Идеальный порядок за 8 минут: Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения - Реджина Лидс 11 стр.

Теперь, когда вы закончили сортировку писем, пришло время разложить их по соответствующим файлам действий. Возьмите несколько бумажных папок (или купите цветные папки или разноцветные файлы, если считаете, что это сделает выполнение данного задания более привлекательным для вас). Затем промаркируйте файлы, присвоив каждому название того действия, которое соответствует вашим потребностям. Машинка для печати ярлыков поможет вам снабдить все файлы ясными и легкими для чтения наклейками, но вы также можете написать их названия от руки.

Вот наиболее типичные названия файлов:

♦ Незавершенные дела

♦ Позвонить

♦ Сделать

♦ Подать документы

♦ Оплатить

♦ Прочитать

Возможно, вы захотите доработать этот список в соответствии с вашими потребностями. Например, некоторые люди разделяют файл «Сделать» на две части: то, что требует определенных действий, и то, что можно решить с помощью телефонного звонка. Если вам нужен такой тип организации, я предлагаю создать следующие файлы:

♦ Счета

♦ Рассмотреть

♦ Позвонить

♦ Сделать

♦ Подать документы

♦ Оплатить

♦ Прочитать

Я не использую отдельные файлы «Сделать» и «Позвонить», однако я разделяю файл «Сделать» на две части — «Сделать: срочно» и «Сделать: второстепенно», — исходя из срочности, приоритетности или степени значимости этих дел. Соответственно, мои файлы делятся на:

♦ Счета

♦ Рассмотреть

♦ Сделать: срочно

♦ Сделать: второстепенно

♦ Подать документы

♦ Прочитать

Ключ к успеху — это простая папка-регистратор. Положите свои файлы действий в переднюю часть шкафчика для хранения документов, картотечный ящик письменного стола или недорогую переносную картотечную коробку. Позже, когда вы будете готовы заняться бумагами, все нужные материалы будут ждать вас там.

Между прочим, я часто встречаю клиентов, которые кладут бумаги прямо в подвесную папку. Эта система крайне неэффективна — каждый раз, когда вам нужно найти какой-то документ, приходится заново сортировать всю пачку. Вместо этого кладите похожие бумаги в папку-регистратор, а ее — в подвесную папку. Я храню все свои файлы действий в алфавитном порядке в твердой подвесной папке с шириной дна

Как вы видите, эта система будет «поглощать» вашу почту и превращать кучу бумаг в набор отдельных сегментов, предусматривающих совершение определенных действий. Старайтесь сразу же разбираться с максимальным количеством новой информации, чтобы сделать планируемую работу менее пугающей. (Ведь вместе с почтой обычно появляются новые задачи, не так ли?)

Если у ребенка болит живот, муж простудился или вы настолько устали, что с трудом сидите на стуле, просто положите новые бумаги в файлы действий. Однако идеальный вариант — это наметить конкретное время, в которое вы каждый день будете заниматься этим файлами. Вы можете отступать от этого времени в случае внеплановых семейных дел, но если такие дела возникают каждый день именно в то время, которое вы определили для работы с бумагами, вам нужно преодолеть связанный с этим подспудный страх. Такая привычка даст вам контроль над вашей почтой, а самое главное, над организационным аспектом вашей жизни.

Когда вы смотрите в свой личный ежедневник, то видите моментальный снимок своей жизни. Не имея его, будете совершать импульсивные поступки, откладывать важные дела или избегать их. Однако вы должны решить, какой тип ежедневника подходит лично вам. Вне зависимости от того, будет ли он существовать в бумажном или электронном виде, он станет вашим новым лучшим другом. Ведение ежедневника относится к числу навыков, которыми должен владеть организованный человек, — на самом деле, настолько важных, что я посвятила ему раздел «Полезная привычка», представленный в этой главе.

Один из наиболее действенных инструментов в вашем организационном арсенале — это ежедневник, однако его эффективность определяется тем, насколько активно и регулярно вы его используете. Каждое утро открывайте свой ежедневник, чтобы посмотреть, что вам предстоит сделать в течение дня. Затем не забудьте заглянуть в него перед тем как отправитесь спать или когда будете заниматься сортировкой писем. Мне нравятся ежедневники-планировщики, в которых на развороте отображен весь месяц, что позволяет мне также оценивать то, как мои дела распределены по времени. Не слишком ли много дел я запланировала на день, или, может быть, подарила себе незаслуженный выходной? Сбалансированы ли рабочие задания с периодами отдыха?

После того как вы рассортируете письма, отметьте в ежедневнике предстоящие важные дни, дела и встречи. Таким образом, ничто не останется без вашего внимания. Если вы еще не решили, какой тип ежедневника подходит вам лучше всего, сходите в местный магазин канцелярских товаров и изучите имеющийся у них ассортимент. Спросите у друзей и коллег, какие ежедневники они считают самыми удобными, но обращайтесь с этим вопросом только к организованным людям! И не обходите вниманием ежедневники, которые есть в вашем смартфоне, программе Outlook или календаре Google. Каждый из них имеет свои особенности и преимущества. Принимайте решение о выборе ежедневника, ориентируясь на количество людей, присутствующих в вашей жизни, и сложность вашего жизненного расписания.

Вы должны четко контролировать оплату ваших счетов, потому что четкие и регулярные платежи, например по кредитам, влияют на вашу кредитную историю. Документы об осуществлении платежей пригодятся вам, если вы захотите купить дом, машину или рефинансировать свой кредит.

Когда речь заходит о домашнем офисе, то чаще всего я слышу от своих клиентов такую жалобу: «Не знаю почему, но мне не нравится работать в моем офисе. У меня там есть письменный стол и шкаф, но я никогда туда не захожу». Когда же я захожу в эту комнату, то мгновенно понимаю, что сводит на нет все усилия моего клиента, связанные с оплатой счетов и работой с документами: у этого помещения нет четкого предназначения. Как правило, оно выполняет сразу две функции, такие как домашний офис и комната для гостей, тренажерный зал или мастерская. Именно так и происходит с вашим домашним офисом? Или ваш офис еще меньше и представляет собой укромный уголок на кухне? Вы должны продумывать планировку вашего домашнего офиса вне зависимости от того, в каком помещении он располагается.

Потратьте восемь минут на то, чтобы спокойно осмотреть комнату. Что вы видите? Если ваш офис одновременно выполняет функцию гостевой спальни, не слишком ли много места занимает в нем кровать? Может быть, шкаф настолько заполнен вещами, что у вас нет места для хранения канцелярских принадлежностей? Не нужно ли поставить в комнату книжный шкаф или навести порядок в том, который в ней уже есть? Может быть, стоящий в комнате книжный шкаф слишком большой или, наоборот, слишком маленький? Если вы используете домашний офис для занятий своим хобби, не разложены ли нужные для этого вещи на всех доступных поверхностях?

Очень часто многофункциональную комнату обставляют наспех, серьезно над этим не задумываясь или практически ничего не планируя. Теперь, когда вам стали понятны все причины, по которым вы не используете эту комнату, начинайте разрабатывать план ее преображения.

Иногда упражнение «свежий взгляд» позволяет обнаружить какое-либо изменение в динамике жизни семьи. Например, эта огромная кровать вам больше не нужна, потому что ваши родители теперь живут отдельно. Возможно, вам больше подойдет раскладной диван, который можно разложить для гостя, оставшегося у вас на ночь.

Устроена ли комната таким образом, чтобы активизировать вашу способность ясно мыслить? Достаточно ли хорошо она освещена? Может быть, письменный стол, которым вы пользуетесь, слишком большой или слишком маленький? Не слишком ли много здесь комнатных растений, или, наоборот, не мешало бы поставить в ней немного цветов? Сделайте несколько записей и подумайте над тем, что нужно, чтобы сделать эту комнату удобной.

Теперь, когда вы взглянули на свой домашний офис свежим взглядом и составили список необходимых изменений, пришло время для скоростной уборки. Это упражнение — точная копия того, которое мы выполняли, наводя порядок на кухне, потому что, так же как и там, у большинства людей эта комната завалена горами бумаг. Наша цель — избавить ее от ненужной макулатуры, чтобы вы могли ясно мыслить и выполнять свою работу максимально эффективно. Вы не должны отказываться от использования этой комнаты в течение следующих шести месяцев, пока будете постепенно проводить ее преобразование. Потратив восемь минут на выполнение этого упражнения, вы расчистите себе пространство для работы.

Внимательно осмотрите комнату в поисках следующих вещей:

♦ рекламные брошюры и объявления с истекшим сроком действия;

♦ каталоги, хранящиеся больше одного месяца;

♦ газеты, хранящиеся больше одного дня;

♦ журналы, хранящиеся больше 1–2 месяцев;

♦ информационные письма, хранящиеся больше 1–2 месяцев;

♦ приглашения на мероприятия, которые уже состоялись.

Поверьте мне, что в случае с большинством из этих пунктов вы так или иначе получите любую нужную вам информацию или сможете найти ее в Интернете.

Сделайте глубокий вдох и напомните себе, что путь к успеху предполагает совершение одного шага за один раз. Когда вы закончите выполнение этого упражнения, у вас будут файлы действий, чистое место для работы и, если это необходимо, план преобразования просто комнаты в функциональный офис. Однако ключ к достижению успеха — это файлы. Ничто не помешает вам выполнять колоссальную работу, даже если единственным местом, где вы сможете заняться своими бумагами, будет стол в гостиной, которым вы сможете пользоваться двадцать минут в день, или офисный уголок на кухне.

Наведение порядка в бумагах пугает большинство из моих клиентов. Предлагаемые в этой главе задания на скорую руку помогут вам обрести контроль над вашим миром бумаг, в особенности теперь, когда вы уже расчистили часть завалов и критически оценили ситуацию.

Вы работаете на нескольких работодателей и получаете зарплату в виде гонораров? Избавьте себя от походов за ними, организовав прямой перевод денег на ваш личный счет. Для этого вам будет достаточно сделать один телефонный звонок работодателю и договориться о встрече для заполнения необходимых форм — не забудьте взять номер вашего счета и реквизиты банка. Если ваша компания и банк согласны отправлять вам уведомления о начислении заработной платы через Интернет, оформите подключение услуги; обязательно создайте онлайн-папку для хранения этих уведомлений.

Я рекомендую своим клиентам проверять папку «Сделать» ежедневно. Но как быть, если вы что-то сделали, но результата ваших действий придется подождать, как в случае оплаты расходов на лечение? Вместо того чтобы смотреть на эти документы каждый день, положите его в файл «Незавершенные дела» и просматривайте его раз в неделю, чтобы понять, не нужно ли предпринять какие-либо дополнительные действия. Вы добавили файл «Незавершенные дела» к другим файлам действий? Сделайте это прямо сейчас.

Теперь самое время внести в ваш ежедневник напоминание о том, что вы должны записать себя и всех членов семьи на прием к разным врачам для прохождения ежегодного медицинского обследования и профилактических прививок для школы или путешествия, а также посещения стоматолога. Кстати, как давно вы водили своих домашних питомцев в ветеринарную клинику? Для того чтобы не звонить по телефону часами, делайте несколько звонков в день.

У многих моих клиентов есть измельчитель для бумаг, но помимо этого у них есть самые разные «заскоки», связанные с его использованием. Они или измельчают все что можно (что отнимает массу времени), или не измельчают почти ничего, накапливая бумаги до тех пор, пока они не образуют устрашающую груду. Почему бы не взять сегодняшнюю почту и не попрактиковаться несколько минут? Вы должны измельчать документы, на которых указано ваше имя, адрес и номер страхового свидетельства, номера банковских счетов или девичья фамилия вашей матери. Не нужно разрезать все страницы предложения банковской карты, достаточно измельчить форму заявления, на которой напечатано ваше имя и адрес. Разрезайте конверты, которые адресованы вам, но можете выбрасывать конверты, на которых указан только обратный адрес. Думаю, вы все поняли. Не забывайте о том, что некоторые измельчители не справляются с канцелярскими скрепками и скобками. (Выбирайте модели с поперечным резаком, потому что бумагу, разрезанную на полоски, можно восстановить. Хороший измельчитель бумаги — это ваша первая линия обороны в войне с хищением персональных данных.)

Купите большой календарь и повесьте его за дверью в кухню или гостиную. Занесите в него условленные встречи, а также даты и время приема у врачей всех членов семьи, чтобы не дублировать записи. В экстренном случае вы также сможете узнать, где в данный момент находится каждый из ваших близких. Если у вас дети уже взрослые и пользуются смартфонами, используйте общий ежедневник, например, в Google. С его помощью вы даже можете держать в курсе ваших дел тетей, дядей, близких друзей семьи, а также бабушек и дедушек.

В любом доме можно найти множество источников возникновения хаоса, связанных с бумагами. Давайте продолжим их искоренение, включая эти отвратительные платежные квитанции и вездесущие справки об уплате налогов за прошедшие годы, которые заполняют каждый дом.

Если у вас есть компьютер, то вам следует научиться пользоваться своим текущим банковским счетом и счетами кредитных карт с помощью Интернета. После того как вы получите электронный доступ к этим счетам, вы сможете осуществлять платежи и проверять баланс мгновенно. Совершайте платежи с помощью интернет-банкинга, и вы спасете одно дерево — а также сократите число бумажных завалов в доме. Готова поспорить, что вы никогда не думали о том, сколько существует самых разных способов, которые помогут вам спасать деревья и избавляться от лишних бумаг.

У вас есть секретер с четырьмя ящиками, но он забит копиями налоговых документов на тот случай, если они вдруг понадобятся? Определенные справки действительно нужно хранить в течение длительного периода времени, однако лучшее место для их хранения — это коробки, которые вы можете разместить в задней части шкафа, где лежат канцелярские принадлежности. Ваш секретер нужен, чтобы вы могли в любую минуту получить доступ к текущей информации.

Прежде всего отделите актуальные счета и налоговые декларации от копий, которые хранятся «на всякий случай». (С течением времени вы сможете измельчить эти копии и выбросить. Не нужно хранить их вечно.) Если у вас есть возможность, храните финансовые документы в огнеупорной металлической коробке. Сложите копии документов в картонную коробку, наклейте на нее соответствующую этикетку, а затем найдите место, которое подходит для ее длительного хранения. Если вы живете в собственном доме, то можете установить в гараже металлический шкаф с четырьмя ящиками, предназначенный только для счетов и всего остального, что вы захотите включить в свой архив (например, проекты реконструкции дома и рабочие проекты). Убедитесь, что шкаф закрывается на замок, и определите место, где будет лежать ключ.

Вам вовсе не нужно прекращать пользоваться портфелем, сумкой для ноутбука или сумкой-тоут[2] для работы, но я хочу, чтобы вы потратили восемь минут на то, чтобы навести в них порядок. Постарайтесь убедить себя, что портфель или сумка — это не контейнер для ланча, не мусорная корзина, не секретер и не магазин канцелярских товаров. Когда я навожу порядок в портфелях моих клиентов, то, как правило, все заканчивается тем, что на столе оказывается целая стопка вещей, которые должны лежать совсем в другом месте, например:

♦ жевательная резинка с давно истекшим сроком годности, шоколадные батончики, чайные пакетики и порционные упаковки из кафе с кетчупом или сахаром;

♦ бумаги, относящиеся к проектам, которые давно закончены или закрыты;

♦ канцелярские принадлежности, которых с избытком хватило бы для работы целой команды топ-менеджеров;

♦ рекламные сувениры, раздаваемые на конференциях, которыми никто и никогда не воспользуется.

Заведите привычку регулярно наводить порядок в своем портфеле. Никто не знает, когда один из этих пакетиков с кетчупом порвется и испортит один из важных документов! Не стоит рисковать.

Вряд ли вы хотите, чтобы в разгар какого-либо дела обнаружилось, что вам нужна скрепка или маркер. Хранятся ли ваши запасы канцелярских товаров под рукой? Потратьте минуту времени на то, чтобы посмотреть, не нужно ли добавить в список покупок такие важные вещи, как офисная бумага, бумага для факса и картриджи для принтера.