Предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку рабочего или служащего по последнему месту работы в графе 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 возможна ссылка на постановление президиума соответствующего совета профсоюзов.
Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение при этом непрерывного трудового стажа, в графе 3 указанного раздела трудовой книжки производиться запись: "непрерывный стаж работы сохраняется".
Занесение сведений о награждениях и поощрениях
В трудовые книжки в раздел "Сведения о поощрениях" вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в книгу почета, на доску почета и др.), а также о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством.
Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 2 ставится дата награждения или поощрения. В графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).
Личная карточка
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы № Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.
В новом варианте личной карточки исключены такие позиции, как национальность, партийность.
В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки размещены разделы: "Назначения и перемещения", "Отпуска", "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения". Наиболее важными являются сведения разделов "Назначения и перемещения" и "Дата и причина увольнения".
Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения следует заносить в карточку с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе "Назначения и перемещения" должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
В разделе "Дополнительные сведения" записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п.
Лицо, ответственное за работу с персоналом, или секретарь-референт предприятия заполняют личные карточки рукописным или машинописным способом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки следуют пронумеровать, составить на них внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью компьютера.
Личное дело
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки ф. № Т-2).
Администрация предприятия вправе сама решать вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.
В состав личного дела входят следующие документы:
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография или резюме;
• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности;
• характеристики или рекомендательные письма;
• трудовой контракт (договор);
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
"Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле" содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
"Личный листок по учету кадров" содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.
Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:
– паспорт;
– трудовая книжка;
– военный билет;
– документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
– документы об имеющихся изобретениях.
В графе "Образование" личного листка применяют формулировки: "начальное", "неполное среднее", "среднее", "среднее специальное", "незаконченное высшее", "высшее" – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графу "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
Для заполнения графы "Семейное положение" используются следующие формулировки: "женат" ("замужем"), разведен(а), "вдовец" ("вдова"), "холост" ("не замужем"), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства ("отец", "мать", "жена", "муж", "сын", "дочь"). При этом указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
Как уже отмечалось, при приеме на работу часто используется "Анкета" – документ аналогичный "Личному листку по учету кадров". В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за работу с персоналом предприятия (менеджером по подбору персонала).
При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). копии можно снимать только с подлинников этих документов.
Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей предприятия. Это может быть копия протокола заседания совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.
Если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.
Трудовые контракты (договоры), заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. В личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.
"Дополнение к личному листку по учету кадров" – документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленных в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу.
Во второй раздел заносятся сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места жительства, образования, повышение квалификации, знания иностранных языков). При этом все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.
В личное дело могут быть включены списки изобретений, научных трудов и др. нельзя забывать, что в соответствии со ст. 19 КЗоТ РФ при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются фамилия, имя, отчество сотрудника (полностью).
Личные дела сотрудников предприятия хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Итог работы с документами по личному составу
В этом разделе нами полностью рассмотрена процедура работы с документами по личному составу (персоналу), которая регулируется Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и переводов сотрудников.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по схеме 3:
Схема 3
Должностная инструкция
Руководителю предприятия и менеджеру по персоналу, особенно на первых порах, приходиться самому решать, кто на каких условиях будет выполнять ту или иную работу, либо отвечать за определенный участок хозяйственной деятельности. Функции, права и обязанности сотрудника предприятия определяются в должностной инструкции. В закрепленные трудовым законодательством обязанности любого работника входит соблюдение правил, предусмотренных должностной инструкцией.
На основании должностной инструкции и составляется трудовой договор (контракт) с работником. В тексте трудового договора сложно указать все должностные обязанности работника, а между тем может возникнуть ситуация, когда работника нужно наказать или уволить за неисполнение обязанностей, которые не были оговорены в трудовом договоре. Если при этом работнику не выдавалась должностная инструкция в письменном виде либо он не расписывался под ней, то любое дисциплинарное взыскание, особенно увольнение, может повлечь за собой судебное разбирательство. И работодатель может проиграть дело в суде. Таким образом, должностная инструкция незаменима в случае возникновения в трудовых правоотношениях конфликтных ситуациях или споров.
Разработанная должностная инструкция согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в этот документ вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.
В разделе 1 (общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещение во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в процессе осуществления своей деятельности.
В разделе 2 (функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.
В разделе 3 (должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В разделе 4 (права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел 6, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел устанавливает круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
6. Методы и приемы адаптации персонала
Пройдя множество процедур отбора и оформления приема на работу, наступает момент выхода на рабочее место. Новый сотрудник испытывает чувство долгожданной победы – он получил вакантную должность, но на самом деле это только начало вхождения в новый коллектив, и обязанности менеджера по персоналу на этом не заканчиваются.
Задача менеджера состоит в том, чтобы процесс адаптации вновь прибывшего работника в новом коллективе происходил эффективно и безболезненно для обеих сторон. Нового сотрудника в зависимости от занимаемой вакантной должности представляет коллективу менеджер по персоналу или руководитель.
Необходимо отметить, что люди в организациях неосознанно реализуют модели поведения, сформировавшиеся у них на основе семейного опыта, поскольку семья – первая для каждого человека организация. Представление о стереотипах поведения людей в организациях и коллективах, заложено еще в детстве и позволяет понять то множество иррациональных ситуаций, которые можно встретить в реальности, как, например, чувство дискомфорта, которое испытывают как новые сотрудники, так и уже работающие члены организации в тех случаях, когда их поведение неадекватно и неэффективно.
Каждый менеджер по персоналу или руководитель в своей работе с коллективом использует те или иные методы работы с коллективом и вновь принятыми сотрудниками. Обычно к этим методам руководитель или менеджер приходит опытным путем, методом проб и ошибок. При этом необходимо учитывать особенности организации и коллектива. Очень важно конструктивно подходить к своим методам работы, сочетая старые методы с новыми, а при необходимости менять их.
Одним из методов адаптации и взаимодействия в совместной деятельности персонала является метод психологического воздействия: беседы, убеждения, дискуссии, личный пример, доказательства.
Менеджер при этом обеспечивает обратную связь между коллективом, новым сотрудником и им самим, т. е. собирает их впечатления друг о друге, в деликатной форме доводит до сведения каждой стороны, и корректируя их отношения, способствует взаимной адаптации.
Адаптация нового сотрудника в коллективе зависит от его внешних и внутренних целей и пути их реализации. Коллектив можно рассматривать как закрытую группу людей, связанных взаимным доверием, своими внутренними правилами. Внутри этой группы, можно чувствовать себя уверенно, если новый сотрудник будет принят как "свой". В этом случае поведение коллектива будет предсказуемо и определенно. Наличие "чужих" и "своих" уже предполагает особые правила защиты и взаимодействия с "чужаками" и внешней средой в целом.
В нашем обществе, к сожалению, оценка людей по критерию "свой – чужой" является основной как при формировании организации, так и в ситуациях установления контакта и взаимодействия. Для того, чтобы можно было доверять человеку, он должен быть "своим". Исключения возможны, но они всегда исключения. Для того, чтобы человек стал полностью "своим", его нужно "узнать", т. е. "съесть с ним пуд соли", а это требует длительного взаимодействия в совместной деятельности.
Новый сотрудник "чужак" непонятен, внушает подозрение, несет в себе потенциальную угрозу, с ним необходимо быть осторожным, его следует проверить, испытать, и, проявляя максимальную благожелательность, не выдавать своих тайн.
Учитывая особенности данного коллектива, менеджеру следует помочь сотруднику "сократить" расстояние между "свой – чу-жой", занять свое место в иерархии компании и участвовать в работе и развитии коллектива.
При этом можно использовать методы социально-психологического тренинга: игровые методы, сенситивный метод.
Игровые методы. В условиях ролевой игры человек сталкивается с ситуацией, которая характерна для его реальной деятельности и которая ставит перед необходимостью изменять свои установки. Создаются условия для формирования новых, более эффективных коммуникативных навыков.
Сенситивный метод. Основная цель этого тренинга заключается в развитии способности людей понимать друг друга. (По вопросам консультирования и проведения тренингов по этой теме обращаться на сайт: www.b-trening.narod.ru.)
Менеджер по персоналу на протяжении всего испытательного срока ведет наблюдение за новыми сотрудниками и оказывает помощь в разрешении трудных ситуаций. При этом возможно фиксирование и анализ возникающих проблем в коллективе и организационном процессе, для более точного представления неосознанных стереотипов поведения, реализуемых человеком в организационных моделях.
Постановка задачи:
1. Определить причины возникновения проблемы поведения и общения в коллективе.
2. Охарактеризовать положительные и отрицательные аспекты при выборе того или иного пути решения проблемы.
3. Выявить критерии для определения наиболее приемлемых путей решения проблемы.
Проведя наблюдение за новым сотрудником и проанализировав его взаимодействия в коллективе, менеджер предоставляет отчет руководству о прохождении адаптации и испытательного срока нового сотрудника в организации, после чего выносится решение о продлении сотрудничества с данным кандидатом, и окончании испытательного срока.