Менеджмент: учебный курс - Владимир Кантор 11 стр.

5.5. Процедура подготовки и принятия решения

Своевременность и полнота реализации управленческого решения зависит не только от того, насколько оно актуально, своевременно, экономически обоснованно, но и от многих других причин. С точки зрения руководителя, принимающего решение, эти причины можно разделить на объективные и субъективные.

К объективным относятся причины, лежащие вне организации, являющиеся по отношению к ней внешними. В их числе непредвиденные изменения конъюнктуры рынка, положения деловых партнеров, изменения политической ситуации в стране и др. Для руководителей среднего и низшего уровней объективные причины, негативно влияющие на выполнение управленческих решений, могут быть и чисто внутренними, зависящими от самой организации, ее культуры, традиций, господствующей системы ценностей, от исполнительской дисциплины.

Но если речь идет о высшем руководстве организации, для него низкий уровень исполнительской дисциплины не может быть объективной причиной несвоевременного или недобросовестного выполнения управленческого решения. Ибо дисциплина в организации зависит прежде всего и главным образом от ее руководителя.

Когда говорят о субъективных причинах, от которых зависит успешная реализация управленческого решения, то имеют в виду главным образом личные качества руководителя. Нет сомнений в том, что чем выше авторитет руководителя, чем он требовательнее, тем ответственнее относятся его подчиненные к выполнению тех или иных решений руководителя. Однако руководитель обязан смотреть вперед, он должен заранее, т. е. на стадии подготовки и принятия решения, сформировать у своих подчиненных убеждение в правомерности и необходимости принятого решения, создать у работников психологический настрой на его безусловное выполнение, на успех. А для этого надо учитывать и некоторые социально-психологические аспекты управления.

Схема процесса принятия решения приведена на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Схема процесса принятия решения

В общем случае рациональный подход к принятию решений представляет собой последовательность определенных этапов.

1. Постановка проблемы. Первый шаг на пути решения проблемы – это ее определение. Существуют два способа рассмотрения проблемы. Во-первых, проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты (вы узнаете о проблеме потому, что не случается то, что должно было случиться). В таком случае наше воздействие на проблемную ситуацию будет реактивным управлением. Во-вторых, как проблему можно рассматривать также потенциальную возможность (например, активный поиск способов повышения эффективности какого-то подразделения, даже если дела идут хорошо); это будет упреждающим управлением. В данном случае вы определяете проблему, когда приходите к выводу, что кое-что можно сделать либо для улучшения хода дела либо для извлечения выгоды из предоставляющейся возможности.

Можно выделить две фазы этапа диагностики сложной проблемы:

• осознание и установление симптомов затруднений или имеющихся возможностей;

• выяснение причин выявленных симптомов.

2. Формулировка ограничений и критериев принятия решения. Чтобы управленческие решения были реалистичными и осуществимыми, необходимо принимать в расчет внутренние и внешние ограничения. К внутренним можно отнести недостаточность ресурсов организации – финансовых, временных, технологических, человеческих, а также моральные и этические соображения, к внешним – действующее законодательство.

Ограничения корректирующих действий сужают возможности в принятии решений. Прежде чем переходить к следующему этапу процесса, руководитель должен беспристрастно выделить суть ограничений и только потом выявлять альтернативы. В дополнение к идентификации ограничений руководителю необходимо определить стандарты, по которым предстоит оценивать варианты выбора (критерии принятия решений).

3. Определение альтернатив. В идеале желательно выявить все возможные действия, которые могли бы устранить причины проблемы и тем самым дать возможность организации достичь своих целей. На практике руководитель, как правило, ограничивает число вариантов выбора для серьезного рассмотрения всего несколькими альтернативами, которые представляются наиболее желательными.

4. Оценка альтернатив. При выявлении альтернатив необходима определенная предварительная оценка. Как количество, так и качество альтернативных идей растут, когда начальная генерация идей (идентификация альтернатив) отделена от оценки окончательной идеи. Это означает, что только после составления списка всех идей следует переходить к оценке каждой. Для сопоставления решений необходимо располагать стандартом, относительно которого можно измерить вероятные результаты реализации каждой возможной альтернативы. Подобные стандарты называют критериями принятия решений, устанавливаемых на втором этапе.

При оценке возможных решений руководитель пытается спрогнозировать то, что произойдет в будущем, поэтому важным моментом в оценке альтернатив является определение вероятности осуществления каждого возможного решения в соответствии с намерениями. Если последствия какого-то решения благоприятны, но шанс его реализации невелик, оно может оказаться менее желательным вариантом выбора.

5. Выбор. Если проблема была правильно определена, а возможные решения тщательно взвешены и оценены, то сделать выбор, т. е. принять решение, сравнительно просто. Руководитель просто выбирает альтернативу с наиболее благоприятными общими последствиями. Если проблема сложна и приходится принимать во внимание множество факторов (или если информация и анализ субъективны), может случиться, что ни одна альтернатива не будет наилучшим выбором. В этом случае главная роль принадлежит анализу, опыту и интуиции.

6. Реализация решения. Процесс не заканчивается выбором альтернативы. На стадии реализации принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, т. е. ценность решения состоит в том, что оно осуществлено (реализовано). Уровень эффективности осуществления решения повысится, если оно будет признано теми, кого оно затрагивает. Хороший способ завоевать признание решения состоит в привлечении таких лиц к процессу его принятия.

Глава 6 Формы власти и влияния в управлении организацией

6.1. Руководитель и лидер

В организации руководители различного уровня (от низшего до высшего) входят в аппарат управления, но не все работники управления являются руководителями. Руководители – это лица, принимающие решения, обязательные для выполнения всеми подчиненными, т. е. как непосредственными исполнителями, так и руководителями нижележащих уровней. Право руководителя принимать решение определяется данной ему властью. Чтобы руководить, надо иметь полномочия, которые делегируются свыше лицу, занимающему соответствующую должность.

Иное содержание имеет слово лидер. Буквально оно означает «ведущий», идущий впереди. Принципиальное различие между руководителем и лидером состоит в том, что руководитель назначается или избирается, он обязательно занимает какую-либо должность, дающую ему право подчинять себе других, командовать. Лидер не избирается, не назначается. Лидером становятся вследствие признания окружающих. Лидер тоже имеет власть над теми, кто его считает таковым. Но это власть не должности, а авторитета.

Руководителя можно назвать формальным лидером. Он может стать и фактическим, неформальным, если это признают подчиненные. Совершенно очевидно, что в целях повышения эффективности управления крайне желательно, чтобы руководитель был не формальным, а фактическим лидером, безусловно признанным подчиненными. Теоретически такое желание можно осуществить путем подбора руководителей из числа неформальных лидеров, что нередко и использует руководство организаций на практике. Но таким путем задачу можно решить не всегда. Во-первых, неформальные лидеры могут оказаться совершенно неподготовленными к выполнению обязанностей руководителя ни по своему образованию, ни по опыту работы. Во-вторых, интересы неформальных лидеров нередко не совпадают с интересами организации, а иногда и просто противостоят интересам работодателя.

Гораздо продуктивнее другой путь – постепенное превращение руководителя в лидеры. Эту цель должны ставить перед собой и всячески содействовать ее достижению и сам руководитель, и руководитель более высокого уровня. Для этого руководителю надо четко представлять себе, как можно стать лидером, как завоевать авторитет, власть которого выше формальной власти, очерченной полномочиями руководителя.

Руководитель должен иметь:

• широкое общее представление о положении дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования;

• чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы;

• творческий подход и умение мотивировать действия, решения свои и персонала;

• желание и способность сотрудничать;

• понимание результатов, умение планировать и выполнять планы;

• способность идти на риск;

• способность принимать решения;

• готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

По своему отношению к работе руководители делятся на пассивных и активных. Пассивные используют, как правило, принципы деятельности, выработанные другими, замыкаются преимущественно на своих подчиненных, пытаясь контролировать все их действия. В повседневной работе такие руководители ограничиваются решением узких проблем, рассматривая их с рутинных позиций. Они берутся лишь за то, что идет на пользу их карьере, не пытаются расширять свой кругозор, а нехватку знаний и идей пополняют тем, что заимствуют их у подчиненных. Руководитель активного типа стремится к испытаниям, полностью отдает себя работе, конструктивно использует любые (даже конфликтные) ситуации, не боясь риска и ответственности.

Для того чтобы сделать свое лидерство и влияние эффективными, руководитель должен развивать и применять власть. Власть – это возможность влиять на поведение других. В дополнение к формальным полномочиям руководителю требуется власть, так как он зависит от людей как в пределах своей цепи команд, так и вне ее. Власть и влияние – инструменты лидерства – являются фактически единственными средствами, которыми располагает руководитель для разрешения разнообразных ситуаций. Если руководитель не обладает достаточной властью, чтобы влиять на тех, от кого зависит эффективность его деятельности, он не сможет получить через других людей ресурсы, необходимые для определения и достижения целей. Именно власть является необходимым условием успешной деятельности организации.

Во всех организациях для достижения эффективного функционирования необходимо надлежащее применение власти. В различных подразделениях организации руководитель зависит от своего непосредственного начальства, подчиненных и коллег. Без содействия этих людей он не может эффективно осуществлять свои функции. Влияние и власть в равной мере зависят от личности, на которую оказывается влияние, а также от ситуации и способности руководителя.

Не существует реальной абсолютной власти, ибо никто не может влиять на всех людей во всех ситуациях. Сколько власти имеет тот или иной человек в конкретной ситуации? Это определяется не уровнем его формальных полномочий, а степенью зависимости от другого лица (чем больше зависимость от другого, тем больше и власть другого лица).

Обычно руководитель имеет власть над подчиненными, которые зависят от него в таких вопросах, как повышение заработной платы, рабочие задания, продвижение по службе, расширение полномочий, удовлетворение социальных потребностей и другое. Однако в некоторых ситуациях подчиненные имеют власть над руководителем, если от них зависят наличие необходимой для принятия решений информации и неформальные контакты с людьми в других подразделениях, чье содействие бывает необходимо для руководителя. Важно также влияние, которое подчиненные могут оказывать на своих коллег, и способность подчиненных выполнять задания.

Использование руководителем в одностороннем порядке своих полномочий в полном объеме может вызвать у подчиненных такую реакцию, при которой они захотят продемонстрировать собственную власть. Это может привести к напрасной трате усилий и снизить уровень достижения целей, поэтому эффективный руководитель старается поддерживать разумный баланс власти, достаточной для обеспечения достижения целей, но не вызывающей у подчиненных чувства обездоленности и, как следствие, непокорности. Кроме подчиненных, над руководителем могут иметь власть его коллеги.

Власть может принимать разнообразные формы.

1. Власть, основанная на принуждении. Она ассоциируется со страхом лишиться или не получить удовлетворение какой-либо насущной потребности (уважения, работы, положения в обществе). Эта форма власти дает временный эффект. Длительное ее применение вызывает скованность, отчуждение, текучесть кадров.

2. Власть, основанная на вознаграждении. Здесь имеет место положительное подкрепление действия вознаграждением, которое активизирует исполнительную деятельность подчиненного.

3. Экспертная власть. Подчиненный убежден, что влияющий обладает специальными знаниями, которые позволят удовлетворить его потребности.

4. Эталонная власть (власть примера). Такая власть основана на личных свойствах руководителя и носит название харизмы. Харизма – это влияние, основанное на свойствах личности руководителя или его способности привлекать сторонников.

5. Законная власть. Исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания, и готов подчиняться им. Он реагирует на должность, а не на личность. Все руководители пользуются законной властью, потому что они получили полномочия управлять другими людьми. Эти основы власти являются инструментом, с помощью которого руководитель может заставить подчиненных выполнять работу, направленную на достижение целей организации.

6.2. Соотношение понятий «лидер» и «менеджер»

Руководитель как специалист должен обладать определенным набором необходимых качеств. В число обязательных входят:

1) компетентность, т. е. необходимые знания и навыки, приобретенные в процессе практической работы (например, нельзя успешно руководить фирмой по производству электроизмерительных приборов, не зная устройства приборов, технологии их изготовления);

2) умение подбирать людей, требовать от них выполнения порученных обязанностей. Этим качеством менеджер должен обладать уже по самому определению его как человека, добивающегося успеха усилиями других людей. Умение заставить людей действовать в интересах организации приобретается не только и не столько в процессе обучения, сколько в процессе практической деятельности;

3) решительность в достижении поставленных целей. Всем давно известно, что принять хорошее и правильное решение гораздо легче, чем его реализовать. При реализации решения неизбежно возникают трудности, препятствия, умышленное или неумышленное сопротивление. Нужна решительность в преодолении всех препятствий, проявление воли руководителя, его принципиальности, выдержки, терпения;

4) умение оценивать ситуацию и быстро находить нужные решения. Это качество в руководителе вырабатывается в значительной мере в результате приобретения опыта, в процессе практики. Тем не менее оно является еще в большей мере проявлением личных качеств руководителя. Большую роль играет способность мыслить не только правильно, но и быстро, что в свою очередь зависит от темперамента человека. Неоценимое значение имеет эрудиция руководителя, его общее интеллектуальное развитие, начитанность;

5) умение предвидеть будущее. Это не врожденное свойство человека, не способность предсказания. Настоящее предвидение строится на объективных законах развития природы и человеческого общества.

Руководитель организации может предвидеть будущее организации и строить планы ее развития в будущем только опираясь на науку. К сожалению, единой науки для прогнозирования будущего организации не существует. Но существуют методы прогнозирования, основывающиеся на использовании многих наук. Поэтому руководитель должен овладеть этими методами.

Все эти качества необходимы руководителю с точки зрения нанимателя – того, кому руководитель будет служить, в чьем непосредственном подчинении будет находиться.

6.3. Основные теории лидерства

Выделяют следующие подходы к изучению лидерства в организации [8] : традиционные концепции лидерства (теория лидерских качеств и концепции лидерского поведения), концепции ситуационного лидерства и новые подходы (ситуационный анализ эффективного лидерства как совокупности лидерских черт и их проявления в поведении).

Теория лидерских качеств

Теория лидерских качеств появилась на раннем этапе изучения и объяснения лидерства. Первые концепции пытались выявить те особые качества, которые присущи великим людям. Исследователи полагали, что лидеры имеют уникальный набор достаточно устойчивых и не меняющихся во времени качеств, отличающих их от обычных людей. Ученые пытались определять лидерские качества, измерять их и использовать для выявления лидеров. Такой подход базировался на уверенности в том, что лидерами рождаются, а не становятся. Были проведены сотни исследований, породивших предельно длинный список выявленных лидерских качеств.