2. Для сбора данных или информации о ходе всех процессов компании предназначены журналы, дневники, электронные базы данных. Если не полагаться на свою память (которая часто подводит), а письменно отражать важные события в трудовой жизни компании или подразделения, фиксировать события, обстоятельства, полученные уроки, достигнутые успехи, ошибки или улучшения, то подобный вид мониторинга позволит проводить хороший анализ, направленный на улучшение работы компании.
3. Для визуализации сложной процедуры слежения за всем многообразием выданных заданий, проектов, видов работ, выполнения введенных стандартов и других объектов контроля подходят графики Ганта.
Объекты контроля
1. Объектами контроля являются те стороны и аспекты деятельности нашей организации, которые определяют ее эффективность, а именно:
√ выполнение самих технологических процессов;
√ выполнение плановых заданий;
√ объем, номенклатура, ассортимент продукции, состояние качества, оперативности и рентабельности продукции;
√ выполнение дисциплины поставок, сбыта, рекламных кампаний и других бизнес-процессов;
√ выполнение стандартов и нормативов обслуживания клиентов;
√ запасы продукции и сырья;
√ динамика текучести кадров и производительности труда;
√ состояние финансовых показателей работы фирмы и др.
2. Контроль предназначен для учета расхода всех видов ресурсов:
денег, времени, объемов заданий, плановых работ, проектов, информации, площадей, оборудования, продукции, услуг и пр.Учет и мониторинг
1. Учет – это подведение итогов деятельности в кратчайший период, как бы мгновенный срез процессов и результатов на данный момент времени.
2. Мониторинг – процесс, позволяющий контролировать сразу несколько показателей в их взаимосвязи. Особенно важно для организации вести постоянный мониторинг качества обслуживания потребителей, чтобы выявлять узкие места и быстро реагировать на изменившиеся запросы рынка. Все члены организации должны чутко улавливать запросы потребителей и доводить свои наблюдения до руководителей.
3. Руководители подразделений обязаны постоянно получать такую информацию от своих работников, чтобы доводить ее до сведения высшего руководства. Глухота и слепота по отношению к запросам потребителей или сокрытие этой информации приравнивается к злонамеренным действиям против организации.
4. Контроль, учет и мониторинг позволяют не только обеспечить качество продукции, услуг и труда в целом, но и экономить средства в долгосрочном периоде. Поэтому пренебрежение контролирующими функциями является бессознательным вредительством в пользу наших конкурентов.
5. Перед контролем все равны. Дружеские отношения не могут быть основанием для послабления. Неравенство перед законом (внутрифирменным контролем) снижает уважение к требованиям и дезорганизует коллектив.
6. Современные информационные технологии, применяемые в процессе контроля, позволяют передавать информацию со скоростью света. Их использование экономит такой сверхценный ресурс фирмы, как время, которое эквивалентно деньгам.
...Сопротивление внедрению информационных технологий для обработки информации и контролю над ними сродни бессознательному вредительству на благо конкурентов.
Виды и формы ответственности за результаты работы
1. В процессе контроля важно правильно оценивать причину или виновных в нарушении запланированных событий или заданий.
2. Но самой правильной, грамотной и разумной для любого менеджера является позиция принимать ответственность за все отклонения на самого себя. Ответственность не есть принятие вины. Ответственность предполагает переоценку своего вклада в получение желаемого результата.
3. Если исполнитель не смог выполнить задачу из-за своей неспособности, то ответственность менеджера заключается в том, что он должен верно распределить задания и наладить работу по подбору кадров.
4. Если исполнитель не выполнил задание из-за неумения или незнания, то, значит, плохо поставлено обучение, нет грамотных технологических стандартов деятельности.
5. Если исполнитель не выполнил поручение, потому что не хотел, то, значит, мотивация и стимулирование не являются действенными и эффективными. Обвинять других в своих проблемах все равно что считать, что мухи – причины свалок. Принять на себя 100% ответственности за все, что делается на вверенной менеджеру территории или участке, значит взять на себя роль хозяина положения. Обвинять других (даже если они виноваты) значит быть жертвой их неспособности, неумения или нежелания.
...Менеджер, отдавая распоряжения и приказы, несет полную ответственность за конечный результат. В противном случае его управленческая деятельность не может считаться профессиональной.
6. Правило контроля исполнения гласит : эффективность деятельности менеджера оценивается не по нашим намерениям и даже не по нашим усилиям («Мы делали»), а по конечным результатам («Что мы получили?»). Если результат не удовлетворяет, усилия и намерения не являются оправданием. Их нужно ровно столько, чтобы получить требуемый результат. Иногда нужно не умножать сами усилия, а менять методы.
Корпоративные правила контроля
При контроле необходимы корпоративные правила, помогающие выбрать верное решение в противоречивых ситуациях.
ɤ Финансовая дисциплина. Например, возьмем сделки по товарным кредитам. Тут важно всем знать принятые в компании правила: сделка считается завершенной не по отправке продукции потребителю и заключению договора, а при занесении денег потребителя на банковский счет фирмы. Их деньги должны работать на нас. Если счета не оплачены, мы работаем на них. В то же время платить поставщикам раньше установленного срока значит работать на них, а не на себя. Объяснение рядовым сотрудникам простых правил финансовых расчетов и их своевременности, необходимости вести тщательный контроль наличности и счетов, контроль бюджета улучшает приток наличности. В этом случае функцию контроля на свои плечи берут множество дополнительных помощников, заинтересованных в увеличении прибыли.
ɤ Наличие простых показателей финансового контроля. Трудно и даже почти невозможно контролировать что-то конкретное, если в обсуждении непроизводительных затрат не принимают участие сами работники, включая и низовых. Если людям объяснить финансовые механизмы прибыли на простом, доступном языке, то в процесс учета, контроля, оптимизации и экономии затрат будут включены мощные дополнительные силы всей разумной части коллектива компании. И это неизбежно приведет к положительным результатам, как если бы в повозку впрягли несколько дополнительных лошадей.
ɤ Хищения. Наличие простых и понятных правил расходов и отчетности предотвращает многие недоразумения в финансовых потоках компании. Но чтобы предотвращать хищения, важно не полагаться на такие моральные понятия, как доверие или недоверие. Деньги родства не знают. Даже в церкви и монастырях хищения имеют место. Важно, чтобы не были созданы условия для мошенничества.
ɤ Нити от финансовых потоков не соединять в одних руках. Нельзя создавать возможность для объединения людей в коалицию. Нельзя оставлять бесконтрольными финансовые цепи или потоки. Нельзя оставлять наличность без документального подтверждения чеками или счетами и пр. Честность внутри компании определяется в большей степени организационными причинами, нежели моральными.
ɤ Присвоения. Кража определяется не размером унесенного материального объекта, а самим фактом присвоения имущества компании. Мелкие присвоения имеют тот же статус кражи, что и большие. Для их предотвращения служит четкий учет и ответственность за все виды поставок и сбыта.
ɤ Физический контроль. Тщательное наблюдение за всеми поставками и отгрузками, оборудованием, надежная охрана предотвращают нечестности. Строгость к нарушителям и обращение в суд не являются признаками придирок и мщения. Это вполне нормальные и цивилизованные способы предохранения компании от разорения. Это действия в пользу всех честных сотрудников компании и меры устрашения потенциально нечестных.
ɤ Этика и мораль в контроле. Уносить даже мелкие вещи и детали, принадлежащие компании, не только морально позорно, но и экономически разрушительно. Как из капель состоит море, так и из отдельных рублей набираются тысячи рублей убытков компании. Высокая этика и мораль в отношении собственности компании является основополагающим принципом ее имиджа и сохранения конкурентных преимуществ на рынке, а значит, и ее выживания и успеха.
ɤ Экономическая безопасность. Система безопасности выполняет важную функцию сохранения собственности компании. Бдительность сотрудников по отношению к информационным, материальным и финансовым ценностям компании – это их вклад в прибыль компании и в ее успех. Мелкая течь способна потопить и большой корабль.
