Совет № 2. Выполняйте больше работы, когда вы отправляете письма или отвечаете на них
Взгляните на следующие стандартные сообщения:
Письмо № 1: "Я был очень рад встретиться с вами на прошлой неделе. Хотелось бы продолжить разговор о некоторых вещах, которые мы обсуждали. Может быть, выпьем чашечку кофе?"
Письмо № 2: "Мы должны вернуться к проблеме, которую обсуждали во время моего последнего визита. Напомните мне, пожалуйста, на чем мы остановились?"
Письмо № 3: "Я набросал статью, о которой мы говорили; она в приложении. Что скажете?"
Эти три примера должны быть знакомы большинству интеллектуальных работников, поскольку ничем не отличаются от множества сообщений, переполняющих их папки входящих. Такие письма – мины замедленного действия для продуктивности: от того, как вы на них ответите, зависит то, сколько вашего времени и внимания в итоге уйдет на последующую переписку.
Вопросительные послания наподобие приведенных порождают у получателя инстинктивное желание побыстрее отписаться любым образом, лишь бы убрать это сообщение, пусть даже временно, из своей папки входящих. На какое-то небольшое время такой быстрый ответ принесет вам некоторое облегчение, поскольку вы спихнете с себя ответственность, переадресовав ее отправителю. Такое облегчение, однако, недолговечно, поскольку эта ответственность вернется к вам и будет возвращаться снова и снова, непрестанно пожирая ваше время и внимание. Поэтому мне кажется, что более разумной стратегией при встрече с вопросами такого типа будет немного подождать, прежде чем писать ответ, и использовать это время на то, чтобы обдумать следующее.
Какой проект стоит за этим сообщением и каким может быть наиболее эффективный (в рамках обмена сообщениями) процесс для приведения этого проекта к успешному завершению?
После того как вы ответите на этот вопрос для себя, вместо того чтобы побыстрее отписаться, потратьте немного времени, чтобы описать обозначенный вами процесс, указать, на каком его этапе вы находитесь, и определить шаги, которые следует предпринять дальше. Я называю это процесс-ориентированным подходом к электронной почте; он нацелен на сокращение как количества получаемой вами корреспонденции, так и объема порождаемого ею умственного мусора.
Чтобы лучше объяснить этот процесс и понять, почему он работает, давайте рассмотрим процесс-ориентированные примеры ответов на письма, приведенные выше.
Процесс-ориентированный ответ на письмо № 1:
"С радостью выпью с вами кофе. Давайте ветретимся в "Старбакс" на территории кампуса. Ниже я указал два дня на следующей неделе, когда у меня будет свободное время, и для каждого отметил три варианта времени встречи. Если одна из этих комбинаций дня и часа вам подходит, дайте мне знать; я буду рассматривать такой ответ как подтверждение встречи. Если вам неудобна ни одна из комбинаций, позвоните мне на приведенный номер, и мы обсудим, какое время подойдет нам обоим. Жду вашего ответа".
Процесс-ориентированный ответ на письмо № 2:
"Я согласен, что мы должны вернуться к этой проблеме. Вот что я предлагаю.
Где-нибудь на следующей неделе пришлите мне все, что вы помните из нашего обсуждения этой проблемы. По получении этого письма я заведу для этого проекта сетевую папку и положу туда документ, в котором будет собрано то, что вы мне прислали, вкупе с моими собственными воспоминаниями о нашей прошлой дискуссии. В этом документе я выделю два-три наиболее перспективных шага к дальнейшему развитию.
Затем мы можем попробовать эти шаги на протяжении нескольких недель, после чего сверим результаты. Я предлагаю запланировать для этой цели телефонный разговор где-нибудь через месяц. Ниже я перечисляю даты и время, когда буду доступен для звонка. Когда вы будете пересылать мне свои заметки, напишите заодно сочетание даты и времени, которое наиболее для вас удобно, и мы будем считать этот ответ подтверждением встречи. Жду возможности углубиться в эту проблему".
Процесс-ориентированный ответ на письмо № 3:
"Спасибо, что ответили мне. Я собираюсь прочесть ваш черновик статьи и прислать вам отредактированную версию, снабженную примечаниями, к пятнице (10-е число). В этой присланной вам версии я исправлю все, что смогу исправить сам, и отмечу комментариями те места, где, по моим представлениям, вы лучше меня сможете внести нужные исправления. После этого у вас будет все необходимое, чтобы отшлифовать окончательный вариант статьи и отправить ее в издательство, поэтому я оставлю это на вас. Вам нет необходимости отвечать на это письмо или связываться со мной после того, как я пришлю вам отредактированную версию, за исключением, разумеется, того случая, если у вас возникнут дополнительные вопросы".
