УМЕНИЕ ВИДЕТЬ ЛЕС ЗА ДЕРЕВЬЯМИ
«Размышления о себе – это очень радикальный шаг».
Нэнси КлайнПлотность и сложность нашего перегруженного мира заставляет нас большую часть рабочего дня проводить на передовой. Нам редко представляется возможность увидеть общую картину, то есть разглядеть лес за деревьями. Составление Ежедневного и Еженедельного чек-листа – это время, когда вы можете оценить свою работу, поднявшись над ней. Вы видите себя с высоты птичьего полета. Поверьте, это очень мощный и успокаивающий опыт, несущий в себе подлинное очищение. Успокаивающий эффект Еженедельного чек-листа поразительно глубок. После анализа и обзора я обычно чувствую себя спокойнее, увереннее, комфортнее, динамичнее. Я с оптимизмом смотрю на ожидающую меня работу. Ощущение напоминает те чувства, которые испытываешь после беседы с компетентным начальником, способным вдохновить сотрудников и зарядить их новыми силами. Составление Ежедневного чек-листа утром, до начала рабочей суеты, поможет вам обрести подвижность и уверенность, необходимые для выполнения предстоящей работы. Еженедельный чек-лист, составляемый по пятницам, вселит в вас дальнейшую уверенность и умиротворение. Вы сможете спокойно отдыхать, наслаждаясь тем, что запланировали себе на выходные. Впрочем, составлением Еженедельного чек-листа можно заниматься и по понедельникам, если вы хотите получить заряд бодрости и энергии на рабочую неделю. И это не помешает вам в пятницу вечером целиком и полностью переключиться на заслуженный отдых! Об оптимальном времени составления Еженедельного чек-листа мы еще поговорим во время выполнения упражнения.
КОМФОРТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Некоторые пункты Еженедельного чек-листа, о которых мы будем говорить, продиктованы здравым смыслом. Это обычное, традиционное управление проектами. Многие люди путают управление проектами и планирование проектов. Они с головой уходят в программы планирования проектов и сложные таблицы, хотя на самом деле важно лишь то, чтобы кто-то достаточно регулярно следил и корректировал планы для обеспечения динамичной и продуктивной работы во имя поставленной цели. Детализированный, прямолинейный стиль управления очень утомителен. Он приводит к избыточной заорганизованности, чрезмерной увлеченности планированием и, в конце концов, к снижению продуктивности действий. Однако если вы участвуете в проекте, которым руководит настоящий профессионал в области управления, вы сразу чувствуете магию. Еженедельный контрольный список позволяет блестяще справляться с работой, но в то же время не превращает размышления в тяжкий труд.
В этот момент на передний план выступает ваш внутренний менеджер проекта. Он обеспечивает жесткость и дисциплину, необходимую для работы не над одним, а над всеми проектами, включенными в ваш список проектов. Чек-лист позволяет вам определить набор действий для каждого проекта, напоминает о взаимосвязях и взаимозависимости разных проектов – и при этом никакого чрезмерного планирования! Это уже не управление проектами в традиционном смысле слова, а скорее новый подход к управлению проектами.
Давайте же теперь обсудим оба чек-листа более подробно, а затем вы сможете создать собственные.
Этапы составления еженедельного чек-листа
У каждого такой чек-лист свой, хотя здесь есть определенные шаги, расположенные в логичном порядке. В конце главы мы поговорим об этих этапах более тщательно и составим чек-лист, который подойдет именно вам. А пока перечислим основные этапы составления Еженедельного чек-листа:
1. Очистка всех информационных потоков
2. Актуализация второго мозга
3. Предусмотрительность
4. Готовность
5. Вопросы
Давайте разберемся с каждым из этих элементов.
