Для обеспечения деятельности российских представителей на саммите "Группы восьми" были подготовлены и изданы: телефонный справочник организаций, участвовавших в подготовке и обеспечении российского председательства в "Группе восьми"; "Памятка по протокольным нормам и правилам поведения"; "Краткий англо-русский разговорник" и фотоальбом "Главы государств и правительств "Группы восьми" и их супруги".
Кроме этого была издана брошюра для представителей СМИ, аккредитованных на саммите.
Все издания были подготовлены и выпущены под логотипом саммита "Группы восьми" в едином дизайнерском стиле.
О решении штабом Оргкомитета частных задач
Штаб Оргкомитета в Санкт-Петербурге в ходе своей деятельности решал плановые и частные задачи.
В частности, за неделю до начала саммита "большой восьмерки" в Государственный комплекс "Дворец конгрессов" стали поступать приветствия и обращения российских и иностранных граждан в адрес российского Президента и других лидеров ведущих стран мира, их поступление продолжалось до окончания саммита.
Сразу же во взаимодействии с Мининформсвязи России (Федеральное агентство связи) были определены места получения представителем Оргкомитета приветствий и обращений граждан. Телеграфные сообщения принимались в почтовом отделении в п. Стрельна, а почтовые отправления, адресованные официальным лицам, участвующим в саммите "восьмерки", – в почтовом отделении на территории Санкт-Петербурга, так как п. Стрельна находился в "зеленой" зоне безопасности и доступ почтового транспорта без аккредитации на его территорию был запрещен.
Всего было получено более сотни телеграфных и почтовых отправлений, все они в день поступления направлялись фельдъегерской почтой в Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан.
3.3. Особенности PR-обеспечения российского председательства в "Группе восьми" и организации работы журналистов на саммите "восьмерки" в г. Санкт-Петербурге
Как было отмечено ранее, ответственной за PR-обеспечение российского председательства в "Группе восьми" и встречи глав государств и правительств стран "восьмерки" в Санкт-Петербурге была рабочая группа Оргкомитета во главе с A.A. Громовым, пресс-секретарем Президента Российской Федерации. Представители этой рабочей группы концептуально разработали и планово провели медиа-обеспечение саммита "Группы восьми". Сотрудники Управления пресс-службы и информации Президента России организовали тесное взаимодействие с министерствами и ведомствами, ответственными за мероприятия российского председательства в "Группе восьми", а также с руководителями ведущих российских СМИ. В рамках рабочей группы была проведена подготовительная работа по разработке логотипа саммита "восьмерки" в Санкт-Петербурге, который затем был утвержден на заседании Оргкомитета.
Большой пласт организационно-технической и информационной работы был поднят представителями этой рабочей группы при подготовке и текущем функционировании официального веб-сайта российского председательства в клубе ведущих стран мира в 2006 году.
Информационно-пропагандистское обеспечение председательства Российской Федерации в "Группе восьми" было запланировано не только в рамках освещения отдельных мероприятий, но и в целях продвижения позитивного имиджа России за рубежом. В частности, для решения этих задач в качестве партнера по информационному сопровождению российского председательства в зарубежных СМИ пригласили международное PR-агентство Кетчум (Ketchum). При этом предусматривались и были подготовлены варианты PR-обеспечения саммита "восьмерки" в различных условиях внешнеполитической и внутрироссийской обстановки, в том числе в кризисных ситуациях (на фоне действий антиглобалистов, неблагоприятных событий в стране и т. п.). Впрочем, организаторы смогли спрогнозировать различные варианты развития обстановки в ходе подготовки и проведения саммита, не допустили возникновения неконтролируемых ситуаций, соответственно, антикризисные PR-меры не были востребованы.
Можно с удовлетворением констатировать – деятельность Оргкомитета и его PR-партнеров получила высокую оценку в профессиональных кругах специалистов по связям с общественности. Например, международное издание "PRWeek Awards" по итогам ежегодного конкурса среди компаний и независимых профессионалов, которые внесли наибольший вклад в формирование мирового общественного мнения отметило первым местом наш Оргкомитет и PR-агентство Кетчум в номинации "Глобальная компания года" за организацию освещения в иностранных средствах массовой информации председательства России в "Группе восьми" в 2006 году.
