Короче: меньше слов – больше смысла - Джозеф Маккормак 11 стр.

«Большинство следит за социальными сетями при помощи мобильных устройств. Я называю их “бренд в руке”. Чаще всего человек находится в движении: в метро или ждет, когда можно забрать детей, – продолжает Браун. – Что самое важное – в это же время можно заниматься другим делом, поэтому вам остается только передать “крупицы мудрости”, разговор или историю как можно короче и точнее».

Коротко говоря, создавайте такие письма и публикации в соцсетях, которые показывают, что вы цените время руководства.

• Как уместнее сделать рассылку писем в вашей компании или публикации в соцсетях?

• Представьте, что вы читатель. Какой заголовок или картинка привлекли бы ваше внимание и заставили прочесть сообщение?

• Как клиенты могут повлиять на ваш имидж в интернете? Позвольте им вкратце объяснить, чего они хотят от вас, и они смогут мгновенно оставить свой отзыв. Разрешите им поделиться своим успехом.

Глава 13 Излагаем краткие выводы

Коротко говоря, обратите внимание: презентация, лаконичная, как у генерала, и гибкая, как выступления в стиле TED Talk, может вызвать уважение аудитории и привлечь ее внимание.

Упражняемся в том, что проповедуем

Идея прослушать длинную проповедь вряд ли воодушевит вас. Представьте, что вы находитесь в церкви, и вот священник начинает свою речь. Скорее всего, у вас в голове проносится: «Это надолго? Это важно для меня? Будет ли проповедь отличаться от тех, которые я уже слышал?»

Приходите ли вы в восторг? А может, напротив, с ужасом ждете, что она будет длиться вечность? И когда ваши опасения становятся реальностью – проповедь затягивается на час и конца не видно, – вы наверняка думаете: «Как может молитва быть таким мучением?»

Стоит ли поступать так же со своей аудиторией, когда вы выходите с презентацией? Возможно, это возмездие, но, если речь идет о выступлении, почему все считают, что чем больше, тем лучше? Если при слове презентация вы сразу вспоминаете о PowerPoint, вам стоит забеспокоиться. Вместо этого в вашем сознании должны всплывать мысли о требованиях публики. Уважайте ее.

Однако редко кто из руководителей комфортно чувствует себя без поддержки слайдов, особенно выступая перед полным залом. К сожалению, публику это не волнует. У людей масса своих дел, и, если вы не будете говорить по существу, они мгновенно потеряют к вам интерес и погрузятся в свой смартфон или планшет. К счастью, не все потеряно. Новые форматы презентаций, такие как TED, ограничивают длительность доклада 18 минутами, а также диктуют жесткие правила выступления.

В этой главе опытные докладчики поделятся опытом эффективного общения с постоянно отвлекающейся публикой.

Дисциплинированность краткости

Генерал-майор армии США Рич Гросс служил юрисконсультом председателя объединенного комитета начальников штабов. Он консультировал высокопоставленных офицеров армии США. Гросс – выдающаяся личность. Особенно уникален он тем, что, будучи юристом, умеет быть кратким. Как он говорит, «лаконичность юриста никогда не бывает краткой».

Жизнь военных намного более загружена, чем у гражданских лиц. Гросс, как никто другой, осознает, что его выступления должны соответствовать напряженному расписанию председателя комитета начальников штабов. «Проблемы национальной безопасности очень сложны, – говорил Гросс. – И приходится сочетать это с общей загруженностью делами, трудными ситуациями, случающимися в условиях информационной атаки, круглосуточными новостями, вечно звонящим Blackberry, мобильными телефонами и смартфонами, которые постоянно с нами».

Несмотря на то что Гросс специализируется в самом важном и сложном юридическом вопросе – национальной безопасности, ему удается сократить свой доклад до одной страницы. «Мы склонны думать, что сложные задачи не могут быть изложены коротко, – говорит он. – Но придется считаться с тем, насколько люди заняты и как много у них текущих проблем. Я постоянно напоминаю себе: “Лучше уместить речь на одну страницу, чем на две. А половина листа – совсем хорошо”».

