Елена: «Оказавшись вне зоны доступа в пятницу на два часа (с 14:00 до 16:00), я смогла заняться составлением тестовых вопросов по тайм-менеджменту Включив вечером телефон, я увидела три эсэмэски. Две из них были бессмысленными, и отвечать на них я не стала. Лишь одна оказалась важной: от старосты нашей группы. В целом метод “Концерт тишины” мне очень понравился. Я выиграла два часа, отказавшись от телефона на это время, так как не отвлекалась на него. В дальнейшем я также собираюсь использовать предложенный метод».
Метод «Светофор»
Вы умеете определять важность информации?
• Да, как только мне поступает информация, я сразу оцениваю ее полезность.
• Нет, я сначала потребляю информацию и только потом пытаюсь оценить.
• Нет, я воспринимаю все подряд, не пытаясь при этом анализировать.
Для чего люди соблюдают диету? Для очистки организма от вредных веществ. Простой пример – в ресторане вы заказали вкусное блюдо. Вам принесли тарелку с едой, а там червивое мясо. Что вы будете делать? Вы начнете возмущаться и заставите ресторан вернуть вам деньги за заказ.
Очень часто информация по качеству сопоставима с червивым мясом. Если вы хотите сразу блокировать ненужную информацию, примените метод «Светофор».
1. Постройте матрицу «Интересно – полезно».
2. Зайдите в Интернет или выберите статьи из каких-либо журналов и газет.
3. Проанализируйте их содержание. Распределите статьи по квадратам матрицы.
5. Сколько процентов информации попали в квадрат «Блюдо для гурманов»? Этой информации дайте зеленый свет.
6. Информацию, которая попала в квадрат «Червивое мясо», блокируйте.
Результат – вы тренируете навык мгновенной оценки информации.
Отзывы о методе «Светофор»
София: «В целом метод мне очень понравился. Я научилась отделять полезные и интересные задачи от бесполезных и неинтересных. В дальнейшем я также собираюсь использовать предложенный метод, ведь, научившись грамотно разделять задачи, я смогу понять, на какие из них стоит тратить время, какие и принесут мне пользу, и будут интересными».
Вадим: «Метод показывает, какую информацию тебе нужно знать или какие действия выполнять, а какие – не нужно. Также ты ищешь пути решения, как от бесполезной информации перейти к полезной. В данный момент у тебя включается мозг и ты сразу отвечаешь на вопрос: “А надо ли это тебе?” Этот метод может быть интересен многим людям».
Катя: «Метод, бесспорно, полезен. Его стоит научиться применять быстро, чтобы это происходило как бы автоматически. Стоит научиться сразу выбирать: что нужно, а что следует выбросить. Я думаю, что буду использовать его в дальнейшем».
Метод «Микеланджело»
Вам приходится работать с информацией – искать ее в Интернете, писать или читать отчеты, рекламные буклеты?
• Да, часто.
• Нет, у меня работа не связана с информацией.
• Редко.
Однажды великого скульптора Микеланджело спросили, как он создает свои шедевры. Микеланджело ответил: «Я беру камень и отсекаю все лишнее».
Документ до обработки
Информационная перегрузка и ее последствия
Так вот, очень часто та информация, которую мы потребляем, по качеству сопоставима с червивым мясом. Например, это реклама товаров, которые нам не нужны, сплетни желтой прессы, какие-то байки и скандалы в общественном транспорте.
Однако мы не требуем вернуть нам деньги или время, потраченное на ее обработку.
Хотим мы того или нет, когда информация поступает в мозг, он начинает ее обрабатывать и выдает решение, что делать с этой информацией: забыть как страшный сон, применить в работе, отложить на время и т. д.
То есть в любом случае мозг работает и тратит энергию. В результате он перегружается и начинает работать менее эффективно. Отсюда возникает необходимость в записных книжках, календарях и т. п.
Информационная диета – инструмент, который позволяет очистить наше сознание от червивого мяса и тараканов в голове.
Документ после правки С помощью метода «Микеланджело»
Как информация губит разум
Качество информации часто сопоставимо с червивым мясом – таковы реклама ненужных товаров, сплетни, скандалы в транспорте.
Когда мы получаем информацию, мозг обрабатывает ее и решает: забыть, применить, отложить на время.
