Идеальный порядок за 8 минут: Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения - Реджина Лидс 12 стр.

♦ рекламные сувениры, раздаваемые на конференциях, которыми никто и никогда не воспользуется.

Заведите привычку регулярно наводить порядок в своем портфеле. Никто не знает, когда один из этих пакетиков с кетчупом порвется и испортит один из важных документов! Не стоит рисковать.

Вряд ли вы хотите, чтобы в разгар какого-либо дела обнаружилось, что вам нужна скрепка или маркер. Хранятся ли ваши запасы канцелярских товаров под рукой? Потратьте минуту времени на то, чтобы посмотреть, не нужно ли добавить в список покупок такие важные вещи, как офисная бумага, бумага для факса и картриджи для принтера.

Однако не стоит увлекаться. Когда вы покупаете избыточное количество канцелярских товаров, то тратите деньги впустую. Соберите все то, что вы явно никогда не будете использовать, и найдите друга, коллегу или члена семьи, которому это может пригодиться — все, что останется, выбросите. Помните о том, что маркеры, текстовые выделители и шариковые ручки со временем высыхают, поэтому, когда вы, наконец, будете готовы воспользоваться вашими запасами, они могут оказаться никуда не годными. В следующий раз, когда вы отправитесь на распродажу, напомните себе, что копейка далеко не всегда бережет рубль.

Почему бы не подумать еще раз о том, действительно ли вам необходимо получать то несметное количество информационных писем, каталогов и сообщений о распродажах, на которые вы подписаны? Тот факт, что вы однажды проявили интерес к одежде из какого-то магазина, вовсе не означает, что вы должны оставаться с ним на связи вечно. Тратьте по восемь минут в день на то, чтобы отказаться от подписки на сайтах, которые вам больше не интересны, пока не избавитесь от них всех. Вы удивитесь, насколько уменьшится нагрузка на папку «Входящие».

Пришло время нам заняться сложными, но жизненно необходимыми проектами, связанными с домашним офисом. Но не стоит бояться: я разделила даже самые большие задания на небольшие порции, с которыми вы легко справитесь. Выпейте стакан воды и наберитесь решимости, потому что вам предстоит глубокое погружение.

Попробуйте наслаждаться чтением журналов в тот же самый день, когда их доставляют, или вскоре после этого. Помните о том, что самую свежую информацию практически на любую тему можно найти в Интернете. Вам не нужно сохранять статью из журнала, чтобы быть уверенным в том, что вы располагаете наиболее полными и точными сведениями по интересующему вас предмету.

Установите для себя предельный срок хранения журнальных номеров. Я считаю, что он не должен превышать двух месяцев, если, конечно, у вас нет серьезных оснований его продлить. Например, если вы планируете переделать кухню, то, занимаясь изучением этого вопроса, вы можете хранить определенные журналы. Однако не забудьте избавиться от ваших исследовательских материалов после того, как осуществите задуманный проект.

Если ваша профессия (например, дизайнер интерьеров, врач или адвокат) требует, чтобы вы хранили все номера определенного журнала за год, купите держатели для журналов, которые можно установить на полке книжного шкафа. В магазинах вы можете найти держатели, сделанные из картона, пластика, прозрачного акрила или дерева. Такие держатели обеспечивают вам легкий доступ к вашей коллекции, которая благодаря им занимает мало места. Храните свои запасы в хронологическом порядке и покупайте держатель, который лучше всего подходит к вашему интерьеру. В следующий раз, когда вы получите новый номер Architectural Digest, вы будете знать, куда его определить, и сможете с легкостью взять старый номер и выбросить его. У меня есть похожие контейнеры для журналов и газет. Контейнер для журналов не приспособлен для того, чтобы хранить в нем годовую подписку журналов; его размер и форма подталкивают к быстрому чтению. Когда приходит новый номер какого-нибудь подписного издания, старый я выбрасываю. Если в течение одного или двух месяцев я не могу найти время, чтобы прочитать журнал, шансы на то, что я сделаю это в ближайшее время, ничтожно малы или вообще равны нулю.

Если вы сохраняете старые номера журналов просто из чувства вины, освободитесь от них. Возможно, купив этот журнал, вы зря потратили деньги, но теперь вы еще больше усугубляете проблему, растрачивая впустую драгоценное место. Если вы подписаны на безграничное количество периодических изданий, потратьте восемь минут на то, чтобы отменить подписку на те, которые, как вы знаете, у вас никогда не будет времени прочитать. Отправляйте в мусор все напоминания о необходимости возобновления подписки, которые находите в почте.

Мы часто покупаем вещи только для того, чтобы почувствовать себя лучше. Вы когда-нибудь становились жертвой желания купить журнал, пока стоите в очереди в кассу в супермаркете? Заведите новую привычку не покупать журналы во время походов за покупками. (Вы всегда можете предложить подруге обменяться журналами в конце месяца.) Затем потратьте восемь минут на то, чтобы придумать систему, которая поможет вам отслеживать деньги, которые вы будете экономить каждый день. Купите традиционную копилку или используйте стеклянную банку и вознаграждайте себя за то, что преодолеваете этот порок. Сколько стоил тот журнал, который вы не купили сегодня? Положите эту сумму в свой домашний банк. Вы будете удивлены, когда увидите, сколько денег можно сэкономить за год, и получите награду, которую не сможет дать вам ни одна покупка: чувство гордости.

Поверьте мне, что любая нужная информация сама найдет к вам дорогу.

Соберите все каталоги в одном месте. Установите таймер и в течение следующих восьми минут занимайтесь их сортировкой по категориям, а затем проведите более тщательный отбор. Сколько экземпляров каждого каталога у вас есть? Многие из них доставляют ежемесячно, так что высока вероятность того, что у вас есть однотипные каталоги ваших любимых магазинов. Безжалостно выбрасывайте их. Если вам обязательно нужно иметь каталог определенного продавца, сохраните самый свежий экземпляр, а от остальных избавьтесь. Каждый раз, когда с почтой приходит новый выпуск, выбрасывайте предыдущий.

Когда каталоги (так же как деловые или личные бумаги, а также журналы) складываются в стопку, в конечном счете вы можете взять только те, которые лежат на самом верху. Примите ответные меры, поместив каталоги в держатель, который позволит хранить их в вертикальном положении лицом к вам. Для этой цели прекрасно подходят держатели и коробки для журналов. Если вы получаете каталоги от конкретной компании только потому, что однажды совершили у них покупку, отправьте им сообщение по электронной почте и попросите исключить вас из списка рассылок. Или отправьте им по почте краткое письмо, вложив в конверт снятую с каталога этикетку с вашим адресом, которая содержит код компании, который поможет им быстрее найти ваше имя и удалить ваши данные.

Теперь, когда вы разобрали счета, избавившись от ненужных и сложив нужные в файл «Сделать» или «Счета», вы, возможно, спрашиваете себя, нужно ли вам хранить оплаченные квитанции. Правильный ответ на этот вопрос: смотря по обстоятельствам. Необходимость хранения квитанций определяется, например, тем, предполагаются ли по этим расходам налоговые вычеты или нет. Если расходы подлежат обложению налогом, создайте папку для отслеживания платежей, сделанных в течение года. В конце года подсчитайте общую сумму налоговых вычетов и отложите папку, чтобы хранить ее в течение срока, определенного законодательством. Если вы будете продолжать выплачивать налоги с этих расходов, то начните новую папку со следующего года.

Налоговое законодательство меняется, и лучше всего вам поможет разобраться с вопросом хранения квитанций специалист налоговой службы. Этот вопрос зависит, в частности, от того, подаете ли вы декларацию как физическое или как юридическое лицо. Жизнь налогоплательщика всегда очень непроста, и вам следует получить конкретные рекомендации по инвестиционным бумагам и юридическим документам, связанным, к примеру, с покупкой дома. Опять же, лучшие советчики в таких вопросах — это специалист налоговой службы или юрист по налогообложению. Это один из них, а не дзен-организатор, будет сопровождать вас в случае проверки.

Что вы будете делать в течение этих восьми минут? Возьмите выписку о платежах через банк, сделанных с вашего счета, и отчеты по банковским картам и посмотрите, какие платежи вы осуществляете в обязательном порядке каждый месяц: арендная плата или выплаты по ипотеке, оплата коммунальных услуг, медицинское страхование, платежи за машину и т. п. Подготовьте папку для каждого вида платежа. (Храните квитанции в файле «Незавершенные дела» до тех пор, пока не придет счет за следующий месяц, после чего проверьте, засчитан ли ваш платеж, а затем выбросите квитанцию.)

Создание этих файлов займет у вас не больше восьми минут. Ваша файловая система может выглядеть следующим образом:

♦ Автомобиль

♦ Банковские операции

♦ Кредитные карты

♦ Хозяйственные расходы

♦ Инвестиции

♦ Медицинское обслуживание

Если ваша жизнь более разнообразна, вы, возможно, захотите разделить эти категории на подкатегории. Каждый пункт в приведенном выше списке будет использоваться в качестве названия для ярлыка, имеющегося на подвесной папке, а внутри каждой подвесной папки будет лежать несколько бумажных канцелярских папок. Эта более детальная файловая система может выглядеть следующим образом:

♦ Автомобиль (подвесная папка с ярлыком)

Седан (бумажная папка)

Минивэн (бумажная папка)

♦ Банковские операции

Citibank Raiffeisen bank

♦ Кредитные карты

Visa: для рабочих целей

MasterCard: для личных целей

♦ Хозяйственные расходы

Ипотечный кредит

Ремонтные работы

Коммунальные платежи

Благоустройство и озеленение

♦ Инвестиции

♦ Медицинское обслуживание

Страховые возмещения Медицинское обслуживание, Мария

Медицинское обслуживание, Макс

Люди позволяют бумагам подавлять себя. Однако бумаги делятся на категории точно так же, как одежда в вашем шкафу. Вы ведь не хотите увидеть, что ваши джинсы оказались вместе с вечерними платьями? Точно так же вы не хотите, чтобы ваши медицинские счета смешивались с квитанциями на оплату коммунальных услуг. Категории, даже самые широкие, позволяют вам быть организованным человеком. Однако помните о том, что созданная вами сегодня файловая система с течением времени будет изменяться: в ней будут появляться новые файлы, а другие будут из нее исчезать. Но это перемены к лучшему! Если файловая система не меняется, значит, ваша жизнь словно бы застыла.

Вам не нужно создавать все файлы сразу. Делайте за один восьмиминутный этап столько, сколько сможете, а затем повторяйте эти этапы до тех пор, пока не закончите всю работу.

В вашем распоряжении есть несколько способов контроля оплаты счетов. Далее приведены некоторые из них; вы можете свободно смешивать их или объединять в случае необходимости.

♦ Подключите услугу автоматической оплаты счетов напрямую поставщику или через банк. Этот вариант оплаты экономит ваше время, но требует ежемесячной проверки счета на предмет возможных компьютерных ошибок или неожиданного повышения тарифов поставщиком услуги. Обязательно отмечайте оплату в своем реестре платежей!

♦ Подключите услугу оплаты счетов через Интернет. Просто входите в систему каждый месяц и устанавливайте сумму и дату платежа. Счета будут поступать к вам по электронной почте. Многие поставщики товаров и услуг позволяют устанавливать напоминания, так что вы не забудете срок платежа. Опять же не забудьте отметить его сумму в реестре платежей.

♦ Оплачивайте счета с 1 и 15 числа каждого месяца в зависимости от срока платежа. Установите напоминание на вашем компьютере или сделайте специальную пометку в ежедневнике, чтобы не забыть об этих важных датах.

♦ Отметьте в вашем ежедневнике, когда вы должны оплатить счет, прежде чем положите талон для оплаты в файл «Счета» или «Сделать» в разделе файлов действий. Вы можете поместить платежную квитанцию в файл «Незавершенные дела», если она нужна вам только до следующего месяца, или в соответствующий файл, если ее нужно хранить дольше.

♦ Подумайте о том, чтобы нанять бухгалтера, если вы имеете дело с большим количеством счетов. Однако проверяйте ежемесячную выписку по счету, чтобы убедиться в том, что в нее не внесены никакие непредвиденные расходы или суммы.

Потратьте восемь минут на то, чтобы определиться с тем, как вы будете обходиться со своими счетами. Затем выделите еще восемь минут на то, чтобы спланировать и организовать ваши платежи. Помните, что вы не привязаны к какому-либо одному решению. Вы можете его изменить, если система или поставщик не будет соответствовать вашим ожиданиям.

Справки об оплате налогов — это те бумаги, которые заполняют значительную часть большинства шкафов, однако существует еще один виновник царящего в них хаоса. Я говорю о проектах из прошлого. Мы храним их, потому что в них вложено много времени и сил. Это может быть проект перестройки дома, которую вы осуществили восемь лет назад, или исследовательские материалы, которые вы собирали для своего диплома. Мы говорим о дипломе, который вы защитили 30 лет назад? Какие бумаги из прошлого занимают лучшее место в вашем шкафу?

Первый этап

Потратьте восемь минут на то, чтобы открыть ваш секретер и оценить ситуацию. Глядя на каждый обнаруженный документ, спросите себя, возникнет ли у вас когда-нибудь необходимость обратиться к этой информации еще раз.

Если ответ положительный, как долго вы должны хранить эти материалы? Если вам нужно хранить информацию, но вы почти никогда, к ней не обращаетесь, упакуйте ее для архивного хранения. Не тратьте время на сортировку этих папок и приведение их в порядок. Лучше используйте его на текущие папки.

Если ответ отрицательный, можете ли вы выбросить содержимое этих папок? Если вы хотите сохранить какую-то часть информации (например, имена и контактные телефоны подрядчиков, чьими услугами вы пользовались во время перестройки дома), отложите в сторону визитные карточки или счета, прежде чем избавитесь от этой кучи бумаг.

Второй этап

Ваши старые проекты и копии справок о налогах могут скопиться в огромных количествах, требуя немедленного уничтожения. Если вы собрали одну или две коробки бумаг, которые нужно измельчить, не позволяйте им уродовать внешний вид вашего офиса долгое время. Потратьте восемь минут, чтобы выяснить телефон компании, оказывающей услуги по уничтожению бумаг. Если вы можете привезти бумаги в эту службу, то их уничтожение обойдется вам не очень дорого. Найдите компанию, которая имеет соответствующую лицензию. (Вы можете попросить уничтожить привезенные вами бумаги в вашем присутствии.)

Готова поспорить, что имеющиеся у вас гарантийные документы и руководства по эксплуатации разбросаны по всему дому или свалены в кучу в шкафу. Когда у вас возникает необходимость что-то уточнить в одном из них, найти его очень трудно. Есть ли хоть какая-либо надежда исправить эту ситуацию? Конечно, есть!

Первый этап

Потратьте восемь минут на то, чтобы собрать все гарантийные документы и инструкции. Если вы что-то не нашли, не беспокойтесь — вы можете включить их в свою систему, когда обнаружите позже.

Второй этап

Потратьте еще восемь минут на то, чтобы рассортировать собранные вами пачки на соответствующие категории. Я обычно пользуюсь следующими категориями:

♦ бытовое оборудование (плита, холодильник и т. д.);

♦ автомобили;

♦ компьютерная техника (монитор, принтер и т. д.);

♦ гараж;

♦ развлечения (DVD-плеер, видеокамеры, телевизор и т. д.);

♦ бытовая техника (пылесос и т. д.);

♦ драгоценности;

♦ кухонное оборудование (миксер и т. д.);

♦ прачечное оборудование (стиральная машина, сушилка и т. д.);

♦ офисное оборудование (машина для печати ярлыков, письменный стол, офисный стул и т. д.).

Нужные вам категории обнаружатся сами собой в процессе сортировки собранного вами материала. Кстати, занимаясь сортировкой, вы будете изумлены тем, сколько у вас гарантийных документов, относящихся к вещам, которых у вас уже давно нет — выбрасывайте их, выбрасывайте и еще раз выбрасывайте!

Третий этап

Напишите названия категорий на бумажных папках, а затем разместите их в алфавитном порядке в подвесной папке с твердым дном. Когда в вашем доме появится водопроводчик и спросит, нет ли у вас брошюры, которая прилагалась к стиральной машине, вы будете рады тому, что потратили время на сортировку этих материалов.

У каждого из нас есть сферы личных интересов, такие как кулинария или спорт. Какой бы ни была ваша страсть, если за ней тянется след из бумаг, то у вас должен быть файл, готовый «поймать» эту информацию, чтобы она не потерялась. Если некоторые из этих материалов хранятся в виде компьютерных файлов, используйте те же самые названия, что и для бумажных папок. Вы же не хотите, чтобы поиск информации превращался в тренировку памяти.

Потратьте восемь минут, сортируя разнообразные бумаги, имеющие отношение к вашим интересам или хобби, чтобы сформировать соответствующие каталоги и подкаталоги. Например, рецепты, как правило, хранят сложенными в папки и забывают о них, потому что требуется слишком много времени для того, чтобы просмотреть эту огромную пачку. Очень тяжело что-то найти, когда все собрано воедино, однако работа с отдельными частями дает вам чувство контроля. Рецепты, к примеру, можно разделить следующим образом: