«Из разговоров риса не сварить».
Китайская пословицаРеализация решений совещания – не просто важна, это – главная цель любого совещания. Без реальных действий совещание бессмысленно. Сами по себе принятые обязательства и высказанные хорошие идеи ничего не значат. Они не могут осуществиться и изменить мир без реальных действий. Задумайтесь об этом: самое тщательно спланированное и прекрасно проведенное совещание может оказаться пустой и бессмысленной тратой времени, если его решения не будут воплощены в жизнь. Давайте же поговорим о ключевых привычках, которые необходимы для создания культуры реализации решений и продуктивных действий.
СОСТАВЛЯЙТЕ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ ВО ВРЕМЯ САМОГО СОВЕЩАНИЯ
Не опускайте рук при первой же трудности. Многие совещания, на которых я присутствовал, а затем и проводил, заканчивались сбором информации, ощущением активных действий и рассылкой собранной информации всем участникам. К тому времени, когда люди получали информацию, она уже безнадежно устаревала: слова начинали терять свой смысл. Более того, начинала меркнуть память о самом совещании, поскольку к этому времени успевало пройти несколько других совещаний, посвященных другим темам. Люди просто не понимали, кто и что должен сделать. Неопределенность порождала медлительность, а та порождала страх и т. д и т. п.
Реализация результатов начинается в момент окончания совещания. Не заканчивайте встречу, пока у вас и всех остальных участников не сформируется отчетливое представление о том, какие действия надо выполнить. Желательно иметь список действий – его можно написать на доске, за несколько минут составить на ноутбуке или оформить в бумажном виде. Используйте встречу для прояснения того, что нужно сделать. Убедитесь, что все присутствующие ясно понимают свои действия и готовы их осуществить.
КУЛЬТУРА ДЕЙСТВИЯ
Одного лишь составления списка действий все же недостаточно. Необходимо создать внутри команды культуру действий, чтобы, когда действия будут осуществлены, их можно было вознаградить, но при этом не считать результат удивительной неожиданностью. Вы должны рассчитывать на действия. Действия должны быть частью повседневной реальности, а не поводом для удивления и празднования.
ФИКСИРУЮЩЕЕ ПИСЬМО
Организатор совещания должен обеспечить рассылку «фиксирующего» письма, в котором в текстовом виде или в виде приложения содержится полный и четкий список действий. Это можно сделать самостоятельно или кому-то поручить. В письме нужно поблагодарить участников за то, что они уделили совещанию время, а также рассказать о том, что получится в результате принятых обязательств. Такое письмо создает импульс, напоминает всем об их обязательствах и служит напоминанием и справочным материалом. Письмо должно быть читабельным – структурированным и не очень длинным. И, самое важное, все в нем должно быть изложено точно и ясно.
КТО РУКОВОДИТ ПРОЕКТОМ?
Когда совещание закончено и команда приступила к реализации поставленных задач, руководство действиями можно возложить на кого-то другого. В фиксирующем письме сообщите всем участникам, кто руководит проектом. Это может быть тот, кто проводил совещание или менеджер проекта. Абсолютно точно укажите, кто именно является руководителем, кто направляет все действия и к кому нужно обращаться с вопросами и проблемами.
СОЗДАЙТЕ ВОЗМОЖНОСТЬ ДЛЯ ПРОЯСНЯЮЩИХ ВОПРОСОВ
Если вы руководите командным проектом, вам нужно создать возможности для проясняющих вопросов. Причем так, чтобы человек, задавая вопросы, не боялся выставить себя в невыгодном свете. Это можно сделать в электронных письмах, но для той же цели прекрасно подойдут регулярные беседы, «захват стола», беседы в коридорах и общие дискуссии. Задавайте вопросы типа:
✓ «Вы точно представляете себе, что нужно сделать?»
✓ «У вас есть все необходимое?»
✓ «У вас все нормально?»
И помните, что одни лишь перечисленные вопросы не дают человеку возможности прояснить все непонятное, не показавшись бестолковым. Избавьте собеседника от неловкости, сказав что-то вроде:
✓ «Не удивлюсь, если у вас появится несколько вопросов. На этой неделе у меня есть время. Не хотите ли что-нибудь обсудить?»
✓ «Я понимаю, что всем нам есть о чем подумать, поэтому смело спрашивайте, если у вас появятся вопросы».
✓ «Ко мне уже многие обращались с вопросами. А у вас есть вопросы?» (Говорите так, даже если никто к вам не обращался. Человек понимает, что он не один такой, а следовательно, он вовсе не глуп.)
✓ «Задача очень сложная. У вас есть какие-то проблемы?»
Со временем вы начнете замечать, кто с готовностью задает вопросы, кого нужно к этим вопросам подтолкнуть, а кто избегает подобных разговоров любой ценой, хотя и не представляет, как сделать то, что от него требуется.
ПОСЛЕДУЮЩИЕ ПИСЬМА
Рассылка фиксирующего письма после совещания сегодня стала нормой. Менее распространены письма, которые рассылаются через неделю или через месяц. К ним прикладывают оригинальный или скорректированный список действий. Такое письмо напоминает о необходимых действиях и дает возможность спокойно задать проясняющие вопросы.
СРОКИ
При любой возможности устанавливайте сроки. Мы говорили об этом в главе, посвященной фазе действий процесса CORD. Сроки возникают как черт из табакерки. Вспомните о проектах, которые вы заканчивали ночью накануне сдачи. Когда вы к ним приступали, то были уверены, что такого не произойдет, верно? То же относится и к делегированию обязанностей. Не бойтесь устанавливать жесткие сроки, но при этом будьте открыты для вопросов и изменений.
УСТАНОВИТЕ КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ
Действие должно подлежать оценке. И дело не только в соблюдении сроков. Важна оценка результата и его воздействия на корпоративные результаты в целом. Критерии оценки повышают ясность и концентрацию на первых этапах, а также облегчают мониторинг в дальнейшем. Вопросы о сути действий – прекрасный способ регулярно оценивать ход осуществления проекта. Вполне возможно, что через несколько недель после совещания выяснится, что требуются совершенно иные действия.
Упражнение: осуществляйте перемены и составляйте чек-лист для регулярных совещаний
✓ Подумайте о проводимых вами регулярных совещаниях. Это могут быть рабочие беседы внутри команды или обзорное совещание, намеченное через шесть месяцев после первичного.
✓ Разработайте чек-лист следования повестке дня.
✓ Разработайте чек-лист действий, которые надо выполнить в конце каждого совещания.
✓ При возможности включите сроки и более детальное описание необходимых действий.
✓ Составьте описание процесса подготовки, проведения совещания и реализации результатов. 40 % времени отведите на подготовку, 20 % посвятите тому, что нужно сделать на самом совещании, и 40 % – реализации результатов.
Подумайте о том, чего вы сейчас не делаете, но что может заметно облегчить проведение совещаний. Поскольку речь идет о регулярных совещаниях, прямо сейчас потратьте время на оптимизацию процедуры, чтобы ваши совещания становились все более и более эффективными.
А вы – ниндзя?
✓ Дзен-спокойствие – результат регулярного анализа каждой сферы работы настоящего ниндзя. Воспринимайте всю свою работу как проект.
✓ Ниндзя не боится оригинальности в управлении проектами и совещаниями. Он больше сосредоточен на гибкости и ответной реакции, а не на старомодном «планировании».
✓ Ниндзя использует проекты и совещания для осознания и готовности, а также для создания атмосферы доверия и придания рабочему процессу силы momentum.
11. Momentum
В последних нескольких главах я рассказал вам о содержании и применении модели эффективности CORD. Кроме того, мы создали второй мозг для управления проектами и действиями. Вы установили полный контроль над папкой «Входящие» в своем почтовом ящике и сосредоточились на управлении проектами. Вы поняли, как можно сократить количество совещаний, и как следует проводить те совещания, присутствовать на которых необходимо. Все хитрости, советы и подходы, которые мы с вами обсудили, работают. Я знаю это, потому что сам ими пользуюсь. Помимо этого, я обучаю их применению других людей и вижу, каких результатов они добиваются. Полагаю, теперь вас ничто не остановит! Кроме, конечно же, вас самих.