Мозг работает и тратит энергию вхолостую. Как результат – перегрузка и снижение эффективности.
Отсюда необходимость в записных книжках, календарях.
Информационная диета очищает сознание от червивого мяса и тараканов в голове.
Если вам нужно написать статью, отчет или реферат, примените метод «Микеланджело».
1. Составьте вопросы по теме текста.
2. Откройте презентацию Power Point.
3. Найдите в Интернете информацию, которая поможет ответить на поставленные вопросы.
4. Вставьте информацию в слайды. Задайте шрифт. Разбейте текст на абзацы.
5. Уберите лишние слова. Оставьте в каждом абзаце главную мысль.
6. Скопируйте полученный текст в Word.
7. Распечатайте текст, поставьте подпись. Документ готов.
Отзыв о методе «Микеланджело»Таня: «Об этом способе нам рассказали на занятиях по тайм-менеджменту. Он очень удобен в учебе, особенно когда нужно писать лекции или работать с информацией. Нам задали написать сочинение по психологии, мне досталась довольно объемная тема, и я не знала, как все это привести в нужный вид. Но, применив метод, который предлагает просто обрубать все ненужное, я быстрее сделала работу и сэкономила много времени».
Радиф: «Этот метод очень удобен при работе с большими документами, которые не всегда понятны для человека. Метод помогает сократить текст, убрав все лишнее. Мне он понравился тем, что теперь я не заморачиваюсь с большими текстами, а сначала использую его, а уже потом вникаю в суть. Очень удобно и экономит много времени, а также не загружает голову лишней информацией».
Метод «Спарта»
Вы любите красиво и ярко поговорить?
• Да, я прирожденный оратор.
• Нет, терпеть не могу болтунов.
• Редко люблю говорить.
В Древней Греции был регион Лакония. Там жили люди, отличавшиеся краткостью речи и немногословием. Спарта входила в эту область.
Классическим примером лаконичности спартанцев стал ответ на письмо царя Македонии Филиппа II, который хотел захватить Спарту: «Призываю вас немедленно сдаться. Если моя армия начнет захват ваших земель, мы уничтожим ваш урожай, поработим население и разрушим города».
На это спартанцы ответили: «Если». Смысл ясен: «Рискните жизнью».
Если вы хотите кратко и ясно донести мысль до клиентов или друзей, примените метод «Спарта».
1. Выберите интересную тему для обсуждения.
2. Выберите собеседника, с которым хотите пообщаться.
3. Выберите роль: один спрашивает, другой отвечает.
4. Возьмите себе и выдайте собеседнику по 10 фишек или карточек. Собеседник № 1 задает последовательно 10 вопросов по теме.
6. Собеседник № 2 отвечает на вопросы. В его распоряжении только три слова.
7. Если в ответе три слова, он принимается. Если в ответе больше трех слов, отвечающий платит штраф – одну фишку.
После 10 ответов собеседники меняются ролями. Процедура оценки ответов сохраняется. После игры участники считают фишки: у кого больше, тот выиграл.
Результат – вы тренируетесь отвечать лаконично и информативно.
Пример бездарного диалога:
– Опять ты разбросал свои вещи по всей квартире!
– А ты на себя посмотри – вечно в раковине гора немытой посуды!
– Взял бы да сам помыл!
– Вот еще, я и так на работе устаю!
– А я, можно подумать, не устаю! Тебе я просто безразлична – ты даже не понимаешь, как я устаю!
– А ты, можно подумать, понимаешь, ты сама ничего не понимаешь!
– То, что ты только и можешь, что меня обижать, это я понимаю!
– А ты меня не обижаешь? Я тоже человек, мне тоже человеческого отношения хочется!
Пример отработанного диалога:
– Опять ты разбросал свои вещи по всей квартире!
– Сейчас уберу, заодно и посуду помою.
– Не беспокойся, посуду я помою сама.
Отзыв о методе «СПАРТА»Алина: «Я попробовала метод “Спарта”. Он оказался интересным и эффективным в некоторых ситуациях. Благодаря ему можно научиться быстро и доступно рассказывать о чем-либо, а также быстро отвечать на вопросы людей и сокращать свой ответ всего до трех слов. Я рассказала о нем своей подружке, которая очень любит поболтать. Ее метод “Спарта” заинтересовал, и она начала более спокойно, внятно и конкретно доносить до людей информацию».
