Подсказка. Меню настройки пользовательского представления, «Автоформат». Создаем новое правило автоформатирования: «Шрифт» – синий. «Условие» – вкладка «Дополнительно», кнопка «Поле», подменю «Все поля задачи», поле «Срок». Для него устанавливаем условие «Срок = В следующие семь дней», нажимаем «Добавить к списку», «ОК» во всех меню. Если все сделано правильно, задача окрасится синим цветом.
Согласитесь, не всякий профессиональный секретарь настолько искушен в тайм-менеджменте, чтобы аккуратно и пунктуально привлекать ваше внимание к задаче за неделю до ее исполнения. Для Outlook это не составляет никакого труда.
8.7. Контроль за назначенными задачами
Рассмотренная нами ранее технология планирования «День – Неделя» применяется для управления не только личными задачами, но и поручениями, находящимися «на контроле». Для этого создаются категории «0_Контроль близкий» и «0_Контроль дальний». В них помещаются задачи, по которым вам уже не нужно предпринимать активных действий, но о которых вы хотели бы помнить.
Это важный принцип эффективного тайм-менеджмента: ваша работа над задачей не заканчивается с момента ее передачи подчиненному или коллеге. Необходимо оставлять у себя напоминание об этой задаче и обеспечивать активный контроль, а возможно, и регулярное напоминание о ней исполнителю. Для этого категория «Контроль близкий» просматривается раз в день, а категория «Контроль дальний» – раз в неделю. Можно также назвать их «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный».
Для контроля за задачами можно применить и другой способ. Поручив кому-либо задачу, не удаляйте ее, но ставьте в поле «Тема» какой-нибудь значок (звездочку, плюсик). Настройте автоформатирование так, чтобы эти задачи были написаны бледно-серым шрифтом, а формулировка перечеркнута. Например, как в списке на рис. 8.28.
Задачи, оставленные в списке для контроля
Обратите внимание: порученные Балаганову задачи «Начать запугивание Корейко телеграммами» и «Обчистить карманы Корейко» написаны серым шрифтом, а потом перечеркнуты (рис. 8.28). Это говорит Остапу Ибрагимовичу о том, что ему самому никаких действий по этим задачам предпринимать уже не нужно, но он оставляет за собой контроль, помнит о них.
Подсказка. Меню настройки пользовательского представления, «Автоформат». Создаем новое правило автоформатирования: «Шрифт» – светло-серый, перечеркнутый. «Условие» – вкладка «Дополнительно», кнопка «Поле», подменю «Все поля задачи», поле «Срок». Для него устанавливаем условие «Тема – содержит – «*» (или «+», или любой значок, который вы решили использовать для обозначения задач, находящихся на контроле). Нажимаем «Добавить к списку», а затем «ОК» во всех меню. Пометьте какую-нибудь из ваших задач выбранным вами значком в поле «Тема». Если все сделано правильно, формулировка задачи будет написана серым шрифтом и перечеркнута. Если что-то не получилось – не беда, перечитайте параграф 8.3, тему «Автоформат».
Обратите внимание: в Outlook есть специальные средства для назначения и отслеживания сроков выполнения задач. К сожалению, их вы сможете применить только в том случае, если ваши подчиненные и коллеги тоже полностью владеют программой Outlook. Механизмы контроля, описанные в этой статье, полезны в тех ситуациях, когда вы ставите задачу устно или человеку, не владеющему Outlook. Либо вообще не назначаете задачу подчиненному, а оставляете за собой контроль относительно какой-либо договоренности с коллегой, клиентом и т. п.
Анализ выполненных задач
До сих пор мы говорили только о создании задач и различных операциях с ними – планировании, группировке, постановке на контроль и т. п. Но с выполнением задачи ее «жизненный цикл» не заканчивается.
Весьма полезно настроить анализ уже выполненных задач – для подведения итогов, составления отчета руководителю и т. п. Чтобы это осуществить, необходимо научиться убирать выполненную задачу, не удаляя ее. Это легко сделать с помощью функции «Отбор» в настройке пользовательского представления на панели задач.
Настройка отбора пользовательского представления
Отбор – это указание MS Outlook, что вы хотите видеть в пользовательском представлении не все имеющиеся у вас задачи, а только некоторые из них.
Самое актуальное применение этой функции – возможность убрать выполненную задачу из панели задач, не удаляя ее.
Зайдите в меню настройки пользовательского представления, в пункт «Поля», и добавьте в число полей, видимых в представлении, поле «Завершена», кнопками «Вверх» и «Вниз» поместив его между полями «Значок» и «Тема». Получится такая картина (рис. 8.29).