Журнал "PRWeek" отмечал, что победителю удалось "открыть двери миру во время российского председательства на саммите 2006 года".
Теперь непосредственно о работе со СМИ на саммите. Для создания удобных условий работы представителям СМИ, оперативного и насыщенного информационного обеспечения саммита "Группы восьми" в п. Стрельна на базе модульных конструкций был создан международный пресс-центр.
Международный пресс-центр был рассчитан на обеспечение работы более 4000 журналистов. Общее количество представителей СМИ и обслуживающего персонала в международном пресс-центре могло составить 5000 человек.
Международный пресс-центр [10] состоял из Павильона национальных делегаций, где находились рабочие помещения журналистских пулов стран-участниц саммита. Кроме того, были оборудованы Павильон печатных СМИ, Павильон телерадиокомпаний, залы брифингов и пресс-конференций, "стенд-ап" позиции, ресторан.
Павильон печатных СМИ . В Павильоне было создано 580 рабочих мест, из них 300 оборудовались персональными компьютерами. Все рабочие места оснащены телефонной связью с бесплатной возможностью выхода на международные и междугородние каналы связи, линией высокоскоростного доступа в Интернет, электрическими розетками, соответствующими европейским стандартам с напряжением 220 вт. Предусмотрено было дополнительное освещение рабочих мест с помощью настольных ламп.
В Павильоне также имелись лазерные принтеры и копировальные аппараты.
Для ряда информационных агентств были предусмотрены отдельные помещения.
Бронирование рабочих мест в Павильоне не допускалось.
В Павильоне печатных СМИ имелась "Информационая стойка", где аккредитованные журналисты получали дополнительные сведения о мероприятиях в рамках программы саммита, материалы и документы, распространяемые Оргкомитетом и национальными делегациями, а также новости о работе Международного пресс-центра.
Павильон телерадиокомпаний. В этом павильоне было оборудовано 117 телевизионных кабин, которые были постоянно обеспечены международным телевизионным сигналом хост-бродкастера.
Для работы радиожурналистов были подготовлены 10 радиокабин.
В этом же павильоне был расположен офис хост-бродкастера, в котором решались все вопросы, связанные с работой теле– и радиожурналистов на саммите, куда журналистам был обеспечен свободный доступ.
"Стенд-ап" позиции. Для работы тележурналистов были подготовлены две "стенд-ап" позиции: одна примыкала к "синей" зоне безопасности с видом на Константиновский дворец, а другая располагалась в Международном пресс-центре с видом на павильон "Санкт-Петербург" и Финский залив. Общее количество рабочих мест на "стенд-ап" позициях – 26.
...
Stand up позиция – это специально подготовленная площадка или позиция (часто возвышающаяся над местностью), позволяющая вести репортаж на фоне объектов, где происходят события, о которых телевизионные журналисты ведут репортаж. Эта позиция должна дать представление зрителю о присутствии журналиста на месте событий и продемонстрировать зрителю яркую картину окружающей событие обстановки.
Доступ на "стенд-ап" позиции осуществлялся круглосуточно, без сопровождения сотрудниками безопасности или медиаподразделения Оргкомитета и не требовал дополнительных проверок безопасности.
На "стенд-ап" позиции с видом на Константиновский дворец 8 рабочих мест были закреплены за делегациями стран-участниц саммита, по одной на каждую делегацию (всего 16 рабочих ячеек) и бронировались через пресс-службы национальных делегаций. Остальные 8 ячеек бронировались по мере поступления заявок через офис хост-бродкастера.
"Стенд-ап" позиция, расположенная в Международном пресс-центре, имела 10 рабочих мест (ячеек). Бронирование рабочих ячеек на этой "стенд-ап" позиции осуществлялось по мере поступления заявок в офис хост-бродкастера.