Авторы многих книг по тайм-менеджменту не понимали, что человек – создание очень сложное. Он не всегда делает то, что для него хорошо – даже если знает, как надо. Мы принимаем неправильные решения, отдаем приоритет незначительным делам, оставляя серьезные и важные задачи невыполненными. Основной список действий не управляет нашими поступками. Мы медлим, ищем повода уклониться от сложной задачи, которая может сделать нас великими, но связана с риском выставить себя в невыгодном свете. Мы уступаем соблазнам, отвлекаемся и отрываемся от работы.
Даже когда мы готовы действовать, вооружившись всеми знаниями, средствами и системами мира, мы все равно находим массу поводов для того, чтобы не действовать. Любому ниндзя нужно победить злейшего врага – собственное сопротивление.
Сопротивление
Где-то в глубине нашей души живет злобное маленькое существо – хитрое, невидимое, ехидное, навязчивое, безответственное, ревнивое. А хуже всего то, что оно знает нас лучше, чем мы сами. Этот чудовищный монстр – наше сопротивление. Никто точно не знает, каковы мотивы сопротивления и почему оно возникает в сознании в тот самый момент, когда вы приступаете к работе и хотите выполнить ее эффективно. Удивительно, но чем более важна для нас выполняемая работа, чем важнее результаты собственных действий, тем сильнее внутреннее сопротивление. Злобный монстр саботирует все наши действия, уничтожает результаты и сбивает с пути.
Стивен Прессфилд написал о внутреннем сопротивлении и о его преодолении целую книгу «Война за креатив». Он рассказывает о том, как творческие люди борются с внутренними голосами. В душе каждого из нас звучит монолог отчаяния, сомнений, ревности, страха. Внутреннее сопротивление подбрасывает нам негативные мысли, чтобы помешать сделать то, что мы должны сделать. Даже если вы не считаете себя творческим человеком, на самом деле вы именно таковы. Если ваша работа связана с извлечением ценности из информации и идей, то вы – именно такой человек, о каких пишет Стивен Прессфилд. Сознаете вы или нет, признаетесь ли в этом или нет, но в вашей душе живет внутреннее сопротивление – это чувство знакомо каждому.
«Не нужно быть гением.
Достаточно лишь перестать сопротивляться».
Сет ГодинНиндзя должен использовать самосознание, чтобы победить внутреннее сопротивление. В этой борьбе можно идти на любые уловки – лишь бы обойти этого врага. Или нужно трудиться с таким напором, чтобы никакое внутреннее сопротивление не могло сбить вас с курса. Сопротивление теряет силу только перед лицом серьезного импульса. В этой главе мы поговорим о том, как осознать внутреннее сопротивление и создать momentum [18], способный его победить.
Ящеричный мозг
У нашего сопротивления, какую бы боль и стресс оно нам ни причиняло, есть очень веская причина. Подобные мысли рождаются в древнейшей части человеческого мозга – в лимбической системе. Она связана с эмоциями, мотивацией и функциями выживания. Замри неподвижно – и хищники тебя не заметят. Замри, не выделяйся – и сможешь дожить до следующего дня.
Любой вид творчества – а под творчеством я подразумеваю ту работу, которой вы занимаетесь, – это битва между двумя побуждениями. Умный, развитой человеческий мозг жаждет успеха. Он хочет выполнить всю работу и поделиться идеями со всем миром. Ящеричный мозг – источник внутреннего сопротивления – страшится того, что может произойти, если сделать нечто такое, чего не делал прежде. Мозг рептилии думает о выживании, статусе и безопасности. Он предпочитает комфорт славе и успеху.
Все, что, по мнению древнего мозга, может вызвать реакцию или перемену, – опасно, и он старается эти мысли подавить. Малейший риск выставить себя в невыгодном свете вызывает у ящеричного мозга стоны, крики, страдания и ожесточенное противодействие. Нужно только выживать. Нужно слиться с окружающей средой, замереть и вести себя так же, как все.
РАСПОЗНАВАНИЕ ВНУТРЕННЕГО СОПРОТИВЛЕНИЯ
Сопротивление – функция незамысловатая, состоящая из нескольких основных эмоций. Но нельзя недооценивать ее силу, изобретательность и злонамеренность. Сопротивление может проявляться в самых разных формах. Вот наиболее распространенные формы, с которыми вы можете столкнуться. Но помните, что список этот далеко не исчерпывающий.
✓ Стремление к абсолютному совершенству (перфекционизм).
✓ Организация совещания, связанного с работой, которую вы можете выполнить и без того.
✓ Трата времени на смену шрифтов, заголовков и прочих мелочей, когда остальная работа уже выполнена.
✓ Трата огромного времени на чтение или сбор данных.
✓ Пренебрежение противоречивой или интересной информацией.
✓ Чрезмерная организованность.
✓ Страх перемен.
✓ Критика в адрес тех, кого можно назвать новаторами, кто действует не так, как все остальные.
✓ Внимание к количеству слов, а не к содержанию.
✓ Постоянная проверка собственной работы.
✓ Постоянное стремление к поддержке со стороны других людей.
✓ Чай вместо смелого разговора.
✓ Игра с приложениями, направленными на повышение продуктивности, а не реальное повышение продуктивности.
Вы заметите, что подобные действия распыляют наше проактивное внимание и отвлекают нас сильными эмоциями и прочно укоренившимися привычками. Распознавание внутреннего сопротивления – это жизненно важный первый этап. Как только вы заметите в себе что-то напоминающее сопротивление, тут же начнется борьба.
Борьба с сопротивлением – и полная победа
Существует два метода борьбы с сопротивлением:
✓ Нужно найти способ не обращать на него внимания или заставить его замолчать.
✓ Можно обмануть его, сделав вид, что вы его не замечаете.
1. Как заставить сопротивление замолчать
ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
Сопротивление трусливо прячется внутри нашего мозга, редко показываясь и при любой возможности маскируясь за другими мыслями. Вам нужно регулярно вытаскивать его на белый свет. Многие привычки и приемы, описанные в это книге, направлены именно на выявление внутреннего сопротивления.
✓ Улавливание и фиксация всего происходящего в вашем внутреннем мире позволяет вытащить сопротивление на белый свет. Оно будет сопротивляться, кусаться и визжать. Но вы можете преодолеть каждую подобную мысль и побуждение. Тревожные мысли и шумы уйдут прочь и пропадут.
✓ Медитация. Мы редко заглядываем в самих себя, чтобы послушать, что происходит в нашей душе. Медитация – прекрасный способ прислушаться к себе, понять себя и распознать собственные чувства. Медитация позволяет притормозить и отстраниться от стремительной череды мыслей, которые атакуют ваш мозг с утра до ночи. Медитация помогает сосредоточиться, сконцентрироваться и пребывать в настоящем моменте.
✓ Питание и физические упражнения. Физическая активность ослабляет сопротивление. Занятия фитнесом способствуют выработке эндорфинов и вызывают прилив сил. Мы чувствуем себя сильными – и знаем, что способны победить любое сопротивление.
✓ Релаксация. Сопротивление заметнее ощущается после какого-то события. Мы заканчиваем работу, идем домой купать ребенка или в театр. Стоит нам расслабиться, как мы тут же слышим голос внутреннего сопротивления.
✓ Обзор Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Этап обзора и анализа жизненно важен. В такие моменты вы начинаете видеть лес за деревьями. Вам открывается полная картина. В эти моменты сопротивление особенно обостряется и делает все, что в его силах, чтобы обескуражить и встревожить вас.