Короче: меньше слов – больше смысла - Джозеф Маккормак 13 стр.

Харниш объясняет: «Это сложно для предпринимателей, поскольку у нас проявляются все симптомы так называемого СДВГ (синдром дефицита внимания при гиперактивности). Для них это как блестящие предметы. Следующая яркая идея полностью поглощает внимание». Эти отвлекающие моменты приводят к тому, что руководители теряют сфокусированность на основной цели.

«Именно тому, насколько сильной может быть команда, сфокусированная на одной цели, Стив Джобс научился за долгие годы работы в Pixar. Студия Pixar могла похвастать богатством и свободой, занимаясь только проектом “История игрушек”. Они могли посвятить каждую секунду своего времени этому фильму. Видимо, поэтому Apple отличалась поразительной дисциплинированностью и выпускала только один продукт раз в два года – почти так же, как было с фильмом», – говорит Харниш.

«Эта конкретная цель как никогда важна в основном потому, что сейчас конкуренция достигает невиданных масштабов. Если вы не будете активно стремиться стать лучшим в определенной сфере, то легко можете проиграть», – продолжает он. Безусловно, благодаря этому общему видению возникает единое мнение и рождается краткость.

Дилемма предпринимателя: противоречивые сообщения

Пол Коциарц и Глен Шимкус испытывали трудности, когда пришло время запустить разработанную программу Cartavi по работе с документацией для агентов по продаже недвижимости. Вместо простой и четкой концепции они начали рассказывать инвесторам и потребителям разные истории. Вскоре их цель оказалась несколько туманной.

«Сама по себе работа предпринимателя и начало нового проекта – это беспорядочный процесс. Вам нужно придумать историю, которая зацепит каждого, – сказал Коциарц. – Мы и не думали, что краткость имела такое значение, пока не догадались: люди вообще не понимают, что такое Cartavi». Однако подобный энтузиазм привел к неразберихе. «Мы готовы были говорить часами обо всех характеристиках и функциях и почему это важно, – вспоминает Коциарц. – Но нам было очень сложно определиться, какая история понравится разным категориям людей».

Я помог им составить историю, которую они смогли рассказать всей аудитории. Мы остановились на ясной идее: они разработали технологию, которая помогает агентам по недвижимости быть более технически подкованными, быстрее реагировать и добиваться успеха. Их продукт, который напоминает сервис Dropbox, может улучшить работу агентов, поскольку прост, мобилен и безопасен. Он исключает работу с бумажными документами и делает агентов по недвижимости эффективными профессионалами.

«Как мы потом заметили, именно это вызвало отклик у публики, потому что люди кивали при упоминании iPad и мобильных устройств, а также простого интерфейса, – сказал Коциарц. – Именно эти параметры имели для них истинное значение. В конце концов, они хотели работать оперативно. Их не интересовало, как конкретно это будет, но именно Cartavi должна была помочь им мгновенно реагировать на запросы клиентов, даже если это потребуется в полночь. Они были настоящими профессионалами, а это намного важнее, чем просто бизнес, потому что они заботились о потребностях клиентов».

Неважно, сотрудник вы или клиент, перед вами всегда встает вопрос: «Для чего мне это?»

Я познакомился с понятием WIFM в городке Терре-Хот, который нельзя назвать идеалом устойчивой экономики или популярным объектом для туристов. Я сотрудничал с командой компании Columbia House, которая стала известной благодаря акции «Получите 13 кассет/CD/DVD всего за 1 цент». Моя задача заключалась в том, чтобы помочь сотрудникам улучшить навыки предоставления отчета о ходе акции, как того требовали в рамках программы по контролю изменений руководители из Нью-Йорка.

В ходе тренингов я работал с менеджерами среднего звена и десятком их руководителей. После упражнения на тему «Как делиться новостями из главного офиса» одна женщина сказала: «Все это очень здорово, но все мы тут задаем себе вопрос “Зачем нам это? Неужели из-за этого мы потеряем работу?”»

В тот момент меня поразило то, что быть кратким означает делиться новостями, будь то выгодный платеж или неблагоприятный исход чего-либо, как можно быстрее. Именно это люди хотят услышать.

Выводы:

• Выясните, что мотивирует вашу аудиторию. В противном случае вы рискуете потерять внимание, время, уважение и доверие людей.

• Пропускайте ненужную информацию. Поймите, что нужно вашей публике. Меньше говорите об очевидных вещах, исключая при этом несущественную информацию.

• Сделайте окончательный вывод. Публике нужно, чтобы вы быстро и точно объяснили суть дела, словно рассказываете короткий анекдот.

Когда в следующем году стартовал проект по разработке программы Cartavi и совершенствованию их лаконичной истории, команда начала замечать изменения в связи с ростом конкуренции. «Мы видели, что конкуренты включают отрывки из нашей истории в свои продукты. Иногда они буквально копировали то, что мы говорили о своей программе». В течение следующих двух лет Cartavi продолжал расширяться, поскольку они по-прежнему придерживались главной концепции.

«У нас не было большого бюджета, рекламной или маркетинговой кампании, – утверждал Коциарц. – Но мы нашли партнеров, в том числе фирму DocuSign. Сейчас мы ищем более крупные компании и стремимся заключить сделки с ведущими агентствами недвижимости, которые хотели бы применять Cartavi как эффективное средство для управления документацией. Именно этим мы и занимались с самого начала, но тогда нас мало кто понимал. Кривую роста нашей компании можно сравнить с хоккейной клюшкой – сейчас дела идут вертикально вверх. Это невероятно».

Подстраивайте свою речь под нужды инвестора

Нина Нашиф – основатель и CEO компании Healthbox. Это площадка, которая помогает развивающимся организациям здравоохранения подготовить коммерческие предложения для венчурных инвесторов. Она учит руководителей предлагать только ту информацию, которая необходима инвесторам для принятия окончательного решения.

«Мы постоянно наблюдали, как предприниматели начинали такие переговоры с того, что забрасывали инвесторов сведениями о своей компании, – говорит Нашиф. – Они рассказывают, какая замечательная у них компания, какие проблемы они решают, что делают и кто их любит». Но бесконечный поток информации вряд ли впечатлит потенциальных инвесторов. Они хотят узнать, почему ваша идея или организация заслуживает их поддержки.

«Многие предприниматели настолько поглощены своим занятием, что ошибочно полагают, будто все остальные также будут в восторге от их работы, – говорит Нашиф. – Они даже не задумываются о том, как им описать свою компанию так, чтобы другие всё поняли».

Перфекционисты стремятся довести всё до совершенства. Когда дело касается объяснения сути, не перегните палку, поскольку вы можете ее сломать.

Нашиф объясняет: как только бизнесмен приходит на переговоры к инвестору, он должен быть готов обсудить те вопросы, которые волнуют аудиторию. «Предприниматели предпочитают говорить об общих понятиях, а не обсуждать то, что интересно бизнес-ангелам[20]», – говорит она. В частности, предпринимателям необходимо объяснить разницу между венчурной компанией и бизнес-ангелом. Невозможно провести одинаковые презентации для этих двух видов слушателей. Нашиф объясняет разницу: «Бизнес-ангелы заинтересованы в помощи предпринимателям на этапе тестирования и проверки эффективности компании, а также определения ее места на рынке. Для венчурной компании важно знать, чего вы уже добились, как развиваетесь и когда заработаете сто миллионов долларов».

Когда дело доходит до интервью с целью выбора новой компании для коучинга, Нашиф мгновенно принимает решение. «При встрече с предпринимателем все становится понятно уже в первые пять-десять минут. Мы начинаем с вопроса “Расскажите что-нибудь новое о своей компании. Чего вы хотите добиться и ждете от нашего сотрудничества?” – говорит она. – Если они будут целый час ходить вокруг да около, я могу так и не узнать, чем они занимаются».

Доклад руководителя не должен превышать пяти минут, даже если речь идет о грандиозной идее. «Если вы занимаетесь непростым бизнесом, то начинайте переговоры так: “Наш бизнес очень сложен для понимания, поэтому я расскажу о наших намерениях не слишком доступным языком”». Затем можно углубиться в специфику конкретной бизнес-модели или продукта. Нашиф добавляет: «Вам нужно задуматься над тем, как вы будете привлекать этого человека и вести с ним беседу, вместо того чтобы просто болтать».

Она знает об этом не понаслышке: «Однажды я была на встрече, где обсуждалась возможность одной чикагской компании по медицинскому страхованию инвестировать три миллиона долларов. Я постоянно думала о том, как предоставить руководителю понятную информацию. Поскольку я сама готовила и проводила беседу, я внимательно следила, чтобы ему было интересно, и старалась учитывать его требования».

В середине разговора Нашиф спросила: «Вас устраивает информация, которую я сообщаю? Как вы считаете, этого достаточно, чтобы вы могли обсудить этот проект с другими руководителями?» Собеседник сказал: «Я понимаю, какова ваша бизнес-модель». Нашиф продолжила: «Но вы не ответили на мой вопрос. Я спрашивала, устраивает ли вас моя информация». Пусть это выглядит назойливо, но вам нужно постоянно уточнять, понимает ли вас аудитория. Без вербальных или иных, неявных знаков, которыми инвестор поддерживает вашу речь, вы не можете быть уверены, что достигнете согласия. Как говорит Нашиф, «вы не можете настроиться, пока не установите связь с клиентом».

Коротко говоря, грандиозные идеи нужно объяснять просто.

Можете ли вы высказать свою идею в нескольких предложениях?

• Прорепетируйте дома, как за пять минут представить новый проект, цель или главную задачу своей компании. Попросите членов семьи высказать свое мнение. Поняли ли они, о чем вы говорили?

• Как вы можете применять методы BRIEF для большей доходчивости?

Глава 16 Болтовня не бывает случайной

Коротко говоря, передавайте значимую информацию в неформальной и понятной манере, используя как можно меньше слов.

Краткость как спасательный круг в разговоре

Поговорка «Язык твой – враг твой» говорит сама за себя. Во время войны даже безобидные шутки, которые могут раскрыть врагу секретную информацию, не приветствуются. То же правило действует и в вашей профессии.

Организации переполнены сплетнями, они звучат перед совещаниями, в коридорах, на входе в офис, в конце рабочего дня и во время обеда. Вполне невинные на первый взгляд, они способны погубить вашу карьеру. Вы должны строго следить за своей репутацией, и потому умение вести такие короткие беседы – одна из составляющих вашего образа. Как говорят на тренингах для представителей СМИ: «Осторожно, все сказанное записывается».

Я помню, как ранним утром в понедельник стоял в приемной центрального офиса Harley Davidson, ожидая встречи с клиентом. Рядом молодой человек ожидал подписи документов. Было похоже, что это новый сотрудник. Прошло немного времени, и один из руководителей вышел в холл. Он подошел к столу регистрации, расписался в документах и сказал: «Я не знаю, какое сегодня число. У меня по-прежнему воскресенье». Сотрудник не задумываясь ответил: «О да, у меня тоже были крутые выходные».

Я поразился: «Что же может подумать босс о нем и том, что парень творил в уик-энд?» Этот безобидный комментарий мог означать все что угодно, включая бесконечную вечеринку или бурную личную жизнь. Одно дело поделиться забавной историей о том, как ты провел выходные, чтобы поддержать разговор. И совсем другое – неоправданная фамильярность. Не позволяйте деловым разговорам принимать легкомысленный стиль. Если вы допускаете необдуманные высказывания, ваш новый руководитель решит, что вы несерьезный человек.

Минутная слабость способна затормозить ход дела

Рассмотрим случай, произошедший с Фрэнком. Он перспективный корпоративный лидер, но, находясь в плохом настроении, позволил себе наговорить лишнего, чем испортил карьеру.

Фрэнк добился служебного признания в лидирующей промышленной компании США и отвечал за структурное подразделение, которое приносило свыше 500 млн долларов выручки в год. Неоднократно его объявляли одним из ведущих сотрудников. Он умел предсказать прибыльность своего структурного подразделения с точностью до 99 процентов. Поразительные способности прогнозировать доходы и воплощать прогнозы в жизнь стали его визитной карточкой.

Талантливый менеджер и перспективный руководитель, Фрэнк был энергичен и честолюбив. Он мог гарантировать результаты и строгую дисциплину в любом отделе. В компании его очень ценили. Но все перечеркнула одна командировка. Он вместе со своим руководителем отправился на важные переговоры – напряженная деловая обстановка с большими надеждами на достижение почти невозможной цели. Фрэнк хорошо знал своего босса уже много лет. По сути, эту должность он занимал только благодаря ему. И вот пять лет спустя Фрэнк позволил себе открыто пожаловаться на личные и профессиональные неудачи.