В Международном пресс-центре располагались передвижные станции спутниковой связи. Их стоянка находилась в непосредственной близости от рабочей зоны телерадиокомпаний.
Все вопросы, связанные с работой передвижных станций спутниковой связи решались в офисе хост-бродкастера.
Залы брифингов и пресс-конференций. В Международном пресс-центре имелось пять залов для брифингов и пресс-конференций, один – на 400 человек, два – на 200 человек, два – на 100 человек. Все залы были оборудованы профессиональной осветительной и звукоусилительной аппаратурой, а также кабинами для синхронного перевода. В этих помещениях проводились пресс-конференции и брифинги глав государств и правительств "Группы восьми", членов делегаций и экспертов. Информация для журналистов о времени и месте пресс-конференции того или иного лица передавалась через информационный канал внутренней телевизионной сети Международного пресс-центра, а также через информационную стойку в Павильоне печатных СМИ.
Работа журналистских пулов. Представители СМИ на мероприятиях саммита работали на пуловой основе. О наличии возможностей для работы на мероприятиях саммита журналисты информировались через "офицеров связи" медийного подразделения Оргкомитета, работавших с национальными делегациями. Также для анонсирования использовался информационный канал внутренней телевизионной сети Международного пресс-центра и информационная стойка в Павильоне печатных СМИ.
Каждому пулу, освещающему то или иное мероприятие в рамках саммита, присваивался номер. Журналистам этого пула выдавалась пуловая карточка желтого цвета с указанием соответствующего номера пула. Перечень пулов, место и время их работы было доступно на информационной стойке в Павильоне печатных СМИ. Пуловая карточка действовала только вместе с аккредитационным баджем и должна была быть закреплена под ним.
Пуловые карточки распределялись "офицерами связи", закрепленными за национальными делегациями в рамках отведенных квот. Просьбы о включении журналиста в тот или иной пул должны были быть направлены в пресс-службу национальной делегации. Помимо этого, пуловые карточки можно было свободно получить на информационной стойке в Павильоне печатных СМИ.
В Международном пресс-центре было определено место сбора пулов, где журналисты должны были собираться перед началом работы пула.
Опоздание не допускалось и расценивалось как отказ журналиста работать в пуле.
Журналисты, вошедшие в пул, следовали к месту работы на микроавтобусе в сопровождении сотрудника медиаподразделения Оргкомитета и сотрудника безопасности. Следование к месту работы пула без сопровождения не разрешалось.
Отъезд к месту работы осуществлялся только с места сбора пулов из Международного пресс-центра.
Глава делегации мог иметь одного личного видеооператора и одного личного фотографа. Делегация могла аккредитовать их либо синими баджами, либо желтыми баджами с буквой "М". В качестве отличительного знака на их рукавах были нарукавные повязки желтого цвета.
Однако для участия в съемках протокольных мероприятий личный оператор и фотограф главы делегации должны были быть включены в пул прессы по согласованию с медиаподразделением Оргкомитета.
Представители зарубежных пресс-служб глав делегаций аккредитовывались желтыми баджами с буквой "М". Они работали в международном пресс-центре со своими национальными пулами и участвовали в освещении протокольных мероприятий в составе формируемых пулов по согласованию с представителями международного пресс-центра, но не более двух человек одновременно.
Телекомпания хост-бродкастер. Для освещения мероприятий саммита, в том числе для передачи журналистам, находящимся в пресс-центре, видеоизображения с протокольных мероприятий, в составе международного пресс-центра была структура, называемая "хост-бродкастер".
Хост-бродкастер формировал международный сигнал, который распространялся через внутреннюю телевизионную сеть Международного пресс-центра, а также распределялся по телевизионным кабинам и радиокабинам в рабочей зоне телерадиокомпаний.
Хост-бродкастер осуществлял бронирование рабочих мест на "стенд-ап" позициях, обеспечивал передачу сигнала со "стенд-ап" позиций на международные линии связи.
Офис хост-бродкастера находился в Павильоне телерадиокомпаний Международного пресс-центра.
