Мы могли бы сами починить машину или мебель, но предпочитаем купить услуги мастера. Это и есть инвестиции во время. Вы покупаете чужое время и освобождаете свое.
Вы можете возразить: «А я считаю, что покупаю комфорт, а не время».
Вы точно подметили важную черту инвестиций во время. Мы покупаем время, чтобы обеспечить комфорт в жизни.
Но ведь цель инвестиций прежде всего доход. Как же быть?
Если мы хотим получить доход, наши инвестиции носят иной характер. Мы покупаем услуги секретарей, консультантов, тренеров, фрилансеров.
Мы приобретаем услуги сторонних лиц.
Мы сбрасываем с себя часть работы.
Мы освобождаем время для выполнения более рентабельных проектов.
За счет чего растет доход? Вы можете реализовать более прибыльные проекты и увеличить количество обычных проектов. Результат – ваш доход растет за счет инвестиций во время.
Схема проста.
1. Вы покупаете время других людей.
2. Ваше время освобождается.
3. Вы увеличиваете количество проектов с вашим участием.
4. Растет ваш доход.
Если схема настолько проста, в чем же хитрость? В следующем: обычно люди, получив доход, сразу покупают машину или активы. В результате у них не остается денег, чтобы купить услуги фрилансеров, тренеров и консультантов. У них есть комфорт, но нет дохода!
Как поступают деловые люди? Они сначала покупают время, чтобы увеличить доход, а на часть полученного дохода покупают время, чтобы повысить комфорт. В результате они имеют и доход, и комфорт!
Оценка эффективности инвестиций во время
Мы предлагаем вам следующий алгоритм.
Решите, что 10 % дохода вы будете откладывать, чтобы купить чужое время. Это бюджет инвестиций во время. Вы получаете 30 000 рублей. Выделите из них 3000, чтобы купить время. Вы освободите свое рабочее время. Подчеркну, именно рабочее время – то, которое приносит вам доход.
Какие конкретно виды работ можно отдать на сторону?
Определите, что именно вы не хотите делать. Это может быть рутинная работа, например набор текста, подбор информации из Интернета. Принцип отбора таков: делегируем работу, если она нам неинтересна или не является нашей сильной стороной.
Инвестиции во время надо делать вовремя. Наше время ограничено. Если вы не сделали инвестиции сегодня, завтра можете не успеть.
Раз мы говорим об инвестициях, то какова же их эффективность? Считаем.
Ваш доход – 30 000 рублей. Инвестиции равны 10 % от этой суммы – 3000 рублей. За 3000 рублей вы можете освободить 1,5 часа в день. В месяц это составляет 30 часов. Их можно потратить на более рентабельные проекты.
Один час вашего времени стоит 187 рублей. Ваш выигрыш уже составит:
187 × 30 = 5200 рублей.Эффект инвестиций:
5200–3000 = 2200 рублей.Эффективность инвестиций:
2200 / 3000 = 73 %.Инвестиции во время выгоднее других инвестиций? Можете сравнить.
Эффективность депозита в банк – 10 %.
Эффективность рискованных инвестиций – 25–50 %.
Эффективность инвестиций во время – 73 %.
Итак, подведем итоги беседы.
1. Существуют инвестиции в оборудование, акции, облигации, а есть инвестиции во время.
2. Вложения во время делятся на обеспечивающие комфорт и обеспечивающие доход.
3. Обычные люди делают инвестиции ради комфорта, деловые люди инвестируют ради дохода.
4. Бюджет инвестиций во время равен минимум 10 % от дохода.
5. Эффективность вложений во время – больше 70 %.
Проблемы делегирования задач со стороны босса
Почему босс не хочет делегировать задачи? Существует несколько проблем.
1. У босса нет времени на объяснение задачи.
2. Босс сам еще не «въехал» в задачу. Босс может сделать работу быстрее сотрудника.
4. Босс не хочет перепоручать то, что поручено ему. Босс любит некоторые задачи.
6. Босс боится, что сотрудник решит задачу лучше него.
7. Босс боится потерять контроль над делом, как только выпустит его из рук.
8. Босс сомневается в сотруднике и не хочет рисковать.
9. Босс боится потерять авторитет, если его задачу решит сотрудник.
10. Босс не знает, что делать, если сотрудник отклонит делегирование.
Рассмотрим эти проблемы подробнее.
Проблема № 1 – нехватка времени на объяснение задачи
Противоречие
• На объяснение задачи надо выделять время.
• На объяснение задачи не надо выделять время, так как его нет.
Идеальный конечный результат
• Задача сама себя объясняет.
• Найдена возможность объяснить задачу в другое время дня.
Сотрудник сам продумывает суть задачи, босс оценивает формулировку.
Решение: написать инструкцию и использовать для регулярно возникающих задач.
Примером регулярно возникающей задачи может быть необходимость подписать командировочное удостоверение у большого круга лиц в определенном порядке. Сделать это поручили новому сотруднику, который не знает регламента. Поручение может быть сформулировано в виде таблицы.
Бланк поручения по регулярной задаче
Какие выгоды дает применение подобной инструкции?
Бланк аккумулирует как формальные параметры работы, так и неформальные ритуалы. Новичок мимикрирует под старожила и сразу же принимает правила игры, принятые в организации.
Еще одна типичная задача – создать список наиболее часто задаваемых вопросов в рамках поручения закупить канцелярские принадлежности для офиса.
Задача это многогранная. Список вопросов представлен в таблице.
Список часто задаваемых вопросов
Что дает этот список? Учтены пожелания разных сотрудников отдела. Список обобщает коллективный опыт.
Готовить задачи следует с вечера. Смысл фишки: вечером вы работаете в замедленном темпе и можно спокойно осмыслить день и четко сформулировать задачу.
Можете дать сотруднику право самому сформулировать задачу. Смысл фишки: вы проверяете, насколько сотрудник вас понял.
Например, вы ставите перед подчиненным задачу написать отчет о работе отдела. Срок исполнения – завтра к 15:00.
Сотрудник предлагает следующий алгоритм решения задачи.
1. Разработать форму для запроса информации от сотрудников.
2. Разослать форму.
3. Проконтролировать заполнение формы.
4. Подождать, пока придет вдохновение.
5. Написать отчет объемом 150 страниц. Почувствовать себя творцом.
Начальник корректирует задачу.
1. Взять старый отчет.
2. Взять цифры из информационной системы компании.
3. Изменить цифры в отчете.
4. Представить документ боссу.
Что дает такая корректировка? Босс резко ограничил размах деятельности сотрудника. Задача будет гарантированно исполнена.
Проблема № 2 – босс сам еще не «въехал» в задачу
Противоречие
В задачу надо «въехать», чтобы потом оценить решение.
В задачу не надо «въезжать», так как на это затрачивается дополнительное время.
Идеальный конечный результат
Задача должна сама «въехать» в мозги боссу (или исполнителю).
Босс и сотрудник одновременно «въезжают» в задачу.
Исполнитель сам «въезжает» в суть дела и ставит задачу.
Решения
1. Покупаем готовую задачу с инструкцией по ее решению. Например, приобретаем программу с инструкцией по применению.
2. Босс и сотрудник вдвоем проводят мозговой штурм.
В качестве примера второго решения рассмотрим ситуацию, когда босс и сотрудник используют метод вопросов, чтобы разобраться в задаче. Исходная проблема звучит так: продажа хлеба приносит малую прибыль, надо ее увеличить.
Начальник и подчиненный ставят вопросы.
1. Как можно поднять прибыль?
Ответ: либо увеличить выручку, либо снизить затраты.
2. Как увеличить выручку?
Ответ: либо поднять цены, либо увеличить объем реализации.
3. Как можно без ущерба для сбыта поднять цены?
Ответ: увеличить добавленную стоимость для клиента.
4. Как увеличить добавленную стоимость?
Ответ: проработать по методу 4P: продукт, цена, продвижение, место.
Общее направление работы понятно. Теперь сотрудник по каждому элементу 4P может внести предложения.
