29. Устанавливайте и соблюдайте условия
Самый лучший способ навсегда подорвать доверие к торговым конкурсам и отбить охоту в них участвовать – это сделать условия соревнования непрозрачными или поменять правила в середине пути. Постарайтесь изначально обозначить такие условия, которые вы точно сможете соблюсти, и ни в коем случае не меняйте их, даже если победителей окажется больше или меньше, чем вы рассчитывали. Условия конкурса должны быть прозрачны и понятны как самим участникам, так и болельщикам. При подведении итогов следует избежать разночтений. Также стоит заранее создать правило на случай, если два или более участников покажут одинаковые результаты.
Очень важно, чтобы правила конкурса были сформулированы письменно, дабы избежать впоследствии разночтений в их понимании и разногласий. Желательно, чтобы условия конкурса были выложены на сервере или вывешены на информационную доску, чтобы по ходу (особенно если конкурс длительный) участники и болельщики могли освежить их в памяти.
При составлении правил помните про возможные подводные камни. Например, в одной компании проводился конкурс на самый большой объем продаж. Результатом стало резкое падение рентабельности, т. к. торговые представители имели право давать клиентам скидки и стали предоставлять их по максимуму, стимулируя тем самым увеличение объема продаж. В условиях конкурса следовало обозначить ограничитель по скидкам, тогда этой ситуации можно было бы избежать. Другой пример – в складском комплексе решили стимулировать уменьшение количества больничных листов. Был объявлен соответствующий конкурс – «Самый работоспособный сотрудник года», по итогам которого несколько победителей должны были получить значительное для них вознаграждение. В результате в период эпидемии гриппа люди продолжали ходить на работу, чтобы не потерять возможность победить, заражая при этом окружающих. Если бы в конкурсе имелся соответствующий ограничитель или некий допуск по количеству пропущенных дней, проблемы внутренней эпидемии можно было бы избежать.
30. Подогревайте интерес
Безусловно, целью конкурсов является не награда сама по себе (тогда можно было бы заменить конкурсы премированием), а соревнование, возникающий в его процессе азарт, который повышает мотивацию на достижение результатов, заставляет сотрудников мобилизоваться. Именно поэтому очень важен грамотный PR конкурса на старте (привлекательный анонс, подчеркивание значимости мероприятия) и награды в результате. Если конкурс долгосрочен, то следует подогревать к нему интерес по ходу проведения. Это может делаться за счет информационной рассылки, графического показа мест в зачете и результатов соревнования. Очень хорошо, если все это регулярно находит отражение в корпоративных СМИ. Можно сделать и конкурс болельщиков – наподобие тотализатора.
31. Награждайте и подводите итоги
Это один из очень важных этапов – награда должна найти своих героев. Здесь тоже есть некоторые нюансы.
Количество награждаемых. Если награждаемых слишком много, это обесценивает победу: почти каждый стал победителем, значит, и соревнования как такового не было. Если же их слишком мало, то люди перестают верить в возможность получить награду (может быть, кроме самых-самых успешных и самоуверенных) и теряют интерес к конкурсу. По опыту скажу: стоит награждать примерно 5–25 % от общего количества участников. Почему такой разброс? Если конкурс небольшой по охвату, например, всего четыре-пять человек, то один награжденный как раз и составит 20–25 %. Если участников много, конкурс достаточно масштабен, то наградить 5 из 100 или 10 из 200 участников вполне нормально.
Вид награды. Обязательной составной частью приза должно быть что-то, подтверждающее победу, что можно выставить напоказ (грамота, доска с красивой гравировкой, кубок, корпоративный символ). Подключайте фантазию и придумывайте!