1. ОЧИСТКА ВСЕХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Первый этап составления Еженедельного чек-листа заключается в том, чтобы убедиться в продуктивности сбора и фиксации информации, а также ее организации, о чем мы говорили в предыдущих главах. Обычно я провожу в офисе всего пару дней, поэтому, хотя у меня есть доступ к электронной почте и «на ходу», и я могу заниматься фиксацией идей и их организацией и в других местах, мне все равно нужно спокойно посидеть за рабочим столом и окончательно завершить процессы сбора, фиксации и организации. Одно из преимуществ составления Еженедельного чек-листа – в том, что он дает вам ощущение логики. Вы понимаете, что какой бы хаос ни царил в вашем мире, у вас есть время забыть о суете и вернуть себе полный контроль. Если я знаю, что после нескольких дней командировки ситуация может выйти из-под контроля, то мне нужно сначала очистить все информационные потоки и обрести ясность. Только после этого можно переходить в режим мышления «управляющий» и приступать к составлению Еженедельного чек-листа. На более поздних этапах анализа и размышлений сделать это трудно, поскольку информационные потоки будут постоянно требовать вашего внимания.
Таким образом, первый этап заключается в сведении всего воедино: электронной почты, заметок с совещаний, новых идей и мыслей, которые появились в процессе рабочей недели, действий и идей, родившихся при общении с руководством и коллегами, и всего прочего.
2. АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Итак, вы уже разобрались со всем, что накопилось за неделю, и готовы, как истинный ниндзя, включить режим «управляющий»! Я бы сравнил этот этап с глубоководным дайвингом. Вам предстоит нырнуть в глубины своего второго мозга. Вы проверяете, что именно приготовил вам второй мозг, и убеждаетесь в точности его планов. Здесь следует прислушаться к себе. Нет ли в вашем подсознании каких-то «проектов», которые еще не получили названия и не попали в список? Нет ли чего-то такого, о чем вы думаете и размышляете, но пока еще не включили в свою систему? Чтобы ваши списки стали неотъемлемой частью второго мозга, вы должны быть твердо уверены в том, что они охватывают абсолютно все. Как только вы начнете чувствовать, что какие-то проекты не охвачены вашей системой, она перестанет быть источником ясности и превратится в источник стресса.
Вот поэтому второй этап – это этап ориентации. Проанализируйте свой календарь за последние две недели, проверьте, что ждет вас впереди, вспомните проекты, над которыми вы работаете, но которым до этой недели не уделяли достаточно внимания. Словом, вам нужно ясно представить себе текущее положение, чтобы второй мозг обладал полной «памятью», а вы могли ему целиком доверять.
Второй и третий этапы составления Еженедельного чек-листа предполагают размышления – жизненно важные для всей рабочей недели. В этот момент ваши списки взаимодействуют друг с другом. Вы одновременно анализируете список проектов, основной список действий, список «Ожидание» и календарь. Каждый из четырех компонентов хорош сам по себе, но только сведение их воедино дает уверенность, доверие и ощущение контроля. Такое мышление позволяет забыть почти обо всем, что не включено в основной список действий и календарь на предстоящие семь дней. Все, что вам нужно, находится в основном списке действий, с которым вы сверяетесь каждый день. А календарь сообщает вам обо всех сроках и датах, за которыми вы должны следить.
3. ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
На этом этапе вы начинаете представлять себе грядущую неделю. Вы должны убедиться, что в основном списке действий действительно перечислены все действия, которые требуется осуществить. Помните, мы говорили об идее «следующего конкретного действия»? В этот момент вы должны предусмотреть все новые действия для каждого проекта, над которым вы работаете. Следует просмотреть все, что стоит в списке проектов, основном списке действий и Парке хороших идей. Кроме того, вам нужно проанализировать новую информацию, которая может повлиять на вашу работу. Главная задача – быть на шаг впереди. Что нового должно произойти с каждым из проектов на следующей неделе? С какими препятствиями можно столкнуться? В этот момент надо подумать о том, чему следует отдать приоритет, а чем можно сознательно пренебречь.
4. ГОТОВНОСТЬ
Этот этап напоминает сборы ребенка в школу накануне учебного дня, чтобы избежать утренней спешки. Ну или приготовление обеда, чтобы завтра взять его с собой на работу. Мы знаем, что лучше всего делать это с вечера, но очень редко так поступаем, потому что нас отвлекают другие, более увлекательные занятия! Но спокойное составление Еженедельного чек-листа дает настоящему ниндзя время и возможность подумать, как сделать предстоящие действия максимально эффективными и легкими. Надо подумать о том, что вам понадобится на предстоящей неделе, с кем нужно будет поговорить, какие действия выполнить в периоды проактивного внимания. Эта тактика снижает уровень стресса. Она особенно важна для тех, кто работает в разных местах. Если вы ездите в командировки или в определенные дни работаете в других местах, то этот этап поможет вам избавиться от остаточной паники, связанной с офисами, работой, документами, билетами и т. п.
