Короче: меньше слов – больше смысла - Джозеф Маккормак 14 стр.

И время здесь – не единственная преграда. Сотрудники конгресса проводят ясные и внятные брифинги в условиях пристального изучения со стороны других сенаторов и членов закрытого собрания. «Мне было очень сложно привыкнуть к тому, что требуется предоставлять информацию в любых условиях. Приходится заходить к руководителю в то время, когда он сидит на закрытом заседании руководства фракции. Я шепотом сообщала ему информацию в присутствии более чем сорока сенаторов, – говорила она. – Мне было очень неловко».

Но Кэти осознавала, как важно не позволить своему ощущению дискомфорта нарушить ход брифинга. Ваша аудитория рассчитывает, что вы будете сдержанным, надежным и оперативным источником ценной информации.

На одном из семинаров я просил участников выполнить упражнение активного слушателя, где нужно провести с человеком короткую беседу. На следующий день один из моих учеников рассказал, что звонил жене по мобильному телефону, но соединение внезапно исчезло. Перезвонив ей, он точно знал, о чем она говорила в тот момент, когда связь прервалась, поскольку активно слушал ее. А часто ли вы замечаете, что продолжаете говорить, хотя беседа прервалась?

Кэти также объясняет, как сотрудники конгресса должны приспосабливать свои брифинги к различной компетенции сенаторов. «Вам не нужно слишком вдаваться в подробности, – говорит она. – Они профессионалы. У них ни минуты свободной нет. У них можно обнаружить симптомы СДВ, поскольку именно так здесь работают». Кэти знает: если вы начнете приводить аудитории аргументы, которые для нее очевидны, то зря потеряете время. Поберегите силы и выкладывайте новую и самую важную информацию.

Она также подчеркивает важность внимательного слушания. Оно поможет определить, что ваша публика уже знает, а что нет. «Вам нужно разобраться, чего они хотят, а также какую информацию смогут воспринять. У них и так голова забита разными проблемами, поэтому постарайтесь не перегружать их», – уверена она. «Они настолько измотаны, что вам приходится напоминать им буквально обо всем – кто, что, когда, где и зачем».

У коллег Кэти всегда наготове карточки с тезисами, так называемые карточки-модули. У любого члена Республиканской партии была хотя бы одна такая карточка, где указывались общая цель и три пункта плана встречи. Сенаторы могли просто прятать подсказку о целях совещаний в карман пиджака. «Вам приходится сообщать только один важный тезис, – говорит она. – И здесь задача состоит в умении определить самый главный и убедительный аргумент для внутренних или внешних целей».

«Вы можете также оказать услугу аудитории, сократив вашу идею настолько, чтобы ее можно было записать на карточке размером с ладонь». По словам Кэти, «все дело в четкости. Вы должны быть очень заинтересованы в том, что делаете, и тщательно подготовиться. Но помимо этого, нужно уметь сделать шаг назад и отстраниться, чтобы не оказаться в плену иллюзий в ходе работы. Вы должны поставить себя на место другого человека, а не заботиться о том, насколько великолепной будет ваша речь».

Коротко говоря, передавайте значимую информацию в неформальной и понятной манере, используя как можно меньше слов.

• Очень просто потерять хладнокровие в неожиданных ситуациях, например между совещаниями или в напряженной обстановке. Держите себя в руках.

• Следите за тем, что вы говорите в неформальных беседах, оцените информацию, которой собираетесь поделиться. Есть отличный метод: если вы не хотите, чтобы руководитель нечаянно вас услышал, лучше промолчите.

• Укрепите свое умение быть кратким подготовкой и практикой.

Глава 17 Требуется мастер краткости

Коротко говоря, интервью – это полезная беседа, а не бесконечный монолог.

Не время на пустую болтовню

Даже самые подготовленные и опытные профессионалы нервничают на собеседовании. Краткость играет важнейшую роль в ходе интервью. Она помогает выделиться среди остальных претендентов, задавать толковые вопросы и внимательно слушать. Когда люди нервничают, они начинают много говорить. Если вы когда-либо проводили собеседование, то могли заметить, какой вздор они несут. Все это из желания рассказать о себе как можно больше.

Интервью – время контроля, дисциплинированности и внимания. Не сгущайте краски. Создайте положительное впечатление за первые пять минут. Используйте ситуацию и поддерживайте беседу. Согласно сведениям на бумаге, вы можете быть лучшим кандидатом в мире. Но если в жизни вы допустите невнимательность, то можете потерять то, над чем трудились.

Краткость – ваше оружие, и начинается всё с резюме. Приведите его в порядок, подчеркните свои достижения и рассмотрите их в увязке друг с другом. Не стоит отводить пять страниц на рассказ о своей работе и учебе. Напишите грамотное сопроводительное письмо, в котором указана причина, почему именно вы лучше всех подходите на эту должность.

Безработица – это постоянная проблема, особенно среди выпускников колледжей. По данным Дороти Далтон, международного эксперта в области управления талантами, в краткости кроется секрет успешного интервью. «Краткость демонстрирует ваше понимание того, что главная цель интервью – создание диалога, – говорит Далтон. – Именно краткость позволяет преодолеть нервное напряжение и придерживаться выбранной стратегии. Если вы последовательны, то продумываете свои ответы».

Успешные собеседования основываются на принципах BRIEF. Вы говорите кратко и по сути. Ваш потенциальный работодатель сразу понимает, кто вы, откуда родом и почему добились успеха. Вы можете быстро рассказать свою историю. Люди понимают, что вы и ваше резюме – одно и то же. Кроме того, можно построить интервью как приятную беседу, чтобы не было ощущения, будто вы выступаете с презентацией. Вы воспользовались временем на подготовку. Вы знаете, что в ходе собеседования нужно задавать правильные вопросы, потому что отметили те аспекты, которые имеют значение для представителей компании.

Никто не любит интервью. Зачастую сотрудники, которые его проводят, много говорят именно потому, что сами волнуются. Им тоже нужно быть краткими. Если они будут рассуждать меньше, задавать вопросы точнее и слушать внимательнее, то получат более полное представление о человеке, с которым провели собеседование. В этой главе рассмотрены ситуации, в которых краткость необходима, поскольку она поможет получить желанную работу или доказать, что должность принадлежит вам по праву.

Эффективный метод меньше говорить заключается в том, чтобы вести себя как журналист. Опытный корреспондент радиостанции Chicago Чарли Мейерсон советует рассматривать беседы как интервью: «Сделайте домашнюю работу. Продумайте заранее, чего хотите добиться, хотя часто даже на успешных собеседованиях не избежать неожиданностей. Будьте готовы к ответам, которые натолкнут вас на незапланированные вопросы».

Позвольте другим вести беседу

Вновь напомню: лаконичность играет важную роль в бизнесе, особенно в начале карьеры. В процессе интервью люди совершают похожие ошибки, стараясь быть краткими, причем это касается всех участников собеседования.

• Если одна картинка стоит тысячи слов, то представьте, как много можно сказать при помощи видео.

Мой друг Дуг Хиндерер – глава отдела по работе с персоналом в Национальной ассоциации риелторов. Более 20 лет он проработал руководителем организации, которая проводит сертификацию на звание риелтора профессиональных агентов в сфере недвижимости – официальную должность члена Национальной ассоциации.

За время своей работы он многое повидал. «Самая распространенная ошибка, которую делает соискатель, – это многословие, – утверждает он. – Опытный сотрудник, проводящий собеседование, прекрасно умеет молчать, [и поэтому] кандидаты чувствуют себя неловко, когда тот не задает никаких вопросов. Как правило, они решают взять дело в свои руки и болтают без умолку, совершая тем самым огромную ошибку».

По мнению Дуга, действуя таким образом, кандидат в конце концов либо сболтнет глупость, либо переборщит со сведениями о себе. «Когда я рассказываю людям, как правильно проводить собеседование, я советую представить себе теннисный матч. Сотрудник, проводящий интервью, должен правильно задать вопрос. Дайте ему ответить, убедитесь, что уточнений не последовало, и ждите следующий вопрос». Краткость в ходе интервью демонстрирует, что вы дисциплинированный работник и умеете работать в коллективе.

