Корпоративному секретарю принадлежит особая роль в реализации политики государства по избранию в составы советов директоров компаний с государственным участием независимых директоров. Поскольку такие директора избираются по инициативе государства как акционера и, как правило, до момента избрания не имеют контактов с Обществом, корпоративный секретарь становится «рабочим органом» независимых директоров, осуществляя коммуникации между ними и менеджментом Общества.
В частности, корпоративный секретарь помогает вновь избранному независимому директору познакомиться с компанией и ее менеджментом, обеспечивает предоставление запрашиваемых независимым директором документов Общества, через корпоративного секретаря независимый директор направляет свои предложения менеджменту.
Корпоративному секретарю принадлежит особая роль в реализации политики государства по развитию практики корпоративного управления в компаниях с государственным участием. Государство проводит последовательную политику по повышению уровня корпоративного управления в компаниях с государственным участием, приведение его в соответствие с лучшими мировыми стандартами. В этих целях государство как акционер выдвигает широкий спектр инициатив, давая соответствующие директивы своим представителям и профессиональным поверенным, избранным в состав советов директоров компаний с государственным участием. Реализация этих инициатив, как правило, связана с разработкой и принятием уполномоченными органами управления Общества соответствующих внутренних нормативных актов.
В задачи корпоративного секретаря входят организация и участие в разработке таких нормативных актов.
Не менее важной его задачей является и контроль неукоснительного соблюдения принятых внутренних нормативных актов. Корпоративному секретарю в этой работе важно преодолеть «формальный подход» компаний к требованиям государства, когда Общества хотя и принимают внутренний нормативный акт, но текст такого документа носит чисто декларативный характер, и/или в дальнейшем не исполняют принятые на себя обязательства. В качестве примера можно привести ситуацию, когда совет директоров Общества принимает решение о создании комитета по аудиту, утверждает положение о таком комитете, но в течение года ни одного заседания комитета так и не проводится.
Корпоративный секретарь в пределах своей компетенции обеспечивает предоставление документов и информации по запросам государственных органов управления. Государство, пользуясь своими правами акционера, периодически направляет в Общество с государственным участием разнообразные запросы на предоставление информации. Задача по обеспечению исполнения таких информационных запросов лежит на корпоративном секретаре. Особенностью этой работы является необходимость организации информационного обмена между Обществом и Росимуществом с использованием Межведомственного портала Росимущества. Корпоративный секретарь должен обладать навыками работы с соответствующими IT-технологиями.
Корпоративный секретарь принимает участие в подготовке директив для голосования членам совета директоров. Поскольку представители государства в советах директоров компаний с государственным участием, а также профессиональные поверенные голосуют на основании директив для голосования, заседание совета директоров не сможет принять решения в отсутствии таких директив.
В задачи корпоративного секретаря входит направление в Росимущество документов и материалов по вопросам, вынесенным на заседание совета директоров, в объеме, достаточном для выработки таких директив, а также всяческое содействие ускорению процесса получения директив членами совета директоров, являющимися государственными служащими и профессиональными поверенными.
5. Требования к кандидатуре корпоративного секретаря и порядок его назначения и прекращения полномочий
Разнообразие задач и функций, возлагаемых на корпоративного секретаря, а также роль этого должностного лица в формировании и обеспечении функционирования системы корпоративного управления Общества определяют высокие требования, предъявляемые к уровню образования, практическим навыкам, а также личным качествам кандидата на замещение этой должности.
Корпоративный секретарь, безусловно, должен иметь высшее образование. Преимущество при отборе кандидата следует отдать высшему юридическому образованию, поскольку корпоративный секретарь должен знать и хорошо ориентироваться в корпоративном законодательстве, смежных областях права. Также считается, что функции корпоративного секретаря предпочтительнее доверить исполнять лицу, обладающему высшим экономическим, психологическим или бизнес-образованием.
Не менее важно наличие у корпоративного секретаря опыта работы в сфере корпоративного управления. Формальных знаний законодательства недостаточно, корпоративный секретарь должен уметь их использовать на практике, принимать мотивированные решения в случаях, прямо не отрегулированных корпоративным законодательством, знать сложившуюся арбитражную практику, обладать знаниями в отношении тенденций развития международной лучшей практики корпоративного управления.
Принято считать, что, прежде чем стать корпоративным секретарем, соискатель должен проработать в сфере корпоративного управления не менее трех лет. Это может быть работа в качестве сотрудника аппарата корпоративного секретаря, юриста, отвечающего за сопровождение корпоративных процедур, сотрудника отдела по взаимодействию с акционерами, руководителя компании, непосредственно вовлеченного в корпоративные отношения и т. д.
Корпоративный секретарь должен обладать организаторскими навыками. Обеспечение работы совета директоров, подготовки и проведения общих собраний акционеров, решение иных задач требует от корпоративного секретаря организации и координации деятельности как специалистов собственного аппарата, так и иных сотрудников компании. В этой связи при отборе кандидатов преимущество следует отдать тому, кто обладает опытом руководящей работы.
Центральное место в работе корпоративного секретаря занимают коммуникации. Это коммуникации между членами совета директоров, советом директоров и менеджментом, Обществом и его акционерами, контролирующими органами и т. д. Корпоративный секретарь должен уметь говорить, причем говорить убедительно, уметь гасить межличностные конфликты, обладать навыками психолога, медиатора, высоким личным авторитетом и репутацией, без чего невозможно выстроить эффективные коммуникации между упомянутыми выше лицами и органами.
Будучи представителем и защитником интересов акционеров, корпоративный секретарь должен быть готов предъявить требования о соблюдении норм законодательства, внутренних нормативных актов Общества и настаивать на их исполнении по отношению к руководителям компании любого уровня, должен быть готов к вступлению в конструктивные конфликты. Такое качество достигается не только опытом руководящей работы, но и жизненным опытом.
Изложенное выше определяет нецелесообразность привлечения для исполнения функций корпоративного секретаря третьих лиц на основании принципов аутсорсинга или аутстафинга. Исключение составляет организация института корпоративного секретаря в дочерних компаниях холдинга.
Корпоративный секретарь должен быть активным и креативным. Без этого невозможно выполнять возлагаемые на него функции по развитию практики корпоративного управления. Корпоративный секретарь должен уметь работать с конфиденциальной информацией. Корпоративный секретарь не должен быть связан родственными отношениями или иным образом аффилированным с менеджментом Общества.
Программы вузовского обучения в России не предусматривают подготовку корпоративных секретарей. В этой связи при отборе кандидата на эту должность приоритет целесообразно отдавать лицу, прошедшему дополнительную подготовку по данной специальности в коммерческих учебных организациях или сдавшему квалификационные экзамены и являющемуся обладателем сертификата корпоративного секретаря российского Национального объединения корпоративных секретарей в России. В Казахстане более конкурентоспособными являются корпоративные секретари, прошедшие соответствующую сертификационную программу в «Корпоративном университете Самрук-Казына».
Кодекс корпоративного секретаря управления рекомендует возлагать подбор кандидатуры корпоративного секретаря на комитет совета директоров по номинациям или иное аналогичное образование. Решение о назначении корпоративного секретаря совет директоров должен принимать только после встречи и знакомства с соискателем. Таким образом, вопрос о назначении корпоративного секретаря должен рассматриваться только на очном заседании совета директоров. Право выдвигать кандидата на должность корпоративного секретаря следует предоставить членам совета директоров Общества, а также крупным акционерам. Во избежание возникновения аффилированности таким правом не следует наделять единоличный исполнительный орган Общества.
Кодекс корпоративного секретаря управления рекомендует возлагать подбор кандидатуры корпоративного секретаря на комитет совета директоров по номинациям или иное аналогичное образование. Решение о назначении корпоративного секретаря совет директоров должен принимать только после встречи и знакомства с соискателем. Таким образом, вопрос о назначении корпоративного секретаря должен рассматриваться только на очном заседании совета директоров. Право выдвигать кандидата на должность корпоративного секретаря следует предоставить членам совета директоров Общества, а также крупным акционерам. Во избежание возникновения аффилированности таким правом не следует наделять единоличный исполнительный орган Общества.
С корпоративным секретарем целесообразно заключать бессрочный трудовой договор. Корпоративный секретарь является носителем информации о компании, ее внутренних документах, решениях, ранее принимавшихся органами управления компании, о должностных лицах и акционерах, в том числе информации конфиденциального характера, о сложившейся корпоративной культуре. В этой связи смена собственников или персонального состава совета директоров не является поводом для замены корпоративного секретаря. Бессрочный трудовой договор создает для корпоративного секретаря бóльшую защищенность, а, следовательно, и содействует обеспечению его независимости.
Трудовой договор с корпоративным секретарем заключает единоличный исполнительный орган Общества на основании решения совета директоров. Условия такого договора должны быть предварительно рассмотрены советом директоров или одним из его комитетов.
При принятии советом директоров решения об освобождении лица от исполнения обязанностей корпоративного секретаря единоличный исполнительный орган должен предоставить ему иное место работы в компании или принять меры к прекращению трудовых отношений по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством.
Порядок назначения и прекращения полномочий корпоративного секретаря определяется каждым Обществом отдельно, как правило, в Кодексе корпоративного управления и/или Положении о корпоративном секретаре. При этом, принимая во внимание наилучшую практику корпоративного управления, необходимо учитывать следующие основополагающие принципы:
1. Корпоративный секретарь назначается советом директоров Общества большинством голосов членов совета директоров, участвующих в заседании.
2. Кандидат на должность корпоративного секретаря обязан раскрыть совету директоров следующую информацию:
о своем образовании и квалификации;
о владении акциями Общества и/или акциями конкурирующего Общества;
о работе в других Обществах;
об отношениях с аффилированными лицами и крупными контрагентами Общества;
иную информацию, способную оказать влияние на исполнение им функций корпоративного секретаря.
3. Решение вопросов о поощрении, наложении взысканий и ответственности корпоративного секретаря рекомендуется относить к компетенции совета директоров.
4. Совет директоров может в любое время досрочно прекратить полномочия действующего и назначить нового корпоративного секретаря.
Наилучшая практика корпоративного управления рекомендует компаниям подбирать кандидата на должность корпоративного секретаря, обладающего следующей квалификацией и навыками:
знание законодательства в области корпоративного управления;
наличие глубокого представления о деятельности Общества;
высшее образование (при необходимости наличие специального профессионального образования);
отсутствие аффилированности с Обществом или его должностными лицами;
наличие навыков аналитической работы;
отличные коммуникативные навыки и способность достойно представлять компанию в ее взаимоотношениях с внешним миром;
лояльность по отношению к Обществу;
личные качества (общительность, ответственность, самодисциплина).
Уровень требований, предъявляемых Обществом к профессиональным знаниям, опыту и личностным характеристикам корпоративного секретаря, как правило, зависит от размера компании, отрасли бизнеса, сложности организационной структуры, а также иных факторов, обусловленных внутренней спецификой компании.
