В условиях аврала лично я всегда вспоминаю, что человек как личность растет именно в стрессовых ситуациях, поэтому нужно воспринимать такие моменты как вызов, который способен поднять вас на новый уровень, преподать новый опыт. Ведь каждый из нас может вспомнить ситуации в своей работе, когда то, что раньше ему казалось авралом, сейчас может быть решено гораздо быстрее и качественнее.
Как правило, стрессовые, авральные ситуации возникают нечасто, имеют цикличный характер: квартальный отчет, форум, совещания и т. д. Поэтому по возможности нужно уметь предвидеть подобные ситуации и быть готовым к ним. “Руководить – значит предвидеть”. Если же аврал имеет систематический характер, то нужно посмотреть, правильно ли вы организовали свою работу».
Напишите нам на [email protected] и получите бесплатно комплект электронных материалов, полезных для настройки личного контроля поручений и гибкой системы личного планирования. В поле «Тема» сделайте пометку «Книга Госслужба: запрос материалов»; в тексте письма укажите ФИО, должность, организацию, город, мобильный телефон и e-mail.
Отчет Минэкономразвития об исполнении одной из дорожных карт. С такими объемными документами многим чиновникам приходится работать ежедневно.
Публикуется с любезного разрешения Агентства стратегических инициатив.
Планирование в условиях изменений
У госслужащего в среднем больше руководителей, чем у сотрудника бизнес-организации, и эти руководители нередко более директивны в своем планировании. Поэтому чиновника могут вызывать одновременно на несколько совещаний, сбивая ему спланированный рабочий график. При этом в госорганах в среднем меньше, чем в бизнесе, распространена хорошая практика сверяться с календарями подчиненных, прежде чем приглашать их на какое-либо совещание, особенно выездное.
Поэтому один из ключевых факторов выживания для госслужащего – гибкое планирование. Оно предполагает значительные – не менее 30–40 процентов рабочего времени – резервы на непредвиденное в плане рабочего дня. Полезно также проактивно относиться к внешним событиям – уточнять, состоятся ли запланированные совещания именно в то время и в том составе участников, как предполагалось. Ведь секретари высоких руководителей далеко не всегда успевают предупредить всех участников совещания об изменениях.
«Большинство командующих проигрывают битву, еще не выходя на поле боя, – объяснял Гай Марий юному Цезарю. – Конечно же, ты должен наметить план того, что намерен сделать, на куске пергамента ночью накануне сражения в своем командном шатре, но не рассматривай этот план как жесткое руководство к действиям.
Всегда помни: что бы ты ни планировал и как бы ни был сложен твой план, будь готов изменить его в одно мгновение ока! И вот еще одно жемчужное зерно мудрости, мальчик. Составляй план как можно проще. Простые планы работают всегда лучше, чем тактические монстры, потому что ты, полководец, не можешь осуществить свой план, не воспользовавшись цепочкой команд. И эта цепочка команд становится тем слабее, чем ниже и дальше от командира она тянется»[10].
Естественно, эффективное планирование дня невозможно без наличия четких целей на долгосрочные и среднесрочные периоды – год, месяц, неделю… Как выстроить систему долгосрочных целей и направить повседневные планы на достижение этих целей, описано в главах «Целеполагание» и «Планирование» в книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»[11].
Юрий Афанасьевич Чайка, министр правительства Хабаровского края:
«На год я планирую и в состоянии вести пять-шесть масштабных приоритетных задач одновременно. Новые “вводные” стараюсь прогонять через призму этих задач. Периодически необходимо встряхиваться и возвращаться к запланированному, проходит своеобразная корректировка».
Бумажные ежедневники
Несмотря на распространенность различных программных продуктов для управления задачами, бумажный ежедневник по-прежнему является эффективным и надежным инструментом, который многие госслужащие используют для повседневного планирования.
