Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений - Глеб Архангельский 7 стр.

В 1970–1980-х гг. разработка и применение деловых игр в СССР приняли массовый характер. Возникла ассоциация разработчиков игрового социального имитационного моделирования (АРИСИМ). К концу 1988 г. имелась информация примерно о 1000 зарегистрированных советских деловых играх различного назначения (в 1975 г. их было около 40 – довоенный уровень, а в 1980 г. – уже более 166).

Если вы хотите победить, достичь – тренируйтесь, вырабатывайте выдержку – вы победите, вы достигните!

В 1980 г. описано 228 игр в США. Около 200 игр применялись в германоговорящих странах, из них 120 базировались на ЭВМ. По другим данным, в 1980 г. в мире имелось свыше 2000 деловых игр. Из них в капиталистических странах – 1210 (в том числе в США около 1000), в СССР – около 300.

По мнению М.М. Бирштейн, к производственным относятся, например, деловые игры по аттестации работников, разработке или совершенствованию организации труда на конкретном производственном участке, модернизации реального предприятия или организации и др. Высшей формой производственной деловой игры можно считать игру определенного профиля (например, по формированию игровым методом годового плана научно-исследовательских работ определенной организации), которая повторяется регулярно (например, ежегодно, при формировании плана на следующий год). Такая деловая игра становится функциональным блоком действующего механизма управления. Исследовательскими являются, например, игры по изучению взаимосвязи отраслевого и регионального управления и др. Первоначально все создаваемые деловые игры были исследовательскими.

В докладе на конференции, посвященной 60-летию деловых игр, в 1992 г. М.М. Бирштейн отмечала роль исследовательских деловых игр: «Аналогично тому, как проекты технических новшеств обязательно проходят испытания в лабораторных условиях до их запуска в производство, так и проекты новшеств организационного характера в социально-экономической сфере могут и должны испытываться до их внедрения методом ДИ на качество и прочность, на пригодность их в данных конкретных условиях».

В.Д. Сапунцов «Компьютерные деловые игры и дистанционное образование»

http://www.e-joe.ru/sod/00/1_00/st204.html

Екатерина Осипенко, начальник ФЭО Владивостокского молочного комбината, входящего в группу «Вимм-Билль-Данн»

Весной 2005 г. я вступила в должность начальника ФЭО. Новая должность требовала от меня новых знаний и навыков руководителя. Необходимо было научиться координировать деятельность целого отдела. И хотя наш отдел не такой уж многочисленный и подчиненных у меня всего два человека, для меня было сложно правильно построить отношения не только с ними, но и с другими коллегами. В отношении моих подчиненных ситуация осложнялась еще и тем, что до моего вступления в новую должность мы занимали примерно равные позиции и наши отношения были, скорее, дружескими. При новых же обстоятельствах было очень важно сохранить нормальные отношения в коллективе, но при этом четко обозначить свою позицию как начальника. Честно признаюсь, для меня это было сложно, я сделала немало ошибок. И конечно, процесс становления меня как начальника продолжается и сейчас. Но можно с уверенностью сказать, что год не прошел даром и многое было сделано и достигнуто.

Так уж удачно сложилось, что мое вступление в новую должность совпало с образованием в нашей компании корпоративного университета. Я, конечно же, с огромным удовольствием использовала представившуюся мне возможность и приняла участие в обучении на первой ступени «Профессия – руководитель». Обучение по этой программе мне, как начинающему руководителю, очень помогло. Помогло не только в построении отношений внутри отдела, но и в общении с другими подразделениями комбината. Умение общаться, правильно и четко выражать свои мысли – один из важнейших навыков для любого менеджера.

Тренинг «Личная эффективность» конкретно для меня стал просто кладом. Я, как, наверное, и многие на нашем предприятии, часто задерживаюсь после окончания рабочего дня. Порой это связано с объективными причинами, т. е. необходимостью позвонить в Москву или выполнить какой-то срочный запрос и т. д. Но все же бывают случаи, когда приходится задерживаться просто от элементарного неумения правильно спланировать свой рабочий день. Тренинг помог мне увидеть свои ошибки и исправить их. Я смогла выявить своих поглотителей времени и минимизировать их влияние на себя. Например, одна моя подчиненная – большая любительница задавать вопросы касательно всего, что она делает. И эти вопросы поступают по одному, постоянно отвлекая. После тренинга я ввела следующее новшество в нашу работу: сначала она внимательно просматривает полученное задание, а потом задает все возникшие вопросы сразу. Хочу сказать, что это очень упростило мне работу и сохранило мое время.

Я начала постоянно использовать результато-ориентированное планирование и делить все возникающие дела на жесткие и гибкие. Особенно эти навыки пригодились мне при составлении финансового плана на 2006 г. Для меня это был первый опыт такой объемной и сложной работы в роли руководителя. Необходимо было также качественно и в срок выполнять текущую работу, собирать необходимую для планирования информацию из других отделов, кроме того, параллельно вносить данные для финансового плана в новую программу, разработанную в нашей компании. Материалы тренинга очень помогли мне в этой ситуации, и, несмотря на возникавшие проблемы, наш отдел справился с задачей в срок. Каждое мое утро в тот период начиналось с того, что я расчищала свой рабочий стол от вчерашних бумаг и составляла список всего, что необходимо сделать сегодня, продумывая, как распределить это между сотрудниками отдела.

Этот тренинг был для меня так ценен еще и потому, что он заставил взглянуть на жизнь под другим углом, увидеть, как важна каждая ее минута и как порой бездарно я трачу время. Могу сказать, что я стала гораздо позитивнее относиться к жизни, начала тратить больше времени просто на то, чтобы порадовать себя любимую.

Диагностика ТМ-обучения в компании

Выберите, пожалуйста, в вариантах ответов один пункт. Если это вариант A, запишите себе один балл; вариант B – два балла; вариант C – три балла; если в компании не делается ничего из перечисленного – ноль баллов.

1. ЧТО РЕГУЛЯРНО ПРЕДПРИНИМАЕТСЯ В ВАШЕЙ КОМПАНИИ, ЧТОБЫ РАЗВИТЬ У СОТРУДНИКОВ УМЕНИЕ ЭФФЕКТИВНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ?

A. Проводятся разъяснительные беседы с персоналом о важности ТМ-дисциплины.

B. Отдельные сотрудники направляются на открытые семинары по тайм-менеджменту.

C. Проводятся внутрикорпоративные ТМ-тренинги.

2. КАК ТРЕНИНГИ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ СООТНОСЯТСЯ С ДРУГИМИ ТРЕНИНГАМИ, ПРОВОДИМЫМИ КОРПОРАТИВНЫМ УНИВЕРСИТЕТОМ КОМПАНИИ?

A. ТМ-тренинг не соотносится с другими курсами.

B. В ТМ-тренинге упоминаются или используются некоторые знания и техники, получаемые сотрудниками в рамках других курсов.

C. Программа ТМ-тренинга изначально разработана как элемент корпоративной программы обучения, выстроены взаимосвязи со всеми остальными курсами.

3. КАКИЕ ДИАГНОСТИЧЕСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПРОВОДЯТСЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТРЕНИНГОВ?

A. Потребности обучаемых выявляются силами HR-специалистов.

B. Организуется встреча тренера с представителями HR-подразделения и/или руководителями проходящих обучение подразделений.

C. Используются анкетирование, наблюдение на рабочих местах, другие формы углубленной диагностики.

4. КАКУЮ ПОСТТРЕНИНГОВУЮ ПОДДЕРЖКУ ПОЛУЧАЮТ УЧАСТНИКИ ТРЕНИНГОВ?

A. Проводятся беседы с непосредственным руководителем или представителем HR.

B. Сотрудникам предоставляются учебные пособия для самостоятельной работы с возможностью получения обратной связи от тренера.

C. Организуются тематические посттренинги с обратной связью и предоставляются пособия для самостоятельной работы.

5. КАК ТРЕНИНГИ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ СООТНОСЯТСЯ С СИСТЕМОЙ КОРПОРАТИВНЫХ СТАНДАРТОВ?

A. В тренингах не происходит отсылки к корпоративным стандартам.

B. В тренингах упоминаются стратегические цели компании и подразделения, содержание тренингов соотносится с этими целями.

C. Тренинги по тайм-менеджменту проводятся на базе зафиксированных корпоративных ТМ-стандартов, с постоянной отсылкой к ним.

ОТ 11 ДО 15 БАЛЛОВ. В вашей компании (подразделении) обучение тайм-менеджменту организовано достаточно эффективно и системно. Скорее всего, многие принципы тайм-менеджмента уже стали частью культуры командной работы. Следующий логический шаг – разработка корпоративных ТМ-стандартов, ТМ-автоматизация контролируемых процессов.

ОТ 11 ДО 15 БАЛЛОВ. В вашей компании (подразделении) обучение тайм-менеджменту организовано достаточно эффективно и системно. Скорее всего, многие принципы тайм-менеджмента уже стали частью культуры командной работы. Следующий логический шаг – разработка корпоративных ТМ-стандартов, ТМ-автоматизация контролируемых процессов.

ОТ 6 ДО 10 БАЛЛОВ. В вашей компании проводится обучение тайм-менеджменту, но есть значительные резервы для повышения его эффективности. Имеет смысл разработать целостную корпоративную программу ТМ-обучения, соотнесенную с общей программой работы корпоративного университета.

ОТ 0 ДО 5 БАЛЛОВ. По всей видимости, сколько-нибудь регулярного обучения тайм-менеджменту в компании не проводится. Целесообразно начать с базовых тренингов и базовых форм посттренинговой поддержки, с тем чтобы в дальнейшем выработать целостную программу ТМ-обучения.

ТМ-стандарт

Общие правила управления временем

КОРПОРАТИВНЫЙ ТМ-СТАНДАРТ – свод правил, регулирующих вопросы личного и командного тайм-менеджмента в компании, зафиксированных и доведенных до сведения персонала.

КОРПОРАТИВНЫЙ ТМ-СТАНДАРТ – эффективность, с которой человек использует свое время и достигает поставленных целей; рассматривается в контексте всей жизни, без связи с конкретным местом работы или родом занятий.

ПЕРСОНАЛЬНАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ – личная эффективность человека как сотрудника организации, обусловленная его собственными усилиями и навыками самоорганизации.

Ключевое понятие классического тайм-менеджмента – личная эффективность. Чем более четкие и адекватные цели мы перед собой ставим, чем осмысленнее, вдумчивее и организованнее используем свое время – тем выше наша личная эффективность.

Очевидно, что новой дисциплине, корпоративному тайм-менеджменту, нужен новый угол зрения на личную эффективность. Поэтому, говоря о личной эффективности человека в контексте его работы в конкретной компании, необходимо ввести новое понятие – персональная эффективность.

Персональная эффективность – это эффективность, с которой человек использует свое время, ставит перед собой цели и достигает их – но не «вообще», как в случае с личной эффективностью, а в контексте его работы.

При этом в определении есть важное уточнение: «обусловленная его собственными усилиями и навыками». Понятно, что те аспекты эффективного использования времени человека, которые зависят не от его усилий, а от устройства системы управления в компании, не могут быть предметом обсуждения в корпоративном тайм-менеджменте.

Зачем руководителю компании или подразделения повышать персональную эффективность сотрудников? Если задачи выполняются в срок, какая разница, грамотно ли сотрудник ведет ежедневник, планирует ли рабочий день и т. д.?

Представим, что менеджер может управлять персональной эффективностью подчиненных, что он понимает, как планируется и распределяется их рабочее время, знает, с помощью каких инструментов они его организуют. В таком случае менеджер получает:

• возможность устанавливать оптимальные сроки выполнения задач благодаря реалистичному пониманию степени загрузки подчиненных;

• уверенность в оперативности и своевременности действий подчиненных в ситуациях, когда непосредственный контроль за ними затруднен – при взаимодействии подчиненных с клиентами, коллегами из других подразделений и т. п.;

• прозрачность работы подчиненных, формализованность их личных целей, планов и задач и, следовательно, отсутствие «незаменимости от неорганизованности».

Инструмент повышения персональной эффективности сотрудников, формализации инструментов, с помощью которых она достигается, – корпоративный ТМ-стандарт. Эта глава посвящена тому, как создаются такие стандарты и как они внедряются в эффективных компаниях.

Личная эффективность и структура личной работы подчиненных – «черный ящик» для большинства руководителей. Управляя личной эффективностью сотрудников, руководитель уже не ставит задачи «черному ящику», устройство которого ему неизвестно. «Черный ящик» становится прозрачен: как работник управляет собой в ходе решения задач? Как он взаимодействует с внешними контрагентами? Как ставит цели и планирует время? Зная ответы на эти вопросы, руководитель может добиваться от «черного ящика» гораздо большего.

Корпоративное внедрение: MC-bauchemie Russia

Совместное российско-германское предприятие MC-Bauchemie Russia было создано в 2001 г. на базе группы компаний «ОТЛИ» (Россия) и концерна MC-Bauchemie (Германия). За три года работы организация сумела стать лидером в области производства продуктов строительной химии в Северо-Западном регионе и войти в число пяти крупнейших производителей сухих строительных смесей в России.

MC-Bauchemie Russia – один из постоянных клиентов «Организации Времени» с 2001 г., то есть с момента своего создания.

Рассказывает Александр Мондрус, генеральный директор:

– В 2001 г., в отпуске, просматривая в Интернете новости (когда отвлекаешься от текучки, есть возможность подумать о более общих вещах) я случайно наткнулся на сайт http://www.improvement.ru/. Почитал некоторые статьи, которые Глеб там представлял, и они меня заинтересовали: там описывались, казалось бы, банальные, стандартные вещи очень простым понятным языком. Но когда я прочитал эти статьи, я понял, что это та тема, которая меня всегда увлекала: как сделать деятельность более эффективной, за меньшее время успевать больше – все то, чему посвящены вся технология и идея тайм-менеджмента.

«Из множества людей, которые обучены ТМ, и создается та атмосфера, сама ТМ-культура, как ее называют, „бацилла“, наличие которой позволяет сказать, что в компании есть система эффективного управления временем».

Первые тренинги

Я сразу написал Глебу, и он сказал, что готов встретиться и ответить на мои вопросы. Когда я вернулся из отпуска, Глеб приехал к нам в офис. Я попросил его разъяснить более детально, что он имеет в виду под тем, что написал в статье, и как он это воплощает в жизнь. Он не просто рассказал. Он меня покорил своей энергией и увлеченностью этой темой. Я подумал, что было бы здорово это попробовать.

Потом я рассказал топ-менеджерам обо всем, что узнал, и кое-кого это заинтересовало. Мы решили провести тренинг. Компания была молодой, небольшой, и у нас даже не было бюджета на проведение тренинга. Я предложил коллегам скинуться на обучение и сказал, что если мы его пройдем, то наверняка выиграем – и эти деньги себе вернем. Меня поддержало человек 10 или 12, и тренинг мы организовали таким образом, что каждый оплатил его сам. Мы тогда применили, как я вспоминаю, тактическую хитрость: говорили, что первую часть тренинга – обзорную – проводим для большого количества людей, чтобы они из первых уст услышали, что такое ТМ и зачем он нужен, а деньги будем брать только с тех, кто останется на тренинге до конца.

Насколько я помню, на обзорное занятие пришло 14 человек, а осталось 10.

Потом у меня было несколько индивидуальных занятий с Глебом. А мой заместитель и коммерческий директор по той же схеме провел тренинги для своей коммерческой службы. Так все и начиналось.

С тех пор у нас закрепился ряд вещей, традиций, регламентов, связанных с ТМ. Наши регламенты я отразил в документе, который называется «Памятка эффективной коммуникации», – это свод правил, необходимых для более эффективного использования средств связи, прежде всего электронной почты.

Памятка по эффективной коммуникации

1. Получив электронное письмо, В ЛЮБОМ СЛУЧАЕ дайте ответ, чтобы отправитель знал, что оно получено.

2. Если письмо содержит поручение, но не указан срок исполнения, в ответе укажите его самостоятельно, ориентировочно или точно.

3. Если это поручение вступает в противоречие с другими работами, опишите кратко ситуацию и укажите различные сроки в зависимости от других работ.

4. Поручения НЕ накладывают вето на остальные работы, если только прямо не указано, что это так.

5. Если к оговоренному сроку по каким-то причинам вы не успеваете, ОБЯЗАТЕЛЬНО сообщите об этом ДО истечения срока с указанием причин и нового срока.

6. Когда вы получаете электронное письмо, в котором видите свой адрес в поле «Копия», это значит, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе, и если там есть пункты, которые предполагают какие-то действия с вашей стороны, то вы их выполняете или уточняете, если что-то не ясно.