Короче: меньше слов – больше смысла - Джозеф Маккормак 16 стр.

Моя дочь Моника, учась на третьем курсе, проходила стажировку в Бразилии. Она работала в компании, которая очень напоминала такие фирмы, как Staples или OfficeMax. «Я поняла, насколько важно говорить меньше, а делать больше, вместо того чтобы раздавать несбыточные обещания и не оправдать ожиданий, – говорила она. – Я могла представлять себе все те задачи, которых хотела добиться, и говорить о них день напролет, но фактически выполняла только одну-две из них», – объясняла Моника.

Она понимала, что лучше меньше рассказывать о своих планах, но зато показать отличную работу. «Когда я начала так поступать, у меня появилось больше задач, ответственности и признания». Взяв на себя инициативу вместо пустой болтовни о своих планах, Моника добилась идеального соотношения «сказал – сделал». Если речь идет об отчете о проделанной работе, то лучше всего сразу приступить к сути дела. Просто скажите: «Вот что я делаю сейчас, а вот это я уже выполнил». И затем просто огласите результаты.

Готовьтесь быть бережливым и избавьтесь от пустых слов

Дэн Ариенс, CEO компании Ariens по производству газонокосилок и снегоуборочных машин, представил характеристику каждой модели оборудования и процессы управления ими всего на одной странице. На листе формата А4 он нарисовал картинку, включающую 10 этапов объяснения и немного комментариев к ним – вот и всё.

• Меньше – значит лучше!

В его компании используются методики «шесть сигм» и «бережливое производство», что помогает устранить бесполезные для организации затраты. Для Ариенса данный подход также означает «экономное общение».

«Неважно, оформляю ли я платежную ведомость, занимаюсь вопросами персонала или работаю в отделе сборки, – везде имеются рабочие инструкции, – говорит Ариенс. – Мы сократили их до одной страницы, где указано, что это стандартные действия, необходимые для оформления ведомости, расчета заработной платы или работы четвертой сборочной станции. Это очень краткие, последовательные и точные инструкции».

Если кто-то хочет изменить инструкцию, он должен уместить все свои комментарии на одной странице: «Нарисуйте схематическую картинку, напишите одно предложение. Я отдам это руководителю для утверждения. Затем инструкции обновляются, и мы меняем ход работы. Весь процесс может занять всего час, – говорит он. – Используйте картинки, простые слова и короткие предложения. Не стоит писать книгу о том, почему вы хотите изменить всего один пункт». Короткие предложения способствуют тому, что Ариенс постоянно в курсе всех событий.

«Я могу пройтись по предприятию и на любой производственной линии прочитать написанный вручную отчет о том, соответствует ли время ее работы запланированным показателям, – говорит Ариенс. – Правило с написанным вручную отчетом отлично работает. Это быстро и просто. Необходимость записать такие данные требует от человека четких знаний о работе каждого сборочного участка».

Ограничение объема рабочих инструкций до страницы помогает сотрудникам четко осознавать свои обязанности и что нужно сделать, чтобы это изменить. Ариенс также применяет собственную методику. «В офисе у меня есть листок для каждой стратегической инициативы, которую я хочу проявить. Он включает стратегию, основание и главную цель, причем текст каждого из этих положений не должен превышать одного-двух предложений».

Краткость – сила против невнимательности, посторонних помех, излишней информации и раздражительности. Одержите победу в этой схватке, окружив себя людьми, которые не только признают негативные последствия невнимательности, но и вооружены для борьбы с этим врагом.

Строгое соблюдение принципа краткости означает, что Ариенс не терпит непродуманных отчетов от подчиненных. Он жалуется, что совещания зачастую получаются слишком затянутыми, изобилующими звучными, но пустыми фразами, одинаковыми по смыслу. По его мнению, «это пустая трата времени». Он определяет неготовность к собранию по первой фразе выступления: «Все дело в последовательных и логичных инструкциях, а также в сфокусированности на проблеме».