Ответ: проработать по методу 4P: продукт, цена, продвижение, место.
Общее направление работы понятно. Теперь сотрудник по каждому элементу 4P может внести предложения.
В чем фишка? В режиме совместного обсуждения сразу была отсечена неперспективная ветвь – снижение себестоимости.
Еще одним решением может стать то, что сотрудник самостоятельно проводит разведку проблемы и описывает подводные камни, которые могут возникнуть при ее решении.
Например, босс чувствует, что на рынке косметических услуг грядут изменения, однако пока не может понять, какой тренд будет преобладать. Он дает креативному сотруднику задание:
• проработать ряд отраслевых журналов;
• прочитать ряд интервью ведущих специалистов в этой сфере;
• выявить ключевые тренды.
Проблема № 3 – босс может сделать работу быстрее сотрудника
Противоречие
Если босс сделает работу сам, то затраты времени на задачу будут маленькие.
Если задачу выполнит сотрудник, то это будет сделано медленно, однако босс будет свободен.
Суть проблемы
Босс затратить на решение задачи меньше времени, чем сотрудник.
Цена времени босса выше цены времени сотрудника.
Идеальный конечный результат: в момент принятия решения задача должна сама показать, какова будет цена ее выполнения начальником и подчиненным.
Решение: босс должен иметь расчет затрат на задачу во времени и в деньгах. Он должен знать цену своего времени и цену времени исполнителя.
Например, босс может выполнить задачу за один час, подчиненный – за 1,5 часа. Зарплата босса – 50 000 рублей, сотрудника – 20 000 рублей. Если задачу выполняет босс, цена составляет:
50 000 / 20 / 8 × 1 = 312,5 рубля,а если сотрудник:
20 000 / 20 / 8 × 1,5 = 187,5 рубля.Таким образом, если над задачей трудится начальник, фирма несет потери:
312,5 – 187,5 = 125 рублей.Вывод: надо делегировать задачу.
Проблема № 4 – босс не хочет перепоручать то, что поручено ему
Противоречие
Босс № 1 должен перепоручить работу боссу № 2, так как это освободит его время.
Босс № 1 не должен перепоручать работу, так как это приведет к конфликту с другим боссом.
Суть противоречия – не совпадают мнения боссов № 1 и 2:
• о сложности задачи (босс № 1 считает ее более сложной, чем босс № 2);
• о квалификации исполнителя (босс № 1 считает, что он не справится с задачей).
Идеальный конечный результат: задача сама находит исполнителя с квалификацией, соответствующей ее уровню.
Решения
1. Боссы должны договориться о том, какие задачи босс № 2 имеет право перепоручить кому-то еще. Задача босса № 2 – донести до босса № 1, что он отвечает за конечный результат и этот результат будет достигнут.
2. Босс № 2 перепоручает задачу другим исполнителям, но не ставит об этом в известность босса № 1.
Проблема № 5 – босс любит некоторые задачи
Противоречие
Босс должен решать любимые задачи, так как получает от этого удовлетворение.
Босс не должен решать любимые задачи, так как отвлекается на них.
Суть противоречия
Квалификация босса стала избыточной для части любимых задач.
Квалификации и любви босса к некоторым задачам недостаточно.
Это противоречие представлено в таблице.
Матрица «Квалификация босса – любовь босса»
Идеальный конечный результат
1. Задачи из квадранта Б сами вызывают любовь босса и переходят в квадрант А.
2. Задачи из квадранта В сами переходят в квадрант Г.
Решения
1. Попытаться найти интересные черты в задачах группы Б и полюбить их. За счет этого они перейдут в квадрант А.
2. Сместить акцент в задачах группы В с исполнения на обучение других людей и контроль. Тогда они сами уйдут в группу Г.
Например, босс считает своей сильной чертой генерацию идей, но терпеть не может контролировать их исполнение. Босс может направить свою энергию на разработку методов эффективного контроля или самоконтроля сотрудников. В итоге за ним сохраняются функции генератора, но в области контроля. Результат – контроль реализуется на более высоком уровне за счет творческого подхода.