Вопрос в том, должна ли иметься материальная часть вознаграждения. Это зависит от весомости и продолжительности конкурса. Если он достаточно значим или длителен, то материальная часть вполне уместна. Что же это должно быть? Два самых распространенных решения – денежная награда или ценный приз. Оба варианта имеют и плюсы, и минусы. Денежное вознаграждение достаточно универсально: человек купит именно то, что ему хочется. С другой стороны, оно менее торжественно, и вещественного символа победы не будет. Ценный приз – более торжественный вариант, он остается на память, но… он может быть не нужен человеку, и тогда это станет сильной демотивацией: обидно, деньги потрачены, а радости и пользы никакой. Есть ли выход? Безусловно. Стоит заранее опросить участников конкурса, какие именно подарки они хотели бы получить в случае победы (естественно, указать диапазон цен), и в итоге вручить ценные призы, которые совершенно точно нужны победителям и обрадуют их. Некоторые компании используют в качестве наград драгоценные значки, кольца, броши и т. д. Если вы решили поступить именно таким образом, постарайтесь выбрать аксессуар со вкусом и достаточно универсальный, так, чтобы он подходил любому из награждаемых, независимо от пола, возраста и внешнего вида. К сожалению, некоторые компании этого не учитывают, и аксессуар из награды становится наказанием: не носить неловко, вроде как знак почета, а носить не хочется, т. к. он не нравится или неуместно выглядит.
Итоги конкурса и награждение. Подведение итогов конкурса и награждение обязательно должны происходить в торжественной обстановке. Их стоит приурочить к какому-то значительному мероприятию (день рождения компании, в нашей стране – Новый год). Вручение награды необходимо сопроводить каким-то действом – от приветственной речи руководства и ответного слова победителя до шоу-программы (своими силами или с помощью приглашенных профессионалов). Конечно, вручать награду должен или непосредственный начальник, или кто-то из высшего руководства. Хорошо, если в этот момент будет сделана фотография или видеозапись на память.
32. Используйте принцип соревнования с самим собой
Для людей с преобладанием внутренней референции (для тех, кто принимает решения и оценивает себя, руководствуясь собственным мнением) конкурсы как соревнование с другими далеко не всегда эффективны. Но даже при преобладании в коллективе внешней референции (когда люди принимают решения и оценивают себя, отталкиваясь от мнений окружающих) стоит поощрять тех сотрудников, которые пока не могут стать лучше всех, но достигли определенного прогресса по сравнению с самими собой вчерашними. Это может быть прогресс как в количественных показателях (объем продаж или другие виды производительности), так и в качественных (резко повысившийся уровень клиентоориентированности).
Номинациями могут быть, допустим, «Лучший прогресс», «Лучший рост эффективности» («The Most Improved» – если в компании приняты формулировки на английском).
Этот тип конкурса позволит сделать то, чего не позволяют все остальные, – подтянуть тех, кто, возможно, никогда не станет лучше других (и сам понимает это), но старается и активно работает над собой. Очень важно культивировать следующий тезис: ты можешь стать лучшим не только по сравнению с другими, но и по сравнению с самим собой. Даже если у тебя пока нет опыта, навыков и способностей стать самым-самым, ты в силах показать прогресс, и это ценится ничуть не меньше.
Помимо всего прочего, такие конкурсы устраняют вероятный источник негатива между абсолютными победителями и теми, кому пока это не дано, поскольку у них тоже появляется возможность заслужить признание.
Одним из хороших инструментов стимулирования вовлеченности сотрудника в такие конкурсы являются прогнозирование своего прогресса и обсуждение его с руководителем. Так мы добиваемся того, что прогресс не воспринимается как случайный, а становится целью, к которой человек планомерно идет.
3 совета по проведению конкурсов идей
33. Проводите конкурсы идей для работы
В этом совете речь пойдет о конкурсах идей, которые помогают людям добиваться успеха в текущей работе. Такие мероприятия можно проводить практически для всех категорий персонала, имеющих любой опыт. Анонсируйте конкурс на общем собрании или путем рассылки по почте, параллельно описав его идею и условия на внутреннем интернет-ресурсе или доске объявлений (в зависимости от традиций и возможностей компании). Естественно, что в таком анонсе должна содержаться и мотивационная составляющая – те аргументы, которые побудят большинство сотрудников принять в конкурсе действенное и заинтересованное участие. Далее вы собираете идеи, авторитетное жюри определяет победителей, которые будут награждены, а затем все идеи (либо в оригинальном, либо в доработанном и слегка отредактированном виде) публикуются в специально для этого созданной корпоративной книге. Я отнюдь не имею в виду дорогостоящий типографский заказ – книгу можно прекрасно сделать с помощью хорошего принтера и брошюратора. Заглавие может начинаться со слов «Копилка идей». В зависимости от тематики и типа идей создается структура, делается оглавление. Самое важное, что на каждой странице вы помещаете идею, а под ней – фотографию и краткую информацию об ее авторе. Таким образом будут мотивированы все: и те, для кого важны слава и оценка, и те, для кого имеют значение амбиции и признание их авторства. Готовые книги раздаются всем сотрудникам компании, для которых данная информация актуальна.
