Короче: меньше слов – больше смысла - Джозеф Маккормак 3 стр.

Новая реальность: нет времени для долгих умозаключений

Такова нынешняя реальность. В ней неприемлемы долгие умозаключения, приводящие к глубоким выводам. Сейчас для эффективного взаимодействия нужно уметь говорить заголовками и сразу же захватывать внимание публики.

Приведу пример из жизни. Старшему вице-президенту по корпоративным коммуникациям, который проводил организационные преобразования в компании, пришлось в течение года взаимодействовать с двумя CEO и советом директоров и решать вопросы колоссальной важности. Характер работы вице-президента заметно менялся, и ему приходилось постоянно приспосабливаться. И совет директоров, и лидеры отрасли, и общественные деятели испытывали его на прочность и часто выказывали нетерпение.

Из наших бесед стало ясно, что вопрос о стратегических связях имел первостепенное значение. Ему остро не хватало времени, потому что надо было формулировать четкие и актуальные сообщения для тех, кто не желал вникать в детали. У всех ключевых игроков имелись вопросы, все ждали немедленных ответов. Члены совета директоров были очень нетерпеливы. Они пытались охватить своим вниманием и компанию, где работал этот вице-президент, и другие организации, которыми они сами руководили или где консультировали. Он пояснил, что считает их знания обширными, но чересчур поверхностными.

«Каждое выступление моих сотрудников проходит одинаково: члены совета директоров проверяют свои смартфоны, извиняясь за телефонные звонки, или пустыми глазами глядят в пространство, – жаловался он. – Я понял, что нам нужно сразу приступать к сути, максимально сократив время общения, или нашей компании будет нанесен серьезный ущерб».

«Как инвесторы они не были заинтересованы в постепенном раскрытии информации. Нам нужно было найти способ преодолеть их невнимательность, отсутствие интереса и нетерпеливость, то есть взаимодействовать с ними быстро. Это наш новый стандарт поведения и наша новая реальность», – рассказал он.

«Как же вы приспосабливались, – спросил я, – учитывая, что новый стандарт краткости приходит с осознанием того, что того запаса времени и внимания, которые были у вас раньше, больше нет?»

«В моем новом мире больше нет такого количества времени, какое было прежде. Мы должны сообщать главное как можно быстрее. Если не делать этого, ключевые игроки примут решения за нас», – сказал он.

Занятые люди быстро теряют терпение, если их коллеги и подчиненные не могут быстро изложить суть дела. Когда ваш день до отказа заполнен сотнями электронных писем и встреч, у вас нет времени слушать пустую болтовню.

В их мире, как, вероятно, и в вашем, краткость – новое негласное правило.

Проверьте себя

В какой момент эффективнее всего начинать попытки достучаться до аудитории? Ниже приведено несколько вопросов, которые можно применить для оценки своего умения пользоваться этим важным навыком. Обдумайте, хорошо ли вы и ваша организация выполняете следующие задания.

Оценка краткости

1. Могу ли я, слушая в течение часа ценную, но сложную для понимания информацию, обобщить ее в двухминутном сообщении?

2. Удается ли мне сказать главное в первых пяти строчках электронного письма?

3. Можно ли сказать, что мои презентации в PowerPoint содержат не более 10 слайдов с большим количеством изображений и небольшим количеством текста?

4. Умею ли я преобразовывать сложные идеи в простые истории, аналогии или забавные случаи?

5. Умею ли я профессионально создавать заголовки?

6. Умею ли я говорить просто, четко и лаконично, а не на корпоративном жаргоне, сбивающем с толку?

7. Улавливаю ли я тот момент, когда теряю внимание аудитории?

В следующих главах мы рассмотрим, как усовершенствовать эти навыки и когда их использовать.

Новый профессиональный стандарт

Это абсолютно новый мир. Вы и ваша компания собираетесь выделиться на общем фоне и привлечь чье-то внимание. Вы хотите запомниться. Старайтесь заинтересовать окружающих своими идеями. Все остальные будут позади. Настало время обратить отрицательное влияние дефицита внимания себе на пользу. Бережливая коммуникация – ваше новое преимущество.

Коротко говоря, в современном мире с переизбытком информации и внешних раздражителей, где люди невнимательны и нетерпеливы, нужно сообщать главное до того, как аудитория начнет отвлекаться.

Глава 3 Почему вы боретесь скраткостью: семь смертных грехов

Коротко говоря, освоить правила краткости трудно. Потому что есть семь малозаметных, совершаемых бессознательно «смертных грехов», которые могут в этом помешать.

Почему это так трудно

Почему бы в свой набор инструментов наряду с пунктуальностью и аккуратным почерком не добавить краткость? Нет ни одной причины, по которой человеку трудно быть лаконичным. Любовь к разговорам кажется логичной, но на самом деле это один из семи ключевых факторов, которые могут стать смертельно опасными, если их не контролировать.

С какими из них вы боретесь? Отвечайте честно, потому что наверняка некоторые из них вам присущи.

1. Трусость. «Я боюсь, что мне трудно это выразить. На этот счет есть множество точек зрения». Займите твердую позицию и откровенно скажите то, что думаете.

2. Уверенность. «Я знаю предмет настолько хорошо, что мог бы говорить о нем часами». Сэкономьте наше время и не говорите.

3. Бессердечность. «Это займет всего минуту…» В самом деле? Разве вы не видите, как я занят? Если вы не уважаете время других людей, минута превращается в час.

4. Спокойствие. «Как только я начинаю говорить, я успокаиваюсь, и меня уже не остановить». Вы можете взять себя в руки и нажать кнопку «Стоп»?

5. Неразбериха. «Потерпите. Это просто мысли вслух». Если в вашей голове каша, зачем делиться ею с другими?

6. Сложность. «Это действительно сложная проблема. Ее нельзя объяснить просто». Но ваша задача – облегчить для нас ее понимание.

7. Небрежность. «Я сказал это вслух?» Именно так. В следующий раз думайте, прежде чем что-то сказать.

Недостаточно просто понять необходимость краткости. Нужно пойти дальше и выяснить, почему вам так сложно добраться до сути. Краткость – это привычка. Для ее формирования сверяйтесь со списком пороков. Сравните свою ситуацию с описанными ниже примерами и решите, в каких случаях речь о вас.

1. Трусость

• Проблема. Вы прячетесь за пустыми словами и не осмеливаетесь четко высказать свою позицию. Вы опасаетесь, что кто-то поставит под сомнение вашу правоту или не согласится с вами, поэтому используете жаргонные словечки или сленг и всегда идете по пути наименьшего сопротивления.

• Пример. Вы работаете в международной производственной компании и специализируетесь на логистике каналов поставок. Это сложный бизнес с множеством подводных камней, напряженных ситуаций и с постоянными изменениями. Во время выступления вы обрушиваете на зрителей груду слайдов в PowerPoint и без умолку сыплете жаргонными терминами, которые приводят менеджеров в замешательство: «Что он сказал?»

• Последствия. Ваша команда не знает, как распорядиться предлагаемыми вами оценками и указаниями, подсознательно ставя под сомнение ваши лидерские способности. «Что же вы в конце концов рекомендуете, каков план наступления?» Когда на передовой появится кто-то более смелый и понятный, вы отойдете на второй план.

2. Уверенность

• Проблема. Вы всезнайка и, к сожалению, не можете удержаться от стремления объяснить любую, даже самую незначительную деталь. Можно смело утверждать, что вы педант. Вы уверены, что сможете провести урок по своей любимой теме для целого класса.

• Пример. Вы специалист узкого профиля – по безопасности в интернете. Это тема ваших книг, докладов, блога, и вас часто приглашают выступить. К сожалению, эти выступления длинны, скучны и переполнены техническими подробностями. Даже рассказанные вами истории не увлекают, а электронные письма похожи на диссертации.

• Последствия. Люди не любят с вами разговаривать, потому что вас практически невозможно остановить. Вы умный человек, но не признаете свой недостаток. Адресаты игнорируют или даже удаляют ваши электронные письма. Узкоспециализированные знания в сочетании с говорливостью мешают вашему карьерному росту.

3. Бессердечность

• Проблема. Вы эгоистичны и не уважаете других. Даже если вы торопитесь, время замирает, когда вы берете слово. Задавая вопрос «Есть минутка?», вы подразумеваете, что будете говорить бесконечно.

3. Бессердечность

• Проблема. Вы эгоистичны и не уважаете других. Даже если вы торопитесь, время замирает, когда вы берете слово. Задавая вопрос «Есть минутка?», вы подразумеваете, что будете говорить бесконечно.

• Пример. Вы подходите к коллеге (у которого вот-вот наступит срок сдачи работы), чтобы расспросить его о проекте, над которым трудитесь. Вы внимательно заглядываете ему в глаза, устанавливая зрительный контакт. Он вынужден отложить все дела и слушать. А вам и в голову не приходит, что вы его задерживаете. В душе он кипит от злости, так как считает вас эгоистом, думающим только о себе.

• Последствия. Когда люди видят, что вы не уважаете их время, они перестают уважать вас.

По словам эксперта по СМИ Дэна Бродена, один из лучших моментов остановиться – тогда, когда вы получили четкий ответ на волнующий вас вопрос, который вы хотели бы еще обсудить. Замолчите вовремя, позвольте слушателю обдумать ваши слова и предложить дальнейшее обсуждение темы. Назовем это разрешенной паузой.

4. Спокойствие

• Проблема. Вы позволяете себе излишнюю многословность в разговоре со знакомыми. Такая фамильярность ведет к презрительному отношению к собеседнику и недостатку краткости. Вы используете двойные стандарты: со значительными людьми вы лаконичны, а с теми, кого хорошо знаете, не в меру болтливы.

• Пример. Пятница, конец рабочего дня. Вы сталкиваетесь со своим руководителем, возвращающимся с встречи. Он из вежливости интересуется вашими планами на выходные, а у вас их множество. В середине вашего пятнадцати минутного монолога начальник задумывается: «Может, мне не надо было спрашивать? Или следовало выбрать другую дорогу?»

• Последствия. Разговору о погоде – свое время и место. Всегда стоит помнить: то, что интересно для вас, может оказаться настоящей пыткой для слушателей. Ко всем нужно относиться одинаково. Мы занятые люди и ждем от вас лаконичности.

5. Неразбериха

• Проблема. Вы предпочитаете думать вслух, если вам не вполне понятен предмет ваших размышлений. Это большая ошибка. Когда мысли только зарождаются, они, как правило, беспорядочны и неопределенны. И это нормально, но только до тех пор, пока вы не начнете демонстрировать их окружающим.

• Пример. Вы руководитель в строительной фирме. Вам нравится генерировать идеи в процессе мозгового штурма. Не все они попадают в точку, но вы увлечены творческим процессом. Не в силах сдерживать восторг, вы описываете очередной великий прорыв. Окружающие молча слушают, как ваши мысли растекаются по древу и запутываются в трех соснах.

• Последствия. Даже если ваша мысль только формируется, люди оценивают вас и ваши способности. Нужно тщательно выбирать, когда, где и с кем думать вслух.

6. Сложность

• Проблема. Вы твердо убеждены: некоторые вещи настолько сложны, что их невозможно упростить. Хотя весь мир высоко ценит людей, которые умеют излагать непростые идеи простым языком.

• Пример. Звонит клиент, чтобы уточнить сроки доставки заказа, который выполняется с опозданием. Вы в курсе всех проблем, тормозящих проект, и даете многословный ответ, чтобы оправдать неожиданную задержку. Ваш собеседник очень недоволен. Теперь он еще и обеспокоен, не возникнет ли проблем с качеством, если процесс производства такой же запутанный, как и объяснения представителя отдела обслуживания клиентов.

• Последствия. Когда люди ждут простого ответа, нужно его дать. Не получив желаемого, они потеряют терпение и доверие.

7. Небрежность

• Проблема. Зачастую вы неаккуратны в подборе слов. Ваши мысли и слова путаются, а собеседникам остается только гадать, что вы хотели сказать, и испытывать раздражение от невозможности вас понять.

• Пример. Вы только что вернулись после встречи с ценным клиентом и хотите поговорить со своим руководителем о статусе нового контракта, поэтому звоните ему поздним вечером. Вы не ожидали, что придется оставлять голосовое сообщение, поэтому оно получилось очень пространным. Вы понимаете, что это не лучший выход, но надеетесь все прояснить завтра. Вы даже отправляете руководителю электронное письмо (такое же длинное). В тот же вечер ваш адресат проверяет свою голосовую и электронную почту и начинает сомневаться в вашей способности общаться с клиентами.

• Последствия. Ваша умственная и словесная лень заставляет руководителя задуматься над тем, готовы ли вы к следующему заданию и подходите ли для этой работы.

При профессиональном взаимодействии нужно придерживаться самых высоких стандартов и прежде всего думать о том, сообщаете ли вы главное.

Меняться должны вы сами. Не ждите, что другие готовы мириться с семью вашими «смертными грехами». Не забывайте о них, чтобы научиться быть бережливым собеседником и мастером краткости. Это даст вам возможность быстро измениться, что приведет к высоким результатам в профессиональном общении.

Коротко говоря, освоить правила краткости трудно. Потому что есть семь малозаметных, совершаемых бессознательно «смертных грехов», которые могут в этом помешать.

Глава 4 «Большой взрыв» краткости

Коротко говоря, будьте дисциплинированны, вежливы и хорошо подготовлены, и клиенты скажут вам спасибо.

История успеха

Умение кратко выражать свои мысли – не обязательно следствие личного негативного опыта руководителя. Бывают такие истории успеха, которые сразу влияют на планы занятых людей. Приведу пример.

Эдна, финансовый директор компании, рассказала мне об удачном опыте работы с одной из консультационных фирм. Она руководитель высшего звена, работает в напряженном темпе и ежедневно обрабатывает массу информации: проверяет электронную почту, отвечает на телефонные звонки и вопросы сотрудников. Она крайне востребована, потому что обладает способностью обрабатывать большой объем данных и принимать быстрые решения. Но, как и многие из нас, Эдна легко отвлекается. Она заводится с полуоборота и всегда стремится довести дело до конца. Чтобы добиться ее одобрения, нужно завладеть ее вниманием. Она типичный современный руководитель.

Удалите из своего рассказа ненужные подробности.

Чтобы проверить способность участников тренингов исключать ненужную информацию, я использую такое упражнение: прошу представить, что сейчас решающий момент в их профессиональной деятельности. На подготовку трехминутной презентации я даю им 10–15 минут. Многие слушатели волнуются, выбирая информацию, которой хотят поделиться.

Потом я прошу их провести презентацию для партнера, который слушает, делает пометки и сообщает свою версию (длительностью не больше минуты) выступления остальным участникам группы. В презентации детали 1-го уровня – самые важные, детали 2-го уровня придают процессу изюминку, но не затягивают его, а детали 3-го уровня – скорее отягощают.

Такое задание заставляет слушателей вносить корректировки. Чтобы сообщить главное за минуту, нужны только детали 1-го и 2-го уровней.

Возможные последствия:

• Обеспечьте мгновенное понимание. Люди благодарны, когда для восприятия сути информации от них требуется меньше времени и энергии.

• Определите, что вам мешает. Чтобы избавиться от ненужных деталей, требуется внимательность и осознание того, что здесь лишнее.

• Живите по принципу «меньше – значит лучше». Когда вам нужно сократить текст выступления, трудно решить, что убрать, а что оставить. Помните о том, что действительно важно для людей.

«Все мои встречи похожи друг на друга. Мы садимся, знакомимся, просматриваем презентацию в PowerPoint, потом мне начинают приходить сообщения и происходят заминки, мои собеседники тем временем проверяют свои телефоны, я – почту, участники то включаются в ход обсуждения, то отвлекаются от него, – говорит она. – И вот однажды я была абсолютно поражена тем, как моя консультационная фирма приспособилась к новой реальности. Первое, что они сделали, – предложили очень убедительные и четкие выводы. Все данные оказались у меня перед глазами, не было никаких долгих вступлений. Они с ходу определили направление улучшений: “Вот что мы выяснили и вот что, по нашему мнению, нужно сделать”, – объясняет Эдна. – Все это заняло пять-десять минут. Им был выделен час, но они предположили, что все самое важное нужно сообщить в первые же минуты встречи. Не откладывая дела в долгий ящик, они обрисовали основное направление», – рассказывает она.