«Чтобы достичь успеха, нужно вести жизнь, которую человек сам для себя определил, и добиваться свободы благодаря выполнению поставленных задач». (О Петере Литманне, председателе правления Hugo Boss.)
«Основой успеха для него являются партнерские отношения между руководством и коллективом сотрудников, складывающиеся в атмосфере открытости и доверия». (О Гетце-Михаэле Мюллере, директоре филиала фирмы Jacobs Suchard.)
«Важнейшими факторами успешного руководства считает коммуникационные и мотивационные способности менеджера, а также умение вызвать к себе доверие окружающих». (О Хельмуте Маухере, главе фирмы Nestlé.)
«Главное для достижения успеха – умение сосредоточивать внимание и силы на самом главном». (О Джеке Уэлше, главе General Electric.)
«Делает ставку на информированность сотрудников, которым известно экономическое положение предприятия». (О Хансе-Ульрихе Плауле, менеджере фирмы Buderus.)[30]
11.3. Всестороннее рассмотрение проблем
Чтобы добраться до сути проблемы, необходимо установить по возможности всю цепь причинно-следственных связей и сформулировать основной конфликт. В качестве примера можно привести детский стишок в переводе С.Я. Маршака:
Подсознание всегда воспринимает отклонение от нормы как проблему и почти никогда не стремится превратить проблемную ситуацию в возможность для развития, заботясь о самосохранении и стабильности системы, имя которой – человек. По этому поводу, характеризуя воздержание человека, Уинстон Черчилль говаривал: пессимист видит трудности при каждой возможности, оптимист же видит возможности в каждой трудности.
Таким образом, один из способов избавиться от проблем заключается в том, чтобы изменить свои нормы, являющиеся проявлением ментальных моделей, которые, в частности, нас предостерегают: семь раз отмерь, один раз отрежь.
Подсознательные ожидания представляют собой предварительные программы, которые сообщают нам о том, что ожидать от определенных людей и ситуаций. Например, когда в пригородной электричке к вам подсаживается изрядно выпивший и словоохотливый человек, подсознание подсказывает – лучше поменять место или даже вагон.
Инстинкт выживания проявляется в нашем поведении, например, когда мы стремимся развить и поддержать в рабочем состоянии свою способность решать проблемы. На ум приходит история Робинзона Крузо, который, попав в экстремальную ситуацию, решал проблемы выживания инстинктивно.
Чтобы справиться с проблемной ситуацией, необходимо ответить себе на целый ряд вопросов, перечисленных ниже.
1. Какую проблему вы решаете в данный момент?
2. Каковы характеристики данной проблемы?
3. Нежелательных последствий много или оно только одно?
4. Влияет ли проблема только на вас или на других людей тоже?
5. Проблема влияет на всех одинаково или по-разному?
6. Есть ли кто-то, кто получает выгоду от наличия проблемы?
7. Будет ли саботировать решение проблемы тот, кому она выгодна?
8. Эта проблема является простой или сложной?
9. Требуется ли помощь других людей или вы справитесь с проблемой самостоятельно?
10. Это отдельная проблема или часть взаимосвязанных проблем?
11. Вы можете дать только один правильный ответ или решений много?
12. Это давняя проблема или она возникла совсем недавно?
13. Сопряжена ли она с большим риском или риск невелик?
В этом процессе важно увидеть уникальность динамики проблемной ситуации. Ее образуют несколько факторов:
• организационные условия, в которых возникла данная проблема;
• характер проблемы и ее история;
• люди, причастные к ситуации;
• характеристики человека, работающего над решением проблемы.
Например, прогнивший сруб колодца в деревне воспринимается как проблема, которая возникла в силу того, что пять лет тому назад два местных жителя (любители зеленого змия), перебирая старый сруб, сделали работу некачественно. Дачники, оплатившие ремонт колодца, теперь возмущены тем, что он очень скоро пришел в негодность. Но новый председатель садоводческого кооператива (энергичный человек лет 45) обещает им решить возникшую проблему: колодец будет почищен и отремонтирован.
Точная информация о динамике проблемы может помочь найти эффективные решения.
Но следует иметь в виду, что их разрешение включает два значимых элемента:
1) необходимо выявление корневых проблем (проблем из области Парето), для которых принимаются решения;
2) проблема решится, если выработанные решения «нравятся» основным участникам проблемной ситуации.
Вспоминается случай из консалтинговой практики. При разработке стратегии крупного предприятия во Владимирской области руководитель предприятия под предлогом необходимости решать неотложные проблемы взаиморасчетов с поставщиками и потребителями не стал участвовать в групповой работе семинара, проводимого за городом (в неформальной обстановке). Варианты развития предприятия разработали его заместители и главные специалисты предприятия. Директор, он же главный акционер, естественно, не воспринял их предложения, что привело к возникновению позиционности в руководстве предприятия. В итоге в течение полугода из 22 участников семинара четверо уволились сами, троих уволил директор, а разработанная стратегия реализована не была.