Есть несколько задач, которые можно полностью или частично решить, периодически проводя такие конкурсы:
• Предотвращение выгорания. Одними из важнейших предпосылок выгорания являются рутина и однообразие. Конкурс идей и созданная в его результате книга позволят людям попробовать в работе что-то новое, что они почерпнули у коллег и чего ранее не использовали. И если это новое появляется регулярно, то и риск выгорания заметно снижается.
• Анализ своей работы и самоанализ. При сравнении собственных методов работы с методами своих коллег многие (хотя, к сожалению, не все) задумаются о том, насколько оптимально они работают и что можно улучшить.
• Обмен опытом. Далеко не все и не всегда охотно делятся опытом просто так, а вот в ситуации конкурса, где можно получить признание и реализовать свои способности, это происходит гораздо активнее.
• Получение признания. Те сотрудники, для кого этот мотиватор значим, будут удовлетворены.
• Усиление командного духа и повышение уровня уважения к коллегам. Видя интересные идеи своих коллег, сотрудник начинает относиться к ним с бо́льшим уважением.
• Оптимизация рабочих процессов. А эта оптимизация в дальнейшем приводит и к повышению уровня мотивированности: стали больше продавать – увеличился заработок; оптимизировали тайм-менеджмент – раньше уходим с работы; научились эффективнее решать конфликтные ситуации – экономим нервную энергию.
Приведу примеры, на какие темы можно устраивать конкурсы идей:
• продажи, презентации – весь спектр, можно сделать много подразделов;
• оптимизация рабочего времени;
• решение типичных для должности или компании сложных ситуаций;
• борьба со стрессом сотрудников;
• повышение личной эффективности, развитие навыков и способностей;
• методы эффективного изучения английского языка, нового ПО, сложного продукта.
34. Проводите конкурсы идей для компании
Этот вариант немного похож на предыдущий, но имеет и несколько заметных отличий, именно поэтому я его выделяю. Здесь речь идет об оптимизации не столько персональной деятельности и рабочих инструментов, сколько бизнес-процессов (в организации в целом или в одном из подразделений). В ряде случаев такой конкурс дает уникальный эффект свежего взгляда, когда либо новичок, либо человек, работающий на другом участке, замечают те нюансы, которые не видны людям с замыленным взглядом. С точки зрения мотивации данный вид конкурса дает возможность самореализации, азарта, драйва, признания (при предложении удачной идеи) и даже значительного премирования (при заметном экономическом эффекте от ее внедрения).
Может быть два подхода к организации конкурса идей для компании:
• Конкурс идет на постоянной основе. Каждый новый сотрудник информируется о таком конкурсе, а всему коллективу о нем периодически напоминается в корпоративных СМИ. Итоги подводятся либо регулярно (например, на неком годовом мероприятии), либо каждый раз, когда удачная идея появляется и внедряется. Желательно организовать проектную группу по анализу и доработке предложений: очень часто первоначальная идея кажется сырой и не особенно реалистичной, но при надлежащей доработке людьми, имеющими соответствующий опыт, становится жизнеспособной и эффективной.
• Конкурс объявляется в связи с определенными событиями, инновациями или проблемами в компании (целевой конкурс). Он также анонсируется, но в данном случае могут быть заранее оговорены критерии эффективных идей и то, какие результаты должны быть получены. Приведу в пример несколько конкретных ситуаций, когда были успешно проведены подобные конкурсы и получены реальные оптимизационные предложения:
– проблема движения документации и информационных потоков между различными отделами;
– большие временны́е затраты на перемещения у торговых представителей (задача – выдвинуть идеи по оптимизации маршрута);
– слишком долгое время на заполнение авансовых отчетов у отдела продаж;
– сложности при внедрении новой комплексной ERP-системы (планирования ресурсов предприятия);
– проблемы с привлечением достаточного количества кандидатов на открытые вакансии.
После конкурса идей для компании (ограниченного, в отличие от предыдущего, определенным сроком) подводятся итоги. Тех сотрудников, чьи идеи планируется внедрить, награждают, в том числе и материально.