По мнению Дуга, действуя таким образом, кандидат в конце концов либо сболтнет глупость, либо переборщит со сведениями о себе. «Когда я рассказываю людям, как правильно проводить собеседование, я советую представить себе теннисный матч. Сотрудник, проводящий интервью, должен правильно задать вопрос. Дайте ему ответить, убедитесь, что уточнений не последовало, и ждите следующий вопрос». Краткость в ходе интервью демонстрирует, что вы дисциплинированный работник и умеете работать в коллективе.

Не упустите возможность получить работу

К сожалению, очень часто прекрасные кандидаты упускают идеальную возможность получить работу. Мой друг Том Эрнхардт, офицер объединенного командования специальными операциями в Форт-Брэгге, однажды беседовал с кандидатами на вакантную должность в своем подразделении. Среди прочих пришла женщина, имевшая отличные рекомендации от бывшего начальника Эрнхардта. Ее также поддерживали влиятельные офицеры подразделения.

Предварительный отбор закончился великолепно. Она выполнила серию психологических тестов, прошла тщательную проверку данных и тесты на физическую подготовку. Казалось бы, соблюдены все необходимые условия. Удача на ее стороне. Ей оставалось только пройти собеседование и приступить к работе. «Чтобы соблюсти правила, собеседование проводилось с двумя кандидатами – женщиной и мужчиной, хотя мы уже не сомневались, что возьмем ее на работу», – говорил Эрнхардт.

Женщина пришла на собеседование, и с самого начала все ее ответы были, по мнению Эрнхардта, очень достойными. А затем кто-то спросил ее: «Почему вы хотите работать именно здесь?» Она ответила: «Я считаю, что это станет полезным этапом на пути к руководящей должности». Ее ответ заставил Эрнхардта призадуматься. «Мы все призадумались, – говорил Эрнхардт. – И я задал вопрос: “Ведь вы находитесь в нашем подразделении, потому что хотите быть здесь, быть частью команды”?»

Неожиданный ответ кандидата вызвал новые вопросы. Чем больше комиссия спрашивала о причинах поступления на эту работу, тем больше женщина говорила о себе. «Это было словно движение по спирали, – рассказывал Эрнхардт. – Она поведала о своих амбициях. Как оказалось, через несколько лет она рассчитывала стать командиром батальона, поэтому текущую должность предполагала занимать не более двух лет. И самое удивительное – она даже не понимала, что совершает ошибку. Ее ответы вели к росту числа вопросов, а женщина восприняла это как интерес к своей персоне». Затем комиссия начала расспрашивать ее о должностях в Ираке и Афганистане. «В такой организации, как наша, худшее для кандидата – это когда начинают копаться в его прошлом, – сказал Эрнхардт. – Выяснилось, что она занимала только контролирующие должности, не связанные с работой на передовой. Мы выяснили, что никто никогда не назначал ее туда, где нужно было действительно демонстрировать свои навыки».

Это наглядный пример того, как кандидат провалил отличный шанс. «Она абсолютно неправильно истолковала действия комиссии, ее ничто не насторожило, и она была уверена, что мы крайне заинтересованы в ней, – говорил Эрнхардт. – Возможно, лучшее, что она могла сделать в тот момент, – просто замолчать, поскольку, говоря начистоту, работа была у нее уже в руках. Все, что ей нужно было, – это войти, но не взрывать в комнате гранату». В конце концов комиссия попросила ее подождать результатов в другой комнате. Ей сказали: «У нас есть еще один кандидат, и позже мы дадим вам знать о своем решении».

Кандидат-мужчина не был похож на человека, работающего под началом Эрнхардта. Но как только он начал отвечать на вопросы, стало очевидно: этот соискатель понимает и роль организации, и ее задачи намного лучше первого. «Ситуация кардинально поменялась, – рассказывал Эрнхардт. – Раньше со мной такого никогда не бывало: человек с отличными рекомендациями абсолютно не подошел, а кандидат, которому я намеревался отказать, поставил всё с ног на голову». Они взяли второго соискателя, и сейчас он возглавляет отдел.