Его руководитель посчитал эти жалобы признаком отсутствия силы воли. Он тотчас подумал: «Фрэнк выдохся. Могу ли я теперь рассчитывать на него?» Его уверенность в подчиненном была подорвана. Несколько дней спустя Фрэнк осознал свою ошибку. Через несколько недель его отношения с руководителем кардинально изменились. По прошествии нескольких месяцев он подписал заявление об уходе. Фрэнк непредусмотрительно лишил себя возможности занять руководящий пост. Вы можете сказать, что это нечестно, учитывая его потрясающую эффективность. Но у людей короткая память, и они быстро принимают решения.

Ваши слова имеют огромное значение. Они подразумевают многое, в том числе на что вы способны и подходите ли на ту или иную должность.

Маленьких детей и некоторых пожилых людей роднит отсутствие самоконтроля. Они говорят все, что думают. В нашей голове рождаются сотни мыслей, но мы не всегда высказываем их вслух. Задумайтесь о том, скольких проблем и провалов можно было бы избежать, если бы мы чаще держали язык за зубами.

Если вам плохо, у вас трудный день, вы расстроены, не обязательно об этом рассказывать. Лучше помолчать. Иначе вы рискуете произвести плохое впечатление, которое выставит ситуацию в неблагоприятном свете и пагубно отразится на вас. Вот несколько вопросов, которые стоит задать себе в трудную минуту:

Стоит ли подумать, прежде чем сообщить дурные вести?

Волнует ли меня впечатление, которое я произвожу на людей?

Осознаю ли я, что моя негативная информация может быть неправильно истолкована?

Помню ли я, что всё, включая пустую болтовню, фиксируется в памяти?

Подкрепляйте слова действиями

Возле кулера с водой постоянно идет обмен слухами. Такие же беседы в виде краткого обмена мнениями сопровождают работу сенаторов и членов палаты представителей в комитетах, на голосованиях и конференциях. В Вашингтоне политики решают многие вопросы в процессе неформальной беседы. Кэти знала это наверняка. Как сотрудник управления она уже четыре года занималась координацией распорядка дня 55 сенаторов.

Для нее светские разговоры означали «чистый поток информации» за несколько минут. Учитывая то, что члены конгресса находятся в постоянных разъездах, старшим сотрудникам их аппарата приходится сверять их распорядок дня каждые пять минут. Они отвечают за информирование сенатора или конгрессмена между совещаниями. Причем иногда всего за несколько минут нужно успеть записать все, что нужно сенатору для следующего важного голосования или заседания комитета.

«Сотрудник штата комитета конгресса или другие работники должны “сопровождать” конгрессменов с совещаний и мероприятий, – говорила Кэти. – Их распорядок дня непостоянен, а пленарные голосования все время срывают запланированные мероприятия. Все непрерывно меняется». Чтобы в такой суматохе эффективно информировать членов конгресса, сотрудники, по словам Кэти, начинали с краткого электронного письма. При личной встрече сенатору предлагалась одна страница с информацией наряду с устными пояснениями. «Такие разговоры по пути на совещание – часто единственная возможность проинформировать конгрессменов. Вам приходится извлекать выгоду из этих перебежек, – рассказывала она. – И, безусловно, к этим мимолетным встречам нужно подготовиться».

А теперь поговорим о стрессе. Сотрудники конгресса должны всегда сохранять хладнокровие. Если они начинают нервничать, молоть вздор или растеряются в процессе брифинга, сенатор может попасть на следующее заседание неподготовленным, растерянным и раздраженным. По словам Кэти, чтобы быть последовательным, нужна уверенность в своих знаниях. «Вы вынуждены быть лаконичным. У вас в запасе всего пять или десять минут, – говорит она. – Вы вместе входите в лифт в здании сената и спускаетесь в мини-метро Капитолия или проходите по дорожке в соседнее здание».

И время здесь – не единственная преграда. Сотрудники конгресса проводят ясные и внятные брифинги в условиях пристального изучения со стороны других сенаторов и членов закрытого собрания. «Мне было очень сложно привыкнуть к тому, что требуется предоставлять информацию в любых условиях. Приходится заходить к руководителю в то время, когда он сидит на закрытом заседании руководства фракции. Я шепотом сообщала ему информацию в присутствии более чем сорока сенаторов, – говорила она. – Мне было очень неловко».