Помимо этого, Гросс преподает в юридической школе университета Вирджинии и университета в Джорджтауне. В качестве примера он указывает на неэффективные методы, которые можно встретить среди юристов, когда во время рассмотрения дела обсуждается абсолютно всё, даже раковина на кухне. «В суде они приводят всевозможные аргументы, надеясь, что это сработает, – говорит он. – Один из приемов, которому я учу и сам использую в своей практике, – это метод предварительных результатов. Нет ничего хуже, чем экспертное заключение, которое приходится читать от корки до корки, чтобы понять суть рекомендации».

Гросс дает возможность получателям своих писем и документов узнать тему до того, как они дочитают первый абзац. «Прочитав первый абзац или побыв несколько минут на заседании, люди сразу понимают, что я собираюсь сказать и что мне от них нужно, – говорит он. – Если вы не сообщите этого заранее, а начнете издалека, аудитория не будут слушать вас внимательно».

«Почему?» – это очень важный вопрос, определяющий проблему, которую вы пытаетесь разрешить.

Подумайте, как вы охарактеризуете, скажем, стул. Вы сразу же перечислите обязательные компоненты: четыре ножки, сиденье, спинка и деревянная или металлическая основа. Для бизнеса описание может включать историю, товары, расположение и финансовые показатели. Но, скорее всего, вы не будете объяснять, зачем здесь стоят стулья или для чего существует ваш бизнес.

В книге Start with Why Саймон Синек утверждает, что большинство организаций не могут ответить на вопрос «зачем?» и только избранные способны разъяснить: как, где, сколько и когда. Опуская вопрос «зачем?», они оставляют нас запутавшимися в подробностях (например, ваша компания была основана в 1968 году. Но почему это имеет значение?).

Чтобы быть эффективным и продуктивным, необходимо разобраться в сути проблемы. Причина, по которой вам нужен стул, состоит в том, что, устав стоять, на нем можно отдохнуть. Главная цель вашего бизнеса в действительности означает определение проблемы. Ответив на вопрос «почему?», все, что вы будете говорить в дальнейшем, выстроит логичный путь решения этой проблемы (например, теперь я понимаю, почему история имеет такое значение).

Выводы:

• Отвечайте в первую очередь на насущные вопросы. Люди хотят с самого начала четко понимать причины для этой беседы.

• Не допускайте путаницы. Поскольку вы способны уточнять детали по ходу рассказа, слушатели могут сохранять внимание и понимать, как это связано друг с другом.

• Выявите суть проблемы. Вы можете быстро добраться до сути, так как ответ на вопрос «зачем?» выделяет и определяет основную проблему.

Гросс также отметил, что часто люди ошибочно полагают, будто все участники дискуссии мыслят одинаково. «Нам кажется, что все обладают равными с нами опытом и образованием», – объясняет он. Если вы не убедитесь в том, что все в курсе дела, некоторые из присутствующих большую часть времени будут пытаться понять, о чем ваше выступление.

Чтобы избежать этого, Гросс каждый раз перед выступлением пытается поставить себя на место слушателя. «Умные люди говорят: “Знай свою аудиторию”. Вам приходится не только знать ее, но и говорить на ее языке».

По мнению Гросса, чтобы быть кратким и эффективным, нужны личная храбрость и военная дисциплина. Забудьте про отговорки, которыми вы пытаетесь оправдать неподготовленные презентации.

1. Вы боитесь потерять публику. Если люди думают, что они потеряют внимание аудитории, нить обсуждения или не выиграют дело, их речь бессвязна. Тщательно продумайте выступление, чтобы оно звучало как можно убедительнее, и будьте уверены: все заинтересованы с первой минуты. Если вы хорошо подготовились, это поможет вам.

2. Вы слишком много внимания уделяете слайдам, а не содержанию речи. Гросс предпочитает вообще не пользоваться PowerPoint. Вместо этого постарайтесь запомнить три ключевых момента и внимательно изучите материал. Это избавит вас от необходимости постоянно сверяться с текстом на слайдах.