5. ВОПРОСЫ
Финальный этап составления Еженедельного чек-листа предназначен для полноты осознания. Он позволяет вернуться к идее «сознательной компетентности», которую мы постоянно совершенствуем. На этом этапе ваши внутренние «управляющий» и «исполнитель» беседуют друг с другом, определяют ход действий на следующую неделю, выявляют возможные трудности. Этот этап требует безжалостной сосредоточенности на том, что действительно важно. Тщательно формулируйте вопросы для чек-листа – правильно сформулированные вопросы помогут увидеть то, что без них может оказаться забытым в повседневной суете. Я стараюсь сосредоточиться на внимании, безжалостности, сопротивлении, здоровье и счастье, но каждый может выбрать то, что волнует именно его. Регулярно задавайте себе серьезные вопросы. Это способствует самосознанию и стимулирует вдумчивый подход и к эффективности, и к жизни в целом.
В упражнении, которое вы найдете в этой главе, мы создадим персональный чек-лист для вас. В конце составления Еженедельного чек-листа вас должно охватить ощущение эйфории. Эта эйфория объясняется завершением напряженных размышлений и принятием множества решений, которые вы откладывали или не осознавали полностью. Вы завершили самый тяжкий труд этой недели. Завершив свой чек-лист, вы должны наградить себя за такую успешную работу. Это очень полезный процесс, за который ваш внутренний «исполнитель» не раз поблагодарит вас на этой неделе. А кроме того, так приятно работать с «управляющим», который умеет давать столь четкие инструкции, – это большая редкость! Порадуйтесь хорошо сделанной работе. Награда может быть очень простой – прогулка в парке, кусочек торта к чаю или кофе, полчаса отдыха и расслабления, новая музыка или то, что доставляет вам удовольствие. Неважно, что вы выберете. Важно лишь позитивное состояние души, признающей значимость ясности и контроля – и преодоление трудностей на пути к достижению этого состояния.
Когда следует составлять еженедельный чек-лист?
Еженедельный чек-лист, как вам уже, наверное, стало ясно, – важнейший элемент продуктивности. Логичное и регулярное его составление – это ключ к успешной квалифицированной работе. Как же сделать этот важный навык привычкой? Какое время оптимально для выполнения этой процедуры? Универсальных советов в этой области нет. Главное – это делается на этапе анализа и обзора. Но все же я дам вам несколько советов общего характера.
ВРЕМЯ И ВНИМАНИЕ
Найдите такой момент, когда вы можете выделить для составления Еженедельного чек-листа два часа. Желательно находиться в состоянии проактивного внимания и располагать свежими силами. Если же, когда настанет назначенное время, вы почувствуете, что внимание рассеивается, и сил недостаточно, перенесите процедуру на следующие дни. Это лучше, чем бороться с собой.
ПРОСТРАНСТВО
Вам понадобится не только время и внимание, но и подходящее пространство. Найдите место, где можно свободно разложить свои бумаги. Вас не должны отрывать, отвлекать и посягать на ваше внимание. Многие из тех, кто постоянно работает в офисе, договариваются о том, чтобы сделать Еженедельный чек-лист в другом месте – в конференц-зале или на другом этаже, в кафе или дома. Когда вы чувствуете, что весь мир отступил и замер, оставив вас наедине с вашей работой, значит, вы правильно выбрали место и время для составления Еженедельного чек-листа. Научитесь выявлять и устранять все, что может вам помешать.
РАСПОРЯДОК
И, наконец, вы должны включить создание Еженедельного чек-листа в свой распорядок – только тогда это станет привычкой. Каждую неделю составляйте свой чек-лист в одно и то же время, и тогда вам не надо будет думать об этом. Это станет обычным ритуалом, который выполняется без размышлений, – вы просто делаете это, и все.
Вот некоторые мои собственные соображения по сему поводу.
Понедельник для меня не подходит. С утра в понедельник меня буквально рвут на части. К обеду у меня уже целая куча дел, от которых мне сложно оторваться.
Офис – не годится. В офисе я не могу гарантировать полную защиту своего внимания – разве что в те дни, когда запираюсь в кабинете, а остальные сотрудники разъезжаются по командировкам.
Я люблю работать в поездах. Обстановка и психологическая атмосфера во время долгой поездки весьма способствует, с моей точки зрения, анализу и обзору. Я часто езжу в командировки, а кроме того, регулярно езжу на игры команды «Астон Вилла». И поскольку я живу в Брайтоне, мне постоянно приходится ездить на поезде в Бирмингем. Продолжительность этой поездки достаточна для завершения Еженедельного чек-листа (в течение двух часов меня никто не отвлекает, и у меня есть возможность сменить обстановку, когда я пересекаю Лондон на метро!).
Пятница – отличный день. Конечно, если «Вилла» не играет. По утрам в пятницу я люблю работать дома. Утром у меня гораздо больше сил и энергии, чем днем. Если я успеваю все сделать до обеда, то затем могу быстро просмотреть все свои планы и действия, с тем чтобы отправить свои соображения всем, пока сотрудники не разъехались отдыхать.
Раннее утро – это замечательно. Попробуйте прийти в офис на час раньше всех остальных или проведите первую половину дня дома. Для успешного завершения чек-листа на неделю требуется полная концентрация. Пустой офис или дом, где вас никто не отвлекает, прекрасно подойдут для этой цели.
Ежедневный чек-лист
Если Еженедельный чек-лист можно сравнить с глубоководным дайвингом, то Ежедневный подобен касанию воды пальчиком, чтобы сориентироваться на месте – проверить температуру здесь и сейчас. Во время составления Ежедневного чек-листа вы сверяете недельный чек-лист применительно к сегодняшнему дню. Это очень короткий процесс, который задает темп вашему дню. И это не обязательная процедура: если вы работаете вне офиса, вне обычного течения дел, то Ежедневный чек-лист не нужен. Однако если большую часть дня вы посвящаете действиям из основного списка, то этот чек-лист поможет вам повысить свою продуктивность.
ПЯТЬ ВОПРОСОВ, ПЯТЬ МИНУТ
Составление Ежедневного чек-листа включает пять вопросов, которые следует задать себе. Ответы на них отнимут у вас не более пяти минут.
1. Календарь: Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-то сроки, которые нужно выдержать в ближайшие 3–5 дней?
2. Основные задачи: Каким должен быть успешный рабочий день? На что нужно обратить внимание? Какие основные задачи требуют сосредоточенности и внимания?
3. Сопротивление: Чего мне больше всего не хочется делать из списка дел? Почему? (Когда вы дадите ответ на этот вопрос, переставьте задачу на первое место и выполните ее, пока чувствуете себя энергичным и полным сил! Как приятно будет свалить этот груз со своих плеч и почувствовать, что самое тяжелое позади!) Об основных задачах и сопротивлении мы поговорим более подробно в следующей главе.
4. Управление вниманием: Какая из задач требует проактивного внимания? Какие задачи можно выполнить в другое время? (Этот вопрос поможет вам составить рабочий график на день.)
5. Взаимозависимость: Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов? (Иными словами, нужно ли определять, когда следует выполнить ту или иную задачу?)
По завершении этого короткого процесса вы сможете составить Список дел на день. Можно пометить некоторые пункты основного списка дел тэгом «сегодня», а потом установить программу таким образом, чтобы видеть только их. Можно составить список дел на сегодня на листе бумаги или на бумаге для заметок, если это поможет вам сосредоточиться.
Возможно, вам захочется отвечать на вопросы Ежедневного чек-листа несколько раз в день, корректируя Список дел, – например, когда вы занимаетесь разборкой электронной почты или другими делами на этапе сбора и фиксации, а также организации. Это поможет вам окончательно понять, сколько времени можно потратить на реальные действия. Ритуальная пятиминутка – и вы ощущаете себя другим человеком! Вы смогли определить все – и время, и внимание, и приоритеты, и тактику, и планы!