Ежедневники, в отличие от программных продуктов, хороши эмоциональностью, материальностью, «кинестетичностью», недостижимыми в электронном виде. Некоторые руководители просматривают вечером или утром электронный планировщик и формируют из него «бумажный» план на день в ежедневнике. Другие распечатывают дневное расписание из электронного планировщика и делают на нем пометки в течение рабочего дня, вечером актуализируя электронную информацию.
Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:
«У меня есть таблица Excel, в которой перечислены все долгосрочные задачи, а временные отрезки – по полмесяца до конца года. За каждой закреплен конкретный человек. Для каждого сегмента я пишу, что планируется сделать, а также красным цветом – важный этап, например внесение проекта законодательного акта в Правительство России.
Регулярно – раз в неделю, иногда реже по отдельным проектам – я сверяю с исполнителями соблюдение сроков. Если понимаю, что отставание вызвано необъективными причинами, то принимаю меры для того, чтобы догнать сроки. Благодаря этому долгосрочные задачи реализуются не в последние месяц или, упаси боже, неделю, а постепенно и согласно графику.
Для краткосрочных задач, со сроком от одного дня до недели, я использую ежедневник. Получил задачу – сразу назначил исполнителя либо выполнил задачу сам».
Электронные планировщики
Существуют тысячи программных продуктов для планирования времени и управления задачами. В большинстве государственных органов для корпоративного тайм-менеджмента используются два основных решения: Microsoft Outlook либо IBM Lotus Notes. В них есть все необходимое для эффективного личного и командного тайм-менеджмента: календари, в том числе возможность видеть календари коллег, подчиненных; задачи, которые можно группировать по тематическим категориям, срокам, исполнителям; контакты.
В последнее время в связи с актуальностью вопроса импортозамещения некоторые госорганы переходят на отечественные программные продукты, которые решают задачи корпоративного тайм-менеджмента. Как весьма работоспособную и при этом экономичную с точки зрения бюджетных затрат платформу, внедренную в ряде госорганов, упомянем «Битрикс», сертифицированную компетентными российскими силовыми структурами на соответствие требованиям информационной безопасности.
Стоит отметить, что у «Битрикс» есть облачная реализация, «Битрикс24», имеющая в том числе бесплатный тарифный план для небольших команд. Некоторые руководители среднего звена в госорганах заводят себе и своим подчиненным такие облака для легкого и быстрого управления проектами и задачами. Это решение также удобно для различных рабочих групп, комитетов и т. п., куда входят сотрудники разных ведомств. Разумеется, в таких облачных решениях не стоит обмениваться конфиденциальной информацией.
Внедряя корпоративный стандарт тайм-менеджмента в администрации одного из российских регионов, мы обнаружили парадоксальную ситуацию. Политика информационной безопасности была настолько жесткой, а применяемые ИТ-инструменты настолько негибкими и неудобными, что заместители губернатора вели свои календари и обменивались документами, в том числе конфиденциальными, в Gmail, на радость всем разведкам мира. Хотя при должной квалификации ИТ-службы стандартные корпоративные Outlook или Lotus могут прекрасно сочетать удобство удаленной работы с требованиями информационной безопасности. Кстати, в Государственной думе обсуждалась инициатива – запретить госслужащим пользоваться заграничными облачными сервисами, но законом она не стала.
Участие в совещаниях
Значительную часть рабочего дня многих чиновников занимает участие в самых разнообразных совещаниях. К сожалению, на них часто приглашают весьма широкий круг участников для решения столь же широкого круга вопросов. Получается, что нередко ради 10–20 минут, которые касаются круга задач приглашенного, ему нужно провести пару часов на совещании плюс, весьма возможно, потратить время в ожидании.
Материалы к рабочему совещанию у федерального министра. Подготовка таких материалов, отсечение всего лишнего, логичное структурирование необходимого – важная компетенция аппаратных работников.
Публикуется с любезного разрешения Агентства стратегических инициатив.
Опытные чиновники дают несколько рекомендаций по эффективной работе на совещаниях.
1. Всегда готовиться глубже и шире, чем требуют формально заявленные вопросы повестки. Владеть ситуацией по неожиданно возникшим вопросам – хорошее свидетельство профессионализма.
2. Заранее продумывать вопросы, которые можно затронуть и решить в кулуарах. Совещания далеко не всегда начинаются вовремя, и минуты ожидания – прекрасная возможность завести новое полезное знакомство или решить какие-то вопросы с уже знакомыми участниками совещания.
3. Иметь с собой в бумажном или электронном виде рабочие материалы, которыми можно позаниматься в минуты ожидания.
Игорь Александрович Бухлаев, глава администрации, г. Лермонтов:
«Мой метод работы с совещаниями по “неудобным” вопросам – заранее определить сложные, неудобные вопросы и сработать на опережение; провести совещание по менее значительным вопросам и на этом совещании провести предварительную подготовку к решению неудобных вопросов. Желательно привлечь возможных оппонентов на свою сторону или подтолкнуть их к проявлению инициативы решения этих вопросов. И уже на следующем совещании официально ставить на повестку “неудобные” вопросы».
Один из первых госслужащих – читателей книги:
«На особенно важные совещания в Администрации Президента, Правительстве РФ и т. д. довольно сложно пронести ноутбук, это требует отдельных трудоемких согласований. Однако айпады пропускают беспрепятственно. Поэтому я перешел на ноутбук-трансформер, экран которого можно вынуть и превратить в планшет, а клавиатуру оставить в машине. Сотрудники Федеральной службы охраны пропускают этот планшет беспрепятственно, приравнивая к айпаду. Я же имею с собой привычную рабочую среду с Windows и всеми необходимыми файлами. Это позволяет и легче “поднять” дополнительные материалы на совещании, и эффективно заполнить минуты ожидания плодотворной работой».
Организация и проведение совещаний
Совещания – одна из серьезнейших тайм-менеджерских проблем для любого госслужащего. На госслужбе значительно чаще, чем в бизнесе, можно встретить затянутые совещания с явно избыточным кругом приглашенных.
Опытные аппаратчики, руководители подразделений, отвечающих за подготовку совещаний высших руководителей, рекомендуют несколько простых приемов, повышающих эффективность совещаний.
1. Повестку, список вопросов к совещанию, упорядочивать по убыванию приоритетности вопросов. Тогда лучшее время и силы будут потрачены на главные вопросы.
2. Позаботиться о том, чтобы участники совещания получили повестку и рабочие материалы заблаговременно. Следить за реалистичностью объема материалов.
3. Обязательно протоколировать совещание, даже если этого формально не требуется. Однако не обязательно создавать протокол в виде тяжелого многословного документа. Самый простой протокол – это краткий e-mail, «резюмирующее письмо» со списком решений совещания, разосланное всем участникам.
Из современных техник управления совещаниями, крайне редко применяемых в госорганах, отметим выведение протокола совещания на экран, чтобы его все видели, – так формируется общее однозначное понимание принятых решений. Также гораздо реже, чем в бизнес-организациях, используются доски или флипчарты, на которых можно рисовать фломастером схемы, картинки и т. п.
Один из важнейших аспектов планирования совещания – оценка: нужно ли оно именно в формате совещания и именно в таком составе? Можно ли обойтись видеоконференцией? Или, возможно, достаточно нескольких писем и кратких телефонных разговоров? Можно ли обойтись меньшим количеством участников? Или сгруппировать вопросы так, чтобы отпускать «уже не нужных» участников по ходу совещания?
Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:
«Для сокращения количества совещаний очень полезно использование мессенджеров – whatsapp, viber и т. д. Ими пользуются многие госслужащие, от вице-премьеров и министров до рядовых сотрудников. Мы в рамках нашего департамента также активно пользуемся whatsapp. Например, иногда вместо совещаний создаем чаты по конкретным темам-задачам, по выполнении задачи чат удаляется. Получается удобнее и быстрее, чем почта, и позволяет общаться более эмоционально и свободно, зачастую с юмором, что не приветствуется в формате почты.
Кроме того, часто использую whatsapp, сидя на совещаниях с руководством. Очень удобно: совещание еще идет, а вы уже даете поручения (подготовка письма, уточнение информации, запрос информации…) или запрашиваете нужные материалы (сканы, номера писем, контакты кого-либо и т. д.). Для этого есть постоянный чат с самыми надежными коллегами-друзьями».
Регламент ведения заседаний Государственного Совета. Параграф 87, об обязанности председательствующего контролировать соблюдение повестки заседания выступающими, не потерял актуальности до сих пор.
«Учреждение Государственного совета», С.-Петербург, 1901.
Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:
«Если я провожу совещание сам, то обязательно перед началом готовлюсь, восстанавливаю те аспекты, которые мог забыть. На совещании я должен не читать с листа, а понимать картину. Бумага нужна для деталей. Кроме того, важно понимать цель совещания и роль присутствующих. Свои совещания стараюсь проводить быстро и по существу, а в конце всегда подводить итоги. При необходимости сделаем и протокол, чтобы участники не забыли, о чем договорились.
Всегда полезны уместные шутки. Мне нравится, когда между делом люди на совещаниях смеются над хорошей шуткой. Это разряжает обстановку и делает обсуждение более легким.
Когда мы занимаемся подготовкой совещаний у руководства, то наша задача – убедиться, что все пришедшие имеют одинаковые материалы, актуальные версии документов. Важна и техническая сторона: таблички с именами участников расставлены на правильных местах; повестка и рабочие материалы распечатаны; список участников актуален».
Работа с электронной почтой
К счастью, в последние годы в государственных органах электронная почта используется все активнее. Действительно, часто электронное письмо «в рабочем порядке» оказывается более быстрым и эффективным, чем отправка официального документа по формальным каналам. Но у этого явления есть и обратная сторона: почты становится все больше, в ней все легче «утонуть».
Евгений Петрович Стружак, первый заместитель руководителя департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы:
«Рекомендую выделять в течение дня определенное время для работы с почтой. При этом научиться сортировать письма, выделять те из них, которые требуют первоочередной обработки. Далее – определить письма, ответ на которые может быть направлен в течение нескольких дней, и запланировать дату и час, когда вы сможете к ним вернуться».
Существует несколько простых рекомендаций, касающихся работы с электронной почтой.
1. Значимые устные договоренности после встреч, телефонных разговоров и т. п. фиксировать кратким «резюмирующим письмом». Времени это занимает немного, зато исключает разночтения и конфликты в будущем. Кроме того, письмо легко превратить в задачу и поставить на контроль в личной системе контроля задач.
2. Следить за актуальностью поля «Тема», его соответствием сути письма. В темах использовать ключевые слова – названия проектов, контрагентов и т. п. – в именительном падеже. Это существенно облегчает поиск нужных писем, их фильтрацию и сортировку.
3. Внятно обозначать, что именно требуется от адресата. Например, письмо с темой «К сведению», пустым содержанием и приложенной служебной запиской на 20 мегабайт вряд ли обрадует получателя.
4. Обращаясь к руководителям, формулировать предложения и варианты действий, а не проблемы. Руководителю в таком случае легче принять решение и дать оперативный ответ.
5. Использовать личную систему сортировки писем в подпапки, цветовой раскраски входящих писем, использования флагов «К исполнению» и напоминаний, которые можно ставить на письма.
Александр Христофорович Бенкендорф вспоминал: «Императрица Мария Федоровна [мать императора Николая I], несмотря на обширность своих занятий, никогда не позволяла себе лечь спать, не ответив на все полученные письма». Нужно учесть, что в круг ее «обширных занятий» входило создание и курирование многочисленных благотворительных учреждений, которые впоследствии так и называли: «Ведомство императрицы Марии Федоровны».