советская рецептура стала производителям невыгодна. Названия сортов сохранились, но рецептура и вкус изменились. Естественно, до сведения покупателей "новации" доведены не были.
С 1 января 2005 г. в России введен ГОСТ на мороженое; его требования – использование только молочного натурального или консервированного сырья, сахара, сливочного масла и различных добавок (кофе, шоколад, орехи, фрукты, мак), доля которых не должна превышать 35 %. Мороженое должно быть плотным, однородным по консистенции, без ощутимых комочков жира и стабилизатора. Для молочного мороженого допускается снежистая консистенция.
Молочное, сливочное мороженое и пломбир различаются содержанием молочного жира, сахара, калорийностью (табл.10).
Хлопьевидная или песчанистая структура, посторонний привкус, неприятный запах недопустимы. Неравномерный цвет (если применяется краситель) допускается только при наличии ягод или фруктов. Согласно требованиям нового ГОСТа вся продукция должна иметь индивидуальную упаковку (станиоль, целлофановый пакет), надпись на этикетке должна содержать полную информацию об ингредиентах, производителе и сроке хранения покупок.
Таблица 10. Показатели ГОСТа на мороженое, 2005 г.
Введение ГОСТа не означает, что все обязаны его применять, однако практически все крупные производители отечественного мороженого ориентируются на него.
Стандарты и технические условия должны включать физико-химические, органолептические и другие характеристики продукции. В современных технических условиях на пищевые товары должны указываться энергетическая ценность, калорийность, содержание белков, жиров, углеводов, пищевых добавок, красителей и многое другое.
Помимо утвержденных стандартов контролируются нормативы материальных ресурсов на единицу продукции, денежных средств на какой-то процесс или изделие, производительность труда отдельного работника или мощность какого-либо станка или вида оборудования. Все эти нормативы являются стандартами контроля в той же мере, как и стандарты, утвержденные централизованно, но, как правило, имеют более ограниченный круг использования, так как устанавливаются для данной организации. Проще всего устанавливаются нормативы и стандарты в том случае, когда искомая цель может быть выражена количественно в натуральных или стоимостных единицах, процентах или долях единицы. Например, выручка от реализации магазина должна составить 1 млн руб. в неделю; стоимость геологоразведочных работ должна быть снижена на 1,5 % в течение трех лет; необходимо увеличить расходы на освоение на треть.
Однако существуют и достаточно широко распространены такие сферы человеческой деятельности, где стандарты контроля невозможно сформулировать в прямых показателях по аналогии с теми, которые были названы выше. Например, очевидно, что необходимо контролировать состояние психологического климата в коллективе, однако никаких конкретных показателей этого состояния не существует. Конечно, могут быть использованы косвенные показатели, каковыми являются текучесть рабочей силы, заболеваемость такими болезнями, как язва желудка, инфаркты, инсульты и многими другими. Но, используя косвенные показатели, следует иметь ввиду, что они могут быть не результатом тех процессов, которые мы контролируем, а сочетанием каких-то иных, внешних или внутренних обстоятельств. Например, низкая текучесть рабочей силы может вовсе не означать, что все работающие удовлетворены условиями труда; она может быть обусловлена тем, что в данном городе чрезвычайно трудно найти работу, и поэтому независимо от степени удовлетворенности сотрудники не покидают данную организацию.
Понимая эту особенность, следует использовать другие методы контроля, которые не подпадают под какие-то стандарты, но тем не менее могут служить критериями оценки. Это могут быть системы анкетирования, вечера вопросов и ответов и многие другие мероприятия, которые, не будучи стандартизированы, тем не менее позволят в какой-то степени оценить состояние интересующего нас процесса или объекта.
Стандарты контроля, если они соблюдаются, значительно облегчают хозяйственный оборот между различными регионами и странами. Это особенно важно, когда процесс глобализации захватил производство, потребление, оборот капитала, рынок труда – все составляющие мирового хозяйства. Именно этой цели призвана способствовать система ISO9000, первоначально внедренная в России в 1994 г., а затем усовершенствованная в 2000 г.
Рис. 36. Система управления качеством
Серия международных стандартов ISO9000:2000 не содержит конкретных стандартов качества продукции, она стандартизует менеджмент управления качеством, определяя основы и термины, формулируя требования и руководящие указания, необходимые для единообразного и современного менеджмента качества, а также аудит систем менеджмента качества.
В соответствии с требованиями ISO особое внимание в которой уделяется потребительским требованиям как вводным параметрам и удовлетворению потребителя как выходного результата. Стандарты качества должны быть построены по принципам, представленным на рис. 36.
Учет мнения потребителя. Даже анализ графического представления модели процесса управления качеством на рис. 36 показывает, какое влияние может оказывать потребитель. Все определяется двумя факторами: требованиями потребителя на входе и удовлетворением потребителя на выходе. Организации понадобятся методы описания и контроля потребностей и пожеланий потребителя в отношении каждого заказа, а также процессы и процедуры измерения и анализа степени удовлетворенности потребителя.
Постоянное улучшение. В соответствии с ISO 9000:2000 для организации уже недостаточно просто измерять степень удовлетворенности потребителя, нужно повышать эту степень. Кроме того, придется измерять и совершенствовать качество внутренних процессов. Постоянное улучшение – основное положение новой версии ISO 9000.
Более значимая роль администрации. Административная ответственность расширяется до рамок осуществления руководства всей многоэтапной разновидности процесса повышения качества.
Этап 1. Политика. Руководство организации должно выработать должную политику по качеству, подразумевающую постоянное улучшение и учет запросов потребителя.
Этап 2. Цели. Эта политика должна стать концептуальной основой для формирования на соответствующих функциональных и хозяйственных уровнях организации целей, связанных с проблемой качества.
Этап 3. Планирование. Цели определяются одновременно с планом, описывающим необходимые для его реализации виды деятельности и ресурсы. Планирование должно осуществляться с учетом прочих требований системы управления качеством.
Этап 4. Система управления качеством. Руководство организации несет ответственность за создание системы управления качеством как среды реализации политики по качеству с соответствующими целями и планами, а также требованиями стандарта.
Этап 5. Административный анализ. Контроль системы управления качеством со стороны руководства предполагает также пересмотр политики и целей для определения возможностей непрерывного улучшения. На основе проведенного анализа руководство принимает решение о тех или иных действиях, направленных кроме всего прочего на совершенствование системы управления качеством.
Неразрывная связь с управлением чрезвычайно широким перечнем ресурсов, включая трудовые (которые руководство должно выделить или обеспечить наличие соответствующего количества персонала с соответствующими навыками и компетенцией), инфраструктурные, относящиеся к условиям работы (например, влияющие на безопасность труда, эргономика, гигиена и т. д.), поставщиков и партнеров, а также финансовые ресурсы.
Стандарты ISO являются нормативами построения бизнес-процессов таким образом, чтобы обеспечить примерно одинаковый уровень качества продукции и услуг для потребителей всех стран, придерживающихся этой системы.
Определенные нормативы, или стандарты, существуют незафиксированными на бумаге, а сложившимися в результате практической деятельности или рекомендаций литературы на эту тему. К ним относятся, например, состав и структура бизнес-плана организации, которая не нормируется какими-то стандартами или директивными документами, поскольку этот вид планирования пока еще не является в России обязательным. Однако практически все знают, что бизнес-план, чтобы производить положительное впечатление, должен включать основные разделы: резюме, характеристику продукции, описание рынка с той или иной степенью детализации, систему организации производства, управления и финансовые результаты. Количество разделов бизнес-плана может быть различным в зависимости от видов продукции и размеров организации, однако весь этот круг вопросов подлежит освещению, в противном случае бизнес-план не будет выглядеть убедительно.
Установление стандартов или нормативов является процессом динамичным, поскольку условия хозяйствования, требования к продукции, услугам и организации процессов постоянно меняются, нормативы и стандарты также подлежат периодическому пересмотру и совершенствованию. Так, например, под воздействием научных исследований и меняющихся культурных традиций, изменились стандарты и технические условия производства кондитерских изделий: в них снизился процесс содержания сахара и жиров. Решениями Министерства здравоохранения России было запрещено применение некоторых пищевых и ароматических добавок, так как выявился их вред для здоровья людей. Меняется представление о самом понятии качества, и это неизбежно вносит изменения в стандарты, нормативы и технические условия.
Рассматривая условия разработки нормативов и стандартов, следует обратить внимание на то, что они должны быть, с одной стороны, достижимыми, с другой – напряженными. Если эти два требования не соблюдаются, то данные нормативы и стандарты либо не могут служить объектами контроля, либо не способствуют повышению эффективности – основной задаче контроля. В качестве примера может быть использована практика построения прейскуранта оптовых цен предприятий в 1965 г. При разработке нового прейскуранта было обнаружено, что ни на одном из металлургических заводов страны не укладывались в норматив планового брака при производстве передельного чугуна. Плановые нормы были низкими, и даже самые современные металлургические заводы, такие, как Череповецкий и Магнитогорский, не выполняли их, т. е. эти нормативы были явно нереальны. При построении прейскуранта норма планируемого брака при производстве передельного чугуна была значительно повышена, что создало основу для организации контроля. При этом было установлено, что эта норма должна быть дифференцирована для старых уральских заводов и современных крупных металлургических комбинатов. Чрезмерно заниженные нормативы не побуждают организацию искать резервы повышения эффективности, так как по этим заниженным критериям даже не очень напряженная работа выглядит вполне удовлетворительной.
Установление стандартов и нормативов является исходным моментом первого этапа контроля. Второй немаловажный момент – установление допустимых отклонений, не подлежащих дополнительному контролю. Речь идет о том, что устанавливаемые стандарты и нормативы могут иметь допустимые отклонения в ту или иную сторону, например стандарт какой-то детали: 5 см ± 2 мм. Точно так же допустимые отклонения должны быть установлены для большинства показателей, являющихся стандартами контроля, особенно если эти стандарты выражены в стоимостных показателях. Так, если запланированный объем реализации – 1 млн руб. в неделю, то это не значит, что каждую неделю он должен составлять ровно 1 млн: он может составлять больше или меньше 1 млн., с тем чтобы в среднем за достаточно длительный период времени выйти на этот показатель. И если в течение одной недели выручка составит 900 тыс., а во вторую неделю – 1100 тыс., то это не служит основанием для дополнительного контроля.
Основанием для дополнительного контроля могут явиться даже не очень значительные отклонения в том случае, если они становятся систематическими. Если выручка за одну неделю составляет 950 тыс., за вторую – 900, за третью – 850 тыс., то эти три недели дают достаточное основание для осуществления контроля, т. е. выяснения причин, почему выручка неуклонно падает. Анализ может выявить какие-то объективные, не зависящие от магазина факторы, а может свидетельствовать о недостатках во взаимоотношениях с поставщиками, о недостаточно эффективной и квалифицированной работе продавцов, т. е. о причинах, которые могут быть оперативно устранены.
Важные условие правильной организации контроля – обязательное доведение нормативов контроля и допустимых отклонений до сведения тех, кто включен в процесс производства. Поскольку контроль будет эффективен только тогда, когда в нем участвует максимально широкий круг лиц, доведение информации о стандартах контроля и допустимых отклонениях является важнейшей предпосылкой организации эффективного контроля. Это особенно важно, когда речь идет о контроле за деятельностью сотрудников организации. Они обязательно должны знать, что контролируется и в какие сроки, какие отклонения допустимы при том, что их деятельность будет признана удовлетворительной. Этой цели во многих случаях служат правила и процедуры, утверждаемые должностными инструкциями и правилами внутреннего распорядка. Формированием перечисленных выше предварительных условий завершается первый этап процесса контроля.
Второй этап представляет собой собственно контроль, т. е. сопоставление фактически достигнутых результатов с установленными стандартами и нормативами. При этом возможны два варианта развития событий. Первый – фактические результаты совпадают с установленными стандартами или незначительно, в пределах допустимых отклонений, отличаются от них. И второй – отклонения значительны, что свидетельствует о неблагополучии в организации. И в том и в другом случае обязательно следует тщательнейшим образом проверить полученную информацию. В главе 3 мы подробно останавливались на причинах искажения информации, но когда речь идет о контроле, то одной из наиболее вероятных причин является сознательное искажение информации с целью представить результаты лучше, чем они есть, или, наоборот, представить результаты хуже, получая от этого какой-то личный выигрыш. Достоверность информации во многом зависит от того, насколько адекватно происходящим и контролируемым процессам и продуктам выбраны единицы измерения стандартов и степени их достижения.
Рис. 37. Связь функций менеджмента
Если после проверки информации выяснится, что реальный результат действительно соответствует стандартам или незначительно отклоняется от них, процесс контроля на данный момент завершен. Это, конечно, не значит, что в дальнейшем не нужно возвращаться вновь к контролю этого процесса или объекта. Однако если систематически выясняется благополучное состояние процесса или объекта, контроль можно осуществлять реже или по меньшему кругу показателей. Второй вариант развития событий – несовпадение фактического результата со стандартом или значительно большее, чем допустимо, отклонение от него. В этом случае надо переходить к третьему этапу контроля, связанному с устранением этих отклонений.
Третий этап также предполагает двоякое направление действий. Первое направление – проверка правильности стандартов, т. е. не являются ли стандарты чрезмерно завышенными или чрезмерно заниженными, действительно ли все, кому это полагается, понимают содержание стандарта и необходимость его соблюдения. Если выясняется, что стандарты установлены неправильно или их содержание не освоено сотрудниками, необходимы пересмотр стандартов или повторная информация об их содержании, и процесс контроля вновь начинается с первого этапа: устанавливаются новые стандарты, новые масштабы отклонений и заново проверяется информация об этих изменениях. Если стандарты установлены правильно и поняты сотрудниками, необходимо направить усилия на выявление причин, вызывающих отклонения от стандарта. Эти причины могут быть результатом воздействия внешних факторов или факторов внутренней среды, не выявленных в процессе предварительного контроля. Если причина найдена и устранена, следует вернуться ко второму этапу контроля, заново соразмерить реальные результаты и стандарты и либо убедиться, что причина найдена и устранена, либо повторять этот процесс до тех пор, пока отклонения войдут в рамки допустимых.