Представители этой структуры Международного пресс-центра имели собственную аккредитацию и отдельный допуск к местам проведения протокольных мероприятий в "синей" и "красной" зонах безопасности. Время и место их работы, а также расстановка их оборудования оговаривались заранее. Их допуск в международный пресс-центр осуществлялся как через Морской вокзал, так и через КПП № 4 "зеленой" зоны, то есть по отдельной схеме.
Фото-хост агентство . Так же как и телекомпания хост-бродкастер, фото-хост агентство осуществляло съемку всех мероприятий саммита, открытого для освещения СМИ. Фотографии, выполненные фото-хост агентством, в оперативном режиме размещались на официальном Интернет-сайте председательства Российской Федерации в "Группе восьми" по адресу www.g8russia.ru в разделе "Фотолента".
Официальный Интернет-сайт российского председательства в "Группе восьми". Интернет сайт российского председательства в "Группе восьми" www.g8russia.ru являлся основным информационным ресурсом, касающимся ключевых вопросов проведения саммита и организации работы СМИ.
В частности, в разделе "Новости" размещались все последние новости, стенограммы брифингов и пресс-конференций глав государств, членов делегаций и международных экспертов, принимавших участие в работе саммита, а также документы, принятые лидерами "Группы восьми" по итогам работы в Стрельне.
Разделы сайта "Группа 8" и "Повестка дня" были посвящены истории предыдущих саммитов, а также тематике российского председательства.
Фотографии с мероприятий саммита размещались в свободном доступе в разделе "Фотолента" в полиграфическом качестве.
Для обеспечения комфортных условий работы и отдыха журналистов в Международном пресс-центре работали сувенирный киоск, банкоматы, круглосуточный пункт проката, обслуживания и ремонта фототехники Canon, медицинский пункт.
В Международном пресс-центре действовала внутренняя многопрограммная телевизионная сеть, к которой были подключены широкоформатные мониторы, установленные во всех рабочих зонах, помещениях национальных делегаций, месте сбора пулов, а также в ресторане и местах отдыха.
Размещение журналистов. Гостиницы "Прибалтийская" и "Москва" были официально рекомендованы Оргкомитетом для проживания аккредитованных на саммите "Группы восьми" представителей СМИ, и именно там размещались журналисты. Сотрудники СМИ прибывали заранее рейсовыми самолетами или в составе официальных делегаций спецсамолетами (официальные пулы прессы).
Гостиницы "Прибалтийская" и "Москва" были связаны с Международным пресс-центром круглосуточным бесплатным транспортным сообщением.
Журналисты, работавшие на саммите "Группы восьми", могли бесплатно посетить Эрмитаж и Русский музей. Вход в музей разрешался при предъявлении аккредитационного баджа.
Аккредитация [11] . Представители СМИ, прибывавшие в составе официальных делегаций спецсамолетами, получали аккредитационные документы (баджи) в аэропорту от сотрудников своего диппредставительства или от сотрудников передовой группы национальной делегации.
Все остальные журналисты, аккредитованные на саммите "Группы восьми", получали баджи в Аккредитационном центре, расположенном на Морском вокзале Санкт-Петербурга (пл. Морской славы, д. 1).
Баджи выдавались только тем представителям СМИ, которые получили подтверждение об аккредитации через официальный интернет-сайт российского председательства в "Группе восьми". Для получения баджа необходимо было представить паспорт (документ, удостоверяющий личность), а также оригинал письма из редакции или представительства СМИ (на русском или английском языке). При получении баджа письмо редакции передавали в Аккредитационный центр. Без упомянутого письма бадж не выдавался.
Аккредитационный центр на Морском вокзале начал работу 13 июля. Время работы: с 7.00 до 02.00.
Аккредитационный бадж журналистов желтого цвета давал возможность работать в Международном пресс-центре, а также вместе с пуловой карточкой позволял в сопровождении сотрудников медиаподразделения Оргкомитета работать в составе пулов на мероприятиях саммита.