Составление этих примерных ответов я начал с того, что обозначил проект, стоящий за сообщением. Заметим, что слово "проект" я здесь использую в самом широком смысле – оно может относиться к чему-то большому, несомненно являющемуся проектом, например к дальнейшей разработке научной проблемы (пример № 2), но также легко применимо и к небольшим техническим задачам вроде договоренности о встрече за чашкой кофе (пример № 1). Затем я потратил несколько минут на то, чтобы продумать процесс, который приведет нас от текущего состояния к желаемому результату при минимуме переписки. Конечным шагом было написать ответ, в котором четко описывался этот процесс и место, где мы в нем находимся. Приведенные примеры касаются ответов на письма, но не должно быть сомнений, что тот же самый подход применим и в случае, когда вы пишете новое сообщение с чистого листа.
Процесс-ориентированный подход к электронной переписке может значительно смягчить воздействие этой технологии на ваше время и внимание. Для этого имеются две причины. Во-первых, он сокращает количество сообщений в вашей папке входящих – порой весьма значительно (даже такой простой вопрос, как соглашение о встрече за чашкой кофе, может вылиться в полдюжины или десяток сообщений на протяжении многих дней, если вы не будете осторожны с ответами). А это, в свою очередь, уменьшает количество времени и умственных сил, которые вы тратите на просмотр входящих писем.
Во-вторых, если позаимствовать термин у Дэвида Аллена, хорошее процесс-ориентированное письмо немедленно "замыкает контур" в отношении текущего проекта. Когда какой-либо проект инициируется отсылаемым или полученным вами сообщением, он остается в вашем мысленном ландшафте "на повестке дня" – в том смысле, что он был доведен до вашего внимания и в конце концов вам необходимо с ним что-то сделать. Данный метод замыкает эту болтающуюся цепочку, как только она начинает формироваться. Благодаря тому что вы проработали весь процесс, добавили в свой список задач и календарь все связанные с ним обязательства со своей стороны и довели сделанное до сведения другой стороны, вы освобождаете голову для других вещей. Чем меньше умственного мусора, тем больше умственных ресурсов остается свободными для углубленного мышления.
Вначале процесс-ориентированный подход к переписке может показаться нелогичным. Прежде всего, он требует, чтобы вы дольше обдумывали свои сообщения перед тем, как их написать. Если брать в расчет только данный момент, можно сказать, что вы тратите на переписку больше времени, чем прежде. Однако важно помнить о том, что две-три лишние минуты, потраченные на это занятие, сэкономят вам гораздо больше времени в будущем, поскольку вам больше не придется читать и отвечать на массу ненужных писем.
Другое возражение состоит в том, что процесс-ориентированные сообщения могут показаться неестественными и чересчур формальными. Текущее общепринятое соглашение относительно электронной почты требует, чтобы она велась в разговорном тоне, который не вяжется с более систематическим подходом процесс-ориентированной переписки с обычными для нее графиками и вариантами дальнейших решений. Если это вас беспокоит, могу предложить вам предварять свои письма более пространной разговорной преамбулой. Вы даже можете отделить процесс-ориентированный раздел от разговорного вступления при помощи разделительной линии или озаглавить его "Предлагаемые шаги", так чтобы его формальный тон выглядел более уместным в контексте вашего письма.
В конечном счете все эти мелкие затруднения оправдают себя. Открыто применяя осознанный подход к тому, что предлагают вам сообщения, мелькающие в вашей папке входящих, вы в огромной степени сократите негативное воздействие этой технологии на свою способность делать действительно значимую работу.
Совет № 3. Не отвечайте на письма
В мою бытность аспирантом в MIT я имел возможность общаться со знаменитыми учеными. При этом я отметил, что многие из них обладали поразительной и довольно редко встречающейся способностью: получая электронное письмо, они, как правило, не отвечали на него.
Со временем я узнал, какие соображения стояли за этим поведением. По их мнению, задача отправителя – убедить своего корреспондента, что отвечать стоит. Если вам не удалось написать достаточно убедительно, а также значительно сократить усилия, требующиеся от профессора, чтобы вам ответить, – ответа вы не получите.