ɤ Техническая безопасность. Контроль технической и экологической безопасности также является вкладом в прибыль и успех фирмы. Потери, отчисляемые на выплату пособий, больничных листов и возмещение здоровья, ложатся тяжким бременем на расходы предприятия. Не обращать внимания на соблюдение норм безопасности – все равно что плыть на корабле, разрушая его обшивку.
Для ликвидации течи требуются большие усилия, которые не увеличивают результат или успех, но увеличивают затраты на его удержание, и это снижает конкурентные преимущества. Повреждение электропроводки, розеток, плохо уложенные плитки пола или потолка также могут служить потенциальными убийцами.
...Пренебрежение правилами технической и экологической безопасности можно приравнивать к внутреннему терроризму или работе на пользу конкурентов.
ɤ Контроль над текучестью кадров. Объектом контроля являются в том числе кадровые показатели, такие как дисциплина, невыходы на работу. Без статистики по этим вопросам не может быть хорошего управления. Если текучесть кадров более 10% в год, а число невыходов на работу даже по болезни более 3% (без учета отпусков), значит, нужно искать причину симптомов, столь разрушительных для организации, ее имиджа, прибыли и конкурентных преимуществ.
Скорее всего, тут виноват жесткий стиль управления. Показателями хорошего профессионального менеджмента являются низкие показатели текучести кадров и отсутствия на рабочем месте (несмотря на плохую погоду, ненадежность общественного транспорта и даже вспышку эпидемии гриппа).
ɤ Правила оценивания. Контроль всегда связан с оценкой. Оценка приносит пользу организации. В то же время оценка часто вызывает обиды, чувство несправедливости, страхи. Для создания доброжелательного отношения к самой процедуре оценивания менеджеры обязаны соблюдать принципы и правила оценивания:
√ исключать предубеждения;
√ исключать поверхностное или субъективное оценивание;
√ исключать дискриминацию сотрудников, не делить их на любимчиков и отверженных;
√ не менять критериев оценки после проведения работ;
√ оценивать действия людей, а не их личности;
√ принимать во внимание замечания исполнителей;
√ приводить аргументы и факты в пользу своих выводов после оценивания работы;
√ объяснять критерии, на основе которых выставляется оценка.
ɤ Правила контроля:
√ будьте великодушны к мелким оплошностям, и ваши подчиненные поймут, что вы критикуете справедливо и ваш контроль оправдан;
√ избегайте контроля каждого шага;
√ периодически проверяйте, насколько вы последовательны в соблюдении правил;
√ непостоянство порождает неуважение и способствует попыткам нарушить правила;
√ измеряйте результаты и следите за статистикой. Подчиненные лучше работают в том случае, если они знают, что результаты работы регулярно контролируются;
√ установите твердые корпоративные правила и применяйте их ко всем без исключения.
Поощрение и санкции
♦ Величина поощрения должна соответствовать сложности задачи.
♦ Чаще хвалите подчиненных за работу, которую они сами считают наиболее значимой.
♦ Направьте письмо своему руководству о вкладе в работу сотрудника и передайте ему копию письма.
♦ Поощряйте правильное поведение и критикуйте неправильное. Это кажется тривиальным, но об этом часто забывают.
♦ Установите квоту одобряющей обратной связи на каждый день. Всегда находите хотя бы одно доброе слово, которое можно сказать о каждом подчиненном.
♦ Поощряйте надежность так же часто, как и инициативу.
♦ Поощряйте процесс, а не только результаты.
♦ Показывайте сотрудникам, что вы заинтересованы в них не только как в работниках, но и как в людях.
♦ Не бойтесь критиковать, но критикуйте действия и результаты, не переходя на личность.
♦ Никогда не давайте человеку «потерять лицо».
♦ Для крупных проектов установите промежуточные цели и пообещайте промежуточное поощрение.
♦ Знайте, что нравится и что не нравится вашим подчиненным.
♦ Создайте клуб для самых лучших сотрудников.