Пример отработанного диалога:
– Опять ты разбросал свои вещи по всей квартире!
– Сейчас уберу, заодно и посуду помою.
– Не беспокойся, посуду я помою сама.
Отзыв о методе «СПАРТА»Алина: «Я попробовала метод “Спарта”. Он оказался интересным и эффективным в некоторых ситуациях. Благодаря ему можно научиться быстро и доступно рассказывать о чем-либо, а также быстро отвечать на вопросы людей и сокращать свой ответ всего до трех слов. Я рассказала о нем своей подружке, которая очень любит поболтать. Ее метод “Спарта” заинтересовал, и она начала более спокойно, внятно и конкретно доносить до людей информацию».
Антон: «Метод “Спарта” я использовал при общении с друзьями. У каждого реакция была разной. Один из них подумал, что я на него обиделся и поэтому так с ним общаюсь. Начал задавать больше вопросов и пытаться понять, что со мной произошло. Второй друг поддержал такой стиль общения и также начал отвечать на вопросы кратко. Ему это показалось очень веселым. Как по мне, так этот метод следует использовать с осторожностью и в отдельных ситуациях, ведь собеседник не всегда может понять такого рода общение. Иногда же просто хочется поговорить по душам, и ответы в 2–3 слова не имеют смысла».
Динара: «Когда я проводила эксперимент с фишками, то поняла, что мои ответы в три слова хоть и являются лаконичными, но лишены эмоциональной окраски. Кстати, для примера я хотела бы привести поразительные рассказы из шести слов. Хотелось бы поучиться искусству лаконичности, но при этом глубокой эмоциональности этих рассказов.
Незнакомцы. Друзья. Лучшие друзья. Любовники. Незнакомцы.
“Вы ошиблись номером”, – ответил знакомый голос.
“Пассажиры, сейчас с вами говорит не капитан”».
Метод «Да – нет»
Вы умеете быстро отсекать большие объемы лишней информации, чтобы сразу дойти до сути?
• Да, я владею технологией отсекающих вопросов.
• Нет, я предпочитаю задавать точечные целевые вопросы.
• Нет, я не умею сразу отсекать лишнее, так как не понимаю, где главное.
Как работать по методу «Да – нет»? Суть его в том, чтобы рассечь проблему на две части.
1. Задаем вопрос, на который можно ответить «да» или «нет».
2. Все, что попало в зону «Нет», игнорируем.
3. Задаем вопрос для зоны «Да», на который можно ответить «да» или «нет».
Цикл повторяется до попадания в цель.
Пример. Вашему отделу необходимо сделать отчет для комиссии. Вы хотите ограничить объем работы. Задайте несколько отсекающих вопросов.
1. В отчете есть мой раздел? – Да.
2. Раздел делать подробно? – Нет.
3. Двух страниц хватит? – Да.
4. Требуется проявить фантазию? – Нет.
5. Можно использовать старый шаблон? – Да.
6. Это надо сделать сегодня? – Да.
Решение – берете шаблон, ставите новые данные – раздел готов.
Цена вопроса – 15 минут.
Отзывы о методе «Да – нет»Алина: «Этот метод очень полезен. Благодаря ему я научилась отсекать лишние вопросы. Формулируя точные ответы, сразу все понимаешь, и вывод приходит как-то сам по себе, не нужно мудрить. И времени на выполнение уходит гораздо меньше».
Ольга: «Метод очень эффективен. Он помогает сократить время и затраты на составление отчетов и документации. Прост, не нужно никаких средств для его использования».
Екатерина: «Я часто пользуюсь подобным методом. Это удобно. Суть в том, что это помогает отсечь лишние действия, в которых нет необходимости. Здесь, по сути, действует четкая постановка задач. Так что метод многим может показаться весьма полезным».
Станислав: «Четко сформулировав вопрос, на который можно ответить “да” или “нет”, можно сразу понять, что требуется, и выполнить работу четко, правильно и в срок. Очень удобно!»
Метод «Квинтилиан»
Вы умеете быстро получать полную информацию от собеседника?
• Да, я владею технологией умных вопросов.
• Нет, мне приходится просеивать море информации, пока получу результат.
• Думаю, что лучший способ узнать – внимательно выслушать.