Вот пример письма, которое, скорее всего, не дождется ответа от большинства носителей знаменитых имен в институте:
Добрый день, профессор! Хотелось бы как-нибудь зайти к Вам поговорить о <таком-то предмете>. Сможете ли Вы найти время?
Ответ на такое послание требует слишком много работы ("сможете ли Вы найти время?" – слишком расплывчатый вопрос, чтобы на него можно было ответить сразу). Кроме того, здесь нет никакой попытки обосновать, что этот разговор будет стоить времени, потраченного на него профессором. Помня об этих критических замечаниях, посмотрим на другую версию того же письма, имеющую больше шансов на ответ:
Добрый день, профессор! Я работаю над проектом, идентичным <такому-то предмету> вместе с моим руководителем <профессором таким-то>. Не мог бы я зайти к Вам в четверг, в течение последних пятнадцати минут Вашего рабочего времени, чтобы более подробно рассказать о том, чем мы занимаемся, и, может быть, найти какие-то соответствия с Вашим текущим проектом?
В отличие от первого письма, здесь четко объясняется, зачем нужна такая встреча, и сведены к минимуму усилия, требуемые от получателя на то, чтобы ответить.
В этом разделе я советую вам взять на вооружение, насколько это осуществимо в условиях вашей профессиональной деятельности, такое неоднозначное отношение к получаемым письмам. Чтобы помочь вам в этом, я прилагаю три нижеследующих правила, при помощи которых вы сможете отсортировать среди писем те, которые требуют ответа, и игнорировать остальные.
Сортировка входящей корреспонденции по-профессорски: не отвечайте на сообщение, если к нему подходит любое из следующих условий:
– Если оно написано туманно или еще чем-то мешает вам ответить на него осмысленно.
– Если данный вопрос или предложение вас не интересуют.
– Если ваш ответ не приведет ни к чему особенно полезному, а отсутствие вашего ответа не причинит особенного вреда.
Во всех случаях существует множество очевидных исключений. Так, если вам придет туманно составленное письмо о неинтересном вам проекте, написанное директором вашей компании, вы, скорее всего, ответите. Однако за пределами таких исключений наш "профессорский" подход предлагает вам быть безжалостнее, решая, стоит или нет нажимать кнопку "ответить".
Поначалу этот совет может вызвать неудобство, поскольку он вынуждает вас разрушить ключевое соглашение относительно электронной почты – что ответ всегда необходим, независимо от важности или уместности письма. Кроме того, нет никаких способов избежать некоторых неприятностей, которые будут случаться, если вы начнете применять этот подход. Как минимум, некоторые люди могут испытать недоумение или досаду, особенно если им никогда не доводилось сталкиваться с таким отношением к переписке. Но вот что я скажу: в этом нет ничего страшного. Как написал однажды Тим Феррисс: "Развивайте у себя привычку позволять мелким неприятностям происходить. Если вы этого не сделаете, то никогда не найдете времени для значимых вещей, которые изменяют жизнь". Для вас должно послужить утешением, что, как обнаружили профессора из MIT, люди быстро приспосабливают свои ожидания к специфике вашего стиля переписки. Тот факт, что вы не ответили на их наспех нацарапанное послание, вряд ли станет центральным событием в их жизни.
После того как вы справитесь с неудобствами такого подхода, вы начнете знакомиться с его положительными сторонами. Существует два распространенных взгляда, озвучиваемых при любом обсуждении возможных решений проблемы перегруженности почтой. Один гласит, что, посылая письма, мы увеличиваем количество писем в своем почтовом ящике; второй – что борьба с невнятно составленными или неважными для нас сообщениями является главным источником вызываемого корреспонденцией стресса. Описываемый подход предлагает вам реагировать агрессивно в обоих случаях – посылать как можно меньше писем и игнорировать те, которые вызывают у вас затруднения, тем самым значительно ослабляя контроль почтового ящика над вашим временем и вниманием.
Заключение
История основания компании Microsoft рассказывалась так много раз, что уже стала легендой. Зимой 1974 года молодой гарвардский студент по имени Билл Гейтс видит "Альтаир", первый в мире персональный компьютер, на обложке журнала Popular Electronics. Поняв, что здесь кроется возможность разработать для машины программное обеспечение, Гейтс бросает все и с помощью Пола Аллена и Монте Давидоффа тратит следующие восемь недель на разработку версии программного языка "Бейсик" для "Альтаира". Эту историю часто пересказывают как пример дальновидности и смелости Гейтса, однако последние интервью открыли другой момент, сыгравший ключевую роль в ее счастливом завершении, а именно сверхъестественные способности Гейтса к сосредоточенной работе.