3. Вы боитесь потерять суть. Нет причин беспокоиться о том, что во время обучения вы не сможете передать всю информацию. Как только вы приведете свой главный аргумент, никто не сможет выглядеть умнее вас, даже если вы пропустите некоторые детали, в особенности если у вас нет под рукой презентации PowerPoint, способной увести в сторону от существа дела.

3. Вы боитесь потерять суть. Нет причин беспокоиться о том, что во время обучения вы не сможете передать всю информацию. Как только вы приведете свой главный аргумент, никто не сможет выглядеть умнее вас, даже если вы пропустите некоторые детали, в особенности если у вас нет под рукой презентации PowerPoint, способной увести в сторону от существа дела.

4. Вы относитесь к теме с энтузиазмом. Люди, увлеченные своей презентацией, всегда хотят, чтобы публика чувствовала то же самое. Но красноречие – плохой помощник. А вот убедительные и хорошо сформулированные идеи – это то, что нужно.

5. У вас нет времени составить план. Это неправда: время на его создание всегда есть. Неважно, где вы его сформулируете – в голове или на салфетке. Но обязательно определите цель презентации, три ключевых слова и вывод выступления. Это неотъемлемый элемент подготовки любой успешной презентации.

Если генерал армии США способен сократить сложные военные юридические заключения до одной страницы, то и у вас нет причин не быть кратким. Это не всегда просто, но сделайте это как можно раньше.

Вернем PowerPoint былую эффективность

Бернардо Валенсуэла, вице-президент чикагской компании Navistar по производству транспортного оборудования, выступил перед высшим руководством с докладом о расширении международных связей, использовав презентацию всего из семи слайдов.

Валенсуэла отметил, что несколько руководителей, говоривших до него, потратили много сил и времени на подготовку презентаций, поэтому он решил поступить иначе. «Все было просто и логично, и при этом имело большой смысл для слушателей, – утверждал он. – Я посвятил первые три слайда описанию текущей ситуации, упомянул некоторые моменты из истории, а затем продемонстрировал наши возможности. Последний слайд привлек внимание, поскольку руководители увидели, как много мы могли бы заработать».

Презентация была настолько успешной, что руководство предложило ему выступить еще раз. «Тем же вечером мне позвонили и спросили, не могу ли я выступить снова», – рассказывает он. При этом Валенсуэла не только сократил количество слайдов до минимума, но и структурировал выступление, постепенно подводя слушателей к финальному аккорду – потенциальной прибыли. Большинству руководителей приходится выслушивать неорганизованные и затянутые презентации, не имеющие четких выводов. Неудивительно, что в этом случае поступило предложение выступить еще раз.

Бернардо Валенсуэла выиграл благодаря краткости, а также продемонстрировал руководителям компании свои возможности и объективность, завоевав внимание и, главное, поддержку руководства.

Тренировка в стиле TED Talk

TED – это множество конференций, проводимых во всем мире, на которых обсуждаются технологии, развлечения и дизайн. Как часть деятельности Sapling Foundation выступления и презентации на TED содержат наиболее вдохновляющие идеи, продолжительность изложения которых ограничена 18 минутами. Выступающие на конференции TED гости и сотрудники всегда лаконичны. Они знают, что краткость – это уважение к времени и вниманию аудитории. Их слоган звучит просто: «Идеи, достойные распространения». И если ваша идея заслуживает внимания, поделитесь ею.

Эмили Макманус работает редактором сайта конференции TED с января 2007 года. Для передачи философии бренда в режиме онлайн Макманус учит своих сотрудников, равно как и участников конференции, оттачивать контент до совершенства. «Умение оставаться кратким и по-прежнему актуальным требует огромных усилий и подготовки», – говорит Макманус. Она объясняет, что необходимо уделить время совершенствованию структуры и содержания выступления. Речь идет и о регламенте, в рамках которого вы должны представить публике всю необходимую информацию. «За первые пять минут вы уже обязаны оказаться на пике вашей речи, – уверена Макманус. – Если хотите сократить время, лучше даже не пытаться рассказать все факты о вашей деятельности за пятнадцать минут. Поведайте лишь одну увлекательную историю».

Как только вы подготовили публику необходимой общей информацией, огласите свое заключение, поклонитесь и садитесь на место. «Лучшие докладчики – те, чья история включает начало, середину и конец, но вот начинают они с середины, – продолжает Макманус. – Те, кто выступает по специализированной тематике, должны уделить время краткому обзору своей сферы деятельности. Тогда они откладывают разговор о серьезной проблеме, но затем сосредоточивают внимание на одном из ее специфических аспектов».

В незабываемом выступлении на TED Talk Элизабет Гилберт рассказала историю о том, каково это – иметь творческий дар. Она размышляла, что дает людям инновационное прозрение, приводя в пример свой неожиданный успех, а также о том, к чему приводит безудержное развитие хорошей идеи (http://www.ted.com/talks/elizabeth_gilbert_on_genius.html).

Выступление перед огромной аудиторией – это стресс, но соответствующая подготовка поможет вам привлечь внимание слушателей за счет лаконичности. Помимо этого, Макманус рекомендует заранее показывать текст выступления другим людям, чтобы они высказали свое мнение. Вполне вероятно, они найдут места, которые нуждаются в сокращении.

Мой друг так описывал своего отца: «Мой папа был молчаливым, пока мы росли, но, когда он говорил, все внимательно слушали. Мы не пропускали ни слова». Если мы станем внимательными, сознательными и поймем открывающиеся возможности, то сможем говорить меньше, но люди будут слушать внимательнее.

Вы можете пользоваться официальным форматом конференции TED, чтобы сделать свою презентацию достойной мероприятия такого уровня. Организаторы утверждают, что «длинные разговоры, дефилирование по подиуму и чтение с листа не приветствуются», и заявляют: выступающий должен суметь записать свою идею «одним-двумя предложениями».

Если вы не справляетесь с этой задачей, пришло время начать подготовку выступления с чистого листа. Уже со следующей презентации в PowerPoint сократите привычное для вас число слайдов в два раза. Затем еще раз. И еще.

Лучше всего (как отмечалось в предыдущей главе) выступать без слайдов. Зайдите на сайт www.TED.com. Просмотрите несколько самых популярных видео. Обратите внимание, что докладчики говорят просто, четко и кратко. Если слушатели из вашей аудитории нуждаются в дополнительной информации, они сами придут к вам. Но пока вы цените их время, они будут считать вас бесценным и объективным источником информации.

Коротко говоря, обратите внимание: презентация, лаконичная, как у генерала, и гибкая, как выступления TED Talk, может вызвать уважение аудитории и привлечь ее внимание.

Глава 14 Приведите коммерческие предложения в порядок

Коротко говоря, покупатели и продавцы только выиграют от кратких и конкретных коммерческих предложений.

«Помалкивай и продавай»

Каждый бизнесмен связан с покупкой или продажей идей. И неважно, продавец вы или покупатель. Вы заметили, как одновременно и хорошо, и плохо может выглядеть краткость. Мой первый менеджер по продажам благоразумно предупредил новых сотрудников: «Не болтайте без умолку – лучше помалкивайте и продавайте». Это стало для нас убедительным примером краткости. И хотя может показаться, что длинные разговоры говорят об уме человека, его подготовленности и выглядят убедительнее, на самом деле это неправда.

Все мы должны уметь отвечать коротко. За долгие годы я повидал немало провалов в этой сфере: менеджеров, которые были слишком взволнованны, усердны, неустанны и готовы дать любые объяснения. Гораздо полезнее ориентироваться на беседу и задавать больше вопросов. Роль активного слушателя всегда имеет огромное значение, хоть редко практикуется. Независимо от того, на чьей вы стороне (покупателя или продавца), люди должны чувствовать ваше спокойствие, уважительное отношение и самообладание.

Люди с интересом выслушают историю, но не потерпят коммерческого предложения. Кендалл Хевен, автор книги Story Proof: The Science Behind the Startling Power of Story, уверен: «Люди любят истории. Не рассуждения. Не лекции. Не информативные доклады». Повествование – забытое искусство, которое как никогда нуждается в повторном открытии. Умение убеждать – тоже искусство, но рассказанная история всегда приносит удовольствие, тогда как продажи оставляют людей равнодушными.