Поэтому, помимо рассмотрения проблем, необходимо понять, в чем проблема всех людей и групп, причастных к трудной ситуации. Для этого необходимо опросить как можно больше участников.
При опросе следует придерживаться правил, перечисленных ниже.
• Слушайте, но ни о чем не судите. Помните, что вы хотите понять, как видят проблему другие.
• Мягко направляйте людей к нейтральным суждениям. Когда вы задаете наводящие вопросы, а не выносите готовые суждения, то побуждаете людей задуматься о возможных внешних сторонах проблемы.
• Побудите людей предложить вам свое решение, но не забывайте, что они не эксперты и их представление обо всех возможностях ограниченно.
• Соглашайтесь с их мнением и интерпретацией. Пытайтесь понять переживания людей, следуйте за их субъективными описаниями событий, исследуйте все их убеждения, скрытые за этими описаниями.
• Добивайтесь как можно большей ясности. Пусть они четко расскажут о том, что наблюдали, и о своих интерпретациях.
• Избегайте противоречий. Старайтесь не делать замечаний, идущих вразрез с тем, как люди в целом оценивают ситуацию.[31]
Всех участников проблемной ситуации целесообразно разделить на две группы: группу влияния и группу заинтересованных людей.
Группа влияния может повлиять на результаты процесса по разрешению проблем. В нее входят старшие менеджеры. Они одобряют изменения и предоставляют ресурсы. Также в этой группе могут участвовать те, кто способен саботировать решение проблемы (сознательно или подсознательно). Таким людям нужно участвовать в группе по разрешению проблем.
Группа заинтересованных людей. Эта группа не в состоянии повлиять на результаты процесса по разрешению проблемы, но может хорошо понимать причины их возникновения. Среди них есть те, кто может предложить творческие идеи для решения проблем. Этих людей не обязательно включать в группу по разрешению проблемы, но с ними обязательно нужно консультироваться.
Пересечение двух названных групп создает основу для формирования группы по разрешению проблемы, которая по своему духу напоминает проектную команду.
11.4. Управленческие команды в решении проблем
Формирование и функционирование команд в организации предполагает не только усиление роли менеджера, выступающего в роли лидера, но и внесение изменений в саму систему внутрифирменного управления, что сопровождается изменениями корпоративной культуры. В формировании команд следует выделить три явно выраженных этапа усиления сплоченности работников, которые представлены на рис. 11.4.[32]
Количество людей в рабочей группе может варьироваться от трех до двадцати пяти. Ее участники отличаются более высокой степенью взаимозависимости и взаимной ответственности за результат совместной деятельности. Например, взаимодействие членов аттестационной комиссии направлено на достижение целей аттестации работников, а после завершения работы комиссия расформировывается.
Формирование и функционирование команд в организации предполагает не только усиление роли менеджера, выступающего в роли лидера, но и внесение изменений в саму систему внутрифирменного управления, что сопровождается изменениями корпоративной культуры. В формировании команд следует выделить три явно выраженных этапа усиления сплоченности работников, которые представлены на рис. 11.4.[32]
Количество людей в рабочей группе может варьироваться от трех до двадцати пяти. Ее участники отличаются более высокой степенью взаимозависимости и взаимной ответственности за результат совместной деятельности. Например, взаимодействие членов аттестационной комиссии направлено на достижение целей аттестации работников, а после завершения работы комиссия расформировывается.
Характеристика команды свидетельствует о том, что она как нечто целое имеет свои особенности, определяемые целью и временем функционирования. Членство в команде может быть как функциональным, так и взаимодополняющим, определяющим взаимозаменяемость и наиболее эффективный способ достижения цели команды. Например, в футбольной команде, ориентированной на общий результат, гол в ворота противника может забить не только нападающий, но и защитник или вратарь.
Для достижения обозначенной эффективности члены команды должны преодолевать противоречие между своей индивидуальной функциональной идентификацией и идентификацией себя как члена функциональной команды, активно взаимодействовать на принципах взаимозаменяемости с учетом различий в силе между членами команды. В условиях определенной закрытости от внешней среды поддержание эффективности работы команды достигается за счет управления по слабым сигналам и достаточной циркуляции информации в группе.
Коммуникативная сеть, основанная в большей степени на неформальных отношениях, составляет основу организационных преимуществ команды, позволяющих вырабатывать коллективное видение ее развития в целом и каждого члена в отдельности, а также формировать ценностные ориентации группы. Несмотря на то что командная деятельность обеспечивает создание условий для лидерства, быстрой выработки инновационных альтернативных решений при высоком качестве работы и большей удовлетворенности результатами труда, управление командой не является панацеей от всех бед.
Командная работа целесообразна в большей степени, когда требуется системное проявление различных умений работников, в то время как формальные структуры организации и социокультура ее членов не способны справиться с решением задач эффективного функционирования организации на протяжении длительного времени. Например, разработка и реализация стратегии развития организации требует системного (а не функционального) подхода со стороны главных специалистов, а сам процесс формирования стратегии содержит творческую компоненту, которую трудно обеспечить в рамках обычных взаимоотношений работников организации (рис. 11.5).[33]
Глава 12. Методы поиска решений
12.1. Структура методов
Структура методов получения решений задач представлена на рис. 12.1.
Из рисунка 12.1 следует, что эвристические[34] методы занимают важное место наряду с методами анализа и синтеза и основаны на озарении участников процесса и реализации закона синергии систем.
С другой стороны, всю совокупность методов исследования можно разделить на две группы: эмпирические и мыслительно-логические.
Эмпирические методы строятся на основе практической деятельности, осмысление которой дает представление о сути и особенностях событий и ситуаций. Эмпирические методы, в свою очередь, делятся на две группы – методы наблюдений и эксперимента. Первая группа характеризует исследования с минимальным вмешательством в исследуемые события и ситуации; вторая предполагает искусственное создание ситуаций для изучения особенностей поведения системы. Эти особенности в обычных условиях могут быть незаметны, но в экспериментальных, а иногда и в экстремальных они проявляются в полной мере.
Так, для того чтобы получить информацию о возможных проблемах бюджетирования в рамках всей организации, может быть в порядке эксперимента переведен на бюджет только один цех или отдел.
Методы наблюдений бывают прямыми и косвенными. Прямое наблюдение производится в реальном масштабе времени и на основе непосредственного общения или прямых коммуникаций; косвенное же основывается на опосредованных связях и коммуникациях, а также дифференциации временного режима наблюдений (выбор специальных отрезков времени).
Прямое наблюдение может быть включенным, участвующим, проблематизирующим или сторонним. Так, при включенном наблюдении наблюдатель принимает на себя какую-либо роль, обусловленную организационным порядком (например, роль координатора процесса освоения нового вида изделия) и фиксирует информацию, необходимую для принятия решений.
Участвующее наблюдение основано на том, что наблюдатель берется за выполнение какой-либо работы в организации, для того чтобы самому лучше понять специфику решаемой проблемы. Например, исполняет обязанности специалиста по рекламе в отделе маркетинга, для того чтобы лучше понять проблемы сбыта выпускаемой продукции.
При проблематизирующем наблюдении намеренно создаются трудности для кого-то из работников организации, с тем чтобы проследить за реакцией. Например, сообщают по телефону от лица мнимых потребителей ложную информацию о выходе из строя купленной новой продукции организации.
Сторонние наблюдения за совещаниями, работой проектных групп и отдельных подразделений направлены на анализ взаимодействия работников в решении проблем.
Наблюдение за конкурентами и потребителями осуществляется путем прямого контакта с указанными группами субъектов, если имеется такая возможность (на выставках, ярмарках, презентациях, а также в период посещения офисов сбытовых подразделений конкурентов и наблюдения за поведением покупателей в сфере торговли).
Косвенное наблюдение в большей степени основано на диагностике по слабым сигналам[35] и на том положении, что лица, принимающие решения, занятые текущими и горящими делами, не улавливают часть информации, свидетельствующей о предстоящих возможных неприятностях.
Мыслительно-логические методы представляют собой использование интеллектуальных операций дедукции или индукции для разрешения исследуемой проблемы. Именно эти методы в свое время применял Шерлок Холмс, объясняя доктору Ватсону логику своих умозаключений.
12.2. Экспертные методы
Метод экспертного оценивания относится к инструментарию количественной оценки качества альтернатив в условиях слабоформализуемой проблемной ситуации. Например, таким методом пользуется руководитель проекта, когда набирает себе в проектную группу специалистов из числа работников организации.
Сущность метода экспертных оценок[36] заключается в логико-интуитивном анализе внутренней и внешней среды организации, разработке альтернатив и количественной оценке их качества. Обобщенное мнение экспертов служит основанием для осуществления выбора. В качестве примера можно привести процесс формирования видения организации при разработке ее стратегии. Видение как образ идеального состояния организации, достижение которого возможно только при самых идеальных условиях, представляет собой несбыточную мечту, оценить которую можно только на уровне экспертных оценок.
Комплексное использование интуитивного и логического мышления, а также формальной обработки количественно выраженных суждений экспертов позволяет получить показатели качества альтернатив при решении слабоформализуемых задач выбора. Эксперты при этом выступают в роли «измерительных приборов», позволяющих определить их относительную погрешность (по разбросу суждений) и оценки, интерпретация которых дает требуемый результат.
Экспертные суждения – содержательные высказывания (определяющие состав, структуру, функциональность исследуемой системы, сущностей и их атрибутов), количественная или качественная оценка какой-либо сущности (т. е. определение количественных и качественных атрибутов и их значений).