Как рассказал Уолтер Айзексон в своей статье на эту тему, написанной в 2013 году для Harvard Gazette, Гейтс на протяжении этих двух месяцев работал с такой интенсивностью, что часто проваливался в сон прямо за клавиатурой, не дописав очередную строку программы. Он спал час или два, после чего просыпался и продолжал работу с того места, где остановился, – способность, которую до сих пор завороженный ею Пол Аллен называет "гениальным даром концентрации". В своей книге "Инноваторы" (The Innovators) Айзексон позднее подытожил уникальную склонность Гейтса к сосредоточению следующим образом: "Чертой, которая отличала [Гейтса от Аллена], было умение фокусироваться. Ум Аллена постоянно скользил среди множества идей и пристрастий; Гейтс же был серийным маньяком".
Именно здесь, в этой истории о маниакальной концентрации Гейтса, мы находим самый сильный аргумент в пользу углубленной работы. Среди бурления стремительно развивающейся информационной эпохи легко приобрести привычку к недовольному брюзжанию. Те из нас, кто склонны ворчать, недовольны тем вниманием, которое люди уделяют своим мобильным телефонам, и сетуют о былых временах ничем не подстегиваемой концентрации, в то время как цифровые хипстеры приравнивают такую ностальгию к луддизму и занудству и верят, что развитие средств связи поможет построить мир будущего. Маршалл Маклюэн заявлял, что "средства коммуникации являются сообщением", однако в рамках нашей текущей беседы по этому вопросу можно сказать, что "средства коммуникации являются моральными принципами": либо вы на стороне Facebook, либо видите в нем причину деградации нашего общества.
Как я уже подчеркнул во вступлении к этой книге, этот спор меня не интересует. Приверженность к углубленной работе – не моральная позиция и не философская доктрина, это всего лишь прагматическое признание того факта, что способность концентрироваться – это умение, благодаря которому можно делать важные вещи. Другими словами, углубленная работа важна не потому, что рассеянность – это зло, но потому, что она позволила Биллу Гейтсу запустить предприятие на миллиарды долларов меньше чем за семестр.
Также, как оказалось, это урок, который лично я выучивал снова и снова на протяжении моей профессиональной карьеры. Я стал приверженцем сосредоточенности более десяти лет назад, однако до сих пор регулярно поражаюсь ее могуществу. Когда я учился в магистратуре – период, когда я впервые познакомился с этим умением и начал его ценить, – то обнаружил, что углубленная работа позволяет мне писать по две качественные профессиональные статьи в год (весьма достойный результат для студента) и при этом редко оставаться за рабочим столом после пяти часов в рабочие дни и вообще не работать по выходным (что редко удавалось моим соратникам).
Однако когда я приготовился стать преподавателем, то начал беспокоиться. Пока я был студентом и аспирантом, запросы к моему времени были минимальными – большая часть дня оставалась в моем распоряжении, и я мог делать что пожелаю. Я знал, что такая роскошь станет для меня недоступной на следующем этапе моей карьеры, и не был уверен, что смогу поддерживать необходимый уровень сосредоточенности, чтобы соответствовать более жесткому графику, обеспечивающему мою продуктивность. Но вместо того чтобы предаваться беспокойству, я решил предпринять какие-то шаги в этом направлении: я создал план по укреплению "мускулатуры", позволяющей мне углубленно работать.
Я начал эти тренировки на протяжении своих последних двух лет в MIT, где я находился в статусе аспиранта, начинающего искать преподавательские должности. Моей главной тактикой было вводить искусственные препятствия в собственный график, чтобы приблизиться к режиму более ограниченного свободного времени, который ожидал меня, когда я начну преподавать. В дополнение к своему правилу не работать по вечерам я начал делать более продолжительные обеденные перерывы посередине дня, во время которых совершал пробежку и затем обедал у себя дома. Кроме этого, я заключил контракт на написание моей четвертой книги, So Good They Can't Ignore You (в русском переводе – "Хватит мечтать, займись делом!"), и этот проект, разумеется, очень скоро начал требовать от меня дополнительных (и немалых) затрат времени.