Ариенс указывает на две основные ошибки, провоцирующие проблемы на совещаниях. «Если люди не уверены в своей позиции, они придумывают доводы прямо в ходе выступления, – объясняет он. – Они ищут согласных с ними людей и находят тех, кто кивает и поддакивает. Более уверенный в себе человек говорит сразу о главном», – считает он. Старайтесь уместить регламент совещания на одной странице – никому не интересно слышать пустую болтовню. Кроме того, Ариенс считает ошибкой офисной политики проведение бесконечных и бессмысленных собраний. «Люди хотят убедиться, что менеджеры всех уровней их услышат. Они думают, что будут влиять на мнение этих сотрудников и удерживать лидирующие позиции лишь потому, что взяли инициативу на совещании в свои руки».

Маркировка – это выделение определенного числа ключевых пунктов, которые вы хотите представить в вашем выступлении.

На заре моей карьеры одним из моих руководителей был профессиональный и скромный журналист, уже ушедший на отдых, – прекрасный пример для подражания. Пока мы занимались подготовкой клиентки к важному пресс-туру East Coast, он вместе со мной давал ей советы, как правильно провести следующие друг за другом интервью с основными информагентствами. Одна из ключевых рекомендаций гласила: любой репортер с самого начала интервью обращает внимание на то, насколько точно вы «разметили» текст речи.

Маркировка – это выделение нескольких ключевых идей. Мой руководитель рассказывал клиентке, как здорово было видеть выражение лица репортера, когда она сказала: «Три самых важных момента для вас – это…» Отличный способ привлечь внимание людей – представить информацию в виде краткого списка.

Выводы:

• Обеспечьте логичность и простоту. Тогда и вам, и вашей аудитории будет легче оставаться на верном пути.

• Гарантируйте сбалансированность и порядок. Существует четкое представление о том, как долго им нужно слушать и как вы развиваете тему.

• Удерживайте внимание. Публика остается заинтересованной, потому что она следит за ходом разговора, словно по главам в книге.

[28]

«Это очень раздражает. Хочется сказать: “Ладно, понял, понял” и спросить: “Мы можем идти дальше?” или “Может, послушаем кого-нибудь другого?”» И когда вы пытаетесь задать вопросы или уточнить данные, люди начинают путаться и все равно не дают вам нужную информацию. «Мой самый ценный ресурс – это время, – говорит Ариенс. – Если вы этого не понимаете, я расстраиваюсь».

Самый главный вопрос: что я здесь делаю?

На протяжении нескольких лет Джим Меткалф, CEO компании USG Corporation, требует от подчиненных заранее указывать цель проведения каждого собрания. «Однажды я возвращался после трудового дня, заполненного бесконечными совещаниями, и сетовал: “Сегодня я ничего толком и не сделал. Я не совершил ничего полезного. Я присутствовал на множестве заседаний, но половину времени, проведенного там, сидел и спрашивал себя: “Зачем я здесь нужен?”»

Меткалф пришел к выводу, что подчиненные тратили его время впустую, желая не получить разрешение, а просто проинформировать его о ситуации. Хотя все вопросы можно было решить по телефону, они настаивали на личной беседе. «Ненавижу совещания. Я люблю деловые встречи, а не говорильню». Он предпочитает непродолжительную беседу. Краткий отчет и никаких собраний – лучший для него вариант. Он рассчитывает на четкое обозначение цели в самом начале встречи, чтобы понять, будет ли она информативной или потребуется принимать решение.

«Я приветствую информацию объемом в одну страницу. Я не всегда воспринимаю эту страницу, потому что людям сложно подготовить ее правильно, – говорит он. – Если же страниц больше, я быстро теряю интерес. Текст объемом в страницу помогает контролировать время и серьезнее изучить вопросы, на которые учредитель хочет обратить мое внимание». На каждом совещании Меткалф задает один и тот же вопрос: «Зачем я здесь нужен?»

«Я сторонник того, чтобы совещания начинались вовремя и не выходили за повестку дня. Мне кажется, любое собрание не должно длиться больше часа, – продолжает он. – Если кто-то опаздывает, я закрываю дверь, либо пришедшему позже не достается стул». При проведении кратких совещаний нужен сотрудник, координирующий очередность выступлений. Меткалф обычно вмешивается, если кто-то нарушает регламент. Как только он считает, что услышал достаточно информации, он говорит спасибо, встает и уходит. Никто не имеет права отнимать у него больше времени, чем нужно. Вам надо либо быть лаконичным, либо уйти.

Меткалф пристально следит за временем, если кто-то заходит к нему в кабинет во время работы. Он начинает разговор, не приглашая человека присесть. «Если кто-то удобно расположился на стуле напротив вас, будьте готовы к тому, что вам расскажут о своем летнем отпуске, – говорит он. – Но находясь на своей территории, я предлагаю вести разговор стоя. Я подталкиваю человека к двери так, что он даже не осознает этого». Такой сугубо деловой подход посылает сигнал, что краткость – это часть любого бизнеса.

Коротко говоря, сократите свое сообщение для гарантии того, что публика останется довольна и будет интересоваться вами в дальнейшем.

Этим все сказано.

Часть четвертая Будем краткими Обобщение и план действий

Давайте не забывать о риске возврата к вредной привычке многословия. Поскольку вы нацелены на овладение техникой лаконичной коммуникации – того, чего так жаждут другие, – вам нужен план действий для достижения успеха. Вы уже поняли, зачем, как и когда нужна эффективная коммуникация, и я сформулировал некоторые советы (факты, подсказки и практический план действий), которые помогут вам ощутить всю силу принципа «меньше – значит лучше».

Ниже приведены некоторые принципы концепции BRIEF, которые нужно помнить, чтобы не сбиться с курса. Прочтите их и выберите те, что привлекут ваше внимание и окажут на вас непосредственное влияние.

1. Внимание! Управляйте своими «недосказанными 600 словами» (лишней в данный момент информацией, которой обладает каждый и которая может стать причиной нашей невнимательности). Это ваша обязанность.

А.-Факт. Все мы перегружены информацией и легко отвлекаемся.

Б.-Подсказка. Вы ответственны за управление вниманием других людей, то есть за то, как они слышат и понимают вас.

В.-План действий:

В течение пяти минут посмотрите телевизионное реалити-шоу и запишите на бумагу или при помощи диктофона все мысли, которые возникли у вас за это время за счет «недосказанных 600 слов».

В ходе ваших следующих бесед обратите внимание на то, когда и как «недосказанные 600 слов» собеседников прорываются (когда поток информации слишком велик).

2. Зачем, зачем, зачем? Быстро переходите к причине, а потом еще раз напомните о ней.

А.-Факт. «Зачем?» – самый важный вопрос, который часто упускается из виду при общении.

Б.-Подсказка. Люди никогда не поймут, о чем вы говорите, пока вы не назовете им важную причину для беседы.

В.-План действий:

• В следующий раз, когда вам будет необходимо отправить важное электронное сообщение, вначале сформулируйте в одном предложении причину его значимости и включите в текст письма.

• Настройте в уме звоночек, который будет напоминать, когда нужно сказать: «это важно, потому что…», «вот почему…» или «причина, по которой я говорю вам это, заключается в следующем…»

3. Составьте план. Перед публичным выступлением запишите речь на бумаге.

А.-Факт. План, которого вы будете придерживаться, должен быть предельно четким еще до начала выступления.

Б.-Подсказка. Составьте тезисы повествования, чтобы четко представлять, детали какого уровня включать в свою речь.

В.-План действий:

• Перед следующим важным телефонным разговором выделите три-четыре ключевые идеи, которыми хотите поделиться, и определите, как они связаны между собой. Во время звонка придерживайтесь плана разговора.

• В течение одного-трех месяцев носите с собой папку с бумажными копиями карт BRIEF и нарративных карт, которые сможете использовать.

• Изложите то, что вы узнали из этой книги, в виде схемы. По составленному плану расскажите кому-нибудь, чем и как она помогла вам.

4. Говорите заголовками. Выражайте мысли просто, прямо и кратко.

А.-Факт. Никому не хочется тратить лишнюю энергию, чтобы понять, что вы пытаетесь сказать.

Б.-Подсказка. Заранее сформулируйте заголовок, который наглядно проанонсирует то, что вы будете говорить. Этим же заголовком завершите свою речь.

В.-План действий:

• Во время чтения газеты или журнала обведите заголовки, которые привлекли ваше внимание, и опишите, почему они вам понравились.