Обратите внимание на квадратик слева от поля «Тема». Кликая мышью на этот квадратик, вы устанавливаете в нем галочку «Завершена». Задача при этом перечеркивается – это правило автоформатирования для завершенных задач, по умолчанию установленное в Outlook. Теперь сделаем так, чтобы завершенные задачи перестали быть видны на панели задач.
Зайдите в меню настройки пользовательского представления (кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» на панели задач, выберите пункт «Изменить текущее представление»). В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Отбор» (рис. 8.30, стрелка 1).
Появится меню «Отбор». Вкладка «Дополнительно», кнопка «Поле» (рис. 8.30, стрелка 2), пункт в меню «Все поля задачи», поле «Завершена». Устанавливаем условие (рис. 8.30, стрелка 3): «Завершена – не равно – Да» (т. е. отбирать все задачи, возле которых не поставлена галочка «Завершена»). Нажмите «ОК» в меню «Отбор» и в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, завершенные задачи пропадут с панели задач.
Итак, мы не видим завершенные задачи на панели задач. Но если мы уйдем из раздела «Календарь» в раздел «Задачи» (рис. 8.31, стрелка 1), то увидим полный список всех наших задач – и завершенных, и запланированных.
Для этого списка можно настраивать пользовательское представление – точно так же, как мы делали это на панели задач в «Календаре». Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на серой панели «Тема» (рис. 8.32, стрелка 1), и в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Изменить текущее представление» (рис. 8.32, стрелка 2). Затем мы попадаем в прекрасно знакомое вам меню настройки представления с пятью кнопками, которые вы уже хорошо освоили.
8.8. Корпоративный тайм-менеджмент в MS Outlook
Приходилось ли вам терять бумажный ежедневник? А разбираться в документах, оставленных уволившимся сотрудником? Или терять деньги из-за отсутствия полной истории переписки с клиентом? Все это – неизбежные недостатки «бумажного» управления информацией и задачами.
С помощью Outlook можно эффективно организовать командную работу – назначить задачу сотруднику, увидеть на одном экране несколько календарей подчиненных или коллег и т. п. Работа становится более прозрачной и эффективной.
Более того, с помощью механизма пользовательских полей в Outlook можно структурировать практически любые бизнес-процессы. При этом MS Outlook, естественно, не подменяет собой более сложные и масштабные корпоративные информационные системы (ERP, CRM, системы project management и т. п.).
Эта программа позволяет оптимально настроить бизнес-процесс не на уровне компании в целом, а на уровне личной эффективности менеджера и команды, в которой он работает.
Например, в строительной компании в ходе тренинга «Тайм-менеджмент в Outlook» была выявлена следующая проблема: дизайнеры не всегда вовремя оформляют все документы и разрешения, касающиеся перепланировок. В результате строительство задерживается, и компания несет серьезные убытки.
Решение нашлось достаточно простое: в папке «Задачи» настроили пользовательское представление с полями, отражающими все стадии процесса (рис. 8.33).
Для каждой перепланировки с помощью пользовательских полей заданы ключевые этапы процесса:
1. дата принятия заявления;
2. необходимые согласования (поля формата «да/нет», в реальности их не три, как на рисунке, а около десяти);
3. дата получения согласования;
4. длительность процесса (из даты получения согласования вычитается дата принятия заявления);
5. срок, в который необходимо получить согласование.
Эта таблица позволяет дизайнеру (и его руководителю!) полностью контролировать процесс получения согласований, расставляя «галочки» в колонках соответствующих согласующих инстанций (ПТО и т. д.). Ничего не теряется, ничего не забывается. Более того, простое правило автоформатирования раскрашивает задачи, срок выполнения которых приближается, в синий цвет. Поле «Длительность» позволяет узнать среднее время согласования перепланировок и поставить задачу уменьшения этого показателя.
Эта таблица позволяет дизайнеру (и его руководителю!) полностью контролировать процесс получения согласований, расставляя «галочки» в колонках соответствующих согласующих инстанций (ПТО и т. д.). Ничего не теряется, ничего не забывается. Более того, простое правило автоформатирования раскрашивает задачи, срок выполнения которых приближается, в синий цвет. Поле «Длительность» позволяет узнать среднее время согласования перепланировок и поставить задачу уменьшения этого показателя.
Аналогично можно контролировать многие другие процессы, к которым относятся, например:
• продажи: список клиентов, отображающий значимые этапы взаимодействия, ближайшие необходимые действия, сроки и т. п.;
• пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации или публикации о нас;
• контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя;
• документы: список договоров или других документов, проходящих некоторые стандартные стадии согласования.
В отделе продаж одной ИT-компании было настроено примерно следующее представление (рис. 8.34).
Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам. Каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента. Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов.
С помощью пользовательских полей можно также создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные, так и еженедельные задачи (рис. 8.35).