Профессиональные бизнесмены могут многому научиться на этом примере. «В ходе беседы изучайте аудиторию, – говорит Эрнхардт. – Первый кандидат не осознавала, какие опытные офицеры присутствовали на собеседовании. Она не проявила ни капли заинтересованности, которой так ждало руководство. Она недооценила аудиторию и сказала много лишнего». Интервью не предполагают монолога, это всегда диалог. Научитесь его вести.

Коротко говоря, интервью – это полезная беседа, а не бесконечный монолог.

Независимо от того, какую сторону вы представляете на собеседовании, применяя принципы краткости, вы произведете впечатление профессионального, дисциплинированного и контролирующего себя члена команды. Вот несколько рекомендаций для подготовки к интервью.

Для кандидата:

• Тщательно подготовьтесь. Разработайте карту BRIEF, при помощи которой сможете объяснить, почему именно вы – наиболее квалифицированный сотрудник.

• Расскажите историю. Подготовьте несколько доказательств вашего успеха.

• Поддерживайте разговор. Внимательно слушайте, задавайте правильные вопросы и придерживайтесь равного диалога.

Для сотрудника, проводящего интервью:

• Внимательно слушайте. Обратите внимание, как «недосказанные 600 слов» кандидата могут проскочить мимо ушей во время разговора и как они его характеризуют, позитивно или негативно.

• Следите за правильной структурой вопросов. Самые важные задайте в середине собеседования, чтобы чувствовать себя увереннее и не торопиться в конце.

• Не торгуйтесь. Если видите, что перед вами отличный кандидат, не нужно расписывать преимущества вакансии.

Глава 18 У меня хорошие новости

Коротко говоря, краткий обмен хорошими новостями подчеркивает вашу успешность и заставляет окружающих ожидать услышать еще больше.

Платить в пользу краткости

Может показаться удивительным, что в книге, посвященной краткости, есть глава о том, как делиться хорошими новостями. Очевидно, что краткость – прерогатива плохих известий. Зачем лаконично говорить о хорошем?

Всем нравится слышать позитивную информацию. Но представьте, что ваша задача – придумать броский заголовок, а не сгущать краски. Когда вы делитесь историей успеха или достижениями, необходимо описать ситуацию в ярких красках. Именно в таких случаях правильный отбор данных гарантирует хорошее впечатление о вас и людям не будет казаться, что вы расхвастались.

Позвольте гениальности проявить себя

Представление идеи для нового продукта – отличный шанс поделиться хорошими новостями. Только будьте осторожны, не забудьте про ясность.

Брюс Смит – ведущий дизайнер всемирно известной компании по производству офисной мебели Steelcase. Проработав здесь 27 лет, Смит усвоил: если у вас есть отличная идея, это еще не значит, что ее воспримут другие. А когда группа дизайнеров пыталась создать лучший в линейке продукт с использованием новых технологий, например новое кресло Gesture, они вынуждены были убеждать руководство и делать это четко и быстро.

С учетом всех тестирований, которые проводятся для изготовления элегантных и удобных кресел, Смит и его команда столкнулись с массой проблем, которые свели на нет все их усилия. Число исследований, проведенных командой, поражает воображение. И все эти данные и отчеты важно было выразить в итоговой концепции. «В итоге мы смогли сосредоточиться на нескольких идеях как основных факторах задачи по проектированию, – говорил Смит. – Но сам процесс обработки идей, для того чтобы все правильно восприняли наши попытки, был ужасно запутанным, и другим сотрудникам было сложно нас понять».

Команда определила, что естественные позы, которые люди принимают во время работы, являются точным выражением нового стиля поведения. Поэтому специалисты начали отбирать и систематизировать тысячи фотографий людей во время работы с использованием современных технологий. В результате они разработали классификацию фотографий 30 поз людей на работе, которые «можно представить на одной странице». Смит сказал: «Мы могли бы долго рассказывать обо всех этих изменениях».

Они представили результаты в виде четкой схемы – диаграммы с изображением 30 различных поз. Они превратили хорошую идею в четкую картинку. «Все, что нам нужно было сказать, – это: “Технологии наряду с новой демографической ситуацией в области занятости изменяют наш стиль поведения, и вот результат – перечень 30 поз человека на рабочем месте”. И все всё поняли, – отметил Смит. – Это было потрясающе».