• В следующий раз, когда вам зададут вопрос (например, «Как прошли выходные?»), выделите себе не больше 30 секунд на заголовок и еще столько же на его объяснение.

• Прочтите книгу Сэма Хорна Pop!: Stand Out in Any Crowd. Благодаря ей вы глубже вникнете в проблему и научитесь доходчиво формулировать идеи.

5. Выделяйте время на корректировку.

А.-Факт. Если вы о чем-то думаете, это не означает, что вы обязаны об этом говорить.

Б.-Подсказка. Когда появляется соблазн сказать первое, что приходит в голову, нужно себя сдерживать.

В.-План действий:

• Поговорите со своим коллегой или другом о его любимом фильме или книге. Отмечайте про себя, сколько подробностей можно было бы опустить. Обратите внимание на то, сколько вопросов у вас осталось после рассказа.

• Расскажите двум людям случай из своей жизни (о лучшем выступлении, на котором вам удалось побывать, или о том, как вы познакомились с лучшим другом, будущей женой). Одному сообщите все до малейших подробностей, а второй рассказ постройте на ключевых моментах.

• Зайдите в свой почтовый ящик или на YouTube и изучите первые попавшиеся двадцать списков. Обратите внимание, какие из них отмечены как «слишком длинные, не читал» (TL; DR) или «слишком длинные, не смотрел» (TL; DW).

6. Слушайте внимательно. Активное слушание крайне важно для поддержания связи с аудиторией.

А.-Факт. Тот, кто хочет эффективно общаться, должен быть прекрасным слушателем.

Б.-Подсказка. Если я буду внимательно слушать, то буду знать, что важно для других, и смогу управлять их вниманием.

В.-План действий:

• Задумайтесь, сможете ли вы запомнить три ключевых, по вашему мнению, момента после следующих трех встреч, которые вы посетите.

• Найдите короткий ролик YouTube с любой конференции TED (www.ted.com/talks) и составьте краткое описание услышанной информации, а также выводов, которые вы извлекли из услышанного.

7. Просто скажите «нет» (формату презентаций). Избегайте речей и монологов, ваша информация должна быть персональной, профессиональной и передана в разговорном стиле.

А.-Факт. Никому не хочется долго сидеть и слушать чужой монолог.

Б.-Подсказка. Активно вовлекайте слушателей в свое выступление, когда вам нужно сделать официальное сообщение.

В.-План действий:

• После выступления попросите слушателей зафиксировать три ключевых момента вашей речи и отдать вам записи. Сравните полученную информацию с вашей первоначальной картой.

• Если вы используете PowerPoint, проследите, чтобы хотя бы половина слайдов была достаточно наглядной, расскажите историю или забавный случай.

• Поищите на YouTube презентации по эффективности коммуникации и выберите ту, которая покажется вам особенно длинной и неинтересной. Посмотрите ее до конца, чтобы ощутить, насколько это неприятно.

8. Используйте силу троек. Для сохранения порядка, концентрации внимания и сбалансированности разделите информацию на группы по элементам.

А.-Факт. В ирландских анекдотах действие всегда происходит в баре и участвуют всегда трое. На то есть причина.

Б.-Подсказка. Управлять вниманием слушателей значит предоставлять им меньше такой информации, которую нужно обрабатывать.

В.-План действий:

• Найдите в интернете анекдот с участием трех персонажей, который вам понравится. Расскажите его трем своим знакомым.

• Вспомните три самых памятных момента, которые произошли с вами во время отпуска или выходных. Запишите их и расскажите, когда вас об этом попросят.

9. Сокращайте наполовину. Сколько бы времени у вас ни было, всегда сокращайте его.

А.-Факт. Занятые люди замечают, если собрания заканчиваются раньше и вы оставляете время на обратную связь.

Б.-Подсказка. Нужно тратить меньше времени, выделенного вам, и обращать внимание на то, чтобы результат остался тем же.

В.-План действий:

• В следующий раз постарайтесь сделать свое выступление в два раза короче отведенного вам времени – но говорите без спешки.

• Снова зайдите в свою электронную почту, в папку «Отправленные». Найдите любое свое длинное письмо. Отредактируйте его, сократив вдвое.