Мне кажется очень важным, что по итогам проведения подобных конкурсов надо публично поблагодарить, пропиарить и наградить (памятным кубком, сувениром или грамотой) ВСЕХ участников, включая тех, чьи предложения не были приняты. Это позволит вам стимулировать их активность в поиске идей, инноваций и усовершенствований в будущем. В таком случае возможно (и даже вероятно), что следующие предложения окажутся более успешными и будут внедрены. Если оставить без внимания тех сотрудников, кто предлагал что-то, но без особого успеха, это может отбить у них охоту проявлять инициативу в будущем.
35. Проводите конкурсы идей по мотивации и для корпоративных мероприятий
Еще один вариант конкурсов идей, который почему-то мало распространен, связан с нематериальной мотивацией в самых разнообразных ее проявлениях. Нередко HR-службы или руководители ломают голову, что бы еще придумать, или привлекают недешевые сторонние силы, в то время как можно было бы почерпнуть немало идей у коллектива. Естественно, что при анонсе и проведении подобных конкурсов нужно заранее задать некие рамки – размер бюджета, сроки, сложность организации и проведения.
Приведу примеры конкурсов, которые я проводила сама или видела в других компаниях:
• Идеи, как и чем наградить победителей рабочего конкурса в рамках определенного бюджета. Результатом стали такие идеи:
– «сертификат желания», например сертификат на романтическое желание (полет на воздушном шаре, чайная церемония, мастер-класс гончарного искусства и т. д.), сертификат на экстремальное желание (прыжок с парашютом, полет в аэродинамической трубе, картинг и т. д.);
– фотоколлаж;
– шарж;
– фотомонтаж с лавровым венком;
– переходящее «кресло босса».
• Идеи рабочих и нерабочих конкурсов.
• Идеи тематики корпоративного мероприятия (об этом и следующих вариантах я подробно расскажу в соответствующих разделах).
• Идеи поздравления отдельных людей со значимыми событиями.
• Идеи того, о чем и как писать в корпоративных СМИ и снимать кино.
• Идеи того, как усилить командный дух и создать позитив в коллективе.
5 советов по организации корпоративных мероприятий
36. Определяйте цель мероприятия и оценивайте его результаты
Довольно часто встречается ситуация, когда цель корпоративного мероприятия как таковая не определена. Мы всегда должны четко понимать, чего хотим добиться конкретным мероприятием, не смешивая все цели в одну кучу.
Какие могут быть основные цели:
• сплочение;
• вознаграждение за достигнутые успехи всего коллектива или отдельных сотрудников;
• праздник в честь какого-то события (день рождения компании, Новый год и т. д.);
• коллективное творчество и осознание каких-либо идей;
• внесение свежего взгляда и идей в рутинную повседневность;
• подогревание здоровой соревновательности (в работе, спорте, креативе, искусстве, юморе и т. д.).
Именно в зависимости от цели стоит определять формат мероприятия, при этом не стоит совмещать более двух целей – получится такая каша, которая вряд ли кому-то придется по вкусу.
В зависимости от цели мероприятия следует определять критерии измерения его эффективности. Оценить прошедшее мероприятие поможет опросник. Например, если целью является сплочение и лучшее узнавание друг друга, следует спросить о том, с каким количеством коллег участники мероприятия лучше познакомились; есть ли люди, которые раскрылись для них с новой стороны; и т. д. Если целью является коллективное творчество и генерация идей, то и вопросы будут соответствующими. Если мероприятие проводится ради вознаграждения, стоит попросить оценить, насколько торжественным оно оказалось; было ли у сотрудников чувство, что их высоко оценили; ощущали ли, по их мнению, другие люди то же самое.
37. Создавайте проектные группы по подготовке мероприятия
В моем опыте были как ситуации, когда имелся очень значительный бюджет на корпоративные мероприятия, так и ситуации, когда их полностью надо было делать своими силами (встречался и компромиссный вариант, сочетающий оба описанных). И мое личное мнение таково: когда сотрудники компании сами участвуют в подготовке и ведении мероприятия (пусть и не в полном объеме), это создает дополнительную мотивацию как для инициативной группы, так и для тех, кому это мероприятие адресовано. Объясню, почему: