В области Страницы вы можете задать, какие страницы хотите распечатать:
все — печатает все страницы документа;
текущая — печатает только текущую страницу;
номера — вы можете указать номера страниц, которые хотите напечатать. Например: 1,3 — будут напечатаны первая и третья страницы, или 1–3 — будут напечатаны страницы 1, 2, 3.
Если бумаги мало, тогда можно печатать с двух сторон. В списке Включить выбираете Нечетные страницы (или четные — без разницы), печатаете, затем переворачиваете страницы другой стороной и вставляете в принтер. После этого выбираете Четные страницы (или нечетные, если в первый раз выбрали четные). Итог: документ распечатан с двух сторон.
Вы хотите включить параметр двусторонняя печать? Что ж, это будет даже удобнее, чем предложенный мною вариант. Вот только хочу вас огорчить: двустороннюю печать поддерживают далеко не все принтеры.
Параметр Масштаб устанавливает рекордные показатели экономии. С его помощью можно распечатать до шестнадцати страниц на одном листе бумаги. Вот только я не уверен, что вы потом их прочтете. А вот две страницы на одном листе уместить можно, если вам важна информация, а не внешний вид документа. Я, например, так распечатал инструкцию по эксплуатации своего автомобиля, которую нашел в Интернете. И читать удобнее (если согнуть книжечкой), и экономно.
Область Копии позволяет указать число копий вашего документа. При печати копий обязательно установите параметр разобрать по копиям — так намного удобнее.
Если у вас заканчивается тонер, тогда нажмите кнопку Параметры, а в появившемся окне установите параметр черновой (рис. 161). Этим вы активируете черновой режим печати, в котором тонер используете экономнее.
Рис. 161. Включение чернового режима печати.Вот и все. При нажатии кнопки ОК ваш документ будет отправлен на выбранный вами принтер.
13.12. Колонтитулы
Колонтитул (от франц. colonne — столбец и лат. titulus — надпись, заголовок) — небольшой текст, помещаемый над или под основным текстом страницы. Обычно в качестве колонтитула выводится служебная информация: номер страницы, общее количество страниц в документе и др. Для добавления колонтитула выполните команду Вид, Колонтитулы. Появится панель инструментов Колонтитулы, с помощью которой вы сможете создать колонтитулы (рис. 162), а именно добавить служебную информацию в их текст.
Рис. 162. Работа с колонтитулами.Глава 14 МS Excel: работаем с электронными таблицами
14.1. Что такое электронная таблица
Что же такое электронная таблица? Как и обычная таблица, электронная состоит из ячеек, которые находятся на пересечении строчек и колонок, из которых формируется сама таблица. Ячейка электронной таблицы может содержать данные любого типа — строку, дату, число, рисунок и т. д. У каждой из них есть свой адрес, и это позволяет выполнять определенные операции над содержимым ячейки.
В Excel порядок организации электронных таблиц следующий. Документ MS Excel называется книгой. Книга содержит как минимум один лист. По умолчанию количество листов равно трем. Каждый лист — это самостоятельная электронная таблица со своими ячейками. Адреса ячеек уникальны в пределах листа, т. е. в одной книге может быть несколько ячеек с одним и те же адресом, но пока не забивайте этим голову — об адресации ячеек и обращении к ним в формулах мы еще поговорим. А пока перейдем к рассмотрению основного окна Excel.
14.2. Основные элементы окна MS Excel
При запуске Excel вы увидите ее основное окно (рис. 163). С главным меню и панелями инструментов мы уже знакомы — они практически идентичны аналогичным панелям MS Word, поэтому на них останавливаться не будем. Область задач содержит список файлов, с которыми вы недавно работали. Строка формул содержит формулу. У каждой ячейки может быть своя формула, согласно которой вычисляется значение ячейки. Слева от строки формулы находится поле адреса ячейки. В нижней части окна находятся вкладки, использующиеся для переключения листов электронной книги. Слева от них — кнопки навигации, с помощью которых переходят к первому, предыдущему, следующему, последнему листу книги.
Рис. 163. Окно Excel.14.3. Создание, сохранение, открытие книг Excel
Новая книга создается при запуске Excel. Если вам нужно создать новую книгу уже в процесс работы, то выполните команду меню Файл, Создать, Чистая книга. Команда Чистая книга находится в области задач, которая обычно отображается в правой части Excel (рис. 164). Обычно для создания новой книги гораздо проще нажать Ctrl+N, чем производить все эти манипуляции мышью.
Рис. 164. Создание новой книги.Для сохранения книги нужно выполнить команду Файл, Сохранить, а для сохранения ранее сохраненной книги под другим именем — Файл, Сохранить как. Если вы хотите задать пароль для доступа к своей книге, то в окне сохранения выберите команду Сервис, Общие параметры (рис. 165). В появившемся окне (рис. 166) вы можете задать пароли для открытия и для изменения книги, рекомендовать доступ только для чтения, а также указать, что перед сохранением книги всегда должна создаваться резервная копия (как правило, этот параметр нужен для важных книг).
Рис. 165. Сохранение документа (книги).Рис. 166. Установка пароля.
Как и в случае с Word, вы можете задать интервал автоматического сохранения. Для этого выполните команду Сервис, Параметры, в появившемся окне перейдите на вкладку Сохранение и установите нужный вам интервал (рис. 167). По умолчанию интервал автоматического сохранения равен 10 минутам.
Рис. 167. Интервал автоматического сохранения.Открыть книгу можно с помощью команды меню Файл, Открыть, для быстрого вызова которой нужно нажать Ctrl+O.
14.4. Работа с листами
Прежде чем перейти к работе с электронной таблицей, нужно поговорить о листах книги. Как уже было отмечено, в нижней части окна находятся вкладки, которые используются для переключения между листами книги. Вам не нравятся названия Лист1, Лист 2, ЛистЗ? Вы можете переименовать свои листы так, как вам хочется, например Январь, Февраль, Март. Для этого дважды щелкните по вкладке листа, введите новое имя и нажмите Enter (рис. 168).
Рис. 168. Работа с листами книги.Предположим, что вы делаете отчет о продажах за прошлый год и вам нужно двенадцать листов — по одному на каждый месяц года. Для создания листа щелкните правой кнопкой мыши на любой вкладке листа и выполните команду Добавить. В появившемся окне выберите Лист (рис. 169).
Рис. 169. Вставка нового листа.После добавления с новым листом можно работать как с ранее созданными. Для перемещения листов просто ухватитесь мышью за вкладку листа и переместите лист в нужную позицию.
Если вы хотите удалить лист, щелкните на вкладке с ненужным листом (раз вы хотите удалить лист, значит, он вам не нужен) и выберите команду Удалить. Имейте в виду, что удаленный лист нельзя восстановить с помощью команды Правка, Отмена. Поэтому дважды подумайте, прежде чем удалить его.
Вы можете скопировать или переместить лист в другую книгу. Для этого:
откройте книгу, в которую вы хотите переместить (или скопировать) лист;
щелкните правой кнопкой мыши по вкладке листа и выберите команду Переместить/скопировать;
появится окно (рис. 170), в котором нужно выбрать книгу, куда вы хотите переместить или скопировать лист (если открыто несколько), а также указать порядок вставки листа (перед каким листом книги нужно вставить данный лист — вы увидите список листов целевой книги). Если вы хотите скопировать, а не переместить лист, то отметьте переключатель Создавать копию.
Рис. 170. Перемещение (или копирование) листа из одной книги в другую.Вот теперь, когда мы знаем, как работать с листами, мы можем поговорить о работе с ячейками.
14.5. Ячейки
Каждая ячейка имеет адрес, значение и формат. Адрес позволяет обратиться к значению ячейки при написании формул. Значением может быть все, что угодно — строка, число, формула, дата, рисунок и т. д. Формат задает, как будет отображаться то или иное значение. Как правило, формат тесно связан со значением.
14.5.1. Адрес ячейки
Сначала разберемся с адресом ячейки. Все мы играли в детстве в морской бой. Принцип адресации ячеек в Excel такой же. Ячейка, которая стоит на пересечении первой колонки (имя которой А) и первого ряда (его номер 1), будет называться А1 — это и есть адрес ячейки. Буква (или буквы) адреса задают имя колонки, а число после букв — номер ряда. Например, АА32 — это адрес ячейки, которая стоит на пересечении 27-й колонки (в английском алфавите 26 букв, после 26-й колонки Z следует 27-я с именем АА) и 32-го ряда.
Сначала разберемся с адресом ячейки. Все мы играли в детстве в морской бой. Принцип адресации ячеек в Excel такой же. Ячейка, которая стоит на пересечении первой колонки (имя которой А) и первого ряда (его номер 1), будет называться А1 — это и есть адрес ячейки. Буква (или буквы) адреса задают имя колонки, а число после букв — номер ряда. Например, АА32 — это адрес ячейки, которая стоит на пересечении 27-й колонки (в английском алфавите 26 букв, после 26-й колонки Z следует 27-я с именем АА) и 32-го ряда.
Кроме описанного выше стиля адресации Excel поддерживает еще один стиль, который называется R1C1. Правильнее его было бы назвать RnCn, поскольку первая п — это номер ряда (R — row), а вторая п — это номер колонки (С — column). Например, при обычном стиле адресации ячейка, которая стоит на пересечении второй колонки и первого ряда, будет называться В2, а в стиле R1C1 — R1C2. Какой стиль использовать — решать вам. Мне, как и большинству пользователей, удобнее использовать первый стиль. Но некоторым пользователям удобнее использовать второй стиль, поэтому если вы откроете книгу в стиле R1C1, не пугайтесь: это не ошибка Excel, а просто еще один стиль адресации. Изменить его можно с помощью команды Сервис, Параметры. В окне параметров на вкладке Общие (рис. 171) есть параметр Стиль ссылок R1C1. Если он включен, то используется второй стиль адресации, если выключен — первый.
Рис. 171. Параметры Excel.14.5.2. Значение ячейки
Как и в случае с Word, просто начинайте вводить текст или числа. Не беспокойтесь, что введенное вами значение выходит за рамки ячейки — это поправимо. Для изменения ширины ячейки ухватитесь за границу колонки и перемещайте ее, пока не измените размер так, как вам нужно (рис. 172). Если вы пропустили предыдущие главы и не знаете, что такое «ухватиться», то я вам напомню. Следует навести указатель мыши на границу ячейки, дождаться, пока он изменит вид на двустороннюю стрелку (это символизирует изменение горизонтального размера), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещать указатель до изменения размера. Excel будет вам показывать ширину ячейки в миллиметрах и пикселах.
Рис. 172. Изменение ширины столбца.Высота ячейки изменяется аналогично, только нужно ухватиться за границу не колонки, а ряда. Но можно доверить Excel подбор размеров ячейки. Предположим, у нас есть список фамилий и некоторые не помещаются в ячейку. Дважды щелкните на границе колонки, и Excel изменит ширину колонки так, чтобы поместилась самая длинная фамилия. Удобно? Аналогично можно автоматически изменять высоту ряда ячеек. Понятно, что изменяется размер не одной ячейки, а всей колонки или всего ряда.
Перемещение между ячейками производится или с помощью клавиш управления курсором или с помощью мыши — как кому удобнее. Если нужно отредактировать значение какой-нибудь ячейки, то нажмите F2. Если вы просто начнете вводить текст, не нажав F2, старое значение будет перезаписано. Напоминаю, что Ctrl+Z никто не отменял!
Для удаления значения ячейки нужно нажать Del.
Текст внутри ячейки можно форматировать и даже устанавливать выравнивание. Вот только параметры шрифта и выравнивания применяются ко всему значению ячейки. Например, если в ячейке несколько слов, то вы не можете сделать одно слово жирным, а другое — подчеркнутым, поскольку параметры форматирования будут применены сразу ко всем словам. Изменить шрифт очень просто — перейдите в нужную ячейку, а затем, используя панель Форматирование (см. главу 13), отформатируйте текст. Нужно отметить, что в Excel недоступно выравнивание по ширине — вы можете выбрать только выравнивание по левому краю, центру и правому краю.
Границы ячейки не выводятся при печати. Это сделано умышленно, чтобы вы сами смогли определить, какие границы нужно выводить, а какие — нет. Их можно задать с помощью меню Границы на панели Форматирование (рис. 173). Вы можете определить только те границы, которые вам нужны. Можно также использовать команду Нарисовать границы, чтобы собственноручно нарисовать то, что нужно, — попробуйте, очень удобно.
Рис. 173. Создание границ ячейки.14.5.3. Формат ячейки
Формат задает, как будет отображаться значение ячейки. Формат тесно связан с типом данных ячейки. Тип задаете вы сами. Если вы ввели число, то это числовой тип данных. Excel сама старается определить формат по типу данных. Например, если вы ввели текст, то будет использоваться общий формат, если число — то числовой. Но иногда нужно изменить формат, поскольку Excel его не всегда правильно определяет. Или же определяет правильно, но вам нужно немного его модифицировать, например установить большее число знаков после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, формат которой вы хотите изменить, и выберите команду Формат ячеек (рис. 174).
Рис. 174. Формат ячеек.Пройдемся по основным форматам:
общий — подходит для текста и целых чисел;
числовой — подходит для представления чисел, позволяет установить число десятичных знаков, разделитель групп разрядов, а также выбрать, как будут отображаться отрицательные числа;
денежный — похож на числовой, но обеспечивает вывод валюты рядом с числом и не позволяет установить разделитель групп разрядов;
финансовый — похож на денежный, но автоматически разделяет группы разрядов, например одну тысячу рублей представляет не как 1000,00, а как 1 000,00 рублей;
дата— позволяет задать один из вариантов отображения даты;
время — используется для отображения времени;
процентный — удобен для отображения процентов.
Быстро установить денежный или процентный формат, добавить разделитель разрядов или увеличить/уменьшить количество десятичных знаков (после запятой) позволяют кнопки панели Форматирование (рис. 175).
Рис. 175. Панель Форматирование.14.6. Создание списков
Предположим, нам нужно создать небольшой список. Например, список сотрудников и их мобильных телефонов. Или же список доходов нашего магазина. В первом случае у нас будут три заголовка — Номер (сотрудника), Фамилия и Телефон. Во втором случае — Дата и Сумма. Вы можете добавить какие угодно заголовки — мы ограничимся лишь этими в целях упрощения примера.
Давайте сначала создадим первый список. В ячейку А1 введите текст «Номер», в ячейку А2 — «Фамилия», в ячейку A3 — «Телефон». Мы создали заголовок нашего списка. Начнем его заполнять. Предположим, у нас 25 сотрудников и в первую очередь нужно заполнить поле Номер — в его ячейки нужно ввести значения от 1 до 25. Вам лень их вводить? Мне тоже. Поэтому попросим Excel выполнить эту работу. В ячейку А2 (это под А1) вводим 1, затем в A3 — 2. После этого выполните следующие действия:
выделите ячейки А2 и A3 (держим Shift и используем «стрелки»);
наводим указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу выделения (рис. 176) и ждем мгновение, пока он изменит форму;
нажимаем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещаем указатель мыши вниз, наблюдая за тем, как увеличивается значение нашего поля (рис. 177);
получаем результат (см. рис. 177).
Рис. 176. Создание списка.Рис. 177. Созданный список.
Второй список создать тоже легко. Создаем заголовок Дата и Сумма, затем в ячейку А2 нужно ввести первую дату, например 01.05.2007, в ячейку A3 — 02.05.2007. Затем нужно выделить обе ячейки и создать список дат — даты будут изменяться по дням: 03.05.2007, 04.05.2007 и т. д. Аналогично можно задать другой интервал. Так, для создания списка нечетных чисел нужно в первую ячейку ввести 1, во вторую — 3, а затем создать список, как показано выше. Все достаточно просто.
Пока у вас всего двадцать пять элементов в списке, он помещается в пределах экрана. Когда же у вас будет значительно больше элементов, то все они не будут видны, придется прокручивать список, уводя заголовок из поля зрения. Чтобы заголовок списка постоянно отображался, перейдите к ячейке А2 и выполните команду Окно, Закрепить области. Под заголовком появится черная тонкая линия на всю ширину первого ряда (рис. 178). Теперь заголовок не будет исчезать из поля зрения при прокрутке списка. Попробуйте прокрутить его с помощью колесика мыши. Удобно?
Рис. 178. Области окна закреплены.Можно даже немного приукрасить наш заголовок. Выделите все ячейки заголовка и нажмите кнопку Цвет заливки, после чего выберите нужный цвет (рис. 179). Аналогично можно изменить цвет текста, нажав кнопку рядом и выбрав цвет.