6. Ресурсное обеспечение работы корпоративного секретаря
Для решения задач, возлагаемых на корпоративного секретаря, последний должен обладать достаточно большим объемом прав и полномочий. Положение о корпоративном секретаре должно предусматривать право последнего:
• знакомиться с документами Общества;
• присутствовать на заседаниях совета директоров и правления Общества;
• инициировать рассмотрение вопросов советом директоров и коллегиальными исполнительными органами;
• запрашивать объяснения в отношении выявленных фактов нарушения норм и требований законодательства, устава и внутренних нормативных актов Общества, прав и интересов акционеров, а также требовать устранения выявленных нарушений;
• привлекать к выполнению задач, стоящих перед корпоративным секретарем, сотрудников иных подразделений;
• при необходимости инициировать вопрос о привлечении консультантов в области корпоративного права и управления;
• поддерживать от имени Общества в пределах своей компетенции контакты с акционерами, в том числе подготавливать и подписывать ответы на запросы акционеров, связанные с реализацией их прав;
• заверять копии и удостоверять выписки из протоколов заседаний советов директоров и общих собраний акционеров.
Одновременно корпоративный секретарь должен нести ответственность за полное и качественное выполнение возложенных на него задач. Такая ответственность может выражаться как в административных санкциях, применение которых предусмотрено Трудовыми кодексами РФ и РК, так и во включении в положение о корпоративном секретаре, а также в заключаемый с ним трудовой договор обязанности корпоративного секретаря возмещать ущерб, нанесенный Обществу по его вине, и выражающийся, в том числе, в предъявлении Обществу штрафных санкций за нарушение норм и требований корпоративного законодательства.
Объем задач, возлагаемых на корпоративного секретаря, достаточно высок. В этой связи, если совет директоров Общества работает активно и в его структуре созданы комитеты, а также, если Общество обязано раскрывать информацию в форме ежеквартальных отчетов эмитента, целесообразным является формирование аппарата и/или службы корпоративного секретаря (далее – аппарат).
Аппарат корпоративного секретаря формируется как штатное структурное подразделение. Корпоративный секретарь должен иметь возможность подбирать персонал в состав своего аппарата, распределять обязанности между сотрудниками, подготавливая и представляя на утверждение уполномоченного органа управления должностные инструкции.
Правовую базу работы аппарата формирует положение о корпоративном секретаре и/или об аппарате (службе) корпоративного секретаря.
Особенность работы корпоративного секретаря заключается в необходимости отслеживать изменения, вносимые в корпоративное законодательство, изменения в подходах арбитражных судов к разрешению корпоративных споров, постоянно быть в курсе новых тенденций в лучшей практике корпоративного управления. Корпоративный секретарь должен иметь возможность в оперативном режиме получать информацию, необходимую ему для реализации своих функций, должен постоянно заботиться о повышении уровня своей информированности и квалификации. Корпоративный секретарь должен иметь возможность принимать участие в семинарах и конференциях, иных мероприятиях, имеющих целью обмен опытом и повышение квалификации.
Существенную помощь корпоративному секретарю в решении возложенных на него задач может оказать использование специализированного программного обеспечения. Такое обеспечение может быть приобретено или разработано Обществом самостоятельно.
Работа корпоративного секретаря должна строиться на плановой основе. План позволяет не только упорядочить его работу, но также обеспечить реализацию компетенции корпоративного секретаря в полном объеме. Некоторые задачи, возложенные на это должностное лицо, носят циклический характер и могут характеризоваться как «текучка». В то же время иные задачи, и в первую очередь задачи в области контроля и развития практики корпоративного управления, будучи не менее важными, могут уйти из поля зрения корпоративного секретаря. План позволяет предотвратить подобную ситуацию, выровнять загрузку корпоративного секретаря. Хорошей практикой является утверждение годового плана работы корпоративного секретаря на заседании профильного комитета совета директоров.
В ряде компаний корпоративному секретарю устанавливаются KPI, формирующие целевые установки его деятельности. Такие KPI могут базироваться: на решении задач развития практики корпоративного управления, поддержания и повышения рейтинга корпоративного управления; оценке удовлетворенности членов совета директоров качеством подготовки к заседаниям этого органа и его комитетов; отсутствии претензий и/или штрафных санкций, предъявляемых к Обществу со стороны органов государственного управления; отсутствии конфликтов между Обществом и его акционерами, перерастающих в судебные споры и т. д.