А если босс любит сам продумывать творческий замысел новых проектов, то ему надо превратиться из генератора в наставника. Генератор творит сам. Наставник учит творить других. Когда меняется должность человека, должен измениться и его образ. Он учится играть иную роль.
Проблема № 6 – босс боится, что сотрудник решит задачу лучше него
Противоречие
Если сотрудник выполнит задачу, то он может обойти босса на карьерной лестнице.
Если босс выполнит задачу сам, то сотрудник не сможет обойти босса, но и роста фирмы не будет.
Суть противоречия
Босс боится за свое место под солнцем.
Скорость развития сотрудника не совпадает со скоростью развития босса, что иллюстрирует таблица.
Матрица «Скорость – сложность»
Идеальный конечный результат – профессиональный рост сотрудников сам обеспечивает рост босса.
Рассмотрим возможные ситуации.
Квадрант А.
• А1. Босс и сотрудник начинают борьбу на выживание. В результате выигрывает третье лицо, которого назначают на должность босса.
• А2. Сотрудник уходит в другую фирму. Плюс – сотрудник нашел в себе силы изменить ситуацию. Минус – ему приходится заново завоевывать место под солнцем в другой организации.
• А3. Босс и сотрудник заключают джентльменское соглашение, делят функции и быстрее решают задачи. Борьба носит скрытый характер и может перерасти в открытый конфликт.
Квадрант Б. Босс анализирует ситуацию и ставит более сложные задачи. Босс опирается на ресурсы сотрудника и использует его стремление к росту. Результат – босс идет на повышение, сотрудник занимает его место.
Квадрант В. Страх босса необоснован, подчиненного устраивает его положение. Сотруднику надо через третьих лиц донести до босса информацию, что его сфера интересов не пересекается с интересами босса.
Квадрант Г. Сотрудника устраивает скорость его развития, но из-за этого босс тормозит в своем развитии. Боссу надо ускорить развитие сотрудника.
Проблема № 7 – босс боится потерять контроль над делом, как только выпустит его из рук
Противоречие
• Надо контролировать выполнение задачи, чтобы не потерять контроль над ней.
• Не надо контролировать, так как это требует времени.
Идеальный конечный результат: работа сама контролирует результаты исполнения.
Решения
1. Сотрудник переходит на самоконтроль и сам докладывает о ходе выполнения задания.
2. Работа содержит встроенные инструменты контроля.
3. Босс имеет хранилище поручений, которое само напоминает о необходимости контроля.
Рассмотрим, например, как можно применить решение № 1. Босс хочет на недельку слетать в Таиланд. Одновременно дает задание сотруднику написать прогноз рынка к своему возвращению. Босс боится, что, как только он уедет, подчиненный уйдет в загул, а в ночь перед приездом босса напишет отчет, но его качество будет не самым высоким.
Решение: сотрудник каждый вечер по электронной почте присылает отчет о результатах работы над документом.
Первый день: «Привет, босс. Сегодня подготовил раздел 1. Высылаю».
Второй день: «Привет, босс. Если честно, сегодня забухал. Ничего не сделал. Клятвенно обещаю завтра прислать разделы 2 и 3».
Третий день: «Привет, босс. Сегодня пришла волна. Написал разделы 4, 5, 6. Разделы 2 и 3 напишу завтра».
Четвертый день: «Привет, босс. Человек предполагает, а Бог располагает. Сделал только четверть раздела 2».
Пятый день: «Привет, босс. Спасибо за подсказку. И как я раньше не додумался. Разделы 2 и 3 сделал за полдня».
Шестой день: «Привет, босс. Отчет готов. Ниша рынка пустая. Надо быстрее ее занимать».
В чем фишки диалога? Сотрудник креативен, талантлив, но не умеет и не хочет работать по четкому плану. Босс слегка отпускает ситуацию, но одновременно требует отчета. Подчиненный правдиво написал, что в какой-то день не работал над документом, указал причину, но взял обязательство исправиться. И поручение начальника было выполнено в срок.