♦ Учредите награду «Лучший работник месяца» и вручите ее публично.
♦ Избегайте критики в адрес новых сотрудников до тех пор, пока они не будут знать о ваших стандартах работы и ожиданиях.
♦ Никогда не поощряйте работника, если он сделал меньше, чем был обязан.
♦ Пусть награда станет неожиданностью.
♦ Регулярно используйте похвалу, одобрение и поощрение.
♦ Применяйте индивидуальные вознаграждения в зависимости от качества и эффективности исполнения.
♦ Похвалу выражайте очень искренне, воодушевленно.
♦ Вознаграждайте не только победу, но и личные усилия в борьбе за победу, то есть то, что сотрудник сделал все возможное.
♦ Стимулируйте подчиненных такими наградами, которые они сами оценивают высоко.
♦ Старайтесь сравнивать сотрудника не с другими, а с ним же, с его динамикой изменений.
Законы грамотного поощрения
Такие привычные явления, как похвала и поощрение, имеют свои скрытые законы и вытекающие из них правила.
1. Поощрение должно осуществляться незамедлительно. (Похвала к определенным срокам, юбилеям, может, и приятна, но не имеет стимулирующего эффекта.)
2. Поощрение должно быть конкретным, то есть за определенные результаты, качества или свойства.
3. Поощрение должно быть искренним. («Вы хорошо поработали» – это сухо и абстрактно. «Я просто восхищаюсь, как можно быть таким безупречным в своем деле» – это эмоционально.)
Правила эффективной похвалы
Похвала эффективна при выполнении следующих условий:
1. Когда вышестоящие оценивают и хвалят идеи, исходящие снизу.
2. Когда похвала неожиданна.
3. Когда похвала передается через одного другому, минуя того, кого хвалят. (Например, руководитель хвалит сотрудника не напрямую, а рассказывая о нем клиенту, партнеру, другим сотрудникам.)
4. Когда похвала исходит не от личности, а от группы.
5. Когда похвала выделяется на фоне критики по отношению к себе или кому-то.
Законы грамотного наказания
Наказывать людей можно, но делайте это, соблюдая правило «горячей плиты» при наказании.
Если вы дотронетесь до горячей плиты, вы тут же обожжетесь. Так и наказание должно быть незамедлительным, а не отсроченным, оно должно «обжигать» сразу.
Наказание «горячей плиты» действенно и адекватно степени вины.
«Горячая плита» наказывает только руку, которая к ней прикоснулась. Не расширяйте фон при наказании, не размазывайте всю личность, критикуйте действия, а не личностные свойства или качества.
Закономерность действия «горячей плиты» существует для всех без исключения. У вас не должно быть «неприкасаемых».
Если вы дотронулись до горячей плиты, у вас должно быть средство облегчить боль. Наказанный должен знать, как исправить то, что он совершил или не совершил.
Между работой и ее оценкой должен быть малый промежуток времени. Иначе отсроченная похвала или наказание произведет слабый стимулирующий эффект.
...Отдавайте должное малым победам и празднуйте их. Чем больше замечаются даже малые старания в нужном направлении, тем сильнее стимулируются работники.
Законы справедливости
Аксиома 1. Люди оценивают взаимоотношения, сравнивая, что они вкладывают (вклад) и что получают взамен (вознаграждения).
Аксиома 2. Неэквивалентность вклада и вознаграждений приводит к возникновению беспокойства, внутренних переживаний.
Если получил больше, чем отдал, возникает чувство вины.
Если отдал больше, чем получил, возникает чувство обиды.
Аксиома 3. Люди, не удовлетворенные своими взаимоотношениями и испытывающие чувство несправедливости из-за низких вознаграждений, стремятся восстановить справедливость тремя способами:
√ уменьшая свой вклад;
√ требуя увеличения вознаграждений;
√ прекращая взаимоотношения.
При текучке кадров чаще всего надо искать нарушенную справедливость. А уход одного работника для вашей фирмы равноценен потере полуторагодичного заработка этого работника. Так что несправедливость слишком накладна.