Римский ритор Квинтилиан определил семь вопросов, на которые надо ответить, чтобы информация о событии или задаче была полной.
1. Кто? (субъект.)
2. Что? (Объект.)
Где? (Место.)
Чем? (Средства.)
5. Зачем? (Цель.)
6. Как? (Метод.)
7. Когда? (Время.)
Если вам нужно получить информацию об объекте, следуйте алгоритму метода «Квинтилиан».
1. Выберите объект для изучения.
2. Откройте презентацию Power Point.
3. На отдельных слайдах в заголовках напишите семь ключевых вопросов.
4. Найдите в Интернете ответы на эти вопросы.
5. Вставьте информацию в слайды. Задайте шрифт. Разбейте текст на абзацы.
6. В каждом абзаце уберите лишние слова, оставив главную мысль.
7. Скопируйте полученный текст в Word.
8. Распечатайте текст, прочитайте его. Вы получили информацию об объекте.
Пример. Надо понять, что такое экономическое обоснование проекта. Задаем семь ключевых вопросов.
1. Кто проводит экономическое обоснование? (Субъект.)
2. Что такое экономическое обоснование проекта? (Объект.)
3. Где взять информацию для экономического обоснования? (Место.)
4. Чем пользуются при проведении экономического обоснования? (Средства.)
5. Зачем проводят экономическое обоснование? (Цель.)
6. Как проводят экономическое обоснование? (Метод.)
7. Когда проводят экономическое обоснование? (Время.)
Отзывы о методе «Квинтилиан»Сергей: «Мне надо было в короткие сроки (один день) написать доклад по диплому. Я использовал два метода – “Квинтилиан” и “Микеланджело”. Просто написал семь вопросов и напечатал ответы на них из диплома. Затем убрал лишнюю информацию, подредактировал текст и ответил на защите. Основная загвоздка – надо уметь формулировать вопросы».
Алина: «По этим вопросам можно найти ответ в любых источниках. Ты сразу ограничиваешь себя в том, что тебе нужно знать, а что – не нужно. Очень удобный метод, так как он занимает совсем мало времени и ты получаешь полноценные ответы на поставленные вопросы».
Метод «Релакс»
Вы устаете на работе?
• Да.
• Нет.
• Редко.
Компания Google вкладывает огромные средства в создание приятных условий труда. И все равно сотрудники жалуются на нечеловеческие условия работы.
• «Когда я хожу на массаж, на моем лице остаются следы от подушки».
• «Я не различаю настройки массажного кресла “Расслабление”, “Регенерация” и “«Прилив сил”».
• «Диван в кабинете не позволяет вытянуться на нем во весь рост».
Если вы еще не работаете в Google, но уже хотите быстро восстановить энергию на работе, примените метод «Релакс».
1. Найдите тихое место, где вас никто не побеспокоит 10–15 минут.
2. Сядьте в удобную позу, обязательно держа спину прямо. Это может быть удобный стул, при этом ноги должны опираться на землю полной ступней.
3. Закройте глаза и положите руки на колени ладонями вверх.
4. Несколько минут наблюдайте за дыханием. Прочувствуйте, как воздух проходит через горло, как поднимается и опускается грудная клетка.
5. Почувствуйте, как усталость мягко покидает ваше тело.
6. Когда вы расслабили тело, измените ритм дыхания.
7. Сделайте глубокий вдох на счет «один», затем задержите дыхание на четыре секунды и выдыхайте медленно на счет «два».
8. Дышите по методу «один – четыре – два» в течение 10 минут.
Результат – за 10–15 минут вы сумели снять усталость.
Часть 2 Делегирование задач
Инвестиции во время
Что такое инвестиции во время?
Есть инвестиции реальные и финансовые, эффективные и неэффективные. Когда мы говорим об инвестициях во время, их надо делить:
• на инвестиции, обеспечивающие комфорт;
• инвестиции, обеспечивающие доход.
Как на практике купить время?
В жизни мы часто покупаем машины, компьютеры, телефоны, мебель. Когда они ломаются, что мы делаем? Обращаемся к мастеру, который решит проблему быстрее нас. Когда мы платим ему деньги, мы покупаем его время.
Когда мы приобретаем стиральную или посудомоечную машину, готовую еду в супермаркете, то покупаем не продукт, а в первую очередь время!