Управление делегированными задачами может также осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут применяться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами или информацией «по горизонтали». Например, вот очень простая форма для приема и передачи коллеге телефонного звонка (рис. 8.36).
Применение такого рода форм для управления делегированными задачами помогает руководителю ничего не упустить как при постановке задачи, так и при контроле за ее выполнением.
Основные выводы
Outlook (в переводе с англ. – наблюдение, обзор, бдительность) – идеальный инструмент, позволяющий создать полный обзор всех составляющих нашей жизни – работы, учебы и т. д. С помощью определенных настроек можно восстановить полную картину своих дел и задач, реализовать многие красивые решения, касающиеся планирования, расстановки приоритетов и создания системы контроля за выполнением поручений, что невозможно сделать в бумажном ежедневнике.
Использование «сущностей» «Встречи» и «Задачи» дает возможность наладить эффективную систему контекстного планирования в Outlook. Возможности программы позволяют автоматизировать и сделать более удобным процесс расстановки приоритетов. С помощью настройки пользовательских представлений мы можем отображать свои дела, встречи и задачи в наиболее удобном для нас виде.
Настроенная под задачи тайм-менеджмента, программа служит стандартом при организации командной работы. Использование Outlook в качестве корпоративного стандарта организации времени существенно повышает эффективность работы, снижает потери времени в компании и в конечном итоге становится одним из элементов, позволяющих упрочить ее положение, так как время представляет собой один из важных факторов, влияющих на конкурентоспособность. В современных условиях выигрыш во времени часто становится главным фактором развития компании и ее движения вперед.
Контрольные вопросы
1. Почему программа Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем?
2. Какие две разные «сущности» в Outlook помогают осуществить жестко-гибкое планирование?
3. В каком разделе Outlook создаются жесткие встречи?
4. В каком разделе Outlook создаются гибкие задачи?
5. Как используется Outlook для расстановки приоритетов в задачах?
6. Что такое пользовательские представления?
7. Что такое категории в Outlook?
8. В чем преимущество планирования гибких задач в Outlook по сравнению с бумажными носителями?
9. Перечислите пять основных пунктов (кнопок), которые нужно знать для эффективного использования Outlook.
10. Как с помощью Outlook можно организовать командную работу? Приведите пример.
Практические задания
[56]
Задание 1. Настройте отображение панели календаря в удобном формате («рабочая неделя»). Настройте панель задач в «Календаре».
Задание 2. Создайте список гибких задач. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать приоритетные задачи с высокой степенью важности в красный цвет.
Задание 3. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.
Задание 4. Настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, выделять синим цветом».
Глоссарий
Встреча (в MS Outlook) – создается в разделе «Календарь», имеет привязку к конкретному жесткому времени исполнения.
Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам).
Группировка (в MS Outlook) – возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.
Депроблематизация – процесс перевода проблемной ситуации в заданную.
Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
Задача (в MS Outlook) – создается в разделе «Задачи», имеет привязку к «Сроку исполнения», т. е. к дате, до которой ее необходимо выполнить.
Заданная ситуация – положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать.
«Кайрос» – 1) удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла; 2) контекст.
Кароси – смерть от переутомления на рабочем месте.
Категория (в MS Outlook) – смысловая группа, к которой может быть отнесена любая из задач. Позволяет собрать и сгруппировать близкие по смыслу задачи.
Ключевые области – 7±2 основных направлений вашей деятельности. Главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.
Контекст – совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи.
Контекстное планирование – планирование, учитывающее не только временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи.
Корпоративный тайм-менеджмент – совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.
Круг влияния – явления, процессы, которые мы можем контролировать.
Круг забот – процессы, явления, оказывающие на нас эмоциональное или интеллектуальное влияние; то, что нас волнует, заботит.
«Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.
Матрица Эйзенхауэра – самый простой способ расставить приоритеты, оценив все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность».
Мемуарник – простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей.
Метод многокритериальной оценки – расстановка приоритетов с использованием системы критериев для принятия решения в ситуации выбора при наличии большого количества вариантов.
Метод структурирования внимания (МСВ) – оптимальный способ упорядочить огромное количество напоминаний и задач и их перемещение. Разработан и предложен Г. А. Архангельским как основа эффективной системы планирования. Метод учитывает особенности структуры внимания человека.
Миссия – то, что мы «отдаем», приносим в этот мир. Наша уникальность.
Навязанные цели – внушенные цели, навязанные рекламой, окружением, социальными стереотипами и т. д.
Обзор – представление информации (задач, сроков, справочных данных и др.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязи элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.
Отбор (в MS Outlook) – указание MS Outlook, что вы хотите видеть в пользовательском представлении не все имеющиеся у вас задачи, а только некоторые из них.